一、適用范圍與發(fā)起時(shí)機(jī)本采購申請與審批流程適用于企業(yè)內(nèi)部各類物資、服務(wù)采購需求，包括但不限于辦公設(shè)備、生產(chǎn)原材料、外包服務(wù)、營銷物料等常規(guī)采購項(xiàng)目。當(dāng)部門因工作需要新增采購需求時(shí)，需提前通過本流程發(fā)起申請，保證采購行為規(guī)范、資源合理配置，避免臨時(shí)采購導(dǎo)致的成本失控或供應(yīng)延誤。二、全流程操作指引1.需求發(fā)起與申請單填寫操作人：采購需求部門申請人（如行政專員、生產(chǎn)主管等）操作內(nèi)容：明確采購項(xiàng)目名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、總價(jià)等核心信息，保證描述準(zhǔn)確無歧義（例如“筆記本電腦：聯(lián)想ThinkPadX1，i7處理器，16G內(nèi)存，512G固態(tài)硬盤，數(shù)量2臺(tái)”）。填寫采購用途說明，需具體關(guān)聯(lián)工作場景（如“用于市場部新員工辦公配置”“生產(chǎn)車間A線備件更換”）。如有供應(yīng)商意向，可填寫備選供應(yīng)商名稱及報(bào)價(jià)（非必需，但有助于后續(xù)比價(jià)）。相關(guān)附件，如需求部門內(nèi)部會(huì)議紀(jì)要、技術(shù)參數(shù)說明、歷史采購記錄等，支撐采購必要性。注意事項(xiàng)：預(yù)估單價(jià)需參考?xì)v史采購價(jià)或市場均價(jià)，避免虛高；數(shù)量需根據(jù)實(shí)際需求測算，避免過量采購。2.部門負(fù)責(zé)人初審操作人：需求部門負(fù)責(zé)人（如行政部經(jīng)理、生產(chǎn)部經(jīng)理）操作內(nèi)容：核查采購需求的合理性：是否符合部門年度工作計(jì)劃、是否為必要支出（例如非緊急的豪華型設(shè)備采購需說明理由）。審批采購預(yù)算：對照部門預(yù)算額度，確認(rèn)本次采購是否超預(yù)算，如超預(yù)算需標(biāo)注“超預(yù)算”并說明資金來源（如專項(xiàng)申請、成本調(diào)劑等）。在申請單“部門負(fù)責(zé)人意見”欄簽署意見（“同意”/“不同意，理由：X”），并簽字確認(rèn)。注意事項(xiàng)：初審需在收到申請后1個(gè)工作日內(nèi)完成，避免延誤采購進(jìn)度；對模糊需求可要求申請人補(bǔ)充說明。3.財(cái)務(wù)部門預(yù)算與合規(guī)審核操作人：財(cái)務(wù)部審核專員操作內(nèi)容：核對采購預(yù)算：對照企業(yè)年度預(yù)算及部門預(yù)算余額，確認(rèn)本次采購金額在預(yù)算范圍內(nèi)；超預(yù)算項(xiàng)目需核查是否有上級審批文件。審核合規(guī)性：檢查采購項(xiàng)目是否符合企業(yè)財(cái)務(wù)制度（如是否需簽訂合同、是否需履行比價(jià)程序、是否涉及采購等）。審核價(jià)格合理性：對大額采購（如單筆超5萬元），要求提供至少2家供應(yīng)商的書面報(bào)價(jià)或市場詢價(jià)記錄，對比價(jià)格差異是否合理。在“財(cái)務(wù)部門意見”欄簽署意見（“預(yù)算合規(guī)，同意”/“預(yù)算不足，需調(diào)整”/“價(jià)格不合規(guī)，建議重新比價(jià)”），并簽字蓋章。注意事項(xiàng)：財(cái)務(wù)審核需在1-2個(gè)工作日內(nèi)完成；對價(jià)格異常項(xiàng)目（如遠(yuǎn)低于或高于市場均價(jià)）需及時(shí)反饋需求部門核實(shí)。4.分管領(lǐng)導(dǎo)審批操作人：分管采購/行政/業(yè)務(wù)的副總經(jīng)理或總監(jiān)操作內(nèi)容：根據(jù)采購金額及重要性分級審批：金額在1萬元（含）以下：由分管領(lǐng)導(dǎo)直接審批；金額在1萬-5萬元（含）：需結(jié)合財(cái)務(wù)意見，重點(diǎn)審批必要性及性價(jià)比；金額超5萬元：需提交總經(jīng)理辦公會(huì)集體審議（此步驟可根據(jù)企業(yè)規(guī)模調(diào)整）。在“分管領(lǐng)導(dǎo)意見”欄簽署審批意見，明確是否同意執(zhí)行，并簽字確認(rèn)。