合同與協(xié)議管理通用一、適用范圍與核心價值二、操作流程詳解（一）需求發(fā)起與合同類型匹配需求提出：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作需求（如采購貨物、接受服務(wù)、租賃場地等），填寫《合同需求申請表》，明確合作方基本信息、合作內(nèi)容、核心訴求（如交付時間、質(zhì)量標準、付款方式等）及預(yù)算范圍。合同類型確定：法務(wù)部門或指定負責(zé)人根據(jù)需求性質(zhì)，匹配對應(yīng)合同類型（如《采購合同》《技術(shù)服務(wù)合同》《房屋租賃合同》等），參考國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)慣例，確定合同基本框架。（二）合同起草與內(nèi)容審核模板調(diào)用：根據(jù)確定的合同類型，調(diào)用公司標準化合同模板（如無模板，可參考行業(yè)通用范本），重點保留“合同主體、標的、數(shù)量質(zhì)量、價款支付、違約責(zé)任、爭議解決”等核心條款框架。內(nèi)容填充：業(yè)務(wù)部門與合作方對接，明確具體條款細節(jié)（如產(chǎn)品型號、服務(wù)范圍、驗收標準、付款節(jié)點等），保證與《合同需求申請表》內(nèi)容一致，避免模糊表述（如“合理期限”“大概金額”等）。審核流程：業(yè)務(wù)部門初審：部門負責(zé)人審核條款是否符合業(yè)務(wù)需求，數(shù)據(jù)是否準確（如數(shù)量、金額、日期等）；法務(wù)部門復(fù)審：重點審核法律合規(guī)性（如主體資格、條款效力、違約責(zé)任是否明確、爭議解決方式是否約定管轄法院等）；財務(wù)部門會簽：審核付款方式、票據(jù)類型、稅務(wù)處理等是否符合財務(wù)制度；分管領(lǐng)導(dǎo)審批：重大合同（如金額超過萬元或涉及核心業(yè)務(wù)）需提交總經(jīng)理/分管領(lǐng)導(dǎo)審批，確認合作風(fēng)險可控。（三）合同簽署與用印管理文本定稿：審核通過后，業(yè)務(wù)部門與合作方最終確認合同文本，保證雙方版本一致（可標注“合同共X頁，雙方各執(zhí)X頁，每頁均加蓋騎縫章”）。用印申請：填寫《合同用印申請表》，附審核通過的合同文本及《合同審批單》，按公司權(quán)限流程報批（如部門負責(zé)人-行政部-總經(jīng)理）。簽署規(guī)范：企業(yè)方：由法定代表人或授權(quán)代表簽字（需提供授權(quán)委托書），并加蓋公司公章或合同專用章（嚴禁用財務(wù)章、項目部章等代替）；合作方：核實對方簽約人身份（如是授權(quán)代表，需查驗授權(quán)委托書原件及證件號碼件），保證簽字與合同主體名稱一致，加蓋對方公章或合同專用章。文本分發(fā)：簽署后，按合同約定份數(shù)分發(fā)（如企業(yè)執(zhí)X份、合作方執(zhí)X份），同時掃描電子版存檔，同步更新《合同臺賬》。（四）履行跟蹤與歸檔管理履行跟蹤：業(yè)務(wù)部門為合同履行第一責(zé)任人，按合同約定節(jié)點（如交付時間、付款進度、驗收標準等）跟蹤執(zhí)行情況，填寫《合同履行跟蹤表》，發(fā)覺異常（如延遲交付、質(zhì)量不達標）及時與對方溝通，必要時發(fā)函催告或啟動違約條款。變更與解除：如需變更或解除合同，雙方應(yīng)簽訂書面補充協(xié)議或解除協(xié)議，明確變更內(nèi)容、生效條件及責(zé)任劃分，原合同相關(guān)條款自動失效；補充協(xié)議需履行原審批流程。歸檔管理：合同履行完畢或終止后，業(yè)務(wù)部門將合同文本、審批單、用印申請表、履行過程中的往來函件、驗收報告等資料整理成冊，交檔案管理部門歸檔，保存期限按公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行（一般不少于合同終止后5年）。三、標準化表格模板（一）合同基本信息登記表合同編號簽約主體（甲方/乙方）合同類型標的物/服務(wù)內(nèi)容合同金額（元）簽署日期履行期限履行狀態(tài)（□未履行□履行中□已履行□已解除）責(zé)任部門責(zé)任人（二）合同審批流程記錄表審批環(huán)節(jié)審批人審批意見（□同意□修改后同意□不同意）審批日期備注業(yè)務(wù)部門法務(wù)部門財務(wù)部門分管領(lǐng)導(dǎo)（三）合同履行跟蹤表合同編號履行節(jié)點計劃完成時間實際完成時間履行情況描述（如“已交付并通過驗收”）異常情況說明（如“延遲交付3天，原因：供應(yīng)商生產(chǎn)故障”）處理措施責(zé)任人（四）合同變更/解除申請表原合同編號變更/解除事由擬變更條款/解除條件雙方協(xié)商結(jié)果是否需補充協(xié)議審批意見（按原合同審批流程）備注四、關(guān)鍵管理要點（一）主體資格審查簽約前務(wù)必核實合作方主體資格：企業(yè)需查驗《營業(yè)執(zhí)照》（副本復(fù)印件加蓋公章）、法定代表人證件號碼明，授權(quán)代表需提供授權(quán)委托書（載明授權(quán)范圍、權(quán)限及期限）；自然人需查驗證件號碼原件，核實身份及民事行為能力。避免與無資質(zhì)主體（如超越經(jīng)營范圍的企業(yè)、被吊銷營業(yè)執(zhí)照的企業(yè)）簽約。（二）條款嚴謹性核心條款必須明確、無歧義：標的物：名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標準（需引用國家標準、行業(yè)標準或雙方約定的具體參數(shù)）；價款支付：金額、幣種、支付方式（銀行轉(zhuǎn)賬/承兌匯票等）、支付節(jié)點（如“預(yù)付款30%到發(fā)貨，驗收合格后付70%”）、賬戶信息（戶名、賬號、開戶行，避免口頭約定）；違約責(zé)任：明確違約情形（如逾期交貨、質(zhì)量不達標、拖欠款項等）及違約金計算方式（如“按逾期金額每日萬分之五支付違約金”），上限不超過實際損失的30%；爭議解決：優(yōu)先約定由“甲方所在地有管轄權(quán)的人民法院”訴訟，避免約定“由某地仲裁機構(gòu)仲裁”未明確具體機構(gòu)導(dǎo)致條款無效。（三）檔案管理規(guī)范合同文本及履行資料需“一合同一檔案”，按年度、合同類型分類存放，電子檔案與紙質(zhì)檔案同步管理。借閱合同需填寫《檔案借閱登記表》，經(jīng)部門負責(zé)人及檔案管理部門審批，借閱期限不超過7天，嚴禁擅自復(fù)制、外傳。（四）保密與免責(zé)涉及商業(yè)秘密的合同，需約定保密條款（如“雙方對合作過程中獲知的對方商業(yè)秘密（包括技術(shù)信息、經(jīng)營信息等）承擔(dān)保密義務(wù)，保密期限至合同終止后5年”）；不可抗力條款需明確定義（如“地震、洪水、戰(zhàn)爭等不能預(yù)見、不能避免且不能克服的客觀情況”）及免責(zé)情形（如“因不可抗力導(dǎo)致無法履行合同的，雙方互不承擔(dān)違約責(zé)任，但需及時書面通知對方并提