行政文件歸檔與管理制度參考模板一、適用范圍與目標(biāo)本制度適用于企業(yè)內(nèi)部各類行政文件的歸檔管理，涵蓋通知、報(bào)告、會議紀(jì)要、規(guī)章制度、合同協(xié)議、人事檔案、審計(jì)材料等具有保存價值的行政文書。旨在規(guī)范文件從形成到歸檔的全流程管理，保證文件資料的完整性、系統(tǒng)性和安全性，便于后續(xù)查閱、利用及追溯，同時為行政決策、合規(guī)審計(jì)及歷史研究提供可靠依據(jù)。二、行政文件歸檔管理操作流程（一）文件收集與分類責(zé)任主體：各部門文件形成人員為文件收集第一責(zé)任人，需在文件辦理完畢后3個工作日內(nèi)完成初步整理；行政部檔案管理員*負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，定期（每月末）對各部門文件收集情況進(jìn)行督導(dǎo)。收集范圍：包括但不限于上級單位下發(fā)文件、本部門發(fā)文、跨部門往來函件、重要會議材料、專項(xiàng)工作總結(jié)、員工入職離職材料等。涉及機(jī)密或敏感信息的文件，需在收集時標(biāo)注“密級”。分類標(biāo)準(zhǔn)：采用“年度-類別-部門”三級分類法。年度：以文件形成自然年度為準(zhǔn)，如“2024年”；類別：分為綜合類（通知、制度等）、人事類（招聘、考勤、離職等）、財(cái)務(wù)類（預(yù)算、報(bào)銷憑證等）、業(yè)務(wù)類（合同、項(xiàng)目方案等）、審計(jì)類（審計(jì)報(bào)告、整改材料等）；部門：按文件形成部門劃分，如“行政部”“財(cái)務(wù)部”“市場部”。（二）文件整理與排序檢查完整性：核對文件是否齊全，如有缺失需及時聯(lián)系形成部門補(bǔ)充。對破損、字跡模糊的文件，由行政部統(tǒng)一進(jìn)行修復(fù)或復(fù)印。排序規(guī)則：按文件形成時間先后排序；同一文件中，在前，附件在后；批復(fù)在前，請示在后；正本在前，定稿在后。去除無關(guān)材料：剔除文件中的草稿、重復(fù)件及無保存價值的便簽、復(fù)印件（除非作為附件說明）。（三）文件編號與登記編號規(guī)則：采用“年份-部門代號-文件類別代號-流水號”格式。部門代號：行政部（01）、財(cái)務(wù)部（02）、人事部（03）等；文件類別代號：綜合類（A）、人事類（B）、財(cái)務(wù)類（C）等；示例：“2024-01-A-001”表示2024年行政部綜合類第1號文件。登記造冊：紙質(zhì)文件：填寫《文件歸檔登記表》（見表1），注明文件名稱、文號、形成日期、頁數(shù)、分類號、歸檔人、歸檔日期及存放位置；電子文件：在檔案管理系統(tǒng)內(nèi)錄入相同信息，并電子掃描件（PDF格式），保證與紙質(zhì)文件一致。（四）檔案裝訂與封裝裝訂要求：紙質(zhì)文件采用左側(cè)裝訂，對齊頁邊，避免壓字；超過50頁的文件需加裝卷皮，卷皮標(biāo)注文件名稱、分類號、年度及保管期限；電子文件按“文件夾-子文件夾-文件名”層級存儲，文件夾命名格式為“2024年-行政部-綜合類”，文件名包含編號及名稱，如“2024-01-A-001_關(guān)于年度工作總結(jié)的通知”。封裝標(biāo)識：檔案盒外側(cè)面標(biāo)注“年度-類別-部門-起止件號”，如“2024-行政部-綜合類-001-050”；電子文件文件夾需添加“最后更新日期”及“負(fù)責(zé)人”標(biāo)識。