企業(yè)物資采購招標及審批工具指南一、適用場景與對象本工具適用于各類企業(yè)（含制造業(yè)、服務(wù)業(yè)、事業(yè)單位等）的物資采購招標及審批管理場景，具體包括但不限于：生產(chǎn)設(shè)備、原材料等大宗物資采購；辦公用品、IT設(shè)備等常規(guī)物資采購；工程服務(wù)、咨詢服務(wù)等外包類項目采購；達到企業(yè)規(guī)定的招標金額標準（如單筆采購金額≥5萬元）或需通過公開招標方式降低成本的采購需求。涉及部門包括采購需求部門、采購部、財務(wù)部、法務(wù)部、審計部及企業(yè)管理層，需多部門協(xié)同完成全流程管控。二、標準化操作流程（一）需求發(fā)起與部門初審需求部門提交申請采購需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《物資采購需求申請表》（詳見模板一），明確采購物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預估單價、預算總額、用途、到貨時間等關(guān)鍵信息，并附技術(shù)參數(shù)要求（如有）。需求部門負責人對申請內(nèi)容的真實性、必要性進行審核簽字，保證采購需求符合部門年度預算計劃。采購部初審采購部收到申請后，1個工作日內(nèi)完成初審，重點核查：需求描述是否清晰，技術(shù)參數(shù)是否明確；預算金額是否符合企業(yè)招標標準（如低于標準可轉(zhuǎn)為詢價采購）；是否存在重復采購或可替代方案。初審通過后，進入下一環(huán)節(jié)；駁回則需需求部門補充材料或重新申請。（二）招標方案制定與審批編制招標方案采購部根據(jù)需求內(nèi)容，制定《招標方案審批表》（詳見模板二），明確招標方式（公開招標/邀請招標）、招標范圍、投標人資格要求、評標方法（如最低評標價法/綜合評分法）、時間安排（公告發(fā)布、投標截止、開標時間等）及預算控制目標。多部門聯(lián)合審批招標方案提交至財務(wù)部（審核預算合理性）、法務(wù)部（審核合規(guī)性）、審計部（審核流程規(guī)范性）會簽，最終由企業(yè)分管領(lǐng)導或總經(jīng)理審批。審批通過后，采購部啟動招標文件編制工作。（三）招標文件編制與審核編制招標文件采購部根據(jù)審批通過的招標方案，編制正式招標文件，包含以下核心內(nèi)容：投標邀請函（或招標公告）；投標人須知（包括投標截止時間、開標地點、投標保證金要求等）；采購需求及技術(shù)規(guī)格；合同主要條款（付款方式、交付期限、違約責任等）；評標標準與方法（詳細評分細則）；投標文件格式（如投標函、技術(shù)方案、報價明細等）。文件審核與發(fā)布招標文件需經(jīng)法務(wù)部（審核法律條款合規(guī)性）、需求部門（審核技術(shù)參數(shù)準確性）、采購部負責人（審核流程完整性）三級審核，通過后加蓋企業(yè)公章。公開招標：通過企業(yè)官網(wǎng)、采購平臺或第三方招標網(wǎng)站發(fā)布招標公告，公告期不少于5個工作日；邀請招標：向3家及以上合格供應(yīng)商發(fā)出投標邀請書，需提供邀請理由說明。（四）投標接收與開標組織投標文件接收采購部在投標截止時間前，安排專人接收投標文件，核對投標人信息、保證金繳納憑證（如有），填寫《投標文件接收登記表》（詳見模板三），記錄接收時間、文件密封情況等，并由投標人代表簽字確認。投標截止時間后送達的文件，一律不予接收。開標組織按照招標文件規(guī)定的時間、地點組織開標，邀請采購需求部門、財務(wù)部、審計部、法務(wù)部及投標人代表（自愿參加）到場監(jiān)督。開標流程：檢查投標文件密封情況，確認無誤后拆封；公唱投標人名稱、投標報價、技術(shù)方案要點等關(guān)鍵信息；制作《開標記錄表》（詳見模板四），由所有到場監(jiān)督人簽字確認。（五）評標與定標組建評標委員會評標委員會由企業(yè)代表（采購部、需求部門、財務(wù)部等）及外部專家（占比≥1/3）組成，成員人數(shù)為5人及以上單數(shù)，與投標人有利害關(guān)系的人員需回避。評標過程評標委員會嚴格按照招標文件載明的評標標準進行評審，可采用兩輪評審：初審：檢查投標文件是否實質(zhì)性響應(yīng)招標要求（如資格、技術(shù)參數(shù)、工期等），剔除無效投標；詳細評審：對有效投標按評分細則打分（如報價、技術(shù)方案、企業(yè)資質(zhì)、售后服務(wù)等），形成《評標記錄表》（詳見模板五）。定標與公示評標委員會根據(jù)評審結(jié)果，推薦1-3名中標候選人，排序說明推薦理由；采購部將評標報告、中標候選人名單提交企業(yè)管理層審批，確定中標單位；中標結(jié)果公示期不少于3個工作日，公示內(nèi)容包括中標單位名稱、中標金額、主要標的等，接受監(jiān)督。（六）中標公示與合同審批發(fā)出中標通知書公示無異議后，采購部向中標單位發(fā)出《中標通知書》（詳見模板六），明確雙方權(quán)利義務(wù)，約定合同簽訂時限（通常為10個工作日內(nèi)）。