行政文件歸檔及存儲(chǔ)管理制度表一、適用范圍與場(chǎng)景說明本制度適用于公司各部門在日常行政管理活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各類文件，包括但不限于：上級(jí)單位下發(fā)文件、公司內(nèi)部發(fā)文（通知、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要）、部門工作計(jì)劃與總結(jié)、合同協(xié)議、人事檔案、財(cái)務(wù)憑證（非涉密類）、固定資產(chǎn)資料等。具體應(yīng)用場(chǎng)景涵蓋：日常文件處理后的及時(shí)歸檔、年度集中歸檔整理、檔案查詢與借閱、到期檔案鑒定與銷毀等全生命周期管理環(huán)節(jié)。通過規(guī)范歸檔流程，保證文件完整、安全、可追溯，為行政決策、審計(jì)檢查及歷史查詢提供可靠依據(jù)。二、歸檔管理操作流程1.文件收集：明確范圍與責(zé)任責(zé)任主體：各部門指定專人（如*文員）作為本部門文件歸檔聯(lián)系人，負(fù)責(zé)本部門形成文件的初步收集與整理。收集范圍：上級(jí)單位來文：需包含文號(hào)、標(biāo)題、主送單位、附件等完整要素；公司內(nèi)部發(fā)文：以正式簽批版本為準(zhǔn)（含電子版及紙質(zhì)版簽字頁(yè)）；部門業(yè)務(wù)文件：如會(huì)議紀(jì)要（需標(biāo)注參會(huì)人員、決議事項(xiàng)）、工作計(jì)劃/總結(jié)、項(xiàng)目資料等；其他應(yīng)歸檔文件：如合同（需含雙方簽字蓋章頁(yè)）、人事任免通知、培訓(xùn)記錄等。時(shí)間要求：文件辦理完畢后3個(gè)工作日內(nèi)，由經(jīng)辦人移交至部門歸檔聯(lián)系人；部門歸檔聯(lián)系人每月末對(duì)本月文件進(jìn)行匯總，形成《部門待歸檔文件清單》。2.分類整理：科學(xué)劃分與排序分類依據(jù)：按“年度-部門-文件類型”三級(jí)分類法執(zhí)行，保證層級(jí)清晰、不重不漏。一級(jí)分類：按文件形成年度（如2024年）；二級(jí)分類：按部門名稱（如行政部、財(cái)務(wù)部、人力資源部）；三級(jí)分類：按文件類型（如綜合類、人事類、合同類、會(huì)議類等），具體類型可參照《公司文件分類目錄》（附件1）。排序規(guī)則：同一類文件按“文號(hào)順序”或“形成時(shí)間先后”排列；無文號(hào)文件按“發(fā)文日期”排序；電子文件與紙質(zhì)文件分別整理，電子文件需命名規(guī)范（格式：“年度-部門-文件類型-文號(hào)-標(biāo)題”，如“2024-行政部-綜合辦-001-關(guān)于會(huì)議的通知”）。3.編號(hào)登記：統(tǒng)一標(biāo)識(shí)與記錄編號(hào)規(guī)則：檔案編號(hào)采用“年度-部門代碼-文件類型代碼-流水號(hào)”組合，例如“2024-XZ-ZH-001”（2024年-行政部-綜合類-001號(hào)）。部門代碼及文件類型代碼參照《公司檔案編碼規(guī)則》（附件2）。登記要求：紙質(zhì)文件：填寫《文件歸檔登記表》（附件3），包含文件名稱、文號(hào)、形成部門、歸檔日期、頁(yè)數(shù)、保管期限、存放位置、經(jīng)辦人等字段；電子文件：在公司檔案管理系統(tǒng)（如OA系統(tǒng)）中錄入對(duì)應(yīng)信息，電子版文件，并與紙質(zhì)檔案建立關(guān)聯(lián)索引。4.存儲(chǔ)保管：規(guī)范存放與維護(hù)存儲(chǔ)方式：紙質(zhì)檔案：存入專用檔案柜，柜體標(biāo)注“年度-部門-檔案類型”，按編號(hào)順序排列；涉密文件需存入帶鎖保密柜，由行政部專人管理；電子檔案：存儲(chǔ)于公司指定服務(wù)器或云盤，定期（每月）進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)異地存放（如總部機(jī)房），防止數(shù)據(jù)丟失。環(huán)境要求：檔案庫(kù)房需保持干燥（濕度40%-60%）、通風(fēng)（溫度14-24℃）、防火、防蟲、防鼠、防光，配備溫濕度計(jì)及滅火設(shè)備，每日記錄溫濕度變化。5.檔案利用：規(guī)范借閱與歸還借閱權(quán)限：公司員工因工作需要借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》（附件4），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，交至行政部審批；涉密檔案需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)（*總）審批。