注意事項(xiàng)：分管領(lǐng)導(dǎo)需關(guān)注采購項(xiàng)目對整體工作的影響，優(yōu)先保障核心業(yè)務(wù)需求。5.總經(jīng)理/決策層終審（如需）操作人：總經(jīng)理或企業(yè)決策層授權(quán)人操作內(nèi)容：針對大額采購（如單筆超10萬元）、戰(zhàn)略物資采購或涉及重要業(yè)務(wù)的采購項(xiàng)目，進(jìn)行最終審批。重點(diǎn)評估采購項(xiàng)目對企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的支撐、長期成本效益及風(fēng)險(xiǎn)控制。在“總經(jīng)理意見”欄簽署“同意執(zhí)行”/“否決，理由：X”，并簽字確認(rèn)。注意事項(xiàng)：終審需在收到完整材料后2個(gè)工作日內(nèi)完成，保證重大決策高效且審慎。6.采購執(zhí)行與反饋操作人：采購部專員操作內(nèi)容：收到審批通過的申請單后，1個(gè)工作日內(nèi)聯(lián)系供應(yīng)商確認(rèn)供貨周期、付款方式等細(xì)節(jié)。按企業(yè)采購制度選擇采購方式（如直接采購、招標(biāo)采購、詢價(jià)采購等），簽訂采購合同（如金額超3萬元需簽訂書面合同）。跟蹤采購進(jìn)度，保證物資/服務(wù)按時(shí)交付，如有延遲需及時(shí)反饋給需求部門及審批人。物資到貨后，通知需求部門進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后在《采購驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)。注意事項(xiàng)：采購過程中需優(yōu)先選擇合格供應(yīng)商名錄內(nèi)的企業(yè)，保證質(zhì)量與售后；保留采購合同、發(fā)票、驗(yàn)收單等原始憑證。7.歸檔管理操作人：采購部/行政部檔案管理員操作內(nèi)容：將審批完成的《采購申請單》、合同、驗(yàn)收單、發(fā)票等資料整理歸檔，按“申請日期+采購項(xiàng)目名稱”編號(hào)存檔。電子檔案同步至企業(yè)OA系統(tǒng)或共享服務(wù)器，便于后續(xù)查閱。注意事項(xiàng)：檔案保存期限不少于5年，涉及法律糾紛的項(xiàng)目需延長保存期限。三、采購申請單模板采購申請單編號(hào)：[年份]-[部門代碼]-[序號(hào)，如2024-XY-001]申請部門申請人申請日期年月日采購項(xiàng)目明細(xì)序號(hào)物資/服務(wù)名稱12合計(jì)金額（大寫）采購用途說明（需詳細(xì)說明與工作的關(guān)聯(lián)性，如“用于項(xiàng)目研發(fā)設(shè)備配置”）附件清單（如需求說明、技術(shù)參數(shù)、報(bào)價(jià)單等，請注明份數(shù)）審批流程審核環(huán)節(jié)意見/簽字部門負(fù)責(zé)人分管領(lǐng)導(dǎo)采購部執(zhí)行情況實(shí)際采購金額元（大寫：）備注（如采購方式、合同編號(hào)、特殊說明等）四、使用要點(diǎn)與常見問題提示信息完整性：申請單中“物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、用途說明”等核心信息必須填寫完整，避免模糊表述（如“一批辦公用品”“電腦若干”），否則可能導(dǎo)致審批退回。提前規(guī)劃：常規(guī)采購建議提前3-5個(gè)工作日發(fā)起申請，緊急采購需在申請單中標(biāo)注“緊急”，并說明原因（如“生產(chǎn)線突發(fā)故障，需48小時(shí)內(nèi)到貨”），審批流程可適當(dāng)簡化，但需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)口頭確認(rèn)。審批順序：嚴(yán)格按“部門負(fù)責(zé)人→財(cái)務(wù)→分管領(lǐng)導(dǎo)→總經(jīng)理（如需）”順序?qū)徟坏媚嫘谢蛟郊墝徟?，否則申請單無效。預(yù)算控制：未納入年度預(yù)算的采購項(xiàng)目，需提前提交《預(yù)算調(diào)整申請》，經(jīng)財(cái)務(wù)部門及總經(jīng)理審批后方可發(fā)起采購流程。驗(yàn)收反饋：物資到貨后，需求部門需在2個(gè)工作日內(nèi)完成驗(yàn)收，