會(huì)議紀(jì)要撰寫規(guī)范及案例參考模板一、適用范圍與核心價(jià)值會(huì)議紀(jì)要作為會(huì)議成果的書面載體，適用于各類工作會(huì)議場(chǎng)景，包括但不限于：例會(huì)（周會(huì)、月度/季度工作會(huì)）：同步進(jìn)度、明確任務(wù)專題研討會(huì)（項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)、問題分析會(huì)）：梳理觀點(diǎn)、形成結(jié)論決策會(huì)議（預(yù)算審批、方案評(píng)審）：記錄決議、追溯責(zé)任跨部門協(xié)調(diào)會(huì)：明確分工、推動(dòng)協(xié)作其核心價(jià)值在于：固化會(huì)議成果、保證信息傳遞準(zhǔn)確、明確責(zé)任主體、為后續(xù)工作提供執(zhí)行依據(jù)，同時(shí)避免因口頭溝通導(dǎo)致的信息偏差或責(zé)任不清。二、會(huì)議紀(jì)要撰寫全流程指南（一）會(huì)前準(zhǔn)備：奠定記錄基礎(chǔ)明確會(huì)議核心目的提前與會(huì)議組織者溝通，知曉會(huì)議目標(biāo)（如“確定項(xiàng)目推進(jìn)計(jì)劃”“解決問題”），避免記錄偏離主題。梳理會(huì)議議程與參會(huì)人員獲取會(huì)議議程，明確議題順序、預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)及各議題負(fù)責(zé)人；熟悉參會(huì)人員名單（姓名、職務(wù)、部門），便于快速記錄發(fā)言歸屬。準(zhǔn)備記錄工具與模板準(zhǔn)備會(huì)議紀(jì)要模板（可參考本文第三部分）、筆、筆記本或電子記錄設(shè)備（如電腦、錄音筆，錄音前需征得參會(huì)人員同意），保證記錄高效。（二）會(huì)中記錄：聚焦關(guān)鍵信息準(zhǔn)確記錄基礎(chǔ)信息會(huì)議開始時(shí)，第一時(shí)間記錄以下核心要素（避免會(huì)后遺漏）：會(huì)議名稱（需體現(xiàn)主題，如“2024年Q3產(chǎn)品規(guī)劃研討會(huì)”）時(shí)間（具體到上/下午，如“2024年6月15日14:00-16:30”）地點(diǎn)（會(huì)議室名稱/線上會(huì)議平臺(tái)）主持人、記錄人參會(huì)人員（按部門/職務(wù)列出，如“（產(chǎn)品部）、（技術(shù)部）”）缺席人員及原因（如有）區(qū)分“討論過程”與“決議結(jié)論”討論過程：簡(jiǎn)要記錄不同觀點(diǎn)（尤其是分歧點(diǎn)），但無需逐字逐句，重點(diǎn)提煉核心論據(jù)（如“技術(shù)部提出開發(fā)周期需延長(zhǎng)2周，因現(xiàn)有系統(tǒng)架構(gòu)需調(diào)整”）。決議結(jié)論：用明確語(yǔ)言記錄最終共識(shí)（如“決議：新功能上線時(shí)間調(diào)整為2024年9月30日”），避免模糊表述（如“盡量”“爭(zhēng)取”）。細(xì)化“待辦事項(xiàng)”對(duì)會(huì)議明確的行動(dòng)項(xiàng)，需記錄以下要素（缺一不可）：具體任務(wù)內(nèi)容（如“完成用戶調(diào)研報(bào)告初稿”）負(fù)責(zé)人（姓名+部門，如“（市場(chǎng)部）”）完成時(shí)間（具體日期，如“2024年6月30日前”）交付成果（如“提交PDF版報(bào)告至項(xiàng)目組郵箱”）關(guān)注“異常情況”記錄會(huì)議中未解決的問題、需后續(xù)跟進(jìn)的事項(xiàng)（如“用戶畫像數(shù)據(jù)缺失，需協(xié)調(diào)數(shù)據(jù)部提供”）。（三）會(huì)后整理：保證紀(jì)要規(guī)范及時(shí)整理原始記錄會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)，根據(jù)會(huì)中記錄補(bǔ)充完善內(nèi)容（如補(bǔ)充未記錄的細(xì)節(jié)、修正筆誤），避免信息遺忘。提煉核心內(nèi)容，剔除冗余信息刪除與會(huì)議主題無關(guān)的討論、重復(fù)觀點(diǎn)，保留關(guān)鍵決議、待辦及必要背景信息，保證紀(jì)要簡(jiǎn)潔明了。