合同審查及標(biāo)準(zhǔn)化簽署流程工具指南一、適用業(yè)務(wù)場(chǎng)景與觸發(fā)條件本工具適用于企業(yè)各類業(yè)務(wù)合作場(chǎng)景中合同的全生命周期管理，具體包括但不限于：常規(guī)業(yè)務(wù)合作：如采購(gòu)與銷售合同、服務(wù)外包合同、技術(shù)開(kāi)發(fā)合同等，涉及常規(guī)商品買賣或服務(wù)提供的標(biāo)準(zhǔn)化業(yè)務(wù)；特殊條款合同：包含知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬、保密義務(wù)、違約責(zé)任等特殊條款的非標(biāo)業(yè)務(wù)合同；緊急業(yè)務(wù)處理：因市場(chǎng)變化或客戶需求需快速響應(yīng)的短期合作合同；跨部門協(xié)作合同：需法務(wù)、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)部門聯(lián)合審核的內(nèi)部資源調(diào)配或外部合作合同。觸發(fā)條件：當(dāng)業(yè)務(wù)部門需與外部單位或內(nèi)部團(tuán)隊(duì)確立權(quán)利義務(wù)關(guān)系時(shí)，均需啟動(dòng)本流程，保證合同合法、合規(guī)、權(quán)責(zé)清晰。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程與步驟詳解（一）合同發(fā)起與需求提報(bào)責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人（如銷售經(jīng)理、采購(gòu)專員）操作步驟：明確合作背景與核心需求：包括合作對(duì)方基本信息（名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、法定代表人等）、合作標(biāo)的（商品/服務(wù)名稱、規(guī)格、數(shù)量）、合作期限、核心商業(yè)條款（如單價(jià)、總金額、付款方式、交付標(biāo)準(zhǔn)）；收集基礎(chǔ)材料：對(duì)方主體資格證明（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、授權(quán)委托書(shū)）、過(guò)往合作履約記錄（如有）、特殊資質(zhì)文件（如行業(yè)許可證）；填寫《合同立項(xiàng)申請(qǐng)表》（見(jiàn)模板1），說(shuō)明合同urgency（緊急/常規(guī)）、預(yù)算金額、涉及部門，提交部門負(fù)責(zé)人初審。輸出物：《合同立項(xiàng)申請(qǐng)表》、對(duì)方基礎(chǔ)材料、業(yè)務(wù)需求說(shuō)明文檔。（二）合同起草與模板選用責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人（或法務(wù)部門協(xié)助）操作步驟：優(yōu)先選用公司標(biāo)準(zhǔn)化合同模板（如《采購(gòu)合同模板》《銷售合同模板》），在模板基礎(chǔ)上根據(jù)具體業(yè)務(wù)需求修改非核心條款（如標(biāo)的、金額、期限）；無(wú)標(biāo)準(zhǔn)化模板時(shí)，參照《民法典》及相關(guān)法律法規(guī)起草合同，保證合同結(jié)構(gòu)完整（包括當(dāng)事人信息、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款或報(bào)酬、履行期限地點(diǎn)方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方法等核心條款）；涉及特殊業(yè)務(wù)（如跨境合作、知識(shí)產(chǎn)權(quán)許可），需同步附上《特殊條款說(shuō)明表》（見(jiàn)模板2），詳細(xì)解釋條款設(shè)置目的及法律依據(jù)。輸出物：合同草案（含修訂痕跡）、特殊條款說(shuō)明表（如有）。