委外倉庫物料管理規(guī)程及流程規(guī)范一、總則1.1目的為規(guī)范公司委外倉庫物料的管理，確保物料存儲(chǔ)安全、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、流轉(zhuǎn)高效，保障生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的順利進(jìn)行，降低庫存成本，特制定本規(guī)程及流程規(guī)范。本文件旨在明確委外倉庫物料管理的職責(zé)、操作流程及相關(guān)要求，為相關(guān)部門及委外倉庫服務(wù)商提供統(tǒng)一的行為準(zhǔn)則和操作指引。1.2適用范圍本規(guī)程適用于公司所有存放于委外倉庫的物料，包括但不限于原材料、零部件、半成品、成品以及其他輔助物料。公司相關(guān)部門（如采購部、生產(chǎn)部、物流部、倉儲(chǔ)部等）及委外倉庫服務(wù)提供商均需遵守本規(guī)程。1.3基本原則委外倉庫物料管理應(yīng)遵循以下基本原則：*安全性原則：確保物料在存儲(chǔ)、搬運(yùn)過程中的質(zhì)量與數(shù)量安全，防止損壞、丟失、變質(zhì)。*準(zhǔn)確性原則：物料的收發(fā)存記錄必須真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，賬實(shí)相符。*效率性原則：優(yōu)化物料存儲(chǔ)布局，規(guī)范操作流程，提高物料存取效率，縮短周轉(zhuǎn)周期。*合規(guī)性原則：遵守國家相關(guān)法律法規(guī)及公司內(nèi)部管理制度，確保物料管理活動(dòng)合規(guī)有序。*協(xié)作性原則：公司與委外倉庫服務(wù)商應(yīng)建立良好的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，明確雙方權(quán)責(zé)，共同提升管理水平。二、管理職責(zé)2.1公司倉儲(chǔ)管理部門*負(fù)責(zé)本規(guī)程的制定、修訂、解釋與監(jiān)督執(zhí)行。*負(fù)責(zé)委外倉庫服務(wù)商的選擇、評(píng)估、合同簽訂及日常管理與協(xié)調(diào)。*負(fù)責(zé)制定委外倉庫的物料存儲(chǔ)規(guī)劃和技術(shù)要求。*監(jiān)督委外倉庫物料的收發(fā)存管理，確保賬實(shí)相符。*定期組織對(duì)委外倉庫的巡查、審計(jì)與績效評(píng)估。*負(fù)責(zé)處理委外倉庫物料管理過程中出現(xiàn)的重大問題和糾紛。2.2公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門（采購、生產(chǎn)、銷售等）*采購部：負(fù)責(zé)委外入庫物料的采購訂單下達(dá)、供應(yīng)商協(xié)調(diào)，確保物料按時(shí)到貨，并配合處理來料質(zhì)量問題。*生產(chǎn)部：根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃提出物料需求，負(fù)責(zé)委外倉庫物料的領(lǐng)用申請(qǐng)，配合進(jìn)行生產(chǎn)相關(guān)的物料盤點(diǎn)與消耗控制。*銷售部/物流部：根據(jù)銷售訂單提出成品出庫需求，協(xié)調(diào)成品發(fā)運(yùn)事宜。*各相關(guān)部門均有責(zé)任提供準(zhǔn)確的物料信息，并對(duì)本部門發(fā)起的物料流轉(zhuǎn)指令的準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。2.3委外倉庫服務(wù)商*嚴(yán)格遵守本規(guī)程及雙方簽訂的倉儲(chǔ)服務(wù)合同的各項(xiàng)約定。*負(fù)責(zé)提供符合要求的倉儲(chǔ)場(chǎng)地、設(shè)施設(shè)備及合格的倉儲(chǔ)管理人員。*按照公司指令，準(zhǔn)確、及時(shí)地執(zhí)行物料的入庫、存儲(chǔ)、出庫、盤點(diǎn)等操作。*建立并維護(hù)詳細(xì)的物料庫存臺(tái)賬，確保庫存數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性，并按要求向公司報(bào)送相關(guān)報(bào)表。*負(fù)責(zé)倉庫內(nèi)物料的安全管理，采取有效措施防止物料損壞、丟失、被盜、受潮、霉變等。*配合公司進(jìn)行倉庫巡查、審計(jì)及各項(xiàng)檢查工作，提供必要的資料和協(xié)助。*及時(shí)向公司反饋物料存儲(chǔ)過程中發(fā)現(xiàn)的異常情況（如破損、過期、數(shù)量不符等）。