2025年公司資料員試題及答案一、單項選擇題（每題2分，共20分）1.某制造企業(yè)2024年形成的設(shè)備采購合同（含技術(shù)協(xié)議），根據(jù)《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》，其保管期限應(yīng)定為（）。A.10年B.30年C.永久D.50年2.下列文件材料中，不屬于工程建設(shè)項目歸檔范圍的是（）。A.項目可行性研究報告B.施工過程中產(chǎn)生的會議紀要C.項目投標(biāo)保證金收據(jù)D.竣工驗收備案表3.電子檔案移交時，要求同時移交元數(shù)據(jù)。下列不屬于電子檔案元數(shù)據(jù)內(nèi)容的是（）。A.文件形成時間B.文件格式C.文件密級D.文件修改次數(shù)4.檔案庫房溫濕度調(diào)控的標(biāo)準(zhǔn)范圍是（）。A.溫度18±2℃，相對濕度45±5%B.溫度22±2℃，相對濕度50±5%C.溫度25±2℃，相對濕度60±5%D.溫度15±2℃，相對濕度35±5%5.對破損檔案進行修復(fù)時，應(yīng)優(yōu)先選用的紙張是（）。A.新聞紙B.酸性紙C.中性紙D.銅版紙6.某公司2023年形成的員工勞動合同（非關(guān)鍵崗位），其歸檔時間應(yīng)在（）。A.合同簽訂當(dāng)月B.合同履行完畢當(dāng)年年底C.次年1月底前D.次年6月底前7.檔案數(shù)字化掃描時，對于普通文書檔案的掃描分辨率要求最低為（）。A.100dpiB.150dpiC.200dpiD.300dpi8.下列檔案利用登記內(nèi)容中，不屬于必須登記的是（）。A.利用人姓名B.利用目的C.利用文件密級D.利用文件復(fù)制數(shù)量9.企業(yè)檔案分類方案中，“01”類通常代表（）。A.黨群工作類B.行政管理類C.生產(chǎn)技術(shù)管理類D.經(jīng)營管理類10.對超過保管期限的檔案進行鑒定時，鑒定小組的最低組成要求是（）。A.檔案部門負責(zé)人+1名業(yè)務(wù)人員B.檔案部門負責(zé)人+業(yè)務(wù)部門負責(zé)人+1名專業(yè)人員C.分管領(lǐng)導(dǎo)+檔案部門負責(zé)人+業(yè)務(wù)部門負責(zé)人D.檔案管理員+1名業(yè)務(wù)人員二、多項選擇題（每題3分，共15分，少選、錯選均不得分）1.下列關(guān)于檔案銷毀的說法中，正確的有（）。A.銷毀前需編制《檔案銷毀清冊》B.銷毀清冊需經(jīng)單位負責(zé)人審批C.可由檔案管理員單獨執(zhí)行銷毀D.銷毀后需在原檔案目錄中標(biāo)注“已銷毀”E.電子檔案銷毀需同時刪除存儲介質(zhì)2.電子文件歸檔時，應(yīng)滿足的要求包括（）。A.內(nèi)容真實完整B.載體無病毒C.元數(shù)據(jù)齊全D.格式為通用格式（如PDF、JPEG）E.可僅移交副本3.檔案保管的“八防”措施包括（）。A.防火、防盜B.防潮、防光C.防塵、防有害氣體D.防高溫、防磁E.防蟲、防鼠4.下列文件材料中，應(yīng)永久保存的有（）。A.企業(yè)章程B.年度財務(wù)審計報告C.重要設(shè)備的開箱驗收記錄D.員工入職體檢表E.公司成立時的工商注冊文件5.檔案分類方案制定的原則包括（）。A.科學(xué)性B.穩(wěn)定性C.實用性D.靈活性E.擴展性三、判斷題（每題2分，共10分，正確填“√”，錯誤填“×”）1.企業(yè)內(nèi)部會議記錄只需歸檔正式印發(fā)的版本，草稿無需歸檔。（）2.電子檔案可以僅存儲在云服務(wù)器中，無需備份至移動硬盤。（）3.檔案著錄時，“責(zé)任者”應(yīng)填寫文件的實際起草人姓名。（）4.跨年度形成的項目文件，應(yīng)按文件形成的最后年度歸檔。