（三）合同審查與風(fēng)險(xiǎn)把控責(zé)任主體：法務(wù)部門（主審）、財(cái)務(wù)部門（金額與條款）、業(yè)務(wù)部門（內(nèi)容準(zhǔn)確性）操作步驟：形式審查：法務(wù)部門檢查合同主體是否適格（如對(duì)方是否為存續(xù)企業(yè)、授權(quán)代表是否有效）、要素是否齊全（如缺少簽字蓋章頁(yè)、金額大小寫不一致等），1個(gè)工作日內(nèi)反饋；實(shí)質(zhì)審查：法務(wù)部門重點(diǎn)審核合法性（如條款是否違反法律強(qiáng)制性規(guī)定）、公平性（如是否存在單方免責(zé)條款）、可執(zhí)行性（如違約責(zé)任是否明確、爭(zhēng)議解決方式是否約定管轄法院）；財(cái)務(wù)部門審核金額與預(yù)算匹配度、付款方式是否符合公司財(cái)務(wù)制度（如預(yù)付款比例、發(fā)票開(kāi)具要求）；業(yè)務(wù)部門確認(rèn)技術(shù)/服務(wù)要求、交付標(biāo)準(zhǔn)等與業(yè)務(wù)需求一致；審查通過(guò)后，法務(wù)部門在《合同審查意見(jiàn)表》（見(jiàn)模板3）中簽署“同意”意見(jiàn)；存在問(wèn)題時(shí)，標(biāo)注修改意見(jiàn)并退回業(yè)務(wù)部門調(diào)整，調(diào)整后重新提交審查。輸出物：《合同審查意見(jiàn)表》（含各環(huán)節(jié)審查意見(jiàn)）、修訂后的合同草案。（四）合同審批與權(quán)限確認(rèn)責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理（根據(jù)合同金額與重要性分級(jí)）操作步驟：分級(jí)審批標(biāo)準(zhǔn)（示例）：金額≤5萬(wàn)元：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人+分管領(lǐng)導(dǎo)審批；5萬(wàn)元＜金額≤50萬(wàn)元：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人+分管領(lǐng)導(dǎo)+法務(wù)負(fù)責(zé)人會(huì)簽；金額＞50萬(wàn)元：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人+分管領(lǐng)導(dǎo)+法務(wù)負(fù)責(zé)人+總經(jīng)理審批；審批人通過(guò)OA系統(tǒng)或紙質(zhì)《合同審批表》（見(jiàn)模板4）審核合同內(nèi)容，重點(diǎn)關(guān)注業(yè)務(wù)必要性、風(fēng)險(xiǎn)可控性、成本效益；所有審批節(jié)點(diǎn)完成后，合同審批表流轉(zhuǎn)至業(yè)務(wù)部門，進(jìn)入簽署環(huán)節(jié)。輸出物：已簽署審批意見(jiàn)的《合同審批表》。（五）合同簽署與用印管理責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人、行政部（用印）、法務(wù)部門（監(jiān)?。┎僮鞑襟E：簽署方式：紙質(zhì)合同：雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字并加蓋公司公章/合同專用章（騎縫章）；電子合同：通過(guò)合法電子簽名平臺(tái)（如e簽寶、法大大）簽署，保證電子簽名符合《電子簽名法》要求；用印申請(qǐng)：業(yè)務(wù)部門持審批通過(guò)的合同文本、《合同審批表》至行政部填寫《用印申請(qǐng)表》（見(jiàn)模板5），注明合同編號(hào)、份數(shù)、用印類型；監(jiān)印與歸檔：行政部核對(duì)用印材料無(wú)誤后蓋章，法務(wù)部門留存合同原件1份，業(yè)務(wù)部門根據(jù)份數(shù)分送對(duì)方單位及存檔部門（如財(cái)務(wù)部、檔案室）。輸出物：簽署完成的合同正本、電子合同存檔文件、《用印申請(qǐng)表》復(fù)印件。（六）合同履行與歸檔管理責(zé)任主體：業(yè)務(wù)部門（履行跟蹤）、檔案室（歸檔）操作步驟：履行跟蹤：業(yè)務(wù)部門按合同約定履行義務(wù)（如交付商品、提供服務(wù)），同步跟蹤對(duì)方履約情況，記錄《合同履行臺(tái)賬》（見(jiàn)模板6），包括履行時(shí)間、成果、對(duì)方反饋等；問(wèn)題處理：對(duì)方違約時(shí)，業(yè)務(wù)部門收集證據(jù)（如逾期交付證明、質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告）并上報(bào)法務(wù)部門，啟動(dòng)爭(zhēng)議解決程序（協(xié)商、仲裁或訴訟）；歸檔管理：合同履行完畢或終止后，業(yè)務(wù)部門將合同正本、審批表、審查意見(jiàn)表、履行臺(tái)賬等材料整理成冊(cè)，移交檔案室統(tǒng)一歸檔，電子合同同步存儲(chǔ)至公司文檔管理系統(tǒng)，保存期限≥10年。輸出物：《合同履行臺(tái)賬》、合同歸檔檔案袋。