企業(yè)文檔安全管理及存檔規(guī)范一、引言企業(yè)文檔是承載業(yè)務(wù)信息、知識(shí)產(chǎn)權(quán)及核心數(shù)據(jù)的重要載體，其安全管理直接關(guān)系到企業(yè)運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)控制與合規(guī)性。為規(guī)范文檔全生命周期管理，保障信息安全，防范數(shù)據(jù)泄露風(fēng)險(xiǎn)，特制定本規(guī)范。本規(guī)范適用于企業(yè)內(nèi)部各類(lèi)文檔（含電子文檔、紙質(zhì)文檔）的創(chuàng)建、流轉(zhuǎn)、存儲(chǔ)、歸檔及銷(xiāo)毀環(huán)節(jié)，旨在建立標(biāo)準(zhǔn)化、流程化的管理體系，保證文檔安全可控、可追溯。二、適用范圍本規(guī)范適用于企業(yè)各部門(mén)、全體員工，涵蓋以下場(chǎng)景：日常辦公文檔：如會(huì)議紀(jì)要、工作報(bào)告、內(nèi)部通知、管理制度等；業(yè)務(wù)文檔：如合同協(xié)議、客戶(hù)資料、項(xiàng)目方案、招投標(biāo)文件等；財(cái)務(wù)文檔：如財(cái)務(wù)報(bào)表、預(yù)算報(bào)告、稅務(wù)資料、審計(jì)文件等；技術(shù)文檔：如研發(fā)數(shù)據(jù)、設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)手冊(cè)等；人事文檔：如員工檔案、勞動(dòng)合同、薪酬信息、培訓(xùn)記錄等。三、文檔安全管理核心規(guī)范（一）文檔分類(lèi)與密級(jí)劃分分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)文檔性質(zhì)與用途，分為“日常辦公類(lèi)”“業(yè)務(wù)管理類(lèi)”“財(cái)務(wù)合規(guī)類(lèi)”“技術(shù)研發(fā)類(lèi)”“人事行政類(lèi)”五大類(lèi)。密級(jí)定義：公開(kāi)級(jí)：可對(duì)外公開(kāi)，如企業(yè)宣傳冊(cè)、公開(kāi)年報(bào)（標(biāo)識(shí)：?）；內(nèi)部級(jí)：僅限企業(yè)內(nèi)部員工知悉，如部門(mén)工作計(jì)劃、內(nèi)部會(huì)議通知（標(biāo)識(shí)：●）；秘密級(jí)：僅限相關(guān)部門(mén)及授權(quán)人員知悉，如未公開(kāi)的合同條款、客戶(hù)敏感信息（標(biāo)識(shí)：▲）；機(jī)密級(jí)：僅限核心管理層及特定授權(quán)人員知悉，如核心技術(shù)參數(shù)、并購(gòu)方案（標(biāo)識(shí)：■）。（二）權(quán)限管理權(quán)限分級(jí)：根據(jù)密級(jí)設(shè)置“查閱權(quán)”“編輯權(quán)”“審批權(quán)”“銷(xiāo)毀權(quán)”四級(jí)權(quán)限，實(shí)行“最小權(quán)限”原則，僅授予工作必需的權(quán)限。審批流程：內(nèi)部級(jí)文檔權(quán)限變更需部門(mén)負(fù)責(zé)人審批；秘密級(jí)及以上文檔權(quán)限變更需分管副總審批；機(jī)密級(jí)文檔權(quán)限變更需總經(jīng)理審批。（三）存儲(chǔ)與加密要求電子文檔存儲(chǔ)：日常辦公文檔存儲(chǔ)于企業(yè)內(nèi)部服務(wù)器（如OA系統(tǒng)、共享盤(pán)），禁止存儲(chǔ)于個(gè)人電腦本地或非授權(quán)云盤(pán)；秘密級(jí)及以上電子文檔需采用AES-256加密算法加密存儲(chǔ)，密鑰由IT部門(mén)統(tǒng)一管理；涉及核心業(yè)務(wù)的文檔需定期備份（每日增量備份+每周全量備份），備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)于異地災(zāi)備中心。