（）5.檔案庫房內(nèi)可同時存放會計憑證和工程圖紙，但需分架管理。（）四、簡答題（每題8分，共32分）1.簡述檔案保管工作中“六查”制度的具體內(nèi)容。2.請列舉檔案數(shù)字化加工的主要步驟（至少5步）。3.說明企業(yè)檔案分類方案中“一級類目”“二級類目”的定義及劃分依據(jù)。4.當(dāng)發(fā)現(xiàn)歸檔文件存在內(nèi)容缺失或簽字不全時，資料員應(yīng)如何處理？五、案例分析題（共23分）案例1（10分）：某公司2024年12月進行檔案盤點時，發(fā)現(xiàn)2021年簽訂的一份關(guān)鍵設(shè)備采購合同（涉及核心技術(shù)參數(shù)）原件丟失，僅存復(fù)印件。經(jīng)核查，該合同曾被技術(shù)部張某借出查閱，但未履行歸還登記手續(xù)。問題：（1）資料員在此次事件中存在哪些工作失誤？（2）應(yīng)采取哪些補救措施？案例2（13分）：某企業(yè)擬將2018-2023年形成的電子檔案從本地服務(wù)器遷移至云端檔案管理系統(tǒng)。遷移前，資料員需完成哪些準(zhǔn)備工作？遷移過程中應(yīng)重點關(guān)注哪些風(fēng)險？遷移后需進行哪些驗證？答案一、單項選擇題1.B2.C3.D4.A5.C6.C7.C8.B9.A10.B二、多項選擇題1.ABD2.ABCD3.ABCE4.ABE5.ABCE三、判斷題1.×2.×3.×4.√5.√四、簡答題1.檔案保管“六查”制度具體內(nèi)容：①查數(shù)量：核對檔案實際數(shù)量與登記臺賬是否一致；②查質(zhì)量：檢查檔案是否有破損、蟲蛀、霉變等情況；③查保管條件：檢查庫房溫濕度、“八防”措施是否達標(biāo)；④查安全：檢查消防設(shè)備、門禁系統(tǒng)等是否正常；⑤查利用：核查借出檔案是否按時歸還、利用登記是否完整；⑥查制度：檢查檔案保管相關(guān)制度執(zhí)行是否到位。2.檔案數(shù)字化加工主要步驟：①前期準(zhǔn)備：制定方案、設(shè)備調(diào)試、檔案整理（拆卷、去污）；②目錄建庫：著錄檔案條目，建立機讀目錄；③掃描處理：按標(biāo)準(zhǔn)分辨率掃描，調(diào)整圖像亮度、對比度；④圖像處理：糾偏、去污、拼接，確保圖像清晰；⑤數(shù)據(jù)掛接：將掃描圖像與目錄條目關(guān)聯(lián)；⑥質(zhì)量檢查：抽查圖像清晰度、完整性及掛接準(zhǔn)確性；⑦數(shù)據(jù)備份：將數(shù)字化成果備份至至少2種不同介質(zhì)；⑧還原裝訂：對拆卷檔案進行重新裝訂，恢復(fù)原貌。3.一級類目是檔案分類的最高層級，通常根據(jù)企業(yè)職能或文件來源劃分，如黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類等，劃分依據(jù)是企業(yè)的主要業(yè)務(wù)領(lǐng)域和管理職能。二級類目是一級類目下的細分，依據(jù)文件的具體內(nèi)容或業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)劃分，例如“行政管理類”下可設(shè)“綜合管理”“人事管理”“后勤管理”等，劃分依據(jù)是文件的專業(yè)性和關(guān)聯(lián)性，需保持相對穩(wěn)定且符合企業(yè)實際業(yè)務(wù)需求。4.處理流程：①立即暫停歸檔，標(biāo)記問題文件；②聯(lián)系文件形成部門（如起草部門或經(jīng)辦人員），說明缺失或簽字不全的具體情況（如缺少附件、關(guān)鍵審批人未簽字等）；③要求形成部門在規(guī)定時間內(nèi)補充完整（如3個工作日內(nèi)），并提供書面說明（如有特殊情況無法補充）；④補充完成后重新審核，確認符合歸檔要求（內(nèi)容完整、簽章齊全、格式規(guī)范）；⑤若無法補充（如原始文件丟失且無副本），需由形成部門出具情況說明，經(jīng)部門負責(zé)人簽字確認后隨復(fù)印件一同歸檔，并在檔案目錄中備注“原件缺失，留存說明”；⑥將處理過程記錄在《歸檔問題處理臺賬》中，以備追溯。