日常辦公文件歸檔與管理規(guī)范一、適用范圍本規(guī)范適用于企業(yè)各部門在日常辦公中產(chǎn)生的各類紙質(zhì)及電子文件的分類、歸檔、保管、借閱及銷毀管理，包括但不限于行政通知、會(huì)議紀(jì)要、項(xiàng)目文件、合同協(xié)議、人事檔案、財(cái)務(wù)憑證等。通過標(biāo)準(zhǔn)化管理，保證文件完整、有序、可追溯，提升辦公效率與信息安全性。二、文件歸檔操作流程（一）文件分類與編號(hào)分類標(biāo)準(zhǔn)按部門：行政部、財(cái)務(wù)部、人力資源部、市場部、研發(fā)部等；按項(xiàng)目類型：如“2024年度市場推廣項(xiàng)目”“新產(chǎn)品研發(fā)項(xiàng)目V3.0”；按文件性質(zhì)：制度類（如《考勤管理制度》）、報(bào)告類（如《季度工作總結(jié)》）、合同類（如《采購合同》）、憑證類（如費(fèi)用報(bào)銷單）等。編號(hào)規(guī)則采用“部門代碼-年份-分類代碼-流水號(hào)”格式，例如：行政部2024年制度類文件：XZ-2024-ZD-001；研發(fā)部2024年項(xiàng)目報(bào)告：YF-2024-XB-005。（部門代碼可自定義，如行政部=XZ、財(cái)務(wù)部=CW；分類代碼用首字母縮寫，如制度=ZD、報(bào)告=XB、合同=HT。）（二）文件收集與整理收集責(zé)任各部門指定專人（如“文件聯(lián)絡(luò)員：*明”）負(fù)責(zé)本部門文件收集，保證文件原件/電子版完整、無遺漏；月度結(jié)束后3個(gè)工作日內(nèi)，完成上月文件匯總。整理要求紙質(zhì)文件：去除訂書針、回形針等金屬夾具，按時(shí)間順序排序，檢查字跡清晰、無破損；電子文件：統(tǒng)一命名為“編號(hào)-文件名稱-日期”（如“XZ-2024-ZD-001-考勤管理制度-20240115”），存儲(chǔ)至指定服務(wù)器文件夾（如“//服務(wù)器/歸檔文件/2024/行政部”）。（三）歸檔登記與存放登記流程紙質(zhì)文件：填寫《文件歸檔登記表》（見模板示例1），注明文件名稱、編號(hào)、形成日期、頁數(shù)、責(zé)任人、存放位置（如“檔案柜-3層-2號(hào)”），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人（如經(jīng)理）審核簽字后，交檔案管理員（如華）統(tǒng)一歸檔；電子文件：在檔案管理系統(tǒng)內(nèi)錄入文件信息，關(guān)聯(lián)電子存儲(chǔ)路徑，唯一歸檔編號(hào)。存放規(guī)范紙質(zhì)檔案：按“部門-年份-分類”順序存放于檔案柜，標(biāo)注清晰標(biāo)簽（如“行政部-2024-制度類”），定期通風(fēng)防潮，避免陽光直射；電子檔案：定期（每月）備份至移動(dòng)硬盤或云端，異地存儲(chǔ)備份文件，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）文件借閱與歸還借閱申請(qǐng)借閱人填寫《文件借閱登記表》（見模板示例2），注明借閱文件名稱/編號(hào)、借閱事由、預(yù)計(jì)歸還日期，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批（如*總監(jiān)簽字）后，交檔案管理員辦理。借閱管理紙質(zhì)文件：僅限在指定閱覽室查閱，借閱期限不超過5個(gè)工作日；確需帶出辦公區(qū)域的，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)（如*總經(jīng)理）批準(zhǔn)；電子文件：借閱權(quán)限由檔案管理員在系統(tǒng)中開通，后文件自動(dòng)添加“借閱中”水印，禁止外傳或篡改。歸還檢查歸還時(shí)，檔案管理員檢查文件是否完好、無缺頁，確認(rèn)無誤后在《借閱登記表》簽字；若文件損壞或丟失，按公司規(guī)定追究借閱人責(zé)任。（五）文件鑒定與銷毀鑒定周期每年12月，由檔案管理員牽頭，組織各部門負(fù)責(zé)人（如部長、主任）對(duì)到期文件進(jìn)行鑒定，區(qū)分“繼續(xù)保存”和“予以銷毀”兩類。銷毀流程對(duì)需銷毀的文件（如已超保存期限的臨時(shí)通知、重復(fù)憑證），填寫《文件銷毀審批表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、總經(jīng)理審批后，由2人以上（含檔案管理員、監(jiān)銷人*強(qiáng)）共同監(jiān)銷；紙質(zhì)文件采用碎紙機(jī)銷毀，電子文件徹底刪除并格式化存儲(chǔ)介質(zhì)，監(jiān)銷人簽字確認(rèn)銷毀完成。三、模板示例模板示例1：文件歸檔登記表文件編號(hào)文件名稱形成部門形成日期頁數(shù)責(zé)任人存放位置歸檔日期審核人XZ-2024-ZD-001考勤管理制度行政部2024-01-108*麗檔案柜-3層-2號(hào)2024-01-15*經(jīng)理CW-2024-PZ-0233月份費(fèi)用報(bào)銷憑證財(cái)務(wù)部2024-03-3025*磊檔案柜-5層-1號(hào)2024-04-03*部長模板示例2：文件借閱登記表借閱人所屬部門借閱日期文件名稱/編號(hào)借閱事由預(yù)計(jì)歸還日期實(shí)際歸還日期審批人檔案管理員*敏市場部2024-05-20XS-2024-XB-008年中總結(jié)報(bào)告撰寫2024-05-272024-05-26*總監(jiān)*華*剛研發(fā)部2024-05-22YF-2024-HT-015合作合同審核2024-05-242024-05-24*主任*華四、管理要點(diǎn)（一）責(zé)任分工部門負(fù)責(zé)人：對(duì)本部門文件歸檔的完整性、準(zhǔn)確性負(fù)總責(zé)；文件聯(lián)絡(luò)員：負(fù)責(zé)本部門文件收集、初步整理及提交；檔案管理員：負(fù)責(zé)文件統(tǒng)一歸檔、保管、借閱登記及系統(tǒng)維護(hù)，保證檔案安全。（二）定期檢查與更新每季度末，檔案管理員組織各部門對(duì)檔案存放情況進(jìn)行清點(diǎn)，核對(duì)《文件歸檔登記表》與實(shí)物/電子文件是否一致，發(fā)覺問題及時(shí)整改；年初根據(jù)公司業(yè)務(wù)調(diào)整，更新文件分類標(biāo)準(zhǔn)及編號(hào)規(guī)則，并同步通知各部門。（三）安全與保密涉密文件（如未公開的商業(yè)合同、人事任免文件）單獨(dú)存放，設(shè)置借閱權(quán)限，僅限相關(guān)負(fù)責(zé)人查閱；檔案室配備防火、防盜、防潮設(shè)備，非檔案