技術項目管理文檔歸檔標準模板一、引言為規(guī)范技術項目管理過程中各類文檔的收集、整理、存儲與調用，保證項目文檔的完整性、規(guī)范性及可追溯性，支撐項目復盤、知識沉淀及后續(xù)項目參考，特制定本歸檔標準。本標準適用于所有技術類項目管理文檔的全生命周期管理，旨在統(tǒng)一歸檔流程，提升文檔管理效率。二、適用范圍（一）適用項目類型本標準適用于公司內部各類技術研發(fā)項目，包括但不限于：軟件開發(fā)項目、硬件研發(fā)項目、系統(tǒng)集成項目、技術升級改造項目、技術研究項目等。（二）適用文檔類型覆蓋技術項目管理全流程的關鍵文檔，主要包括：項目啟動階段：項目立項申請、可行性研究報告、項目章程、干系人登記冊等；項目計劃階段：項目管理計劃（范圍、進度、成本、質量、風險等子計劃）、需求規(guī)格說明書、技術方案設計文檔、資源計劃、溝通計劃等；項目執(zhí)行階段：會議紀要、周/月報、需求變更申請單、技術評審記錄、開發(fā)日志、測試用例、測試報告、階段性成果交付物等；項目監(jiān)控階段：進度跟蹤表、風險登記冊、問題處理記錄、質量審計報告、成本控制表等；項目收尾階段：項目驗收報告、項目總結報告、成果移交清單、項目復盤報告、文檔歸檔清單等。（三）涉及角色項目負責人、技術負責人、項目組成員、質量管理人員、檔案管理員等均需遵守本標準。三、歸檔操作流程（一）文檔收集責任主體：各階段文檔由對應階段負責人（如需求階段由產品經理負責，開發(fā)階段由開發(fā)組長負責）牽頭收集，保證文檔覆蓋本階段所有關鍵產出。收集時限：每個項目階段結束后3個工作日內，完成本階段文檔的初步整理，并提交至項目負責人匯總。收集要求：提交的文檔需為最終版本（非草稿），內容完整、格式規(guī)范，無缺頁、漏填或模糊不清內容。（二）文檔分類分類原則：按“項目階段+文檔類型”兩級分類，保證邏輯清晰、層級分明。分類示例：啟動階段→立項類（項目立項申請、可行性研究報告）計劃階段→計劃類（項目管理計劃）、需求類（需求規(guī)格說明書）、設計類（技術方案設計）執(zhí)行階段→記錄類（會議紀要、周報）、交付類（階段性成果文檔）、變更類（需求變更申請單）監(jiān)控階段→風險類（風險登記冊）、問題類（問題處理記錄）、質量類（測試報告）收尾階段→驗收類（項目驗收報告）、總結類（項目總結報告、復盤報告）（三）文檔命名命名規(guī)則：統(tǒng)一采用“項目代碼-文檔類型-版本號-日期”格式，保證文檔標識唯一且可追溯。項目代碼：由公司統(tǒng)一編制（如PRJ2023-001）；文檔類型：采用簡稱（如“需求規(guī)格說明書”簡寫為“需求規(guī)格”，“技術方案設計”簡寫為“技術設計”）；版本號：按“V主版本號.次版本號”遞進（如V1.0、V1.1、V2.0）；日期：采用“YYYYMMDD”格式（如20231001）。命名示例：PRJ2023-001-需求規(guī)格-V1.0-20231001。（四）文檔審核審核主體：由項目負責人或指定質量負責人（如質量工程師*）對收集的文檔進行審核。審核內容：文檔完整性：是否覆蓋本階段所有必要文檔；內容規(guī)范性：是否符合公司要求，數據、圖表、描述是否準確；流程合規(guī)性：關鍵文檔（如需求變更、驗收報告）是否經過相關方簽字確認。審核結果：審核通過后，在文檔首頁右上角標注“審核通過”，并簽字確認；審核不通過的，退回原負責人修改后重新提交。（五）文檔存儲電子版存儲：存儲路徑：公司指定服務器（如\server_archive），按分類建立子文件夾（如“啟動階段”“計劃階段”）；存儲格式：文檔統(tǒng)一采用PDF格式（避免格式兼容問題），特殊需求（如設計圖紙）可保留源文件，但需同步提供PDF預覽版；權限管理：設置訪問權限，僅項目負責人、技術負責人及檔案管理員可編輯，其他成員可查看。