合同管理存在問題分析與改進(jìn)報(bào)告一、引言合同管理作為企業(yè)運(yùn)營過程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，貫穿于業(yè)務(wù)開展的全生命周期，其規(guī)范化、精細(xì)化程度直接關(guān)系到企業(yè)的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)控制、成本控制乃至整體運(yùn)營效率。有效的合同管理能夠保障企業(yè)合法權(quán)益，提升合作質(zhì)量，促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。然而，在當(dāng)前復(fù)雜多變的市場(chǎng)環(huán)境及企業(yè)規(guī)模持續(xù)擴(kuò)張的背景下，多數(shù)企業(yè)在合同管理實(shí)踐中仍面臨諸多挑戰(zhàn)與問題。本報(bào)告旨在深入剖析合同管理過程中普遍存在的典型問題，并針對(duì)性地提出改進(jìn)建議，以期為企業(yè)提升合同管理水平提供參考。二、合同管理現(xiàn)存主要問題分析（一）合同準(zhǔn)備與談判階段：風(fēng)險(xiǎn)前置不足，基礎(chǔ)薄弱在合同準(zhǔn)備階段，部分業(yè)務(wù)部門對(duì)合同的重要性認(rèn)識(shí)不足，未能將合同管理的理念深度融入業(yè)務(wù)前期規(guī)劃。具體表現(xiàn)為：對(duì)合作方的背景調(diào)查不夠深入，未能全面掌握其商業(yè)信譽(yù)、履約能力及潛在風(fēng)險(xiǎn)；合同需求與目標(biāo)不夠明確，導(dǎo)致后續(xù)談判缺乏清晰指引；業(yè)務(wù)部門與法務(wù)部門在合同前期介入的協(xié)同性不足，往往待合同文本初稿形成后才進(jìn)行法務(wù)審核，易造成前期風(fēng)險(xiǎn)未能及時(shí)識(shí)別與規(guī)避，后期修改成本高昂。此外，標(biāo)準(zhǔn)合同文本的使用率不高或未能根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展及時(shí)更新，導(dǎo)致合同起草效率低下，且易因條款疏漏引發(fā)潛在爭(zhēng)議。（二）合同評(píng)審與簽訂階段：流程不暢，審批效率與質(zhì)量待提升合同評(píng)審環(huán)節(jié)是控制合同風(fēng)險(xiǎn)的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，但在實(shí)際操作中，常存在以下問題：一是評(píng)審流程不夠規(guī)范，各部門職責(zé)劃分不清，評(píng)審意見缺乏針對(duì)性與建設(shè)性，甚至出現(xiàn)流于形式的現(xiàn)象；二是跨部門評(píng)審協(xié)同效率不高，信息傳遞不暢，常因某一環(huán)節(jié)的延遲導(dǎo)致整體評(píng)審周期過長(zhǎng)，影響業(yè)務(wù)進(jìn)度；三是合同文本審核不夠嚴(yán)謹(jǐn)，對(duì)合同條款的法律合規(guī)性、商業(yè)合理性、表述準(zhǔn)確性等方面的審查深度不足，易出現(xiàn)條款模糊、權(quán)責(zé)不清、違約責(zé)任不對(duì)等或缺乏可操作性等問題。在簽訂環(huán)節(jié)，對(duì)合同用印管理、簽署人授權(quán)等規(guī)范性把控不嚴(yán)，亦可能引發(fā)合同效力風(fēng)險(xiǎn)。（三）合同履行與監(jiān)控階段：動(dòng)態(tài)管理缺失，履約跟蹤不到位合同簽訂并非終點(diǎn)，而是履行的開始。當(dāng)前合同履行階段的管理往往是薄弱環(huán)節(jié)：一是缺乏有效的履約跟蹤機(jī)制，未能對(duì)合同約定的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如付款、交付、驗(yàn)收等）進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，導(dǎo)致對(duì)履約進(jìn)度、質(zhì)量及對(duì)方履約情況掌握不及時(shí)；二是合同變更與補(bǔ)充協(xié)議的管理不規(guī)范，對(duì)于履約過程中出現(xiàn)的變更需求，未能及時(shí)通過書面形式明確，或補(bǔ)充協(xié)議的簽訂滯后于實(shí)際履行，易引發(fā)糾紛；三是對(duì)潛在的違約行為預(yù)警不足，未能在對(duì)方出現(xiàn)履約異常時(shí)及時(shí)采取應(yīng)對(duì)措施，導(dǎo)致?lián)p失擴(kuò)大；四是合同相關(guān)的往來函件、通知、驗(yàn)收憑證等重要履約證據(jù)未能妥善保管，一旦發(fā)生爭(zhēng)議，可能因舉證不力而陷入被動(dòng)。（四）合同歸檔與后評(píng)估階段：管理閉環(huán)未形成，價(jià)值挖掘不足合同歸檔是合同管理的最后一環(huán)，但其重要性常被忽視。部分企業(yè)合同檔案管理混亂，紙質(zhì)合同與電子合同未能有效統(tǒng)一，歸檔不及時(shí)、不完整、不規(guī)范，導(dǎo)致合同查詢困難，后續(xù)審計(jì)、糾紛處理時(shí)無法快速獲取有效信息。更重要的是，缺乏合同履行后的總結(jié)與評(píng)估機(jī)制。對(duì)于合同的履約情況、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等未能進(jìn)行系統(tǒng)性梳理與分析，難以形成知識(shí)沉淀，無法為后續(xù)同類業(yè)務(wù)的合同管理提供借鑒，制約了合同管理水平的持續(xù)提升。（五）合同管理體系與支撐保障：制度、工具與意識(shí)有待加強(qiáng)從整體體系來看，合同管理制度建設(shè)尚不完善，部分制度規(guī)定過于原則性，缺乏具體的操作指引，導(dǎo)致執(zhí)行過程中彈性過大，標(biāo)準(zhǔn)不一。