銷售合同審核與簽訂標(biāo)準(zhǔn)化流程合同管理工具一、適用業(yè)務(wù)場(chǎng)景本工具適用于企業(yè)銷售業(yè)務(wù)全流程中的合同管理環(huán)節(jié)，涵蓋從合同初步擬定、內(nèi)部多部門(mén)審核、修訂完善到最終簽署、歸檔的全過(guò)程管理場(chǎng)景。具體包括：銷售部門(mén)與客戶（含企業(yè)客戶、個(gè)人客戶）就產(chǎn)品銷售或服務(wù)提供達(dá)成合作意向后，需將口頭承諾轉(zhuǎn)化為書(shū)面合同時(shí)；合同條款涉及標(biāo)的物規(guī)格、價(jià)格、交付方式、付款條件、違約責(zé)任等核心內(nèi)容，需經(jīng)法務(wù)、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)部門(mén)協(xié)同審核時(shí)；合同簽訂前需保證條款合規(guī)、風(fēng)險(xiǎn)可控，且與企業(yè)內(nèi)部審批流程匹配時(shí)；合同簽署完成后需進(jìn)行規(guī)范化存檔，以備后續(xù)履約、爭(zhēng)議解決或?qū)徲?jì)查驗(yàn)時(shí)。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）合同發(fā)起與初步擬定責(zé)任主體：銷售部門(mén)業(yè)務(wù)人員（銷售代表）操作說(shuō)明：根據(jù)與客戶溝通結(jié)果，使用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同模板（或客戶提供的合同模板）起草合同文本，明確以下核心信息：合同雙方基本信息（名稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼/證件號(hào)碼號(hào)、地址、聯(lián)系方式等）；合同標(biāo)的（產(chǎn)品名稱/服務(wù)內(nèi)容、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等）；合同金額（含單價(jià)、總價(jià)、幣種，若為分期付款需列明各期金額及支付節(jié)點(diǎn)）；履約安排（交付時(shí)間、地點(diǎn)、方式，驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及流程）；付款條款（支付方式、賬戶信息、發(fā)票類型及開(kāi)具時(shí)間）；違約責(zé)任（違約情形、違約金計(jì)算方式、爭(zhēng)議解決途徑等）；其他約定（保密條款、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、不可抗力等）。擬定完成后，發(fā)起內(nèi)部合同審批流程，附《合同審批單》（見(jiàn)附件1）及客戶確認(rèn)的訂單、報(bào)價(jià)單等支撐材料。（二）業(yè)務(wù)部門(mén)初審責(zé)任主體：銷售部門(mén)負(fù)責(zé)人（銷售經(jīng)理）操作說(shuō)明：重點(diǎn)審核合同內(nèi)容與業(yè)務(wù)需求的一致性：標(biāo)的物信息、數(shù)量、價(jià)格是否與訂單、報(bào)價(jià)單一致；交付時(shí)間、地點(diǎn)是否符合客戶要求及企業(yè)產(chǎn)能；付款條款是否符合公司信用政策（如賬期、預(yù)付款比例等）；客方基本信息是否準(zhǔn)確、完整，避免主體不適格風(fēng)險(xiǎn)。審核通過(guò)后，在《合同審批單》簽署意見(jiàn)并流轉(zhuǎn)至法務(wù)部門(mén)；若審核不通過(guò)，退回銷售部門(mén)修訂并重新提交。