辦公室行政工作流程管理手冊前言本手冊旨在規(guī)范公司辦公室行政工作流程，明確各環(huán)節(jié)職責(zé)分工，提高行政工作效率與服務(wù)質(zhì)量，保障日常辦公有序運轉(zhuǎn)。手冊適用于公司全體行政人員及需對接行政工作的其他部門員工，涵蓋辦公物資、會議組織、訪客接待、文件流轉(zhuǎn)、辦公環(huán)境、固定資產(chǎn)六大核心工作場景。各流程可根據(jù)實際工作需求靈活調(diào)整，行政部負(fù)責(zé)定期更新與優(yōu)化手冊內(nèi)容。一、辦公物資管理流程（一）適用工作情境日常辦公物資（如文具、耗材、辦公用品等）的申購、入庫、領(lǐng)用、盤點及廢舊物資處理。（二）標(biāo)準(zhǔn)化操作步驟1.物資申購需求發(fā)起：各部門每月25日前填寫《辦公物資需求計劃表》（表1-1），注明物資名稱、規(guī)格型號、預(yù)估數(shù)量、用途及緊急程度，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交至行政部。需求審核：行政部匯總各部門需求，核對庫存量（避免重復(fù)申購、積壓），審核通過后提交至采購負(fù)責(zé)人；緊急需求（如當(dāng)日必需物資）可發(fā)起臨時申購流程，需在申請單上標(biāo)注“緊急”，優(yōu)先處理。采購執(zhí)行：采購負(fù)責(zé)人根據(jù)審核通過的需求計劃，對接合格供應(yīng)商進行比價采購（金額≥5000元需至少2家比價），保證物資質(zhì)量與性價比。2.物資入庫到貨驗收：物資送達后，行政專員與采購負(fù)責(zé)人共同核對物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量是否與申購單一致，驗收合格后在《辦公物資入庫登記表》（表1-2）中登記（入庫日期、物資信息、供應(yīng)商、驗收人、入庫數(shù)量）；不合格物資當(dāng)場拒收，并通知采購負(fù)責(zé)人聯(lián)系退換貨。入庫上架：驗收合格的物資分類貼標(biāo)簽（標(biāo)注名稱、規(guī)格、入庫日期），存放至指定貨位，更新庫存臺賬（電子+紙質(zhì)），保證賬實相符。3.物資領(lǐng)用領(lǐng)用申請：員工領(lǐng)用物資時，填寫《辦公物資領(lǐng)用登記表》（表1-3），注明領(lǐng)用人、部門、領(lǐng)用物資名稱/規(guī)格/數(shù)量、領(lǐng)用日期，部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交至行政部。物資發(fā)放：行政專員核對領(lǐng)用單與庫存情況，按需發(fā)放物資，領(lǐng)用人簽字確認(rèn)；領(lǐng)用高頻物資（如A4紙、簽字筆）可實行“定額領(lǐng)制”（部門每月按人數(shù)定額領(lǐng)用），超額領(lǐng)用需部門負(fù)責(zé)人額外審批。4.盤點與報廢定期盤點：行政部每月末進行物資盤點，核對臺賬庫存與實際庫存，編制《辦公物資盤點表》（表1-4），對盤盈、盤虧情況分析原因（如損耗、漏記、錯發(fā)），形成盤點報告提交至行政負(fù)責(zé)人。廢舊處理：無法使用的廢舊物資（如損壞的文件夾、舊硒鼓）由行政部統(tǒng)一回收，建立《廢舊物資處理登記表》（表1-5），聯(lián)系合規(guī)回收機構(gòu)處理，嚴(yán)禁隨意丟棄；仍有使用價值的物資（如未用完的耗材）可留存作為備用，優(yōu)先領(lǐng)用。