合同管理信息化水平參差不齊，多數(shù)企業(yè)仍依賴傳統(tǒng)的人工管理或簡(jiǎn)單的文檔管理工具，未能實(shí)現(xiàn)合同全生命周期的線上化、可視化管理，數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析困難，難以支撐管理層決策。此外，全員合同風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)有待提升，部分員工認(rèn)為合同管理僅是法務(wù)或特定部門的職責(zé)，未能將風(fēng)險(xiǎn)防控意識(shí)融入日常業(yè)務(wù)行為中，導(dǎo)致合同管理的防線前移困難。三、合同管理改進(jìn)建議與措施（一）強(qiáng)化合同全生命周期管理理念，夯實(shí)管理基礎(chǔ)企業(yè)應(yīng)樹立合同全生命周期管理的理念，將風(fēng)險(xiǎn)管理前置。在合同準(zhǔn)備階段，加強(qiáng)業(yè)務(wù)部門與法務(wù)、財(cái)務(wù)等部門的早期協(xié)同，確保法務(wù)人員深度參與合同可行性研究、合作方選擇及需求定義。嚴(yán)格執(zhí)行合作方準(zhǔn)入與盡職調(diào)查制度，建立合作方信用檔案，動(dòng)態(tài)評(píng)估其風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。大力推廣和完善標(biāo)準(zhǔn)合同文本體系，針對(duì)不同業(yè)務(wù)類型制定標(biāo)準(zhǔn)化條款，并根據(jù)法律法規(guī)及市場(chǎng)變化定期修訂更新，提高合同起草效率與質(zhì)量。（二）優(yōu)化合同評(píng)審與簽訂流程，提升審批效能與質(zhì)量建立健全權(quán)責(zé)清晰、流程規(guī)范的合同評(píng)審機(jī)制。明確各評(píng)審部門的職責(zé)與評(píng)審要點(diǎn)，確保評(píng)審意見的專業(yè)性與針對(duì)性。引入分級(jí)分類評(píng)審機(jī)制，根據(jù)合同金額、風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)等因素確定不同的評(píng)審路徑與權(quán)限，提高評(píng)審效率。利用信息化手段搭建線上合同評(píng)審平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)評(píng)審流程的自動(dòng)化流轉(zhuǎn)、信息共享與過程留痕，減少人為干預(yù)，縮短評(píng)審周期。加強(qiáng)對(duì)合同文本的審核力度，重點(diǎn)關(guān)注合同標(biāo)的、數(shù)量與質(zhì)量、價(jià)款或報(bào)酬、履行期限與方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等核心條款的嚴(yán)謹(jǐn)性與可操作性，必要時(shí)可引入外部專業(yè)律師協(xié)助審核。規(guī)范合同簽署流程，嚴(yán)格審查簽署人的授權(quán)權(quán)限，統(tǒng)一用印管理。（三）建立健全合同履行監(jiān)控機(jī)制，確保履約順暢構(gòu)建合同履行跟蹤管理體系，明確各合同的履約責(zé)任人，對(duì)合同履行的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)控與預(yù)警。定期梳理合同履行情況，對(duì)發(fā)現(xiàn)的履約異常（如對(duì)方延遲付款、交付不符等）及時(shí)上報(bào)并采取應(yīng)對(duì)措施，避免小問題演變成大糾紛。規(guī)范合同變更與補(bǔ)充協(xié)議的管理流程，任何變更均需履行相應(yīng)的評(píng)審與審批程序，并以書面形式確認(rèn)。加強(qiáng)履約證據(jù)的收集與保管，明確各類履約憑證的歸檔要求，確保在發(fā)生爭(zhēng)議時(shí)能夠有效舉證。（四）規(guī)范合同歸檔管理，深化合同數(shù)據(jù)應(yīng)用與后評(píng)估建立統(tǒng)一規(guī)范的合同檔案管理制度，明確合同歸檔的范圍、時(shí)限、要求及保管責(zé)任。推行合同檔案電子化管理，確保紙質(zhì)檔案與電子檔案的一致性與安全性，實(shí)現(xiàn)合同信息的便捷查詢與高效利用。建立合同履行后評(píng)估機(jī)制，對(duì)合同的整體履約情況、風(fēng)險(xiǎn)控制效果、條款設(shè)置合理性等進(jìn)行總結(jié)分析，提煉經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，將評(píng)估結(jié)果應(yīng)用于后續(xù)合同管理改進(jìn)及標(biāo)準(zhǔn)文本優(yōu)化，形成管理閉環(huán)。（五）完善合同管理支撐體系，提升整體管理水平進(jìn)一步健全合同管理相關(guān)制度，細(xì)化操作指引，確保各項(xiàng)管理要求落到實(shí)處。加大合同管理信息化建設(shè)投入，引入或升級(jí)專業(yè)的合同管理系統(tǒng)（CMS），實(shí)現(xiàn)合同從起草、評(píng)審、簽訂、履行到歸檔的全流程線上管理，并利用系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，為企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警與經(jīng)營決策提供數(shù)據(jù)支持。加強(qiáng)合同管理培訓(xùn)與宣傳，提升全員尤其是業(yè)務(wù)一線人員的合同法律意識(shí)與風(fēng)險(xiǎn)防控能力，營造“人人重視合同，人人參與風(fēng)控”的良好氛圍。四、結(jié)論合同管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，其改進(jìn)與優(yōu)化非一蹴而就，需要企業(yè)管理層的高度重視、各