企業(yè)會議紀(jì)要編寫及存檔規(guī)范一、規(guī)范適用范圍與核心目標(biāo)本規(guī)范適用于企業(yè)內(nèi)部各類正式會議的紀(jì)要編寫與存檔管理，包括但不限于：周/月度例會、項(xiàng)目推進(jìn)會、專題研討會、決策評審會、跨部門協(xié)調(diào)會等。核心目標(biāo)在于統(tǒng)一會議紀(jì)要的編寫標(biāo)準(zhǔn)，保證會議關(guān)鍵信息（如決議、待辦事項(xiàng)、結(jié)論等）準(zhǔn)確、完整記錄，實(shí)現(xiàn)會議成果的可追溯、可執(zhí)行，同時為企業(yè)知識沉淀與流程優(yōu)化提供依據(jù)。二、會議紀(jì)要全流程操作指引（一）會前：信息準(zhǔn)備與工具確認(rèn)明確會議基礎(chǔ)信息提前獲取會議通知，確認(rèn)會議名稱、時間（起止時間，精確到分鐘）、地點(diǎn)（線下會議室/線上會議）、主持人、參會人員（含主匯報人、列席人員）、會議主題及核心議程。準(zhǔn)備記錄工具與模板根據(jù)會議性質(zhì)，提前準(zhǔn)備標(biāo)準(zhǔn)化會議紀(jì)要模板（見第三部分），可選擇電子版（如Word、企業(yè)協(xié)作平臺）或紙質(zhì)版。若為敏感會議，需提前確認(rèn)保密級別，準(zhǔn)備加密存儲設(shè)備。梳理會議背景與資料收集會議相關(guān)背景材料（如項(xiàng)目方案、數(shù)據(jù)報表、上次會議紀(jì)要等），提前熟悉議題，預(yù)判討論重點(diǎn)，保證記錄時能快速抓取關(guān)鍵信息。（二）會中：實(shí)時記錄與信息聚焦精準(zhǔn)記錄核心內(nèi)容議程對應(yīng)記錄：按會議議程順序記錄，重點(diǎn)關(guān)注各議題的討論要點(diǎn)、不同觀點(diǎn)的分歧與共識、主持人總結(jié)結(jié)論。決議與待辦事項(xiàng)：對會議形成的決議（如“同意方案”“取消流程”）需逐條明確；對待辦事項(xiàng)（ActionItem）需記錄具體任務(wù)內(nèi)容、負(fù)責(zé)人（姓名用*代替）、計劃完成時間（精確到日期）。關(guān)鍵數(shù)據(jù)與表述：涉及數(shù)據(jù)（如“預(yù)算調(diào)整至萬元”）、時間節(jié)點(diǎn)（如“項(xiàng)目上線時間延期至X月X日”）、責(zé)任部門等關(guān)鍵信息需原話記錄，避免主觀概括。記錄格式規(guī)范使用“要點(diǎn)式+編號”記錄，避免大段文字。例如：議題1：項(xiàng)目進(jìn)度匯報（匯報人）：當(dāng)前完成需求評審，開發(fā)進(jìn)度滯后3天，原因：技術(shù)資源不足；（技術(shù)部負(fù)責(zé)人）：協(xié)調(diào)2名開發(fā)人員支持，預(yù)計5天內(nèi)追平進(jìn)度；決議：同意增派資源，（技術(shù)部負(fù)責(zé)人）負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)，X月X日前反饋調(diào)整后計劃。實(shí)時確認(rèn)模糊信息對不確定的表述（如“盡快完成”“原則上同意”），需在會后及時向主持人或發(fā)言者確認(rèn)，明確具體標(biāo)準(zhǔn)或時間節(jié)點(diǎn)。（三）會后：整理、審核與定稿信息整理與結(jié)構(gòu)化會后2個工作日內(nèi)完成紀(jì)要初稿整理，按“會議基本信息—會議議程及討論內(nèi)容—決議事項(xiàng)—待辦事項(xiàng)—附件”結(jié)構(gòu)梳理，保證邏輯清晰、無遺漏。待辦事項(xiàng)需單獨(dú)列表，明確“任務(wù)描述-負(fù)責(zé)人-截止時間-關(guān)聯(lián)議題”。內(nèi)部審核與修訂初稿完成后，先發(fā)送給主持人核對會議結(jié)論與待辦事項(xiàng)的準(zhǔn)確性；涉及多部門的待辦事項(xiàng)，需發(fā)送至相關(guān)部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)任務(wù)可行性與時間節(jié)點(diǎn)；根據(jù)審核意見修訂，形成終稿，終稿需經(jīng)主持人簽字（或電子簽批）確認(rèn)。定稿分發(fā)與執(zhí)行跟蹤終稿確認(rèn)后1個工作日內(nèi)，通過企業(yè)內(nèi)部郵件或協(xié)作平臺發(fā)送至所有參會人員及相關(guān)部門抄送人，并抄送存檔部門。