公司內(nèi)部會議記錄及決策跟蹤管理模板一、適用場景與核心價值本模板適用于公司各類內(nèi)部會議的規(guī)范化記錄與決策全周期管理，包括但不限于：常規(guī)例會：周/月度部門工作例會、項目進(jìn)度同步會；專題會議：項目啟動會、問題研討會、跨部門協(xié)調(diào)會、政策宣貫會；決策會議：方案評審會、資源分配會、風(fēng)險應(yīng)對會等。通過標(biāo)準(zhǔn)化記錄與跟蹤機制，可實現(xiàn)會議信息的清晰留存、決策責(zé)任的明確劃分、執(zhí)行進(jìn)度的可視化管理，避免“議而不決、決而不行”的問題，提升團(tuán)隊協(xié)作效率與決策落地質(zhì)量，為后續(xù)復(fù)盤與追溯提供可靠依據(jù)。二、全流程操作指南（一）會前準(zhǔn)備：奠定高效會議基礎(chǔ)明確會議目標(biāo)與議題會議發(fā)起人需提前明確會議核心目標(biāo)（如“確定Q3項目排期”“解決技術(shù)瓶頸”），并梳理具體議題（建議不超過5個，避免發(fā)散），形成《會議議程表》（見模板工具包）。議題需明確優(yōu)先級及每個議題的討論目標(biāo)（如“決策：是否采用A方案”“輸出：問題的解決措施”）。通知與參會人員確認(rèn)提前1-3個工作日通過郵件/企業(yè)發(fā)送會議通知，包含：會議主題、時間、地點（或線上會議）、議程、會前需準(zhǔn)備的資料（如數(shù)據(jù)報表、方案草案）。要求參會人確認(rèn)是否出席，無法參會者需提前提交書面意見或委托代理人參會。物料與工具準(zhǔn)備準(zhǔn)備會議簽到表、空白記錄模板、投影儀、錄音設(shè)備（需提前告知參會人并征得同意）等；若涉及決策事項，提前分發(fā)相關(guān)背景資料，保證參會人充分知曉議題背景。（二）會中記錄：保證信息完整準(zhǔn)確簽到與身份確認(rèn)記錄人提前10分鐘到場，組織參會人員簽到（使用《簽到表》記錄姓名、部門、聯(lián)系方式），核對缺席人員及原因。按議程推進(jìn)討論主持人按議程主持會議，控制各議題討論時間；記錄人需同步記錄：討論要點：關(guān)鍵觀點、分歧意見、數(shù)據(jù)支撐（如“*經(jīng)理提出：預(yù)算需增加15%，因市場調(diào)研成本超預(yù)期”）；決策事項：明確結(jié)論、決策依據(jù)（如“決策：同意采用B方案，依據(jù)：成本更低且客戶反饋更佳”）；行動項：5W1H要素（Who：責(zé)任人；What：具體任務(wù)；When：截止時間；Where：執(zhí)行地點；Why：任務(wù)目標(biāo)；How：執(zhí)行方法/標(biāo)準(zhǔn)）。實時記錄與確認(rèn)討論過程中，記錄人需使用《會議記錄表》（見模板工具包）實時記錄，避免事后補記導(dǎo)致遺漏；涉及決策或行動項時，主持人需當(dāng)場與參會人確認(rèn)內(nèi)容準(zhǔn)確性，避免歧義（如“*總，您確認(rèn)的任務(wù)是‘周五前完成方案初稿’，對嗎？”）。（三）會后整理：24小時內(nèi)完成閉環(huán)整理會議記錄初稿會后2小時內(nèi)，記錄人根據(jù)會議筆記整理《會議記錄表》，內(nèi)容包括：會議基本信息（名稱、時間、地點、參會人員等）；各議題討論摘要（客觀記錄發(fā)言要點，避免主觀評價）；決策事項清單（編號、決策內(nèi)容、依據(jù)、結(jié)論）；行動項清單（編號、任務(wù)描述、責(zé)任人、協(xié)作人、截止日期、優(yōu)先級）。審核與分發(fā)記錄初稿完成后，提交會議主持人審核（重點核對決策項、行動項的準(zhǔn)確性）；審核通過后，24小時內(nèi)將《會議記錄表》分發(fā)給所有參會人及相關(guān)部門抄送，并同步抄送上級領(lǐng)導(dǎo)（如需）。建立決策跟蹤臺賬以《會議記錄表》中的決策事項和行動項為基礎(chǔ)，更新《決策跟蹤表》（見模板工具包），明確：決策編號（如“20231001-01”，前6位為日期，后2位為當(dāng)日序號）；責(zé)任人及協(xié)作部門；計劃完成時間與當(dāng)前狀態(tài)（未開始/進(jìn)行中/已完成/延期）。（四）決策跟蹤：從“制定”到“落地”責(zé)任人與進(jìn)度管理各行動項責(zé)任人需按計劃推進(jìn)工作，每周更新《決策跟蹤表》中的“實際完成時間”和“完成狀態(tài)”，并在關(guān)鍵節(jié)點（如啟動、遇到障礙、完成）同步反饋給記錄人/項目組。若任務(wù)延期，責(zé)任人需在《決策跟蹤表》中注明延期原因及預(yù)計完成時間，并抄送相關(guān)方。定期回顧與預(yù)警部門周例會中，優(yōu)先回顧《決策跟蹤表》中“進(jìn)行中”和“延期”的任務(wù)，協(xié)調(diào)解決執(zhí)行障礙；月度管理層會議中，復(fù)盤當(dāng)月決策執(zhí)行情況，對超期未完成的決策啟動問責(zé)機制（如提交書面說明、調(diào)整責(zé)任人）。