（三）配套表單模板表1-1辦公物資需求計劃表部門申請人日期物資名稱規(guī)格型號預(yù)估數(shù)量示例：A4紙80g5包部門負(fù)責(zé)人簽字：行政部審核：采購負(fù)責(zé)人確認(rèn)：表1-2辦公物資入庫登記表入庫日期物資名稱規(guī)格型號供應(yīng)商數(shù)量單價金額驗收人備注2023-10-08簽字筆0.5mm黑色文具20支1.530*小華表1-3辦公物資領(lǐng)用登記表領(lǐng)用日期領(lǐng)用人部門物資名稱規(guī)格型號數(shù)量領(lǐng)用事由部門負(fù)責(zé)人簽字2023-10-09*市場部A4紙80g2包日常打印*表1-4辦公物資盤點表盤點日期物資名稱賬面數(shù)量實際數(shù)量盤盈/盤盈數(shù)量原因分析處理意見2023-10-31訂書機54盤虧1領(lǐng)用未登記加強領(lǐng)用登記管理表1-5廢舊物資處理登記表處理日期物資名稱數(shù)量處理方式（□回收/□丟棄）回收機構(gòu)/經(jīng)手人處理人監(jiān)督人2023-10-15舊硒鼓3個回收環(huán)保公司*小華*王經(jīng)理（四）關(guān)鍵注意事項申購時需提前規(guī)劃，避免臨時采購影響辦公；緊急需求需提前2小時聯(lián)系行政部，保證當(dāng)日到貨。物資入庫時必須當(dāng)場驗收，數(shù)量、質(zhì)量不符需24小時內(nèi)反饋至采購部。領(lǐng)用物資需按需申領(lǐng)，嚴(yán)禁浪費或私用，行政部定期核查領(lǐng)用記錄，異常情況通報部門負(fù)責(zé)人。庫存物資需分類存放（文具區(qū)、耗材區(qū)、易碎品區(qū)等），保持倉庫干燥、整潔，防火、防潮。二、會議組織管理流程（一）適用工作情境公司內(nèi)部各類會議（如周例會、月度總結(jié)會、專項研討會、外部對接會等）的策劃、籌備、召開及會后跟進。（二）標(biāo)準(zhǔn)化操作步驟1.會議發(fā)起與審批發(fā)起申請：會議組織者提前2個工作日填寫《會議申請及議程表》（表2-1），注明會議名稱、時間、地點、參會人員、議題、所需物料（如投影儀、白板筆）及預(yù)計時長，提交至部門負(fù)責(zé)人審批。審批與協(xié)調(diào)：部門負(fù)責(zé)人審批通過后，行政部協(xié)調(diào)會議室（優(yōu)先使用內(nèi)部會議室，外部會議需提前確認(rèn)場地費用），若時間/場地沖突，與組織者協(xié)商調(diào)整；重要會議（如年度總結(jié)會、外部合作會議）需提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.會議通知發(fā)布通知內(nèi)容：行政部根據(jù)審批通過的會議申請，發(fā)送會議通知（郵件/企業(yè)），明確會議時間、地點、議程、參會人員、需攜帶材料（如報告、PPT）及聯(lián)系人（*小華，分機號123）。確認(rèn)參會：提前1天再次與參會人員確認(rèn)出席情況，未確認(rèn)人員需電話跟進；請假人員需提前提交《請假申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后抄送行政部。3.會前準(zhǔn)備會場布置：根據(jù)會議類型布置會場（例會：圓桌式；研討會：分組式；外部會議：正式桌簽），調(diào)試設(shè)備（投影儀、音響、麥克風(fēng)、視頻會議系統(tǒng)），保證正常運行；擺放桌簽（按參會人員職務(wù)排序）、飲用水、紙筆、會議資料（如有），檢查空調(diào)、燈光溫度（夏季24-26℃，冬季20-22℃）。材料準(zhǔn)備：提前打印會議議程、簽到表、相關(guān)材料（按參會人數(shù)+10%備用），裝入文件袋；外部會議需準(zhǔn)備公司宣傳冊、禮品（如有）。4.會議服務(wù)簽到與引導(dǎo)：參會人員入場時，行政專員引導(dǎo)簽到（電子/紙質(zhì)），發(fā)放會議資料；重要會議需在會議室入口設(shè)置簽到臺，專人負(fù)責(zé)。