對于待辦事項(xiàng)，需在到期前3天提醒負(fù)責(zé)人，保證執(zhí)行落地。（四）歸檔：存儲與調(diào)用管理歸檔范圍與方式歸檔內(nèi)容：會議紀(jì)要終稿（含簽字版）、會議通知、參會人員簽到表（如有）、會議演示材料（PPT、報表等）；歸檔方式：電子檔統(tǒng)一存儲至企業(yè)指定服務(wù)器/文檔管理系統(tǒng)（如[企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)路徑]），按“年份-月份-會議類型-會議名稱”建立文件夾（例：“2024-06-項(xiàng)目推進(jìn)會-系統(tǒng)上線評審會”）；紙質(zhì)檔需裝訂成冊，存放至文件柜，標(biāo)注對應(yīng)電子檔路徑。保存期限與權(quán)限管理普通會議紀(jì)要保存期限不少于3年，戰(zhàn)略級、決策級會議紀(jì)要保存不少于10年；按部門設(shè)置訪問權(quán)限，僅相關(guān)人員可查閱敏感會議紀(jì)要，嚴(yán)禁外傳或私自復(fù)制。三、標(biāo)準(zhǔn)會議紀(jì)要模板會議基本信息會議名稱例：“2024年Q2產(chǎn)品規(guī)劃評審會”會議時間2024年X月X日14:00-16:30會議地點(diǎn)企業(yè)總部3樓第一會議室/線上會議（騰訊會議ID：X）主持人（姓名）記錄人（姓名）參會人員主匯報人：（姓名）；參會部門：產(chǎn)品部、技術(shù)部、市場部、運(yùn)營部（名單附后）列席人員（姓名）（法務(wù)部）會議主題2024年Q2產(chǎn)品功能優(yōu)先級評審及資源分配會議議程及討論內(nèi)容決議事項(xiàng)待辦事項(xiàng)議題1：Q2產(chǎn)品功能需求清單評審-（產(chǎn)品部負(fù)責(zé)人）匯報：新增需求15項(xiàng)，核心需求為“用戶畫像系統(tǒng)”“智能推薦優(yōu)化”；-（技術(shù)部負(fù)責(zé)人）反饋：開發(fā)資源緊張，建議優(yōu)先開發(fā)“用戶畫像系統(tǒng)”（預(yù)計耗時8人日）。1.同步開發(fā)“用戶畫像系統(tǒng)”，暫緩“智能推薦優(yōu)化”；2.Q2功能優(yōu)先級按“用戶畫像系統(tǒng)>功能>功能”排序。1.（產(chǎn)品部負(fù)責(zé)人）：X月X日前輸出“用戶畫像系統(tǒng)”詳細(xì)PRD；2.（技術(shù)部負(fù)責(zé)人）：X月X日前確認(rèn)開發(fā)排期，反饋至產(chǎn)品部。議題2：市場部提出的“用戶裂變活動”預(yù)算申請-（市場部負(fù)責(zé)人）：申請活動預(yù)算20萬元，預(yù)期新增用戶5萬；-（運(yùn)營部負(fù)責(zé)人）：建議預(yù)算調(diào)整為15萬元，聚焦老用戶復(fù)用。預(yù)算調(diào)整為15萬元，用于“老用戶裂變+復(fù)用激勵”活動。1.（市場部負(fù)責(zé)人）：X月X日前提交調(diào)整后活動方案；2.（財務(wù)部負(fù)責(zé)人）：X月X日前完成預(yù)算審批。附件（如有）會議PPT、需求清單初稿、預(yù)算申請表.pdf記錄人簽字（姓名）審核人簽字（姓名）日期2024年X月X日四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與風(fēng)險規(guī)避內(nèi)容準(zhǔn)確性原則禁止記錄主觀臆斷或未經(jīng)核實(shí)的觀點(diǎn)，對爭議性內(nèi)容需注明“未達(dá)成共識，需進(jìn)一步討論”；數(shù)據(jù)、時間、責(zé)任人等關(guān)鍵信息必須與會議原始記錄一致，有疑問時務(wù)必多方核實(shí)。語言簡潔性與專業(yè)性避免口語化表達(dá)（如“大概”“可能”），使用書面語、專業(yè)術(shù)語；同一事項(xiàng)需前后表述一致，避免歧義。保密與合規(guī)管理涉及企業(yè)戰(zhàn)略、財務(wù)數(shù)據(jù)、未公開商業(yè)信息的會議紀(jì)要，需標(biāo)注“內(nèi)部保密，嚴(yán)禁外傳”，存儲時啟用加密功能；嚴(yán)禁在個人設(shè)備或非企業(yè)指定平臺存儲會議紀(jì)要。存檔及時性與完整性會議紀(jì)要及相關(guān)材料需在會議結(jié)束后5個工作日內(nèi)完成歸檔，逾期未歸檔需向部門負(fù)責(zé)人報備原因；電子檔需定期備份（每月1次），防止數(shù)據(jù)丟失。待辦事項(xiàng)閉環(huán)管理待辦事項(xiàng)到期后3個工作日內(nèi)，記錄人需