會(huì)議記錄及行動(dòng)項(xiàng)跟蹤模板：提升會(huì)議效率與執(zhí)行力的實(shí)用工具一、適用會(huì)議類型與場(chǎng)景本模板適用于各類需要明確結(jié)論、分配任務(wù)、跟蹤結(jié)果的會(huì)議場(chǎng)景，尤其適合以下類型：項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)議：如項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)、周進(jìn)度同步會(huì)、階段復(fù)盤(pán)會(huì)，用于明確目標(biāo)、分工節(jié)點(diǎn)及問(wèn)題解決方案；部門(mén)協(xié)調(diào)會(huì)議：跨部門(mén)協(xié)作需求對(duì)接、資源協(xié)調(diào)會(huì)議，用于明確責(zé)任邊界與協(xié)作流程；問(wèn)題解決會(huì)議：針對(duì)突發(fā)問(wèn)題、流程瓶頸或客戶投訴的專項(xiàng)討論會(huì)，聚焦問(wèn)題根因與改進(jìn)措施；決策會(huì)議：如方案評(píng)審、預(yù)算審批、戰(zhàn)略規(guī)劃會(huì)議，用于記錄決策依據(jù)及后續(xù)執(zhí)行計(jì)劃。二、高效會(huì)議記錄與行動(dòng)項(xiàng)跟蹤全流程（一）會(huì)前準(zhǔn)備：為高效會(huì)議奠定基礎(chǔ)明確會(huì)議核心目標(biāo)召集人需提前明確本次會(huì)議需解決的核心問(wèn)題（如“確定Q3產(chǎn)品迭代優(yōu)先級(jí)”或“解決部門(mén)與部門(mén)協(xié)作流程卡點(diǎn)”），避免議題發(fā)散。示例：若會(huì)議目標(biāo)為“制定客戶投訴處理優(yōu)化方案”，則需圍繞“當(dāng)前問(wèn)題分析、改進(jìn)措施、責(zé)任分工、時(shí)間節(jié)點(diǎn)”展開(kāi)。提前分發(fā)會(huì)議材料至少提前1天發(fā)送會(huì)議通知（含目標(biāo)、議程、預(yù)讀材料），讓參會(huì)人員提前準(zhǔn)備觀點(diǎn)，減少現(xiàn)場(chǎng)討論時(shí)間。預(yù)讀材料可包括：數(shù)據(jù)報(bào)表、問(wèn)題清單、方案初稿等，標(biāo)注需重點(diǎn)討論的部分。確認(rèn)參會(huì)人員與角色必要參會(huì)人員：與議題直接相關(guān)的決策者、執(zhí)行者、資源協(xié)調(diào)者（如項(xiàng)目經(jīng)理、部門(mén)負(fù)責(zé)人、技術(shù)骨干）；可選參會(huì)人員：提供信息支持的人員（如數(shù)據(jù)分析師*）；明確角色：主持人（控場(chǎng)）、記錄人（記錄關(guān)鍵信息）、匯報(bào)人（議題主講）。（二）會(huì)中記錄：精準(zhǔn)捕捉關(guān)鍵信息會(huì)議記錄需聚焦“結(jié)論”與“行動(dòng)”，避免流水賬，重點(diǎn)關(guān)注以下內(nèi)容：1.會(huì)議基本信息記錄會(huì)議名稱、日期、時(shí)間、地點(diǎn)（線上會(huì)議需注明平臺(tái)及）、主持人、記錄人、參會(huì)人員（含缺席人員及原因）。2.議程與討論內(nèi)容按議程順序記錄，每個(gè)議題需標(biāo)注：討論要點(diǎn)：不同參會(huì)人員的核心觀點(diǎn)（如“建議增加客戶回訪頻次，認(rèn)為需先優(yōu)化回訪話術(shù)”）；爭(zhēng)議點(diǎn)：未達(dá)成一致的意見(jiàn)（如“關(guān)于投訴處理時(shí)效，部門(mén)主張24小時(shí)，部門(mén)認(rèn)為需48小時(shí)”）；結(jié)論：最終達(dá)成的共識(shí)（如“確定投訴處理時(shí)效為36小時(shí)，特殊情況需提前報(bào)備*審批”）。3.