三、配套工具表單模板模板1：合同立項(xiàng)申請(qǐng)表合同編號(hào)立案日期業(yè)務(wù)部門合作對(duì)方信息名稱：統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：法定代表人：聯(lián)系人/電話：合同基本信息標(biāo)的：金額（大寫）：履行期限：付款方式：業(yè)務(wù)需求說(shuō)明（簡(jiǎn)述合作背景、目的及核心條款需求，可附頁(yè)）部門意見(jiàn)負(fù)責(zé)人簽字：日期：模板2：特殊條款說(shuō)明表合同編號(hào)特殊條款內(nèi)容（條款號(hào)+原文）設(shè)置目的法律依據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估應(yīng)對(duì)措施示例：第5.2條“知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬約定”明確乙方開(kāi)發(fā)成果歸甲方所有保護(hù)公司技術(shù)成果《專利法》第6條乙方可能主張權(quán)利要求乙方簽署《知識(shí)產(chǎn)權(quán)承諾書(shū)》模板3：合同審查意見(jiàn)表合同編號(hào)審查部門審查人審查日期審查環(huán)節(jié)□形式審查□實(shí)質(zhì)審查審查意見(jiàn)（如“合同主體信息需補(bǔ)充對(duì)方營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件”“違約責(zé)任建議明確具體比例”）修改情況說(shuō)明（業(yè)務(wù)部門針對(duì)審查意見(jiàn)的修改說(shuō)明，如“已補(bǔ)充對(duì)方營(yíng)業(yè)執(zhí)照，違約責(zé)任修改為‘逾期付款按日萬(wàn)分之五支付違約金’”）結(jié)論□同意□修改后再次提交□不同意（說(shuō)明理由）簽字：日期：模板4：合同審批表合同編號(hào)審批日期合同金額審批流程業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人：意見(jiàn)：分管領(lǐng)導(dǎo)：意見(jiàn)：法務(wù)負(fù)責(zé)人（如需）：意見(jiàn)：總經(jīng)理（如需）：意見(jiàn)：審批結(jié)論□同意簽署□退回修改□不予通過(guò)模板5：用印申請(qǐng)表用印部門用印日期合同編號(hào)用印文件名稱份數(shù)：用印類型□公章□合同專用章□騎縫章用印原因說(shuō)明（如“與公司簽訂銷售合同，需加蓋合同專用章”）附件清單□合同審批表□審查意見(jiàn)表□對(duì)方主體資格證明部門負(fù)責(zé)人審批簽字：日期：行政部審批簽字：日期：模板6：合同履行臺(tái)賬合同編號(hào)履行階段履行時(shí)間履行內(nèi)容（如“交付設(shè)備100臺(tái)”）對(duì)方反饋責(zé)任人示例：XYZ-2024-001預(yù)付款支付2024-01-15支付預(yù)付款30萬(wàn)元已收款貨物交付2024-02-20按時(shí)交付，質(zhì)量合格無(wú)異議尾款支付2024-03-10支付尾款70萬(wàn)元已收款四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)控制與操作要點(diǎn)（一）主體資格審核對(duì)方為企業(yè)的，需核實(shí)營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件（加蓋公章）、法定代表人身份證明，授權(quán)代表簽署的需提供《授權(quán)委托書(shū)》（載明授權(quán)范圍、期限）；對(duì)方為自然人的，需核對(duì)身份證原件并留存復(fù)印件，涉及特殊行業(yè)（如醫(yī)療、建筑）需確認(rèn)對(duì)方具備相應(yīng)執(zhí)業(yè)資質(zhì)。（二）條款完整性審查避免出現(xiàn)“等”“其他”等模糊表述，明確“不可抗力”的定義及處理流程；金額、數(shù)量、履行期限等核心條款需同時(shí)填寫大小寫，不一致時(shí)以大寫為準(zhǔn)；爭(zhēng)議解決方式優(yōu)先約定公司所在地法院管轄，避免選擇仲裁機(jī)構(gòu)時(shí)遺漏仲裁規(guī)則。（三）簽署形式合規(guī)性紙質(zhì)合同需保證簽字與蓋章齊全，騎縫章需覆蓋合同各頁(yè)連接處；電子合同需通過(guò)第三方認(rèn)證的電子簽名平臺(tái)簽署，保證簽署人身份真實(shí)、文件未被篡改，避免使用QQ等社交工具發(fā)送“電子版合同”替代正式簽署。（四）保密與檔案管理涉及商業(yè)秘密的合同，需在合同中明保證密范圍、期限及違約責(zé)任，簽約雙方簽署《