紙質(zhì)文檔存儲(chǔ)：存放于帶鎖的鐵皮柜，按密級(jí)分區(qū)管理，張貼密級(jí)標(biāo)識(shí)；機(jī)密級(jí)紙質(zhì)文檔需存放于專(zhuān)用保密柜，雙人雙鎖管理。（四）流轉(zhuǎn)與傳遞安全電子文檔傳遞：通過(guò)企業(yè)內(nèi)部郵件系統(tǒng)或加密通訊工具（如企業(yè)）傳遞，禁止使用個(gè)人郵箱、QQ等非官方渠道；秘密級(jí)及以上文檔傳遞需添加“閱讀密碼”，并通過(guò)短信或電話(huà)告知接收人。紙質(zhì)文檔傳遞：使用密封文件袋，注明“密級(jí)”“接收人”“傳遞人”，并由接收人簽字確認(rèn)。四、文檔管理操作流程（一）文檔創(chuàng)建與分類(lèi)創(chuàng)建標(biāo)識(shí)：文檔創(chuàng)建時(shí)，需在頁(yè)眉或文件名中標(biāo)注“文檔分類(lèi)+密級(jí)+編號(hào)”（示例：“業(yè)務(wù)管理-秘密-YW-2024-001”）。填寫(xiě)元數(shù)據(jù)：在文檔管理系統(tǒng)中錄入“文檔名稱(chēng)、創(chuàng)建人、創(chuàng)建日期、密級(jí)、所屬部門(mén)、保管期限”等信息。（二）權(quán)限申請(qǐng)與配置提交申請(qǐng)：?jiǎn)T工需使用權(quán)限申請(qǐng)模板（詳見(jiàn)第五章模板），通過(guò)OA系統(tǒng)提交權(quán)限申請(qǐng)，說(shuō)明申請(qǐng)理由、所需權(quán)限范圍及使用期限。審批與配置：部門(mén)負(fù)責(zé)人審核申請(qǐng)必要性；IT部門(mén)根據(jù)審批結(jié)果配置系統(tǒng)權(quán)限，并反饋結(jié)果至申請(qǐng)人。（三）安全存儲(chǔ)與備份電子文檔存儲(chǔ)：創(chuàng)建后24小時(shí)內(nèi)至指定服務(wù)器，加密文件需在系統(tǒng)中綁定密鑰信息。備份執(zhí)行：IT部門(mén)每周一執(zhí)行全量備份，每日22:00執(zhí)行增量備份，備份后《備份記錄表》（詳見(jiàn)第五章模板），由IT主管簽字確認(rèn)。（四）使用與傳遞權(quán)限內(nèi)使用：?jiǎn)T工僅可在授權(quán)范圍內(nèi)查閱、編輯文檔，禁止、轉(zhuǎn)發(fā)秘密級(jí)及以上文檔（經(jīng)審批的特殊情況除外）。傳遞記錄：傳遞秘密級(jí)及以上文檔時(shí)，需在《文檔傳遞記錄表》（詳見(jiàn)第五章模板）中記錄傳遞時(shí)間、接收人、用途及傳遞方式。（五）定期審查與更新季度審查：每季度末，各部門(mén)負(fù)責(zé)人組織對(duì)本部門(mén)文檔密級(jí)、保管期限進(jìn)行審查，對(duì)不再需要保密的文檔降密或公開(kāi)，更新文檔元數(shù)據(jù)。變更記錄：密級(jí)變更或保管期限調(diào)整需填寫(xiě)《文檔變更審批表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后報(bào)檔案室備案。（六）歸檔管理歸檔條件：文檔保管期限屆滿(mǎn)、項(xiàng)目結(jié)束或辦理完畢且具有保存價(jià)值的，需移交檔案室歸檔。歸檔流程：部門(mén)整理文檔，核對(duì)電子版與紙質(zhì)版一致性，填寫(xiě)《文檔歸檔移交清單》（詳見(jiàn)第五章模板）；檔案室接收后，雙方簽字確認(rèn)，檔案室錄入歸檔信息并編制歸檔目錄。（七）銷(xiāo)毀處理銷(xiāo)毀條件：保管期限屆滿(mǎn)且無(wú)保存價(jià)值、或因法律法規(guī)需永久保存的除外。銷(xiāo)毀流程：提交《文檔銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案室負(fù)責(zé)人、分管副總審批；銷(xiāo)毀時(shí)需由2人以上監(jiān)督，紙質(zhì)文檔采用粉碎銷(xiāo)毀，電子文檔采用低級(jí)格式化+物理銷(xiāo)毀（如硬盤(pán)銷(xiāo)毀）；填寫(xiě)《文檔銷(xiāo)毀記錄表》，記錄銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、監(jiān)督人、銷(xiāo)毀方式，并由監(jiān)督人簽字。