企業(yè)行政文書檔案管理制度執(zhí)行手冊前言為規(guī)范企業(yè)行政文書檔案的收集、整理、保管、利用及銷毀等工作，保證檔案的完整性、安全性和有效性，提高行政管理效率，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》及公司內部管理制度，特制定本執(zhí)行手冊。本手冊旨在為各部門檔案管理人員提供標準化操作指引，保證文書檔案管理流程合規(guī)、高效。一、適用范圍與典型應用場景本手冊適用于公司各部門（含子公司、分支機構）在行政、管理、運營活動中形成的具有保存價值的文書檔案，包括但不限于以下場景：日常行政管理：通知、通報、請示、報告、會議紀要、工作計劃與總結等；人事管理：員工入職登記表、勞動合同、離職證明、培訓記錄、薪酬調整文件等；財務管理：費用報銷單、預算審批表、審計報告、財務分析報告等；合同與協(xié)議管理：各類業(yè)務合同、合作協(xié)議、意向書等；資質與證照管理：營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、各類許可證、公司資質證書等；項目與專項管理：項目立項報告、可行性研究報告、驗收報告、項目總結等。二、文書檔案管理全流程操作指南（一）文書形成與收集責任主體：文書形成部門為收集第一責任人，部門負責人*對收集完整性負總責。收集要求：文書需為正式定稿版本，內容完整（含、附件、審批簽章頁），字跡清晰（電子文檔需為PDF或Word格式，避免使用臨時格式）；涉及外部單位的文書（如合同、函件），需保留對方單位簽章原件或掃描件（掃描件需清晰完整，與原件一致）；收集時限：文書辦理完畢后3個工作日內完成初步收集，避免材料遺失。（二）文書整理與分類分類原則：采用“年度-問題-機構”三級分類法，保證邏輯清晰、便于檢索。一級分類（年度）：按文書形成年度劃分，如“2024年”；二級分類（問題）：按文書性質劃分，如“行政管理類”“人事管理類”“財務管理類”“合同協(xié)議類”“資質證照類”“項目專項類”；三級分類（機構）：按形成部門劃分，如“行政部”“人力資源部”“財務部”“市場部”。整理步驟：排序：按文書形成時間順序排列，同類文書按文號或重要程度排序；編頁號：紙質文書需在右上角用鉛筆編寫頁號（單件文書頁號連續(xù)，正反面均需編號）；填寫卷內目錄：每類文書需填寫《文書檔案卷內目錄》（詳見模板1），包含序號、文件名稱、文號、形成日期、頁數(shù)、備注等要素。（三）檔案歸檔與移交歸檔時限：年度文書檔案需在次年3月31日前完成整理歸檔；專項檔案（如重大項目、重要合同）需在事項完成后15個工作日內歸檔。歸檔流程：部門自查：整理部門核對文書完整性、分類準確性，填寫《文書檔案歸檔移交清單》（詳見模板2）；部門審核：部門負責人*審核無誤后，在清單上簽字確認；檔案部門接收：行政部（或指定檔案管理部門）接收檔案，核對清單與實物一致后，雙方在《歸檔移交清單》上簽字蓋章，各執(zhí)一份留存。（四）檔案保管與維護保管要求：紙質檔案：存入專用檔案柜，保持庫房干燥（濕度45%-60%）、通風（溫度14-24℃）、防火、防蟲、防潮、防鼠，定期檢查（每季度一次），發(fā)覺問題及時處理；電子檔案：存儲于公司指定服務器或加密移動硬盤，定期備份（每月一次），備份數(shù)據(jù)需異地存放（如總部與分支機構各存一份），避免數(shù)據(jù)丟失或損壞。保管期限：根據(jù)文書價值劃分，具體永久保存：公司章程、股東會決議、年度財務報告、重要合同、資質證書正本等；長期保存（10-30年）：工作總結、會議紀要、人事檔案、審計報告等；短期保存（5-10年）：日常通知、費用報銷單、臨時性請示等。（五）檔案借閱與利用借閱權限：普通員工：經所在部門負責人*批準后，可借閱本部門相關檔案；跨部門借閱：需經借閱部門負責人及檔案管理部門負責人雙重批準；涉密檔案（如未公開合同、高管薪酬文件）：需經總經理批準，由檔案管理員全程陪同借閱。