三、物料管理流程規(guī)范3.1入庫管理3.1.1入庫預(yù)約與接收*供應(yīng)商或公司相關(guān)部門（如采購部）應(yīng)提前將到貨信息（品名、規(guī)格、數(shù)量、訂單號(hào)等）通知委外倉庫和公司倉儲(chǔ)管理部門。*委外倉庫根據(jù)到貨信息做好接收準(zhǔn)備。物料送達(dá)后，倉庫收貨人員應(yīng)首先核對(duì)送貨單與預(yù)約信息是否一致，檢查外包裝是否完好。3.1.2數(shù)量與外觀檢驗(yàn)*委外倉庫收貨人員會(huì)同公司相關(guān)檢驗(yàn)人員（或根據(jù)約定由倉庫代檢外觀）對(duì)物料數(shù)量進(jìn)行清點(diǎn)，對(duì)物料的外包裝、標(biāo)識(shí)、型號(hào)規(guī)格等進(jìn)行初步核對(duì)和外觀檢查。*對(duì)于需要進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)的物料，應(yīng)放置于待檢區(qū)，并通知公司質(zhì)量管理部門或相關(guān)人員進(jìn)行檢驗(yàn)。3.1.3入庫確認(rèn)與上架*經(jīng)檢驗(yàn)合格或外觀核對(duì)無誤的物料，委外倉庫應(yīng)根據(jù)公司提供的物料編碼規(guī)則和入庫單信息，確認(rèn)物料信息，生成或錄入庫存臺(tái)賬。*按照“先進(jìn)先出”（FIFO）、“分區(qū)分類”、“重下輕上”等原則進(jìn)行物料上架存儲(chǔ)，確保物料存放安全、有序，易于存取。*上架完成后，應(yīng)及時(shí)更新貨位信息，并在系統(tǒng)中確認(rèn)入庫操作。3.1.4入庫記錄與單據(jù)流轉(zhuǎn)*委外倉庫應(yīng)妥善保存所有入庫相關(guān)單據(jù)（送貨單、檢驗(yàn)報(bào)告、入庫單等），并按公司要求定期將相關(guān)數(shù)據(jù)或單據(jù)副本反饋給公司倉儲(chǔ)管理部門。3.2存儲(chǔ)管理3.2.1存儲(chǔ)環(huán)境與條件*委外倉庫應(yīng)根據(jù)物料特性（如溫度、濕度、避光、防塵、防爆等要求），提供并維持適宜的存儲(chǔ)環(huán)境。*確保倉庫內(nèi)通風(fēng)、照明良好，通道暢通，消防設(shè)施齊全有效。3.2.2物料堆放與標(biāo)識(shí)*物料應(yīng)按品種、規(guī)格、批次、狀態(tài)等進(jìn)行分區(qū)、分類、分垛存放。*物料堆放應(yīng)符合安全要求，防止倒塌。垛位應(yīng)有清晰、統(tǒng)一的標(biāo)識(shí)，標(biāo)明物料名稱、規(guī)格型號(hào)、批次號(hào)、數(shù)量、入庫日期、庫位編碼等關(guān)鍵信息。*對(duì)于有保質(zhì)期要求的物料，應(yīng)特別標(biāo)識(shí)有效期，并采取先進(jìn)先出的發(fā)放原則。對(duì)于呆滯料、不合格品應(yīng)設(shè)置專門區(qū)域隔離存放，并明確標(biāo)識(shí)。3.2.3日常養(yǎng)護(hù)與安全防范*委外倉庫應(yīng)建立物料日常巡查和養(yǎng)護(hù)制度，定期檢查物料狀況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理異常情況（如受潮、變質(zhì)、破損、泄漏等）。*嚴(yán)格執(zhí)行倉庫安全管理規(guī)定，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作。*未經(jīng)公司許可，無關(guān)人員不得進(jìn)入倉庫；倉庫人員應(yīng)嚴(yán)格遵守操作規(guī)程，正確使用倉儲(chǔ)設(shè)備。3.3出庫管理3.3.1出庫指令接收與審核*委外倉庫應(yīng)根據(jù)公司倉儲(chǔ)管理部門或相關(guān)業(yè)務(wù)部門下達(dá)的正式出庫指令（如領(lǐng)料單、發(fā)貨通知單、出庫單等）執(zhí)行出庫操作。*出庫指令應(yīng)包含清晰的物料信息（品名、規(guī)格、數(shù)量、批次、出庫方向等）。倉庫人員應(yīng)對(duì)出庫指令的完整性和有效性進(jìn)行審核。3.3.2揀貨與復(fù)核*根據(jù)出庫指令，倉庫人員按照“先進(jìn)先出”、“批次管理”等原則進(jìn)行揀貨作業(yè)。*揀貨完成后，應(yīng)由專人對(duì)所揀物料的品名、規(guī)格、數(shù)量、批次等進(jìn)行復(fù)核，確保與出庫指令一致。3.3.3包裝與發(fā)運(yùn)*根據(jù)物料特性和運(yùn)輸要求，對(duì)出庫物料進(jìn)行適當(dāng)?shù)陌b和標(biāo)識(shí)。*對(duì)于需要發(fā)運(yùn)的物料，應(yīng)與物流公司或提貨人員辦理交接手續(xù)，核對(duì)提貨人身份及運(yùn)輸信息，做好發(fā)貨記錄。