（三）法務(wù)部門(mén)合規(guī)審核責(zé)任主體：法務(wù)專員（法務(wù)專員）操作說(shuō)明：重點(diǎn)審核合同條款的合法性、合規(guī)性及風(fēng)險(xiǎn)防范：合同主體是否具備相應(yīng)民事行為能力（企業(yè)需核查營(yíng)業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書(shū)，個(gè)人需核查證件號(hào)碼件）；合同內(nèi)容是否違反法律、行政法規(guī)及行業(yè)監(jiān)管規(guī)定（如產(chǎn)品質(zhì)量法、消費(fèi)者權(quán)益保護(hù)法等）；格式條款是否公平，是否存在“霸王條款”或加重企業(yè)責(zé)任的情形；違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式（仲裁/訴訟管轄地）是否明確且合理；保密條款、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬等約定是否完善，符合企業(yè)利益保護(hù)需求。審核通過(guò)后，在《合同審批單》簽署意見(jiàn)并流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部門(mén)；若需修訂，標(biāo)注具體修改意見(jiàn)并退回銷售部門(mén)。（四）財(cái)務(wù)部門(mén)審核責(zé)任主體：財(cái)務(wù)部專員（財(cái)務(wù)專員）操作說(shuō)明：重點(diǎn)審核合同條款中的財(cái)務(wù)相關(guān)內(nèi)容：合同金額是否準(zhǔn)確，與報(bào)價(jià)、訂單是否一致，是否存在價(jià)格異常；付款方式、節(jié)點(diǎn)是否符合公司財(cái)務(wù)管理制度（如預(yù)付款比例、進(jìn)度款支付條件、質(zhì)保金留存比例等）；發(fā)票類型（增值稅專用發(fā)票/普通發(fā)票）、開(kāi)具時(shí)間及交付方式是否符合稅務(wù)規(guī)定；客戶付款賬戶信息是否完整、準(zhǔn)確（戶名、賬號(hào)、開(kāi)戶行），避免收款風(fēng)險(xiǎn)；涉及跨境業(yè)務(wù)的，需審核外匯支付條款是否符合外匯管理規(guī)定。審核通過(guò)后，在《合同審批單》簽署意見(jiàn)并流轉(zhuǎn)至管理層審批；若存在財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)（如回款周期過(guò)長(zhǎng)、付款條件不明確），提出調(diào)整建議并退回修訂。（五）管理層審批責(zé)任主體：根據(jù)合同金額及重要性，由銷售總監(jiān)、分管副總或總經(jīng)理（銷售總監(jiān)/分管副總/總經(jīng)理）審批操作說(shuō)明：審批權(quán)限劃分（示例）：合同金額≤10萬(wàn)元：由銷售總監(jiān)審批；10萬(wàn)元＜合同金額≤50萬(wàn)元：由分管副總審批；合同金額＞50萬(wàn)元：由總經(jīng)理審批。重點(diǎn)審核合同的整體商業(yè)價(jià)值、風(fēng)險(xiǎn)可控性及是否符合公司戰(zhàn)略規(guī)劃：合作是否符合企業(yè)市場(chǎng)拓展目標(biāo)；履約成本與收益是否匹配，是否存在重大潛在風(fēng)險(xiǎn)；特殊條款（如獨(dú)家代理、長(zhǎng)期合作、高額違約金等）是否經(jīng)充分評(píng)估。審批通過(guò)后，在《合同審批單》簽署最終意見(jiàn)，確認(rèn)合同可簽署；若未通過(guò)，退回銷售部門(mén)并說(shuō)明原因。（六）合同簽署與用印責(zé)任主體：銷售部門(mén)業(yè)務(wù)人員（銷售代表）、行政部（行政專員）操作說(shuō)明：銷售部門(mén)根據(jù)審批通過(guò)的《合同審批單》，與客戶最終確認(rèn)合同文本，雙方協(xié)商確定簽署方式（紙質(zhì)簽署/電子簽署）：紙質(zhì)簽署：打印合同文本（一式兩份或三份，根據(jù)雙方需求確定），由雙方授權(quán)代表簽字并加蓋公章（合同專用章）；電子簽署：通過(guò)企業(yè)認(rèn)可的電子簽約平臺(tái)（如e簽寶、法大大等）完成簽署，保證電子簽名與手寫(xiě)簽名具有同等法律效力。