行動(dòng)項(xiàng)記錄（核心環(huán)節(jié)）每項(xiàng)行動(dòng)項(xiàng)需包含“5W1H”要素，保證可執(zhí)行：Who（負(fù)責(zé)人）：明確到具體個(gè)人（如“負(fù)責(zé)”“部門(mén)協(xié)助”），避免“相關(guān)負(fù)責(zé)人”等模糊表述；What（任務(wù)內(nèi)容）：具體描述要完成的工作（如“整理客戶投訴TOP3問(wèn)題清單”而非“處理客戶投訴”）；When（截止時(shí)間）：精確到日期（如“2023年10月20日17:00前”），避免“盡快”“本周內(nèi)”等模糊時(shí)間；Why（目標(biāo)）：簡(jiǎn)述任務(wù)目的（如“為制定針對(duì)性改進(jìn)措施提供數(shù)據(jù)支撐”）；Where（輸出成果）：明確交付物（如“Excel表格提交至*郵箱”“至共享文件夾‘Q3投訴優(yōu)化’”）；How（協(xié)作方式）：需他人協(xié)作時(shí)注明（如“提供歷史投訴數(shù)據(jù)，負(fù)責(zé)分析原因”）。4.實(shí)時(shí)確認(rèn)與補(bǔ)充記錄人需在會(huì)議中復(fù)述關(guān)鍵結(jié)論和行動(dòng)項(xiàng)（如“確認(rèn)一下：負(fù)責(zé)完成需求調(diào)研，10月25日前提交報(bào)告，審核，是否正確？”），避免信息偏差；對(duì)存疑信息當(dāng)場(chǎng)核實(shí)（如數(shù)據(jù)、時(shí)間節(jié)點(diǎn)），會(huì)后及時(shí)向參會(huì)人員確認(rèn)。（三）會(huì)后整理與跟蹤：保證執(zhí)行落地24小時(shí)內(nèi)整理并分發(fā)記錄記錄人需在會(huì)后24小時(shí)內(nèi)完成會(huì)議記錄整理，重點(diǎn)標(biāo)注“決議事項(xiàng)”和“行動(dòng)項(xiàng)”，通過(guò)郵件或協(xié)作工具（如飛書(shū)、釘釘）分發(fā)至所有參會(huì)人員；分發(fā)時(shí)注明：“請(qǐng)各位核對(duì)信息，如有異議2小時(shí)內(nèi)反饋，逾期視為確認(rèn)”。建立行動(dòng)項(xiàng)跟蹤表將會(huì)議中的行動(dòng)項(xiàng)錄入跟蹤表（模板見(jiàn)下文），設(shè)置“狀態(tài)更新提醒”（如截止日前2天提醒負(fù)責(zé)人、逾期未完成自動(dòng)提醒*）。定期跟蹤與復(fù)盤(pán)每周/每日更新行動(dòng)項(xiàng)狀態(tài)（如“進(jìn)行中”“已完成”“已逾期”），在下次會(huì)議開(kāi)始前5分鐘回顧上期行動(dòng)項(xiàng)完成情況；對(duì)逾期未完成的行動(dòng)項(xiàng)，需分析原因（如資源不足、優(yōu)先級(jí)調(diào)整）并制定補(bǔ)救措施，避免不了了之。三、會(huì)議記錄表及行動(dòng)項(xiàng)跟蹤表模板（一）會(huì)議記錄表模板會(huì)議基本信息會(huì)議名稱Q3產(chǎn)品迭代需求評(píng)審會(huì)日期/時(shí)間2023年10月18日14:00-16:00地點(diǎn)/線上平臺(tái)公司3樓會(huì)議室/釘釘會(huì)議：*主持人*記錄人*參會(huì)人員（產(chǎn)品負(fù)責(zé)人）、（記錄人）、（研發(fā)負(fù)責(zé)人）、趙六（設(shè)計(jì)負(fù)責(zé)人）、*錢(qián)七（市場(chǎng)部代表）缺席人員及原因*孫八（測(cè)試負(fù)責(zé)人，臨時(shí)出差）會(huì)議目標(biāo)確定Q3產(chǎn)品迭代優(yōu)先級(jí)，明確各需求開(kāi)發(fā)時(shí)間節(jié)點(diǎn)及負(fù)責(zé)人議程與討論內(nèi)容議題1：Q3需求優(yōu)先級(jí)排序-：建議優(yōu)先開(kāi)發(fā)“用戶權(quán)限管理”功能（當(dāng)前客戶投訴率30%）；-趙六：建議優(yōu)先“UI界面優(yōu)化”（用戶滿意度調(diào)研得分最低）；-結(jié)論：按“用戶權(quán)限管理（優(yōu)先級(jí)1）→UI界面優(yōu)化（優(yōu)先級(jí)2）→數(shù)據(jù)導(dǎo)出功能（優(yōu)先級(jí)3）”排序，*負(fù)責(zé)10月20日前完成需求文檔細(xì)化。