借閱流程：借閱人填寫《檔案借閱申請表》（詳見模板3），注明借閱檔案名稱、用途、借閱期限（一般不超過7個工作日）；審批通過后，檔案管理員*核對檔案信息，登記《檔案借閱登記簿》（詳見模板4），借閱人簽字確認；歸還時，檔案管理員*檢查檔案完整性，確認無誤后注銷借閱記錄。（六）檔案鑒定與銷毀鑒定組織：檔案到期后，由行政部牽頭，會同法務部、相關業(yè)務部門組成鑒定小組，對檔案價值進行重新評估。銷毀流程：編制銷毀清單：鑒定小組對無保存價值的檔案編制《檔案銷毀審批清單》（詳見模板5），注明檔案名稱、歸檔日期、保管期限、數(shù)量、銷毀理由等；審批：清單需經行政部負責人、法務部負責人及總經理*簽字批準；監(jiān)銷：銷毀時由檔案管理員*和鑒定小組指定人員共同監(jiān)銷，保證檔案徹底銷毀（紙質檔案需碎紙?zhí)幚?，電子檔案需徹底刪除并格式化存儲介質）；記錄存檔：監(jiān)銷人在《銷毀審批清單》上簽字，銷毀清單及記錄需永久保存。三、常用管理工具模板模板1：文書檔案卷內目錄序號文件名稱文號形成日期頁數(shù)備注（如原件/復印件）12024年度工作計劃行政部〔2024〕1號2024-01-058原件2關于春節(jié)放假的通知行政部〔2024〕5號2024-01-203原件………………模板2：文書檔案歸檔移交清單歸檔部門歸檔人歸檔日期年度二級分類三級分類檔案數(shù)量（卷/件）移交清單份數(shù)備注行政部2024-03-252024年行政管理類行政部152含電子檔人力資源部2024-03-282024年人事管理類人力資源部202僅紙質檔移交部門簽字：__________接收部門簽字：__________日期：__________模板3：檔案借閱申請表借閱人所在部門聯(lián)系方式借閱日期市場部1382024-04-10檔案名稱歸檔日期檔號借閱用途借閱期限2024年Q1銷售報告2024-04-052024-財-001部門季度總結2024-04-17部門負責人審批：__________檔案管理部門審批：__________總經理審批（涉密檔案）：__________備注：借閱檔案需妥善保管，不得涂改、轉借、復制（復制需經審批），逾期未歸還需提前說明。模板4：檔案借閱登記簿序號借閱日期檔案名稱檔號借閱人歸還日期經辦人備注12024-04-102024年Q1銷售報告2024-財-0012024-04-15趙六按時歸還……模板5：檔案銷毀審批清單序號檔案名稱歸檔日期保管期限銷毀數(shù)量（頁/件）銷毀理由鑒定小組意見12022年費用報銷單2022-12-3110年120保管期限已滿同意銷毀…行政部負責人：__________法務部負責人：__________總經理：__________監(jiān)銷人：__________銷毀日期：__________四、執(zhí)行過程中的關鍵注意事項（一）保密性管理涉密檔案（如商業(yè)合同、未公開財務數(shù)據(jù)、高管信息）需單獨存放，由專人保管，借閱需經總經理*批準；電子檔案需設置訪問權限，定期更新密碼，禁止通過非加密郵箱、即時通訊工具傳輸涉密檔案；檔案管理員*需簽訂《保密協(xié)議》，離職時需辦理檔案交接手續(xù)，不得泄露檔案內容。（二）完整性保障文書歸檔時需核對、附件、審批簽章頁是否齊全，缺項材料需及時補充；電子檔案需與紙質檔案同步歸檔，保證兩者內容一致，避免“有紙無電”或“有電無紙”；檔案移交時，雙方需當面核對清單與實物，簽字確認后不可擅自更改檔案內容。（三）規(guī)范性操作檔案分類、編號、編目需嚴格遵循本手冊規(guī)定，各部門不得擅自更改分類標準；借閱檔案需嚴格遵守審批流程，嚴禁未經批準私自借閱、復制或帶出檔案室；銷毀檔案必須履行鑒定、審批、監(jiān)銷程序，嚴禁私自丟棄或作為廢品出售。（四）責任劃分文書形成部門對檔案的真實性、完整性負責；檔案管理部門對檔案的規(guī)范性、安