合同簽署完成后，銷售部門(mén)將原件移交行政部，由行政部統(tǒng)一加蓋公司公章（或合同專用章），并留存一份原件歸檔，其余原件返還銷售部門(mén)或客戶。（七）合同歸檔與履約跟蹤責(zé)任主體：銷售部門(mén)（銷售代表）、檔案管理員（檔案管理員）操作說(shuō)明：銷售部門(mén)在合同簽署后3個(gè)工作日內(nèi)，將《合同審批單》、合同文本（含附件）、客戶主體資格證明文件（復(fù)印件）等材料整理成冊(cè)，提交檔案管理員歸檔；檔案管理員按照“一合同一檔”原則編號(hào)、登記，存入檔案柜或電子檔案系統(tǒng)，保證檔案完整、可查；銷售部門(mén)負(fù)責(zé)跟蹤合同履約情況（如交付進(jìn)度、回款狀態(tài)），及時(shí)記錄履約過(guò)程中的異常情況（如延遲交付、客戶異議等），并協(xié)調(diào)相關(guān)部門(mén)處理，形成《合同履約跟蹤表》（見(jiàn)附件3）。三、關(guān)鍵記錄表格附件1：合同審批單合同編號(hào)合同名稱簽約雙方合同金額（元）履約期限審核環(huán)節(jié)審核部門(mén)審核人審核意見(jiàn)簽署日期業(yè)務(wù)初審銷售部銷售經(jīng)理法務(wù)審核法務(wù)部法務(wù)專員財(cái)務(wù)審核財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)專員管理層審批銷售總監(jiān)/分管副總/總經(jīng)理銷售總監(jiān)/分管副總/總經(jīng)理備注：需附合同文本、訂單、報(bào)價(jià)單等支撐材料附件2：合同基本信息登記表合同編號(hào)客戶名稱統(tǒng)一社會(huì)信用代碼/證件號(hào)碼號(hào)合同標(biāo)的合同金額（元）簽署日期履行開(kāi)始日期履行結(jié)束日期合同狀態(tài)（待審核/已審核/已簽署/履行中/已完成/已終止）備注：記錄合同關(guān)鍵信息，便于后續(xù)查詢與管理附件3：合同履約跟蹤表合同編號(hào)履約節(jié)點(diǎn)計(jì)劃完成時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間負(fù)責(zé)人履約情況說(shuō)明（正常/異常，異常需注明原因及處理措施）客戶確認(rèn)簽字日期備注：定期更新履約進(jìn)度，保證合同按約定履行四、風(fēng)險(xiǎn)控制要點(diǎn)主體資格審查：簽約前務(wù)必核實(shí)對(duì)方主體資格，企業(yè)客戶需查驗(yàn)營(yíng)業(yè)執(zhí)照、法定代表人證件號(hào)碼明及授權(quán)委托書(shū)（非法定代表人簽署時(shí)），個(gè)人客戶需查驗(yàn)證件號(hào)碼原件，避免“假章”“假人”“假主體”風(fēng)險(xiǎn)。條款一致性：合同中的標(biāo)的、數(shù)量、價(jià)格、交付時(shí)間等核心內(nèi)容必須與訂單、報(bào)價(jià)單、客戶確認(rèn)函等文件完全一致，防止“單貨不符”“價(jià)量不符”等履約糾紛。合規(guī)性審查：法務(wù)部門(mén)需重點(diǎn)審核合同條款是否符合《民法典》《消費(fèi)者權(quán)益保護(hù)法》等法律法規(guī)，避免因條款違法導(dǎo)致合同無(wú)效或承擔(dān)法律責(zé)任。財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防控：財(cái)務(wù)部門(mén)需嚴(yán)格審核付款條款，保證預(yù)付款比例符合公司規(guī)定，回款節(jié)點(diǎn)明確，收款賬戶信息準(zhǔn)確，防范壞賬風(fēng)險(xiǎn)。用印規(guī)范性：合同用印需嚴(yán)格履行審批流程，嚴(yán)