現(xiàn)場保障：會議期間，行政專員全程在場，及時處理突發(fā)情況（如設(shè)備故障：5分鐘內(nèi)排查解決，無法解決的啟用備用設(shè)備；人員遲到：引導(dǎo)入座，避免打擾會議）。記錄與拍照：安排專人記錄會議要點（形成《會議紀(jì)要》初稿），重要會議可拍攝現(xiàn)場照片（需提前告知參會人員，涉及保密內(nèi)容禁止拍攝）。5.會后整理場地復(fù)原：會議結(jié)束后，行政專員清理會場（回收物資、關(guān)閉設(shè)備、整理桌椅），檢查是否有遺漏物品。資料歸檔：將會議簽到表、紀(jì)要、照片等資料整理歸檔（電子檔存入共享文件夾，紙質(zhì)檔存入行政檔案柜），標(biāo)注“會議名稱+日期”。紀(jì)要分發(fā)與跟進：會議紀(jì)要需在24小時內(nèi)經(jīng)會議主持人審核確認(rèn)后，分發(fā)至參會人員及相關(guān)部門；明確會議決議事項的責(zé)任人、完成時限，3個工作日內(nèi)跟進落實情況，形成《會議決議跟蹤表》（表2-2）。（三）配套表單模板表2-1會議申請及議程表會議名稱申請部門申請人日期會議時間地點參會人員議題示例：10月市場部例會市場部*2023-10-10議程1：9:00-9:10上周工作總結(jié)（匯報人：*）議程2：9:10-9:30本周計劃（匯報人：*）議程3：9:30-10:00專項討論（主持人：*趙六）所需物料：投影儀、白板、簽到表預(yù)計時長：1小時部門負(fù)責(zé)人簽字：分管領(lǐng)導(dǎo)簽字：表2-2會議決議跟蹤表會議名稱決議事項責(zé)任部門責(zé)任人完成時限當(dāng)前進度（□未開始/□進行中/□已完成）備注10月市場部例會完成10月推廣方案市場部*2023-10-15進行中需財務(wù)部配合預(yù)算（四）關(guān)鍵注意事項會議通知需提前1-2天發(fā)布，保證參會人員有時間準(zhǔn)備；臨時會議（如突發(fā)問題討論）需至少提前4小時通知。會前務(wù)必調(diào)試設(shè)備，準(zhǔn)備備用設(shè)備（如備用麥克風(fēng)、投影儀燈泡），避免技術(shù)問題影響會議。會議紀(jì)要需客觀準(zhǔn)確，突出決議事項和責(zé)任人，避免記錄無關(guān)內(nèi)容；保密會議紀(jì)要需標(biāo)注“內(nèi)部資料，禁止外傳”。會后跟進需及時，未按時完成的決議事項需向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報，說明原因及下一步計劃。三、訪客接待管理流程（一）適用工作情境外部訪客（如客戶、合作伙伴、上級單位、應(yīng)聘者等）的預(yù)約、接待、引導(dǎo)及送別。（二）標(biāo)準(zhǔn)化操作步驟1.訪客預(yù)約預(yù)約登記：訪客需提前1天聯(lián)系對接人（如業(yè)務(wù)部*），明確到訪時間、人數(shù)、身份、事由及預(yù)計停留時長；對接人填寫《訪客接待登記表》（表3-1），提交至行政部。信息確認(rèn)：行政部與訪客再次確認(rèn)信息（到訪時間、是否需要車輛接送/住宿安排等），特殊情況（如重要客戶、上級領(lǐng)導(dǎo)）需提前制定詳細(xì)接待方案（含陪同人員、行程安排、禮品等）。2.接待準(zhǔn)備信息通知：行政部提前通知相關(guān)部門（如前臺、會議室、茶水間）訪客信息，保證前臺知曉接待流程，會議室已預(yù)留（如需）。物料準(zhǔn)備：根據(jù)訪客身份準(zhǔn)備物料：普通訪客（飲用水、公司宣傳冊）；重要訪客（茶水/咖啡、水果、禮品、專屬停車券）；應(yīng)聘者（崗位說明書、應(yīng)聘登記表、公司介紹PPT）。