（五）檔案移交與入庫移交流程：各部門每月5日前將上月整理完畢的檔案移交至行政部檔案管理員*，雙方共同清點(diǎn)件數(shù)、核對信息，并在《檔案移交清單》（見表2）上簽字確認(rèn)；行政部收到檔案后，2個工作日內(nèi)完成入庫上架，紙質(zhì)檔案存放于專用檔案柜（按分類號順序排列），電子檔案備份至企業(yè)服務(wù)器及云端存儲系統(tǒng)。入庫檢查：檔案管理員*需定期檢查檔案存放環(huán)境，保證檔案柜遠(yuǎn)離水源、火源，溫濕度控制在18-22℃、45-60%標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)，并做好防蟲、防霉處理。（六）檔案借閱與利用借閱權(quán)限：普通檔案：員工因工作需要借閱時，需填寫《檔案借閱申請表》（見表3），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人*審批后，可借閱3天，到期需歸還；機(jī)密檔案：需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，借閱期限不超過1天，且需在檔案管理員監(jiān)督下查閱，不得帶出檔案室；外部單位借閱：需持單位介紹信及有效證件，經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人*及總經(jīng)理審批后，方可查閱，并注明查閱用途。借閱登記：檔案管理員*需在《檔案借閱登記簿》上記錄借閱人、借閱日期、歸還日期、檔案名稱及借閱事由，借閱人簽字確認(rèn)。（七）檔案鑒定與銷毀鑒定周期：每年12月，由行政部牽頭，聯(lián)合人事部、財(cái)務(wù)部組成檔案鑒定小組*，對到期檔案進(jìn)行價值鑒定。鑒定標(biāo)準(zhǔn)：保管期限：分為永久（如公司章程、年度審計(jì)報(bào)告）、長期（10年以上，如重要合同、規(guī)章制度）、短期（10年以下，如日常通知、會議紀(jì)要）；到期檔案：無保存價值的，經(jīng)鑒定小組*簽字確認(rèn)后，予以銷毀；仍有保存價值的，需重新劃定保管期限并標(biāo)注。銷毀流程：銷毀前，填寫《檔案銷毀審批表》（見表4），報(bào)總經(jīng)理審批；由檔案管理員及監(jiān)銷人（可指定紀(jì)檢人員*）共同監(jiān)銷，保證檔案徹底銷毀（紙質(zhì)文件需粉碎，電子文件需徹底刪除并清除備份），并在《檔案銷毀登記簿》上記錄銷毀時間、檔案名稱、數(shù)量及監(jiān)銷人簽字。三、相關(guān)表單模板表1：文件歸檔登記表歸檔日期文件名稱文號形成部門形成日期頁數(shù)分類號存放位置歸檔人備注表2：檔案移交清單移交日期移交部門檔案類別起止件號件數(shù)核對人移交人接收人備注表3：檔案借閱申請表借閱人部門借閱日期歸還日期檔案名稱文號/分類號借閱事由部門負(fù)責(zé)人審批分管領(lǐng)導(dǎo)審批表4：檔案銷毀審批表申請部門申請日期檔案名稱分類號保管期限數(shù)量鑒定意見鑒定小組簽字行政部負(fù)責(zé)人審批總經(jīng)理審批四、管理規(guī)范與風(fēng)險提示及時性要求：各部門需在文件形成后3個工作日內(nèi)提交歸檔，逾期未交導(dǎo)致文件丟失的，追究部門負(fù)責(zé)人*及直接責(zé)任人責(zé)任。保密管理：涉密檔案需單獨(dú)存放，借閱需嚴(yán)格審批，嚴(yán)禁擅自復(fù)制、摘抄或外傳；電子檔案需設(shè)置訪問權(quán)限，定期更新密碼，防止信息泄露。責(zé)任追溯：檔案管理員*需定期（每季度）檢查檔案完整性，對丟失、損壞的檔案及時上報(bào)并追責(zé)；借閱檔案逾期未還的，暫停其借閱權(quán)限并督促歸還。電子檔案備份：電子檔案需每月進(jìn)行一次異地備份，保證數(shù)據(jù)安