五、案例分析題案例1答案：（1）工作失誤：①借出登記制度執(zhí)行不嚴，未要求張某填寫《檔案借閱登記表》（如借閱時間、歸還期限、審批簽字）；②未定期核查借出檔案（如每月或每季度盤點），導(dǎo)致丟失問題發(fā)現(xiàn)滯后；③關(guān)鍵檔案未采取雙套保管（如原件與復(fù)印件分地存放）或特殊保護措施（如密級標(biāo)識、單獨存放）。（2）補救措施：①立即啟動內(nèi)部調(diào)查，聯(lián)系張某核實情況，要求其書面說明借閱及丟失經(jīng)過；②若張某能提供合同復(fù)印件或掃描件（需與原件核對一致），由技術(shù)部、法務(wù)部共同確認其有效性，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，將復(fù)印件作為“代原件”歸檔，并在檔案目錄中注明“原件丟失，此為有效復(fù)印件”；③若無法找到任何復(fù)制件，需聯(lián)系合同對方單位（設(shè)備供應(yīng)商），請求提供合同副本（需加蓋對方公章），經(jīng)公司法務(wù)部審核后歸檔；④修訂檔案借閱制度，明確“關(guān)鍵檔案（永久或30年保管期限）借閱需經(jīng)部門負責(zé)人審批，且僅限在檔案室內(nèi)查閱”；⑤加強日常監(jiān)管，每月對借出檔案進行催還提醒，每季度全面盤點一次；⑥對資料員及相關(guān)責(zé)任人進行培訓(xùn)，強化責(zé)任意識。案例2答案：遷移前準(zhǔn)備工作：①調(diào)研評估：分析現(xiàn)有電子檔案的數(shù)量（如XXGB）、格式（如PDF、DOCX、CAD）、存儲路徑及元數(shù)據(jù)完整性，確定遷移范圍（如2018-2023年，共X萬件）；②制定方案：明確遷移時間節(jié)點（如2025年3月啟動，6月完成）、技術(shù)路徑（如通過ETL工具自動遷移+人工校驗）、責(zé)任分工（檔案部門牽頭，IT部門配合）；③環(huán)境測試：在模擬環(huán)境中測試遷移工具的兼容性（如是否支持原存儲格式與云端系統(tǒng)對接）、傳輸速度及數(shù)據(jù)完整性；④數(shù)據(jù)清理：刪除重復(fù)文件、無效文件（如臨時草稿），修復(fù)破損文件（如無法讀取的PDF）；⑤備份原數(shù)據(jù)：將待遷移電子檔案備份至離線硬盤（至少2份），并異地存放（如公司總部與分公司各存1份）。遷移過程中重點關(guān)注的風(fēng)險：①數(shù)據(jù)丟失風(fēng)險：傳輸中斷（如網(wǎng)絡(luò)故障）可能導(dǎo)致部分文件丟失，需設(shè)置斷點續(xù)傳功能，并實時監(jiān)控遷移進度（如每小時核對已遷移數(shù)量）；②格式兼容風(fēng)險：原存儲格式（如老舊CAD版本）可能無法被云端系統(tǒng)識別，需提前轉(zhuǎn)換為通用格式（如DWG轉(zhuǎn)為PDF）；③元數(shù)據(jù)丟失風(fēng)險：遷移過程中可能遺漏元數(shù)據(jù)（如“形成部門”“密級”），需通過技術(shù)手段綁定元數(shù)據(jù)與文件，或在遷移后人工補錄；④安全風(fēng)險：電子檔案在傳輸過程中可能被竊取，需采用加密傳輸（如SSL協(xié)議），并限制遷移操作權(quán)限（僅授權(quán)2名管理員）。遷移后驗證內(nèi)容：①完整性驗證：核對遷移前后檔案數(shù)量（原X萬件，遷移后X萬件）、總存儲容量（原XXGB，遷移后XXG