采購供應商信息管理表（質量控制與評估版）使用指南一、工具應用場景與價值在企業(yè)管理中，供應商作為供應鏈的核心環(huán)節(jié)，其質量表現直接影響產品穩(wěn)定性、交付效率及客戶滿意度。本工具適用于企業(yè)采購部門、質量管理部及供應鏈協(xié)同團隊，旨在通過系統(tǒng)化記錄、評估與跟蹤供應商信息，實現以下目標：規(guī)范供應商準入：統(tǒng)一資質審核標準，保證合作方具備基本質量保障能力；動態(tài)質量監(jiān)控：通過定期評估及時識別供應商風險，推動持續(xù)改進；優(yōu)化供應鏈結構：基于績效數據篩選優(yōu)質供應商，降低采購質量成本；跨部門協(xié)同：為采購決策、質量追溯及供應商發(fā)展提供數據支撐。二、系統(tǒng)化操作流程指引（一）供應商信息基礎采集操作目標：全面收集供應商基礎信息，建立供應商檔案庫。具體步驟：信息收集清單：通過供應商問卷、實地考察及資質文件提交，獲取以下信息：企業(yè)基本信息：名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、成立時間、注冊地址、實際經營地址；聯(lián)系信息：采購對接人、質量負責人、聯(lián)系方式（僅限辦公電話，禁止留私人手機號）；經營范圍：主營產品/品類、生產規(guī)模、產能（月/年產能）、關鍵設備清單；資質文件：營業(yè)執(zhí)照、ISO9001質量體系認證、行業(yè)特殊資質（如IATF16949for汽車行業(yè)）、產品檢測報告（第三方機構出具）、環(huán)保合規(guī)證明等。信息分類歸檔：按物料類型（如原材料、零部件、服務類）或風險等級（A類：關鍵物料，B類：重要物料，C類：一般物料）對供應商進行初步分類，便于后續(xù)管理。（二）資質初審與分類操作目標：驗證供應商資質有效性，篩選符合基本合作條件的候選方。具體步驟：資質有效性核查：核對營業(yè)執(zhí)照、認證證書等文件是否在有效期內，避免使用過期資質；通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”等公開渠道查詢企業(yè)信用記錄，排除嚴重失信企業(yè)。風險等級初定：A類物料供應商（如影響產品安全的關鍵部件）：需具備ISO9001+行業(yè)特殊認證，且近3年無重大質量；B類物料供應商（如影響產品功能的零部件）：需具備ISO9001認證，提供產品檢測報告；C類物料供應商（如輔助材料、辦公用品）：需驗證營業(yè)執(zhí)照及基本質量文件。初審結果輸出：填寫《供應商資質初審表》，明確“通過”“補充資料”“不通過”結論，由采購經理及質量負責人共同簽字確認。（三）質量評估實施操作目標：多維度評估供應商質量保障能力，確定合作優(yōu)先級。具體步驟：評估指標設定（總分100分，各維度權重可根據企業(yè)實際調整）：質量管理體系（30分）：體系認證完整性、文件管控規(guī)范性（如作業(yè)指導書、檢驗標準）、內審及管理評審記錄；來料質量（40分）：近1年批次合格率（目標≥98%）、質量問題整改及時率（目標≥95%）、客戶投訴次數（目標≤2次/年）；過程控制（20分）：關鍵工序質量控制點設置、SPC（統(tǒng)計過程控制）應用情況、不合格品處理流程；持續(xù)改進（10分）：質量改進項目完成率（如QC小組活動成果）、客戶反饋問題閉環(huán)率。評估方式執(zhí)行：文件審核：查閱供應商質量手冊、程序文件、檢驗記錄等書面資料；現場審核：由質量工程師*帶隊，對生產現場、實驗室、倉庫進行實地檢查，重點核查設備精度、環(huán)境條件、標識管理等；樣品測試：要求供應商提供樣品，按企業(yè)標準進行全尺寸、功能及可靠性測試（如壽命測試、環(huán)境試驗）。評估結果分級：優(yōu)秀（≥90分）：優(yōu)先合作，可納入“戰(zhàn)略供應商”名單；良好（80-89分）：正常合作，需定期跟蹤；合格（70-79分）：有條件合作，需制定改進計劃；不合格（<70分）：暫停合作，限期整改或淘汰。（四）績效數據記錄與跟蹤操作目標：動態(tài)監(jiān)控供應商合作表現，為后續(xù)評估提供數據依據。具體步驟：數據采集維度：交付績效：交期達成率（訂單按時交付批次數/總批次數×100%）、訂單滿足率（按時交付數量/訂單數量×100%）；質量績效：來料批次合格率（合格批次數/總檢驗批次數×100%）、退貨率（退貨金額/采購金額×100%）、質量問題發(fā)生頻次；服務績效：響應速度（質量問題反饋后24小時內回復率）、問題解決滿意度（1-5分評分制）、配合改進主動性。