核對(duì)關(guān)鍵信息準(zhǔn)確性與主持人或核心參會(huì)人核對(duì)決議結(jié)論、待辦事項(xiàng)（尤其是負(fù)責(zé)人、時(shí)間），避免因記錄偏差導(dǎo)致執(zhí)行錯(cuò)誤。按模板結(jié)構(gòu)撰寫紀(jì)要參考本文第三部分模板，將整理后的內(nèi)容填入對(duì)應(yīng)模塊，保證格式規(guī)范、邏輯清晰。審核與分發(fā)紀(jì)要完成后，提交主持人審核簽字（電子版需備注“審核人：X”）；按需分發(fā)至參會(huì)人員、相關(guān)部門及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)（分發(fā)范圍需明確，避免信息泄露）；原始記錄及定稿紀(jì)要需歸檔保存（電子版存共享文件夾，紙質(zhì)版裝訂存檔），保存期限不少于1年。三、會(huì)議紀(jì)要標(biāo)準(zhǔn)模板（含填寫說明）會(huì)議紀(jì)要會(huì)議基本信息內(nèi)容會(huì)議名稱會(huì)議時(shí)間年月日時(shí)分至?xí)r分會(huì)議地點(diǎn)（如：3樓會(huì)議室A/線上會(huì)議（騰訊會(huì)議ID：X））主持人記錄人參會(huì)人員（按部門/職務(wù)列出，如：（總經(jīng)理）、（產(chǎn)品部經(jīng)理）、（研發(fā)主管））缺席人員（姓名、部門、原因，如：趙六（市場(chǎng)部）——出差）會(huì)議主題（如：2024年H2產(chǎn)品迭代規(guī)劃討論）會(huì)議議程與主要內(nèi)容序號(hào)議題名稱討論內(nèi)容摘要決議/結(jié)論備注1新功能優(yōu)先級(jí)排序產(chǎn)品部提出A功能（用戶畫像）優(yōu)先級(jí)最高，技術(shù)部建議B功能（功能優(yōu)化）同步推進(jìn)，雙方就用戶需求迫切性展開討論。決議：A功能列為第一優(yōu)先級(jí)，B功能列為第二優(yōu)先級(jí)，同步啟動(dòng)需求調(diào)研。需補(bǔ)充用戶數(shù)據(jù)支撐2開發(fā)資源分配技術(shù)部現(xiàn)有開發(fā)人員5人，A功能預(yù)計(jì)需3人/2周，B功能需2人/1周。運(yùn)營(yíng)部提出需增加C功能（活動(dòng)模塊）開發(fā)需求。決議：優(yōu)先保障A、B功能開發(fā)，C功能需求暫緩，待下月資源評(píng)估后再定。運(yùn)營(yíng)部需提交C功能詳細(xì)需求3上線時(shí)間節(jié)點(diǎn)原計(jì)劃8月15日上線，技術(shù)部反饋因A功能復(fù)雜度超預(yù)期，需延期至8月30日。結(jié)論：同意延期至8月30日，市場(chǎng)部需同步調(diào)整推廣計(jì)劃。市場(chǎng)部6月20日前提交新推廣方案待辦事項(xiàng)清單序號(hào)事項(xiàng)描述負(fù)責(zé)人完成時(shí)間備注（如交付成果、協(xié)作部門）1完成A功能需求文檔初稿（產(chǎn)品部）2024年6月25日提交至技術(shù)部，抄送（總經(jīng)理）2調(diào)整B功能開發(fā)計(jì)劃（研發(fā)部）2024年6月22日明確具體排期及資源投入，反饋至產(chǎn)品部3制定新推廣方案（適配8月30日上線）趙六（市場(chǎng)部）2024年6月20日包含活動(dòng)策劃、渠道推廣、用戶觸達(dá)計(jì)劃附件（如有，列明名稱及份數(shù)，如：1.《用戶調(diào)研數(shù)據(jù)報(bào)告》1份；2.產(chǎn)品原型圖V1.2）分發(fā)范圍（如：參會(huì)人員、總經(jīng)理辦公室、產(chǎn)品部、研發(fā)部、市場(chǎng)部）記錄人簽字_______________日期年月日審核人簽字_______________日期年月日模板填寫說明會(huì)議基本信息：需完整填寫，保證可追溯會(huì)議背景；“參會(huì)人員”建議按職務(wù)高低或部門順序排列，避免遺漏關(guān)鍵角色。會(huì)議議程與主要內(nèi)容：按議題順序記錄，“討論內(nèi)容摘要”需客觀提煉，不加入個(gè)人觀點(diǎn)；“決議/結(jié)論”需用“決議”“結(jié)論”“確定”等明確詞匯，避免模糊表述。