紙質版存儲：歸檔要求：審核通過的紙質文檔需按分類順序整理，裝入統(tǒng)一規(guī)格檔案盒（A4紙尺寸）；標注規(guī)范：檔案盒正面標注“項目代碼+項目名稱+文檔階段”（如PRJ2023-001-系統(tǒng)-收尾階段），側面標注文檔類型及起止日期；存放位置：存入公司檔案室專用文件柜，按項目代碼順序排列，標注清晰、易于查找。（六）文檔借閱借閱申請：借閱人需填寫《文檔借閱申請表》，注明借閱文檔名稱、用途、借閱期限（最長不超過7個工作日），經項目負責人審批后提交檔案管理員。借閱流程：檔案管理員核對申請表與文檔權限，確認無誤后辦理借閱手續(xù)，電子版文檔通過OA系統(tǒng)發(fā)送借閱（設置有效期），紙質版文檔登記借閱臺賬（借閱人簽字、借閱日期、歸還日期）。歸還要求：借閱到期后，借閱人需在2個工作日內歸還文檔，檔案管理員檢查文檔完整性，確認無誤后注銷借閱記錄。（七）文檔銷毀銷毀條件：項目結項后滿3年，且文檔無法律、審計或后續(xù)項目參考價值，由項目管理部提出《文檔銷毀申請》。銷毀審批：申請需經部門負責人及檔案管理員審核，確認無保存必要后，報公司分管領導審批。銷毀執(zhí)行：電子版文檔：由IT部門徹底刪除服務器存儲文件，并銷毀備份；紙質版文檔：由檔案管理員監(jiān)督碎紙?zhí)幚?，保證無法還原，并填寫《文檔銷毀記錄表》（銷毀日期、銷毀人、監(jiān)銷人簽字）。四、文檔歸檔模板示例（一）項目基本信息表序號項目名稱項目代碼立項日期計劃完成日期項目經理*技術負責人*項目成員（姓名）項目階段所屬部門1電商平臺開發(fā)PRJ2023-0012023-09-012023-12-31**、趙六收尾階段技術部（二）項目文檔目錄清單序號文檔名稱文檔類型版本號存放位置（電子/紙質）責任人歸檔日期備注1項目立項申請立項類V1.0電子/紙質*2023-09-05含可行性研究報告2需求規(guī)格說明書需求類V2.1電子/紙質*2023-09-15最終評審版3項目驗收報告驗收類V1.0電子/紙質*2024-01-10客戶簽字確認（三）文檔變更記錄表序號變更文檔名稱變更前版本變更后版本變更內容概述變更人*變更日期審核人*審核日期1需求規(guī)格說明書V2.0V2.1新增“用戶權限管理模塊”需求*2023-10-10*2023-10-112項目進度計劃V1.2V1.3開發(fā)階段延期5天*2023-11-01趙六*2023-11-02五、關鍵注意事項（一）及時性要求各階段文檔必須在階段結束后3個工作日內完成收集與初步歸檔，避免因拖延導致文檔遺漏或丟失。項目結項后10個工作日內，完成所有文檔的最終歸檔。（二）完整性保障項目啟動時需明確本階段需歸檔的文檔清單，由項目負責人跟蹤落實，保證關鍵節(jié)點文檔（如需求評審、技術評審、驗收）均納入歸檔范圍，無缺項、漏項。（三）規(guī)范性執(zhí)行文檔命名、分類、存儲需嚴格遵循本標準要求，禁止隨意更改格式或存放路徑。新項目啟動前，項目負責人需組織團隊成員學習本標準，保證全員理解并執(zhí)行。（四）安全與保密電子文檔需定期備份（每周一次），防止數據丟失；涉及公司核心技術的文檔（如算法設計、架構方案）需標注“保密”字樣，僅限項目核心成員訪問，借閱需經部門負責人審批。紙質檔案盒需存放于帶鎖檔案柜中，鑰匙由檔案管理員統(tǒng)一保管，非工作時間鎖柜。（五）可追溯性管理文檔變更必須記錄在《文檔變更記錄表》中，保證版本演進清晰可查。歷史文檔需保留至少3個版本（如當前版本V1.0，需保留V0.9、V0.8版本），便于追溯問題原因。（六）定期檢查