3.迎接與引導(dǎo)前臺接待：訪客抵達時，前臺主動問候（“您好，請問找哪位？”），核對《訪客接待登記表》信息（姓名、對接人、事由），請訪客填寫《外來人員登記表》（含身份證號、聯(lián)系方式，信息保密），發(fā)放訪客證（佩戴胸前）。引導(dǎo)至接待區(qū)：前臺通知對接人，引導(dǎo)訪客至接待區(qū)（或會議室），途中簡要介紹公司環(huán)境（如“這是我們的辦公區(qū)，那邊是茶水間”）；重要訪客需由對接人或行政專員至公司門口迎接。4.接待服務(wù)基礎(chǔ)服務(wù)：為訪客提供飲用水（水溫適中，杯身無污漬），重要訪客主動詢問是否需要茶水/咖啡（如“請問您喝咖啡還是茶？我們這里有拿鐵、綠茶”）；接待過程中保持安靜，避免大聲喧嘩。溝通協(xié)助：如需，行政專員可協(xié)助準(zhǔn)備會議室（調(diào)試設(shè)備、擺放資料），提供翻譯服務(wù)（如遇外籍訪客），或暫時回避（需經(jīng)對接人同意）。5.送別與記錄送別禮儀：訪客離開時，對接人或行政專員送至公司門口（或電梯口），禮貌道別（“感謝您的到訪，期待下次再見”）；重要訪客可安排車輛送至機場/車站。記錄歸檔：行政專員更新《訪客接待登記表》（記錄到訪時間、離開時間、接待情況），將《外來人員登記表》存檔（保存期限1年），重要接待需整理接待總結(jié)（含訪客反饋、改進建議）。（三）配套表單模板表3-1訪客接待登記表接待日期到訪時間離開時間訪客姓名單位職務(wù)聯(lián)系方式接待人事由接待區(qū)域2023-10-1114:0015:30*劉總科技有限公司總經(jīng)理138*商務(wù)洽談3樓會議室表3-2外來人員登記表姓名性別身份證號聯(lián)系方式到訪事由接待單位接待人進入時間離開時間備注*趙先生男32011395678應(yīng)聘人力資源部*王芳09:0010:30（四）關(guān)鍵注意事項訪客需提前預(yù)約，臨時到訪（如未預(yù)約）需聯(lián)系對接人確認(rèn)，經(jīng)同意后方可接待；拒絕接待無關(guān)或可疑人員。前臺需核對訪客信息，發(fā)放訪客證，無證人員禁止進入辦公區(qū)；重要訪客（如客戶、上級）需提前通知安保部。接待過程中注意保密，不泄露公司敏感信息（如未公開項目、財務(wù)數(shù)據(jù)）；涉密會議需在獨立會議室進行，禁止訪客隨意走動。訪客離開后及時清理接待區(qū)，保持環(huán)境整潔；禮品贈送需符合公司規(guī)定，避免違規(guī)饋贈。四、文件流轉(zhuǎn)管理流程（一）適用工作情境公司內(nèi)部文件（如通知、報告、申請、制度等）的起草、審核、簽發(fā)、傳閱、歸檔及外部來文處理。（二）標(biāo)準(zhǔn)化操作步驟1.文件起草內(nèi)容規(guī)范：文件內(nèi)容需準(zhǔn)確、簡潔、邏輯清晰，符合公文格式（標(biāo)題、主送機關(guān)、附件、發(fā)文機關(guān)、成文日期）；重要文件（如制度、方案）需附編制說明（起草背景、目的、依據(jù)）。格式要求：標(biāo)題用二號小標(biāo)宋簡體，用三號仿宋GB2312，行距28磅，頁碼居中；電子檔文件命名規(guī)則為“文件類型-部門-名稱-日期”（如“通知-行政部-2023年國慶放假安排-20230930”）。2.審核部門審核：起草人將文件提交至部門負(fù)責(zé)人審核，重點審核內(nèi)容真實性、部門職責(zé)匹配度、可行性；審核通過后簽字確認(rèn)，退回起草人修改。跨部門審核：涉及多部門職責(zé)的文件（如采購制度），需發(fā)送至相關(guān)部門會簽（如財務(wù)部、法務(wù)部），會簽部門在1個工作日內(nèi)反饋意見，起草人匯總修改后提交至分管領(lǐng)導(dǎo)。