記錄工具：通過ERP系統(tǒng)或Excel表格建立《供應商績效臺賬》，每月更新數據，由采購專員負責錄入，質量工程師復核。（五）定期評估與分級調整操作目標：周期性復盤供應商表現，優(yōu)化供應鏈資源。具體步驟：評估周期：月度：針對A類物料供應商，跟蹤交付及質量異常；季度：針對B類物料供應商，進行績效數據匯總分析；年度：所有供應商進行全面評估（結合質量評估得分與年度績效數據）。分級調整流程：年度評估后，根據得分及績效表現調整供應商等級（如“良好”升“優(yōu)秀”，“合格”降為“觀察中”）；對降級或淘汰的供應商，由采購部發(fā)出《供應商整改通知單》，明確改進項及時限（如30天內完成質量體系升級），并跟蹤整改效果。（六）信息更新與歸檔操作目標：保證供應商信息時效性，實現檔案規(guī)范化管理。具體步驟：信息變更觸發(fā)：當供應商發(fā)生以下變更時，需在10個工作日內更新信息：企業(yè)名稱、地址、法人等工商信息變更；質量體系認證到期、升級或撤銷；主要生產設備、工藝流程調整；聯(lián)系人及聯(lián)系方式變更。檔案歸檔要求：電子檔案：按“供應商編碼+年份”分類存儲于企業(yè)服務器（如“供應商-2024-A001”），包含資質文件、評估報告、績效臺賬等；紙質檔案：重要文件（如合同、審核報告）需打印蓋章后歸檔，保存期限不少于供應商合作關系結束后3年。三、供應商信息管理表模板結構表1：供應商基本信息表字段分類具體內容供應商基本信息供應商全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、供應商編碼（如A001-關鍵物料）、企業(yè)性質（國企/民企/外企）聯(lián)系信息注冊地址、實際經營地址、采購對接人（姓名/職務/辦公電話）、質量負責人（姓名/職務/辦公電話）經營能力成立時間、注冊資本、主營品類、年產能、主要客戶（列舉3-5家知名客戶）資質文件清單營業(yè)執(zhí)照（有效期至）、ISO9001認證（有效期至）、行業(yè)特殊認證（如IATF16949，有效期至）表2：供應商質量評估表評估維度評估指標評分標準得分質量管理體系（30分）體系文件完整性文件齊全且符合標準，10分；缺失1-2項，5分；缺失≥3項，0分內審記錄規(guī)范性內審問題關閉率≥95%，10分；80%-94%，5分；<80%，0分來料質量（40分）近1年批次合格率≥98%，20分；95%-97%，10分；<95%，0分質量問題整改及時率≥95%，10分；80%-94%，5分；<80%，0分過程控制（20分）關鍵工序質量控制點設置設置合理且有效，10分；部分設置，5分；未設置，0分不合格品處理流程流程規(guī)范可追溯，10分；流程不清晰，5分；無流程，0分持續(xù)改進（10分）年度質量改進項目完成率≥90%，5分；70%-89%，3分；<70%，0分客戶反饋問題閉環(huán)率≥98%，5分；95%-97%，3分；<95%，0分綜合評估總分優(yōu)秀（≥90）、良好（80-89）、合格（70-79）、不合格（<70）評估結論□優(yōu)先合作□正常合作□有條件合作□暫停合作評估人*：__________日期：__________表3：供應商績效跟蹤臺賬記錄周期供應商編碼物料類別交期達成率（%）批次合格率（%）質量問題次數客戶滿意度（分）異常改進項更新人2024年3月A001原材料98%99.2%1（尺寸超差）4.5已整改（4月5日完成設備校準）*2024年4月B002零部件95%97.5%2（外觀劃傷）4.0待整改（增加外觀檢驗工位）*四、關鍵使用要點與風險提示（一）信息動態(tài)管理是基礎供應商資質、生產條件、聯(lián)系人等信息可能隨時變更，需建立“變更提醒機制”（如資質到期前3個月通知供應商續(xù)證），避免因信息滯后導致合作風險。（二）評估指標需量化且客觀避免主觀判斷（如“質量較好”），應設定可量化的評分標準（如“批次合格率≥98%得20分”），保證評估結果公平、可追溯?？绮块T評估時（采購、質量、技術需共同參與），需提前明確各角色評分權重（如質量部門占60%）。（三）數據保密與權限管控供應商信息涉及企業(yè)商業(yè)秘密，需設置訪問權限（如采購專員可查看全部信息，質量工程師僅能查看評估數據），嚴禁通過私人郵箱、社交工具傳輸敏感信