3.3.4出庫記錄與臺(tái)賬更新*物料出庫后，委外倉庫應(yīng)立即更新庫存臺(tái)賬和貨位信息，確保賬實(shí)同步。*妥善保存出庫相關(guān)單據(jù)，并按要求向公司反饋出庫信息。3.4盤點(diǎn)管理3.4.1盤點(diǎn)計(jì)劃與組織*公司倉儲(chǔ)管理部門應(yīng)定期（如月度、季度、年度）組織對(duì)委外倉庫物料進(jìn)行盤點(diǎn)。盤點(diǎn)方式可包括全面盤點(diǎn)、循環(huán)盤點(diǎn)、重點(diǎn)盤點(diǎn)等。*盤點(diǎn)前，公司與委外倉庫應(yīng)共同制定盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)范圍、時(shí)間、方法、參與人員及職責(zé)分工。3.4.2盤點(diǎn)實(shí)施*盤點(diǎn)人員應(yīng)根據(jù)盤點(diǎn)計(jì)劃和庫存臺(tái)賬，對(duì)物料進(jìn)行逐一清點(diǎn)、核對(duì)。*盤點(diǎn)過程中應(yīng)認(rèn)真記錄盤點(diǎn)結(jié)果，對(duì)發(fā)現(xiàn)的盤盈、盤虧、毀損、變質(zhì)等情況，應(yīng)詳細(xì)注明原因。*盤點(diǎn)時(shí)，委外倉庫應(yīng)積極配合，提供必要的物料存取便利和信息支持。3.4.3差異分析與處理*盤點(diǎn)結(jié)束后，公司倉儲(chǔ)管理部門應(yīng)會(huì)同委外倉庫對(duì)盤點(diǎn)差異進(jìn)行匯總、核對(duì)與分析，查明差異原因。*根據(jù)差異原因和公司相關(guān)規(guī)定，提出處理意見，按審批權(quán)限報(bào)批后進(jìn)行賬務(wù)調(diào)整和實(shí)物處理。*針對(duì)盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的管理問題，應(yīng)制定改進(jìn)措施，落實(shí)責(zé)任，持續(xù)改進(jìn)。四、信息系統(tǒng)與數(shù)據(jù)管理4.1庫存信息系統(tǒng)*鼓勵(lì)公司與委外倉庫采用統(tǒng)一或兼容的庫存管理信息系統(tǒng)（WMS），實(shí)現(xiàn)庫存數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)共享與同步。*委外倉庫應(yīng)確保其庫存管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和安全性。4.2數(shù)據(jù)記錄與報(bào)送*委外倉庫應(yīng)按公司要求的格式和頻率，及時(shí)、準(zhǔn)確地報(bào)送庫存日?qǐng)?bào)、周報(bào)、月報(bào)及其他專項(xiàng)報(bào)表。*所有物料收發(fā)存操作均需在系統(tǒng)中留下清晰、可追溯的記錄。4.3數(shù)據(jù)保密與安全*委外倉庫應(yīng)對(duì)其接觸到的公司物料信息、庫存數(shù)據(jù)等商業(yè)秘密承擔(dān)保密責(zé)任，不得向任何第三方泄露。*雙方均應(yīng)采取有效措施保障信息系統(tǒng)及數(shù)據(jù)的安全，防止數(shù)據(jù)丟失、損壞或被非法訪問。五、監(jiān)督與改進(jìn)5.1日常監(jiān)督與檢查*公司倉儲(chǔ)管理部門應(yīng)通過定期或不定期的電話溝通、視頻檢查、現(xiàn)場(chǎng)巡查等方式，對(duì)委外倉庫的日常運(yùn)作進(jìn)行監(jiān)督。*檢查內(nèi)容包括但不限于：規(guī)章制度執(zhí)行情況、物料存儲(chǔ)狀況、賬實(shí)相符情況、安全衛(wèi)生狀況、人員操作規(guī)范性等。5.2績效評(píng)估*公司應(yīng)建立對(duì)委外倉庫服務(wù)商的績效評(píng)估體系，評(píng)估指標(biāo)可包括：庫存準(zhǔn)確率、訂單處理及時(shí)率、發(fā)貨準(zhǔn)確率、破損率、服務(wù)響應(yīng)速度、客戶滿意度等。*評(píng)估結(jié)果應(yīng)作為是否繼續(xù)合作、調(diào)整服務(wù)費(fèi)用或終止合同的重要依據(jù)。5.3持續(xù)改進(jìn)*公司與委外倉庫服務(wù)商應(yīng)定期召開溝通會(huì)議，回顧物料管理情況，分享經(jīng)驗(yàn)，識(shí)別問題，共同探討改進(jìn)措施。*本規(guī)程應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和實(shí)際運(yùn)作情況，定期進(jìn)行評(píng)審