3.簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)：審核通過后的文件提交至對應(yīng)簽發(fā)領(lǐng)導(dǎo)（一般文件：部門負(fù)責(zé)人；重要文件：分管領(lǐng)導(dǎo)；公司級文件：總經(jīng)理），簽發(fā)人需在《文件流轉(zhuǎn)審批單》（表4-1）上簽字，明確“同意”“同意但需修改”“不同意”意見。編號登記：簽發(fā)后的文件由行政部統(tǒng)一編號（如“行字〔2023〕號”），登記《文件發(fā)文登記表》（表4-2），加蓋公司公章（或部門章），保證印章使用規(guī)范（登記用印時間、用印人、文件名稱、份數(shù)）。4.分發(fā)與傳閱分發(fā)：需執(zhí)行的文件（如通知、制度）由行政部按份數(shù)分發(fā)至各部門，填寫《文件分發(fā)簽收表》（表4-3），接收人簽字確認(rèn)；電子檔文件通過企業(yè)/郵件發(fā)送，需確認(rèn)已讀。傳閱：需傳閱的文件（如會議紀(jì)要、報告）由行政部登記后，按傳閱順序傳遞，傳閱人需在《文件傳閱登記表》（表4-4）上簽字并注明意見，傳閱后及時收回，避免滯留。5.執(zhí)行與歸檔執(zhí)行跟蹤：涉及執(zhí)行的文件（如工作計劃、制度），各部門需在規(guī)定時間內(nèi)落實，行政部跟蹤執(zhí)行情況，未按時執(zhí)行的需向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報。歸檔管理：執(zhí)行完畢或具有保存價值的文件，由行政部收集、整理（電子檔分類存入共享文件夾，紙質(zhì)檔按“年度-文件類型”排序），編制《文件歸檔目錄》（表4-5），存入檔案柜，保存期限按公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行（如制度類永久保存，通知類保存1-3年）。（三）配套表單模板表4-1文件流轉(zhuǎn)審批單文件名稱起草部門起草人日期部門審核意見：簽字：日期：跨部門會簽意見：簽字：日期：分管領(lǐng)導(dǎo)意見：簽字：日期：總經(jīng)理意見：簽字：日期：表4-2文件發(fā)文登記表發(fā)文日期文件編號文件名稱密級（□公開/□內(nèi)部/□秘密）份數(shù)分發(fā)部門簽收人用印人2023-10-12行字〔2023〕05號關(guān)于2023年國慶放假安排的通知公開10各部門*小華*王經(jīng)理表4-3文件分發(fā)簽收表文件名稱文件編號分發(fā)日期接收部門接收人簽收日期備注2023年第四季度工作計劃計字〔2023〕10號2023-10-01市場部*2023-10-01表4-4文件傳閱登記表傳閱日期文件名稱傳閱人傳閱意見簽字日期歸還日期2023-10-1310月會議紀(jì)要*同意2023-10-132023-10-142023-10-1310月會議紀(jì)要*建議補充數(shù)據(jù)2023-10-132023-10-14表4-5文件歸檔目錄歸檔日期文件編號文件名稱保存期限存放位置備注2023-10-15行字〔2023〕05號關(guān)于2023年國慶放假安排的通知1年檔案柜-2023-通知類（四）關(guān)鍵注意事項文件起草需使用公司統(tǒng)一模板，避免格式混亂；涉密文件（如財務(wù)數(shù)據(jù)、未公開項目）需標(biāo)注“秘密”，嚴(yán)格控制傳閱范圍。審核環(huán)節(jié)需嚴(yán)格把關(guān)，內(nèi)容不實、格式不符的文件退回修改；簽發(fā)后不得擅自修改，確需修改的需重新走審批流程。文件分發(fā)需登記簽收，保證責(zé)任到人；傳閱文件需及時收回，避免丟失或信息泄露。