待辦事項(xiàng)清單：每項(xiàng)任務(wù)需對(duì)應(yīng)唯一負(fù)責(zé)人，完成時(shí)間需具體到日期；“備注”可補(bǔ)充交付成果、協(xié)作要求等關(guān)鍵信息，保證執(zhí)行無歧義。附件與分發(fā)范圍：如有會(huì)議資料（如PPT、文檔），需在“附件”中列明；“分發(fā)范圍”需明確，避免信息泄露或傳遞不到位。四、撰寫過程中的關(guān)鍵注意事項(xiàng)與常見誤區(qū)（一）核心注意事項(xiàng)客觀中立，避免主觀評(píng)價(jià)紀(jì)要需忠實(shí)反映會(huì)議內(nèi)容，不記錄個(gè)人觀點(diǎn)（如“我認(rèn)為技術(shù)部的方案不合理”），可改為“技術(shù)部方案提出后，部分人員對(duì)成本提出質(zhì)疑”。突出重點(diǎn)，避免流水賬無需記錄所有發(fā)言，聚焦“決議”“待辦”“異常問題”，刪除與會(huì)議目標(biāo)無關(guān)的討論（如閑聊、與議題無關(guān)的舉例）。條理清晰，邏輯連貫按“議題-討論-決議-待辦”結(jié)構(gòu)組織內(nèi)容，使用序號(hào)、分點(diǎn)等方式提升可讀性，避免信息堆砌。語(yǔ)言規(guī)范，簡(jiǎn)潔準(zhǔn)確使用書面語(yǔ)，避免口語(yǔ)化（如“搞定”“弄一下”）；專業(yè)術(shù)語(yǔ)需準(zhǔn)確（如“用戶畫像”“功能優(yōu)化”），避免歧義。責(zé)任明確，時(shí)間具體待辦事項(xiàng)的“負(fù)責(zé)人”需具體到人（避免寫“相關(guān)部門”），“完成時(shí)間”需明確日期（避免寫“盡快”“本周內(nèi)”）。注意保密，規(guī)范分發(fā)涉及敏感信息（如未公開的戰(zhàn)略、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)）的會(huì)議紀(jì)要，需限定分發(fā)范圍，標(biāo)注“內(nèi)部文件，注意保密”。（二）常見誤區(qū)及規(guī)避方法誤區(qū)類型具體表現(xiàn)規(guī)避方法流水賬式記錄逐字逐句記錄發(fā)言，重點(diǎn)不突出提前明確會(huì)議目標(biāo)，只記錄與目標(biāo)相關(guān)的決議、待辦及關(guān)鍵討論混淆“討論”與“決議”將討論中的個(gè)人觀點(diǎn)當(dāng)作最終結(jié)論區(qū)分“討論摘要”（客觀記錄觀點(diǎn)）和“決議結(jié)論”（明確共識(shí)），用加粗或單獨(dú)標(biāo)注待辦要素不全缺少負(fù)責(zé)人、完成時(shí)間或任務(wù)描述按“任務(wù)內(nèi)容+負(fù)責(zé)人+時(shí)間+交付成果”四要素記錄，缺一不可使用模糊表述“后續(xù)跟進(jìn)”“盡快處理”“原則上同意”替換為具體動(dòng)作（如“6月30日前完成調(diào)研”）、明確時(shí)間（如“7月15日前確定方案”）忽略分發(fā)與歸檔紀(jì)要完成后僅發(fā)給部分人員，未歸檔明確分發(fā)范圍，按公司規(guī)定歸檔（電子+紙質(zhì)），保證可追溯五、案例參考：從原始記錄到規(guī)范紀(jì)要的轉(zhuǎn)化示例原始記錄片段（會(huì)議討論）張總：咱們今天定一下Q3產(chǎn)品規(guī)劃，用戶反饋說新功能太少了，產(chǎn)品部有什么想法？（產(chǎn)品）：我們提了A功能（用戶畫像）和B功能（功能優(yōu)化），A功能優(yōu)先級(jí)高，因?yàn)橛脩魯?shù)據(jù)能幫運(yùn)營(yíng)精準(zhǔn)推廣。（技術(shù)）：A功能開發(fā)周期要3周，現(xiàn)在人手不夠，能不能先做B？B做完了用戶體驗(yàn)?zāi)芴嵘?，可能比A更緊急。張總：運(yùn)營(yíng)怎么說？趙六（運(yùn)營(yíng)）：A功能對(duì)我們幫助大，有了用戶畫像，推廣能省30%預(yù)算，B功能可以緩一緩。張總：那這樣，A功能先做，B功能放第二，技術(shù)部協(xié)調(diào)一下人手，你出個(gè)需求文檔，下周給我看看。規(guī)范紀(jì)要轉(zhuǎn)化（對(duì)應(yīng)模板內(nèi)容）會(huì)議議程與主要內(nèi)容序號(hào)議題名稱討論內(nèi)容摘要決議/結(jié)論備注1Q3產(chǎn)品功能優(yōu)先級(jí)排序產(chǎn)品部提出A功能（用戶