五、模板表格表1：企業(yè)文檔分類(lèi)表文檔分類(lèi)密級(jí)標(biāo)識(shí)說(shuō)明示例日常辦公類(lèi)內(nèi)部級(jí)●部門(mén)內(nèi)部工作文件2024年Q1銷(xiāo)售部工作計(jì)劃業(yè)務(wù)管理類(lèi)秘密級(jí)▲未公開(kāi)的客戶(hù)合同與A公司采購(gòu)協(xié)議（草稿）財(cái)務(wù)合規(guī)類(lèi)機(jī)密級(jí)■未披露的財(cái)務(wù)報(bào)表2023年年度審計(jì)報(bào)告技術(shù)研發(fā)類(lèi)秘密級(jí)▲核心技術(shù)設(shè)計(jì)圖紙產(chǎn)品電路圖V2.0人事行政類(lèi)內(nèi)部級(jí)●員工培訓(xùn)記錄2024年新員工入職培訓(xùn)手冊(cè)表2：文檔權(quán)限申請(qǐng)表申請(qǐng)編號(hào)文檔名稱(chēng)密級(jí)申請(qǐng)人所屬部門(mén)申請(qǐng)權(quán)限用途申請(qǐng)日期QX-2024-015項(xiàng)目預(yù)算方案秘密級(jí)*財(cái)務(wù)部查閱權(quán)+編輯權(quán)項(xiàng)目預(yù)算調(diào)整2024-03-15審批人（部門(mén)）*（財(cái)務(wù)經(jīng)理）審批人（IT）*（IT主管）配置結(jié)果已配置查閱權(quán)+編輯權(quán)，有效期至2024-06-15表3：文檔歸檔移交清單歸檔編號(hào)文檔名稱(chēng)密級(jí)文檔類(lèi)型份數(shù)頁(yè)數(shù)移交部門(mén)移交人接收人歸檔日期保管期限GD-2024-0項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告內(nèi)部級(jí)紙質(zhì)245項(xiàng)目部*趙六*錢(qián)七2024-03-2010年GD-2024-087客戶(hù)滿(mǎn)意度調(diào)研數(shù)據(jù)秘密級(jí)電子1-市場(chǎng)部*孫八*錢(qián)七2024-03-205年備注電子文檔存儲(chǔ)路徑：\server\2024\03表4：文檔銷(xiāo)毀記錄表銷(xiāo)毀編號(hào)文檔名稱(chēng)密級(jí)銷(xiāo)毀數(shù)量銷(xiāo)毀方式銷(xiāo)毀日期監(jiān)督人備注XH-2024-0322022年內(nèi)部培訓(xùn)資料內(nèi)部級(jí)15份紙質(zhì)粉碎2024-03-25周九、吳十已保管2年，無(wú)保存價(jià)值XH-2024-033過(guò)期供應(yīng)商報(bào)價(jià)單公開(kāi)級(jí)20份紙質(zhì)粉碎2024-03-25周九、吳十保管期限已屆滿(mǎn)六、風(fēng)險(xiǎn)提示與特別說(shuō)明（一）常見(jiàn)風(fēng)險(xiǎn)防范密級(jí)劃分錯(cuò)誤：文檔創(chuàng)建人需準(zhǔn)確評(píng)估內(nèi)容敏感性，避免因密級(jí)過(guò)高導(dǎo)致工作效率低下，或密級(jí)過(guò)低引發(fā)信息泄露。權(quán)限外泄：?jiǎn)T工不得私自將賬號(hào)密碼告知他人，離職時(shí)需由IT部門(mén)注銷(xiāo)權(quán)限，保證“人走權(quán)限銷(xiāo)”。存儲(chǔ)介質(zhì)丟失：禁止使用未加密的U盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)存儲(chǔ)秘密級(jí)及以上文檔，紙質(zhì)文檔不得隨意放置在辦公桌面。（二）責(zé)任追究員工違反本規(guī)范，造成文檔泄露或丟失的，將根據(jù)《員工獎(jiǎng)懲管理辦法》給予警告、降職直至解除勞動(dòng)合同；情節(jié)嚴(yán)重的，依法追究法律責(zé)任。部門(mén)負(fù)責(zé)人未履行文檔管理監(jiān)督職責(zé)的，將納入績(jī)效考核，扣減