合同文本擬定與審批采購部與中標單位根據(jù)招標文件及投標文件擬定正式合同文本，重點約定：標的物詳情、價格與付款方式、交付與驗收標準、違約責任、爭議解決方式等；合同文本經(jīng)法務(wù)部（審核法律條款）、財務(wù)部（審核付款條款）、采購部（審核商務(wù)條款）及企業(yè)分管領(lǐng)導審批后，加蓋企業(yè)公章及合同專用章。（七）合同簽訂與執(zhí)行跟蹤合同簽訂雙方授權(quán)代表簽字并加蓋公章后，合同正式生效，采購部將合同副本分發(fā)至需求部門、財務(wù)部、審計部等相關(guān)部門。執(zhí)行跟蹤采購部負責跟蹤合同履行情況，包括供應(yīng)商生產(chǎn)/備貨進度、物流運輸安排等，保證按期交付；需求部門配合做好到貨驗收準備，如遇問題及時反饋至采購部協(xié)調(diào)解決。（八）驗收與付款結(jié)算貨物/服務(wù)驗收中標單位交付標的物后，由需求部門牽頭，采購部、財務(wù)部、法務(wù)部（如需）共同參與驗收，對照合同及技術(shù)參數(shù)進行核對，填寫《采購驗收單》（詳見模板七），明確驗收結(jié)論（合格/不合格）。驗收不合格的，需注明原因并要求供應(yīng)商限期整改，整改后重新驗收。付款審批與結(jié)算驗收合格后，供應(yīng)商開具合規(guī)發(fā)票，采購部收集合同、驗收單、發(fā)票等資料，填寫《付款審批單》（詳見模板八），按企業(yè)財務(wù)審批流程辦理付款；財務(wù)部根據(jù)合同約定支付方式（如預付款、進度款、尾款）完成結(jié)算，保證資金支付規(guī)范。（九）資料歸檔采購部負責將全流程資料整理歸檔，包括：采購需求申請表、招標方案、招標文件、投標文件、開標記錄、評標報告、中標通知書、合同文本、驗收單、付款憑證等，形成“一采購一檔案”，保存期限不少于5年（按企業(yè)檔案管理規(guī)定執(zhí)行）。三、關(guān)鍵環(huán)節(jié)工具模板模板一：物資采購需求申請表申請部門申請日期預算編號采購物資名稱規(guī)格型號單位預估單價（元）預算總額（元）資金來源需求部門說明（用途、技術(shù)參數(shù)、到貨時間等）：需求部門負責人簽字：日期：采購部初審意見：初審人：日期：財務(wù)部審核意見（預算）：審核人：日期：|模板二：招標方案審批表招標項目名稱項目編號招標方式□公開招標□邀請招標招標范圍投標人資格要求（如資質(zhì)、業(yè)績等）：評標方法□最低評標價法□綜合評分法（評分細則另附）時間安排（計劃）：公告發(fā)布：年月日；投標截止：年月日；開標時間：年月日預算控制目標（元）：|

采購部意見：負責人：日期：|財務(wù)部意見：審核人：日期：|法務(wù)部意見：審核人：日期：|企業(yè)管理層審批意見：審批人：日期：|模板三：投標文件接收登記表招標項目名稱項目編號接收日期接收時間投標單位名稱聯(lián)系人聯(lián)系電話投標文件密封情況□完好□破損投標保證金繳納情況□已繳□未繳文件清單（如投標函、技術(shù)方案、報價表等）：接收人簽字：投標單位代表簽字：模板四：開標記錄表招標項目名稱項目編號開標時間開標地點序號投標單位名稱投標報價（元）投標保證金（元）12…………開標過程記錄：參與監(jiān)督部門及人員簽字：采購部：需求部門：財務(wù)部：審計部：模板五：評標記錄表招標項目名稱項目編號評標時間評標地點評標委員會成員簽字：序號投標單位報價（元）技術(shù)評分（權(quán)重%）12…………評標意見：評標委員會主任簽字：日期：模板六：中標通知書中標單位名稱項目編號招標項目名稱中標內(nèi)容（物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等）：中標金額（元）：工期/交付時間：請貴單位于年月日前到我方簽訂采購合同，逾期未視為放棄中標。招標人（蓋章）：日期：模板七：采購驗收單合同編號驗收日期驗收地點采購物資名稱規(guī)格型號單位供應(yīng)商名稱到貨日期驗收標準（依據(jù)合同/技術(shù)參數(shù)）：驗收內(nèi)容與結(jié)果：□全部合格□部分合格（不合格項說明：）驗收小組簽字：需求部門：采購部：財務(wù)部：|模板八：付款審批單合同編號供應(yīng)商名稱付款階段□預付款□進度款□尾款付款金額（元）：付款依據(jù)：□合同□驗收單□發(fā)票（號碼：）采購部意見：負責人：日期：財務(wù)部意見：審核人：日期：|企業(yè)管理層審批意見：審批人：日期：|四、使用與管理要點合規(guī)性優(yōu)先：嚴格遵守《中華人民共和國招標投標法》《中華人民共和國采購法》及企業(yè)內(nèi)部采購管理制度，嚴禁規(guī)避招標、虛假招標、圍標串標等行為。職責明確：需求部門對采購需求的真實性負責，采購部對招標流程規(guī)范性負責，財務(wù)部對資金支付合規(guī)性負責，審計部對全流程進行監(jiān)督，保證各環(huán)節(jié)權(quán)責清晰。風險控制：