閉環(huán)確認(rèn)與歸檔行動項完成后，責(zé)任人需提交輸出成果（如報告、方案、系統(tǒng)上線截圖等），經(jīng)記錄人/主持人確認(rèn)后，在《決策跟蹤表》中標(biāo)記“已完成”，并同步歸檔相關(guān)資料。（五）歸檔存儲：保證可追溯性會議結(jié)束后3個工作日內(nèi)，記錄人需將《會議記錄表》《決策跟蹤表》《簽到表》及會議相關(guān)資料（如PPT、方案草案）整理為“會議檔案包”，按“會議名稱-日期-主持人”格式命名（如“20231015-產(chǎn)品規(guī)劃會-*總-20231015”），存儲至公司指定共享文件夾（如“OA系統(tǒng)-會議管理-2023年10月”），保留期限不少于2年。三、核心模板工具包（一）會議基本信息表會議名稱會議日期會議時間（例：14:00-16:00）會議地點（例：301會議室/線上）主持人記錄人參會人員（例：總、經(jīng)理、主管、專員等）缺席人員（例：*因出差）會議類型（例：周例會/項目啟動會/決策評審會）會議主題（例：Q3產(chǎn)品功能規(guī)劃評審）（二）會議議程表序號議題名稱負(fù)責(zé)人預(yù)計時長討論目標(biāo)/輸出備注1Q3產(chǎn)品功能優(yōu)先級評審*經(jīng)理40分鐘確定核心功能清單及排期附方案草案2市場推廣預(yù)算分配討論*主管30分鐘明確各渠道預(yù)算占比附預(yù)算表3技術(shù)架構(gòu)升級方案決策*工程師50分鐘評審A/B方案可行性并決策附對比分析（三）會議記錄表1.會議基本信息（同“會議基本信息表”）2.議題討論記錄議題序號討論要點發(fā)言摘要（標(biāo)注發(fā)言人）1核心功能選擇依據(jù)：用戶需求優(yōu)先級vs技術(shù)實現(xiàn)難度vs商業(yè)價值總：優(yōu)先滿足TOP3高頻需求；經(jīng)理：技術(shù)評估顯示“功能A”周期可縮短2周3.決策事項清單決策編號決策內(nèi)容決策依據(jù)結(jié)論20231015-01Q3核心功能清單包含“用戶登錄、數(shù)據(jù)報表、消息推送”3項功能用戶調(diào)研報告（TOP3需求）、技術(shù)可行性評估通過，排期：10月20日前完成開發(fā)4.行動項清單行動項編號任務(wù)描述責(zé)任人協(xié)作人截止日期優(yōu)先級完成狀態(tài)備注20231015-A01細(xì)化“用戶登錄”功能開發(fā)方案*工程師*測試專員2023/10/18高未開始需包含第三方登錄接口20231015-A02對比“數(shù)據(jù)報表”工具選型成本*主管*財務(wù)專員2023/10/20中進(jìn)行中周三前提交對比表（四）決策跟蹤表決策編號決策內(nèi)容責(zé)任人協(xié)作部門計劃完成時間實際完成時間完成狀態(tài)輸出成果備注更新日期20231015-01Q3核心功能清單及排期確定*經(jīng)理產(chǎn)品部、技術(shù)部2023/10/152023/10/15已完成《Q3功能開發(fā)計劃表》已同步技術(shù)部2023/10/1620231015-02市場推廣預(yù)算分配方案審批*主管市場部、財務(wù)部2023/10/182023/10/20延期《預(yù)算分配審批表》財務(wù)流程延遲2023/10/19（五）會議簽到表序號姓名部門職位聯(lián)系方式簽到時間備注1*總總經(jīng)辦總經(jīng)理（內(nèi)部號：）13:552*經(jīng)理產(chǎn)品部產(chǎn)品經(jīng)理（內(nèi)部號：5678）14:003*主管市場部市場主管（內(nèi)部號：9012）14:05因晚到5分鐘四、關(guān)鍵注意事項與風(fēng)險規(guī)避（一）記錄客觀性：避免主觀臆斷會議記錄需以“事實陳述”為主，不記錄個人觀點或情緒化表述（如“經(jīng)理的方案很糟糕”應(yīng)改為“經(jīng)理提出方案存在風(fēng)險，需進(jìn)一步評估”）。對關(guān)鍵數(shù)據(jù)（如預(yù)算、時間節(jié)點）需經(jīng)發(fā)言人確認(rèn)，保證準(zhǔn)確性。（二）決策明確性：杜絕模糊表述決策項需用“肯定/否定”或“具體方案”明確結(jié)論，避免“原則上同意”“再研究研究”等模糊表述。例如“決策：同意采購設(shè)備，預(yù)算上限5萬元”比“決策：可考慮采購設(shè)備”更便于執(zhí)行。（三）責(zé)任到人：避免“集體負(fù)責(zé)”行動項必須指定唯一責(zé)任人和協(xié)作部門，避免“相關(guān)部門共同負(fù)責(zé)”導(dǎo)致推諉。例如“責(zé)任人：專員（市場部），協(xié)作人：工程師（技術(shù)部）”比“市場部與技術(shù)部協(xié)作”更明確。（四）及時跟進(jìn)：防止“拖延癥”記錄人需每周更新《決策跟蹤表》，對超期任務(wù)提前3天提醒責(zé)任人；主持人需在后續(xù)會議中優(yōu)先跟蹤未關(guān)閉的行動項，對連續(xù)2次延期的任務(wù)啟動問責(zé)機制。（五）保密管理：區(qū)分