議題2：資源分配-：研發(fā)團(tuán)隊(duì)當(dāng)前人力緊張，最多支持2個(gè)并行需求開(kāi)發(fā)；-錢(qián)七：市場(chǎng)部希望“用戶權(quán)限管理”11月底上線，配合推廣活動(dòng)；-結(jié)論：“用戶權(quán)限管理”11月30日前上線，*負(fù)責(zé)安排研發(fā)資源；“UI界面優(yōu)化”順延至12月中旬啟動(dòng)。議題3：風(fēng)險(xiǎn)與應(yīng)對(duì)-趙六：UI界面優(yōu)化需用戶測(cè)試，可能存在延期風(fēng)險(xiǎn)；-：提前聯(lián)系孫八（測(cè)試負(fù)責(zé)人），出差回來(lái)后優(yōu)先支持該需求；-結(jié)論：負(fù)責(zé)11月1日前協(xié)調(diào)用戶測(cè)試資源，*趙六提交測(cè)試方案。決議事項(xiàng)|1.Q3需求優(yōu)先級(jí)：用戶權(quán)限管理（1）→UI界面優(yōu)化（2）→數(shù)據(jù)導(dǎo)出功能（3）；2.“用戶權(quán)限管理”11月30日前上線，負(fù)責(zé)研發(fā)資源調(diào)配；3.11月1日前協(xié)調(diào)用戶測(cè)試資源，*趙六提交測(cè)試方案。|行動(dòng)項(xiàng)序號(hào)任務(wù)描述1細(xì)化“用戶權(quán)限管理”需求文檔2安排“用戶權(quán)限管理”研發(fā)資源，保證11月30日前上線3提交“UI界面優(yōu)化”測(cè)試方案4協(xié)調(diào)用戶測(cè)試資源，支持“UI界面優(yōu)化”需求附件1.Q3需求清單；2.用戶滿意度調(diào)研報(bào)告；3.研發(fā)資源現(xiàn)狀表備注下次會(huì)議時(shí)間：2023年10月25日14:00，地點(diǎn)：線上會(huì)議（二）行動(dòng)項(xiàng)跟蹤表模板（單獨(dú)使用，可按周/月更新）行動(dòng)項(xiàng)編號(hào)行動(dòng)項(xiàng)描述負(fù)責(zé)人創(chuàng)建時(shí)間截止時(shí)間優(yōu)先級(jí)當(dāng)前狀態(tài)完成情況說(shuō)明更新時(shí)間關(guān)聯(lián)會(huì)議/議題20231018-001細(xì)化“用戶權(quán)限管理”需求文檔*2023-10-182023-10-20高進(jìn)行中已完成80%，剩余權(quán)限流程細(xì)節(jié)待確認(rèn)2023-10-19Q3需求評(píng)審會(huì)-議題120231018-002安排“用戶權(quán)限管理”研發(fā)資源*2023-10-182023-10-25高待開(kāi)始計(jì)劃周一（10-23）召開(kāi)研發(fā)資源協(xié)調(diào)會(huì)2023-10-19Q3需求評(píng)審會(huì)-議題220231018-003提交“UI界面優(yōu)化”測(cè)試方案*趙六2023-10-182023-11-01中未開(kāi)始等待*孫八出差后對(duì)接測(cè)試范圍2023-10-18Q3需求評(píng)審會(huì)-議題320231018-004協(xié)調(diào)用戶測(cè)試資源*2023-10-182023-11-01中進(jìn)行中已聯(lián)系2名測(cè)試人員，等待反饋2023-10-19Q3需求評(píng)審會(huì)-議題3四、使用關(guān)鍵提示記錄“干貨”，避免“流水賬”會(huì)議記錄無(wú)需逐字記錄發(fā)言，重點(diǎn)提煉“結(jié)論”和“行動(dòng)項(xiàng)”，對(duì)爭(zhēng)議性觀點(diǎn)可標(biāo)注“待確認(rèn)”而非記錄所有討論細(xì)節(jié)。行動(dòng)項(xiàng)“責(zé)任到人，時(shí)間明確”模糊的行動(dòng)項(xiàng)（如“優(yōu)化流程”“跟進(jìn)客戶”）會(huì)導(dǎo)致執(zhí)行推諉，務(wù)必保證每項(xiàng)任務(wù)有明確負(fù)責(zé)人、截止時(shí)間和交付成果。工具輔助提升效率建議使用協(xié)作工具（如飛書(shū)文檔、騰訊文檔）創(chuàng)建共享跟蹤表，支持多人實(shí)時(shí)更新?tīng)顟B(tài)，避