歸檔文件需完整、清晰，電子檔與紙質(zhì)檔一致；檔案柜需上鎖，由行政專員專人管理，借閱需登記。五、辦公環(huán)境維護流程（一）適用工作情境辦公區(qū)域（前臺、會議室、工位、走廊、茶水間等）的清潔、綠植養(yǎng)護、設(shè)施報修及環(huán)境優(yōu)化。（二）標(biāo)準(zhǔn)化操作步驟1.日常清潔管理清潔標(biāo)準(zhǔn)：行政部制定《辦公區(qū)域清潔標(biāo)準(zhǔn)》（表5-1），明確各區(qū)域清潔頻次與要求（如工位每日下班后整理，會議室每使用后清潔，衛(wèi)生間每2小時清潔1次）。清潔安排：行政部聘請專業(yè)保潔公司，簽訂清潔服務(wù)合同，明確清潔范圍、頻次、考核標(biāo)準(zhǔn)；保潔人員每日7:00-8:00完成公共區(qū)域清潔（地面、桌面、垃圾桶等），員工每日整理個人工位（文件歸檔、物品擺放整齊）。2.綠植養(yǎng)護綠植配置：根據(jù)辦公區(qū)域面積配置綠植（前臺：大型綠植如發(fā)財樹；工位：小型綠植如綠蘿、多肉），綠植數(shù)量占比不低于辦公面積的10%。養(yǎng)護管理：行政部聯(lián)系專業(yè)綠植養(yǎng)護公司，每2周修剪、澆水、施肥1次，及時更換枯萎、病蟲害綠植；員工需愛護綠植，禁止隨意移動或澆水。3.設(shè)施報修與維護報修流程：設(shè)施（如空調(diào)、打印機、燈具、水龍頭）出現(xiàn)故障時，員工填寫《設(shè)施報修單》（表5-2），注明故障位置、問題描述、報修人，提交至行政部；緊急故障（如漏水、停電）需電話通知行政部（*小華，分機號123），行政部30分鐘內(nèi)響應(yīng)。維修跟進：行政部根據(jù)故障類型聯(lián)系維修人員（內(nèi)部維修員/外部供應(yīng)商），維修完成后，員工確認(rèn)故障是否排除，在《設(shè)施報修單》簽字；行政部定期統(tǒng)計報修率，分析高頻故障原因（如打印機頻繁故障需考慮更換設(shè)備）。4.環(huán)境優(yōu)化與檢查環(huán)境優(yōu)化：行政部定期收集員工對辦公環(huán)境的建議（如增加休息區(qū)綠植、調(diào)整空調(diào)溫度），每季度組織1次“辦公環(huán)境優(yōu)化行動”（如工位評比、綠植認(rèn)養(yǎng)）。定期檢查：行政部每周五下午進行辦公環(huán)境檢查，填寫《辦公環(huán)境巡檢表》（表5-3），對不符合項（如工位雜亂、垃圾桶未清）通知整改，整改完成后復(fù)查。（三）配套表單模板表5-1辦公區(qū)域清潔標(biāo)準(zhǔn)區(qū)域清潔頻次清潔要求責(zé)任人前臺每日上班前地面無污漬，桌面整潔，綠植無枯葉保潔人員工位每日下班前文件歸檔，物品擺放整齊，垃圾桶清空員工會議室每使用后桌椅歸位，設(shè)備關(guān)閉，地面無雜物保潔人員衛(wèi)生間每2小時1次地面干燥，無異味，洗手液、紙巾充足保潔人員表5-2設(shè)施報修單報修日期報修時間故障位置故障描述報修人聯(lián)系方式響應(yīng)時間維修時間維修結(jié)果（□已解決/□未解決）維修人簽字確認(rèn)2023-10-1614:303樓會議室空調(diào)不制冷*趙六139789014:3015:00已解決*李師傅表5-3辦公環(huán)境巡檢表巡檢日期巡檢區(qū)域存在問題整改責(zé)任人整改時限整改結(jié)果（□已整改/□未整改）復(fù)查人2023-10-20市場部工位文件堆放雜亂*2023-10-20已整改*小華（四）關(guān)鍵注意事項保潔人員需按清潔標(biāo)準(zhǔn)操作，避免影響員工辦公（如清潔工位時需提前通知員工）；清潔用品需環(huán)保，避免刺激性氣味。