行政公文撰寫及格式標準工具模板一、適用工作場景行政公文是政機關、企事業(yè)單位在公務活動中形成并使用的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，適用于以下場景：內(nèi)部事務傳達：如單位內(nèi)部工作部署、制度發(fā)布、會議通知、人事任免等；對外公務溝通：如與其他單位商洽工作、請求支持、答復詢問等；向上級匯報請示：如工作進展匯報、重大事項請示、資金申請等；對下級指導安排：如任務分配、政策傳達、工作要求等；事項告知與確認：如活動通知、表彰決定、問題通報等。二、標準撰寫流程行政公文撰寫需嚴格遵循“準備—擬稿—審核—簽發(fā)—印發(fā)”流程，保證內(nèi)容準確、格式規(guī)范、程序合規(guī)。（一）準備階段：明確核心要素確定發(fā)文事由：明確公文要解決的核心問題或傳達的主要內(nèi)容，如“關于召開2024年度工作總結會議的通知”“關于申請購置辦公設備的請示”。選擇合適文種：根據(jù)行文目的和隸屬關系選擇文種，常見文種包括：上行文：請示（請求指示、批準）、報告（匯報工作、反映情況）；下行文：通知（傳達要求、批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)）、通報（表彰先進、批評錯誤）、決定（重要事項決策）、批復（答復請示）；平行文：函（商洽工作、詢問答復）、紀要（會議記錄）。收集基礎材料：整理與發(fā)文事由相關的數(shù)據(jù)、政策依據(jù)、背景資料等，保證內(nèi)容真實、有據(jù)可依。（二）擬稿階段：規(guī)范結構與內(nèi)容按照“標題—主送機關——附件說明—發(fā)文機關署名—成文日期—印章—附注”的結構撰寫：1.標題格式：“發(fā)文機關+事由+文種”（如“*單位關于開展安全生產(chǎn)檢查的通知”）；要求：準確簡潔，不超過50字；轉(zhuǎn)發(fā)類公文可簡化為“轉(zhuǎn)發(fā)+被轉(zhuǎn)發(fā)文件標題+文種”（如“轉(zhuǎn)發(fā)《*市財政局關于加強預算管理的通知》的通知”）。2.主送機關格式：頂格書寫，后加冒號；多個機關用頓號分隔，不同層級機關用逗號分隔（如“各部門、各直屬單位：”）；要求：明確主送范圍，避免“主送：有關單位”等模糊表述；普發(fā)性公文可寫“各有關單位：”。3.結構：一般分為“開頭（發(fā)文依據(jù)/目的）—主體（具體事項/要求）—結尾（執(zhí)行說明/希望）”；開頭：常用“根據(jù)……”“為……”“現(xiàn)就……通知如下”等引出事由；主體：分條列項表述，邏輯清晰，語言簡練（如“一、會議時間……二、會議地點……”）；結尾：通知類常用“特此通知”；請示類常用“妥否，請批示”；報告類常用“特此報告”。要求：使用規(guī)范的書面語，避免口語化、歧義表述；數(shù)據(jù)、名稱需準確無誤（如“2024年1月1日”而非“明年1月1日”）。4.附件說明格式：下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱（如“附件：1.*會議議程”）；要求：如有附件，需在中注明“具體見附件”，附件名稱與標注一致。5.發(fā)文機關署名與成文日期發(fā)文機關署名：寫全稱或規(guī)范化簡稱（如“市人民”“公司”），聯(lián)合行文時主辦機關在前；成文日期：用阿拉伯數(shù)字寫年月日（如“2024年3月15日”），會議通過或簽發(fā)的日期為準。（三）審核階段：保證合規(guī)無誤部門初審：擬稿人完成后，由部門負責人審核內(nèi)容準確性、業(yè)務合規(guī)性；辦公室核稿：辦公室審核格式規(guī)范性、文種適用性、文字表述等，重點檢查標題、主送機關、附件等要素是否齊全；領導簽發(fā)：根據(jù)公文重要性，由分管領導或主要領導簽發(fā)（如請示需報請單位主要負責人審批）。（四）印發(fā)階段：規(guī)范排版與歸檔排版格式：用紙：A4紙，頁碼位于頁腳居中；字體：標題用二號小標宋體，用三號仿宋體，一級標題用三號黑體，二級標題用三號楷體GB2312；行距：行距28磅，段前段后間距0行；頁邊距：上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm。用印與分發(fā)：成文日期上方居中加蓋發(fā)文機關印章（騎年蓋月），通過單位內(nèi)部辦公系統(tǒng)或正式文件印發(fā)，并做好歸檔記錄。三、常用公文模板參考模板1：通知類[發(fā)文機關全稱]關于[事由]的通知主送機關：[開頭]根據(jù)[上級文件/會議精神]，為[目的]，現(xiàn)就[具體事項]通知[主體事項]一、[事項一]：具體內(nèi)容（如時間、地點、要求等）。二、[事項二]：具體內(nèi)容（如人員安排、注意事項等）。[結尾]請各單位高度重視，認真落實，保證[工作目標]。[發(fā)文機關署名][成文日期]模板2：請示類[發(fā)文機關全稱]關于[事由]的請示[主送機關全稱]：[開頭]因[背景情況]，為[目的]，擬[請示事項]。具體[主體事項]一、[事項一]：詳細說明（如資金需求、政策依據(jù)等）。二、[事項二]：詳細說明（如實施步驟、預期效果等）。[結尾]妥否，請批示。[發(fā)文機關署名][成文日期]模板3：報告類[發(fā)文機關全稱]關于[事由]的報告[主送機關全稱]：[開頭]根據(jù)[工作要求]，現(xiàn)將[時間段/事項]情況報告[主體內(nèi)容]一、[工作進展]：已完成事項及成果（數(shù)據(jù)支撐）。二、[存在問題]：分析當前困難或不足。三、[下一步計劃]：擬采取的措施或改進方案。[結尾]特此報告。[發(fā)文機關署名][成文日期]模板4：函類[發(fā)文機關全稱]關于[事由]的函[主送機關全稱]：[開頭]因[事由]，需向貴單位[商洽/詢問/請求]以下事項：[主體事項]一、[事項一]：具體請求或商洽內(nèi)容（如數(shù)據(jù)支持、協(xié)作事項等）。二、[事項二]：其他需要說明的事項。[結尾]請予支持/回復為盼。[發(fā)文機關署名][成文日期]四、撰寫與格式規(guī)范要點（一）格式規(guī)范文種使用：避免混用文種（如“請示”與“報告”不可混用，“請示”需上級批復，“報告”僅需告知）；數(shù)字用法：年份用全稱（如“2024年”），非年份日期可簡寫（如“3月15日”）；標點符號：標題中除書名號、引號外，一般不用標點；中分項用“一、”“（一）”“1.”“（1）”序號，序號后不用標點；印章位置：單一機關行文，印章用紅色，上不壓，下壓成文日期；聯(lián)合行文時，印章排列整齊，每章不超過三行。（二）語言要求準確嚴謹：避免歧義表述（如“大概”“可能”等模糊詞匯）；簡潔莊重：使用公文常用語（如“特此通知”“現(xiàn)將有關事項函告如下”）；邏輯清晰：內(nèi)容按“背景—事項—要求”邏輯展開，避免前后矛盾。（三）常見問題規(guī)避