借閱流程：借閱人持審批后的申請(qǐng)表至檔案管理員處辦理借閱手續(xù)，登記借閱人信息、借閱檔案名稱、借閱事由、借閱期限（一般不超過7個(gè)工作日）；檔案管理員核對(duì)檔案完整性，借閱人現(xiàn)場(chǎng)檢查無誤后簽字領(lǐng)取；歸還時(shí)，檔案管理員檢查檔案是否完好，無涂改、損毀后，在《檔案借閱登記表》中記錄歸還日期，歸還檔案歸原位存放。6.鑒定與銷毀：定期清理與合規(guī)處置鑒定周期：每年年底由行政部牽頭，會(huì)同各部門負(fù)責(zé)人組成檔案鑒定小組，對(duì)到期檔案進(jìn)行價(jià)值鑒定。銷毀流程：對(duì)保管期限已滿（如保管期限參照《檔案保管期限表》（附件5）執(zhí)行）、無保存價(jià)值的檔案，鑒定小組出具《檔案銷毀意見書》；銷毀前，由檔案管理員編制《檔案銷毀清單》，經(jīng)行政部經(jīng)理（*經(jīng)理）及分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由兩人以上（含檔案管理員、監(jiān)銷人）共同監(jiān)銷，保證檔案徹底銷毀（如碎紙?zhí)幚恚⑻顚憽稒n案銷毀記錄表》（附件6），監(jiān)銷人簽字確認(rèn)。三、配套管理表單模板附件1：公司文件分類目錄（示例）一級(jí)分類（年度）二級(jí)分類（部門）三級(jí)分類（文件類型）說明2024年行政部綜合類包含通知、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等2024年人力資源部人事類包含招聘、任免、培訓(xùn)記錄等2024年財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)類包含預(yù)算、報(bào)銷憑證（非涉密）等附件2：公司檔案編碼規(guī)則（示例）編碼段說明示例代碼年度（4位）文件形成年份2024部門代碼（2位）部門簡(jiǎn)稱拼音首字母XZ（行政部）、RL（人力資源部）文件類型代碼（2位）文件類型簡(jiǎn)稱拼音首字母ZH（綜合類）、RS（人事類）流水號(hào)（3位）同類文件順序號(hào)001、002附件3：文件歸檔登記表文件名稱文號(hào)形成部門歸檔日期頁(yè)數(shù)保管期限存放位置（柜號(hào)-層號(hào)）經(jīng)辦人關(guān)于2024年春節(jié)放假的通知XZ〔2024〕001行政部2024-01-20210年A01-03*文員2024年第一季度工作總結(jié)XZ〔2024〕005行政部2024-04-05830年A01-05*主管附件4：檔案借閱申請(qǐng)表借閱人部門聯(lián)系方式借閱日期*員工行政部2024-05-10檔案名稱及文號(hào)借閱事由借閱期限審批意見2023年度工作總結(jié)（XZ〔2023〕010）年度審計(jì)核查5個(gè)工作日部門負(fù)責(zé)人簽字：經(jīng)理行政部審批：主管附件5：檔案保管期限表（示例）文件類型保管期限說明公司內(nèi)部發(fā)文30年含重要通知、年度總結(jié)等會(huì)議紀(jì)要10年含部門會(huì)議、專題會(huì)議等合同協(xié)議合同到期后+10年含業(yè)務(wù)合同、合作協(xié)議等人事任免文件永久含干部任免、員工錄用等附件6：檔案銷毀記錄表銷毀日期檔案名稱及文號(hào)保管期限銷毀原因銷毀方式監(jiān)銷人經(jīng)辦人2024-12-152022年財(cái)務(wù)報(bào)銷憑證（XZ〔2022〕005-020）10年保管期限已滿碎紙?zhí)幚碇鞴?、文員*管理員四、執(zhí)行要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示及時(shí)性原則：文件辦理完畢后需在3個(gè)工作日內(nèi)移交歸檔，避免文件積壓丟失；部門歸檔聯(lián)系人每月末匯總清單，保證無遺漏。準(zhǔn)確性要求：分類、編號(hào)、登記需嚴(yán)格按照規(guī)則執(zhí)行，電子檔案與紙質(zhì)檔案信息一致，避免因分類錯(cuò)誤導(dǎo)致檔案無法檢索。安全防護(hù)：檔案庫(kù)房嚴(yán)禁煙火，配備消防器材；涉密檔案單獨(dú)存放，借閱需嚴(yán)格審批，嚴(yán)禁復(fù)制外傳；電子檔案定期備份，防止數(shù)據(jù)損壞或泄露。借閱規(guī)范：借閱檔案需愛護(hù)，不得涂改、勾畫、抽取、