設(shè)施報修需詳細(xì)描述故障，便于維修人員快速定位；維修過程中需做好安全防護（如高空作業(yè)需系安全帶）。員工需自覺維護辦公環(huán)境，禁止在公共區(qū)域吸煙、亂扔垃圾；行政部定期開展“文明辦公”宣傳。綠植養(yǎng)護需選擇無毒、無害品種，避免員工過敏；定期檢查綠植生長情況，及時更換不適宜室內(nèi)環(huán)境的品種。六、固定資產(chǎn)管理流程（一）適用工作情境公司固定資產(chǎn)（如電腦、打印機、辦公家具、設(shè)備等）的申購、入庫、領(lǐng)用、調(diào)撥、盤點及報廢。（二）標(biāo)準(zhǔn)化操作步驟1.固定資產(chǎn)申購需求申請：部門因工作需要新增固定資產(chǎn)時，填寫《固定資產(chǎn)申購單》（表6-1），注明資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)估單價、用途、使用人，提交至部門負(fù)責(zé)人審核。審批與采購：部門負(fù)責(zé)人審核通過后，行政部核查現(xiàn)有資產(chǎn)（避免重復(fù)購置），提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批；審批通過后，采購負(fù)責(zé)人按“貨比三家”原則采購（金額≥10000元需公開招標(biāo)），保證資產(chǎn)質(zhì)量與性價比。2.入庫與登記到貨驗收：資產(chǎn)送達后，行政專員與采購負(fù)責(zé)人共同驗收（核對名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、配件是否齊全），驗收合格后填寫《固定資產(chǎn)入庫驗收單》（表6-2）；不合格資產(chǎn)拒收，通知采購商退換貨。貼標(biāo)與登記：驗收合格的資產(chǎn)粘貼固定資產(chǎn)標(biāo)簽（標(biāo)注編號、名稱、入庫日期、使用人），錄入固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)（唯一資產(chǎn)編號），登記《固定資產(chǎn)臺賬》（表6-3）（電子+紙質(zhì)），保證賬、卡、物相符。3.領(lǐng)用與調(diào)撥領(lǐng)用登記：員工領(lǐng)用資產(chǎn)時，填寫《固定資產(chǎn)領(lǐng)用登記表》（表6-4），注明資產(chǎn)編號、領(lǐng)用日期、使用人、保管人，簽字確認(rèn)后領(lǐng)用；離職人員需將資產(chǎn)交還行政部，辦理交接手續(xù)。內(nèi)部調(diào)撥：部門間資產(chǎn)調(diào)撥需填寫《固定資產(chǎn)調(diào)撥單》（表6-5），經(jīng)原使用部門、新使用部門、行政部負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，行政部更新臺賬（變更使用人、存放地點）。4.盤點與報廢定期盤點：行政部每半年組織1次固定資產(chǎn)盤點，核對系統(tǒng)臺賬與實際資產(chǎn)，編制《固定資產(chǎn)盤點表》（表6-6），對盤盈、盤虧、閑置資產(chǎn)分析原因，形成盤點報告提交至領(lǐng)導(dǎo)層。報廢處置：無法使用或報廢的資產(chǎn)（如使用年限到期、損壞無法修復(fù)），由使用部門填寫《固定資產(chǎn)報廢申請表》（表6-7），注明資產(chǎn)信息、報廢原因、殘值估計，經(jīng)行政部鑒定、領(lǐng)導(dǎo)審批后，聯(lián)系合規(guī)機構(gòu)回收，回收款項交至財務(wù)部；嚴(yán)禁私自處置固定資產(chǎn)。（三）配套表單模板表6-1固定資產(chǎn)申購單申購部門申請人日期資產(chǎn)名