項目合同管理指南一、引言項目合同是明確合作雙方權責、保障項目順利推進的核心法律文件，規(guī)范的合同管理能有效降低法律風險、避免履約糾紛、保障企業(yè)合法權益。本指南旨在為項目管理人員提供一套系統(tǒng)化的合同管理流程與工具，覆蓋合同全生命周期各環(huán)節(jié)，助力企業(yè)實現(xiàn)合同管理的標準化、規(guī)范化與高效化。二、適用范圍與核心價值（一）適用場景本指南適用于各類項目（如工程建設、軟件開發(fā)、服務外包、物資采購、咨詢服務等）的合同管理活動，涵蓋從合同準備、起草、評審、簽署到履行、變更、歸檔的全流程管理，適用于企業(yè)內(nèi)部項目負責人、法務人員、財務人員及相關業(yè)務部門。（二）核心價值規(guī)范流程：明確各環(huán)節(jié)職責與操作標準，避免管理漏洞；控制風險：通過事前評審、事中跟蹤、事后歸檔，降低法律與商業(yè)風險；提高效率：標準化模板與流程減少重復勞動，加速合同審批與履行進度；保障權益：保證合同條款清晰、權責對等，維護企業(yè)經(jīng)濟利益與聲譽。三、合同管理全流程操作指南（一）合同準備階段目標：明確需求，核實合作方資質(zhì)，確定合同類型與核心框架。需求梳理項目負責人根據(jù)項目目標，梳理合作需求（如服務內(nèi)容、交付標準、時間節(jié)點、預算范圍等），形成《項目需求說明書》，作為合同起草的核心依據(jù)。示例：軟件開發(fā)項目需明確功能模塊、技術要求、驗收標準、維護期限等。合作方資質(zhì)核實業(yè)務部門負責收集合作方營業(yè)執(zhí)照、相關資質(zhì)證書（如行業(yè)許可證、ISO認證等）、過往業(yè)績證明、征信報告等資料，核實其經(jīng)營合法性、履約能力及信譽狀況。禁止與無資質(zhì)或資質(zhì)不全的主體合作，避免后續(xù)履約風險。合同類型確定根據(jù)項目性質(zhì)選擇合適的合同類型：采購類：固定總價合同、單價合同；服務類：按時計費合同、按成果付費合同；建設類：總承包合同、分包合同等。不同類型合同條款側重不同（如采購類注重質(zhì)量標準與交付時間，服務類注重服務范圍與驗收方式）。（二）合同起草階段目標：基于需求與合作方信息，擬定合同文本，明確核心條款。模板選用與調(diào)整優(yōu)先使用企業(yè)標準化合同模板（如《采購合同模板》《服務合同模板》），保證基礎條款（如違約責任、爭議解決）合規(guī)。根據(jù)項目特殊性調(diào)整模板內(nèi)容，補充個性化條款（如保密協(xié)議、知識產(chǎn)權歸屬等）。核心條款填寫合同需包含以下關鍵要素（以服務合同為例）：主體信息：雙方全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人、地址、聯(lián)系方式（禁止填寫個人電話/郵箱，使用企業(yè)官方渠道）；標的與內(nèi)容：服務范圍、具體工作內(nèi)容、交付成果（如“提供為期12個月的系統(tǒng)運維服務，響應時間不超過2小時”）；數(shù)量與質(zhì)量：服務標準（如符合國家GB/T25001-2010標準）、驗收流程（分階段驗收/最終驗收，需明確驗收方與標準）；價款與支付：合同金額（大小寫一致）、支付方式（如“簽約后支付30%預付款，驗收通過后支付65%，質(zhì)保期滿后支付5%”）、賬戶信息（需為企業(yè)對公賬戶）；履行期限：開始/結束時間、關鍵節(jié)點（如“2024年6月30日前完成需求分析”）；權利義務：雙方責任（如“甲方需提供必要資料，乙方需保證服務質(zhì)量”）；違約責任：違約情形（如延期交付、質(zhì)量不達標）及賠償標準（如“每逾期1日，按合同總額的0.1%支付違約金”）；爭議解決：約定訴訟/仲裁管轄地（如“提交甲方所在地有管轄權的人民法院訴訟”）。內(nèi)部初審起草完成后，由項目負責人對條款完整性、與需求的一致性進行初審，保證無遺漏或矛盾。（三）合同評審階段目標：通過多部門協(xié)作，識別合同風險，優(yōu)化條款內(nèi)容。評審組織由項目負責人發(fā)起，組織法務、財務、業(yè)務部門進行聯(lián)合評審，必要時邀請外部法律顧問參與。評審要點法務部門：審核條款合法性（如是否違反《民法典》《招標投標法》等）、法律風險（如違約責任是否明確、爭議解決方式是否有效）、知識產(chǎn)權條款等；財務部門：審核金額準確性、支付方式合理性（如是否影響現(xiàn)金流）、稅費承擔約定、發(fā)票開具要求等；業(yè)務部門：審核技術條款可操作性、服務范圍與需求匹配度、驗收標準是否明確等。評審反饋與修改評審人員填寫《合同評審意見表》（見模板1），提出修改建議，起草人根據(jù)意見調(diào)整合同文本，直至所有評審方確認無異議。（四）合同簽署階段目標：完成合同正式簽署，保證法律效力。用印審批評審通過的合同，由項目負責人提交《合同用印申請表》，附評審意見表、需求說明書等材料，經(jīng)企業(yè)相關負責人（如分管領導、法務負責人）審批后，加蓋企業(yè)公章或合同專用章（嚴禁個人印章代替）。簽署與交付雙方法定代表人或授權代表簽字（需提供授權委托書），注明簽署日期；合同一式多份（如雙方各執(zhí)N份，行政部存檔M份），加蓋騎縫章后分發(fā)給相關部門（如項目組、財務部、法務部），并做好簽收記錄。（五）合同履行階段目標：跟蹤合同執(zhí)行情況，及時處理變更與糾紛，保證項目目標實現(xiàn)。履行跟蹤項目負責人建立《合同履行跟蹤表》（見模板3），定期記錄履行進度（如“2024年7月15日完成需求調(diào)研，甲方已確認”）、款項支付情況、存在問題等，保證按約定推進。變更管理履行過程中需變更合同（如延期、增減服務內(nèi)容）時，雙方應簽訂《合同變更協(xié)議》，明確變更內(nèi)容、原因、生效時間及影響（如“因甲方需求調(diào)整，項目延期15日，合同金額增加5萬元”），變更協(xié)議需履行與原合同相同的評審、簽署流程。驗收與結算按合同約定組織驗收（如業(yè)務部門主導、法務與財務參與），出具《驗收確認書》；財務部門根據(jù)驗收結果與支付條款辦理結算，留存驗收證明、發(fā)票等資料。（六）合同歸檔階段目標：實現(xiàn)合同資料集中管理，便于后續(xù)查閱與審計。資料整理合同履行完畢后，項目負責人收集合同文本、評審意見、變更協(xié)議、驗收確認書、付款憑證等所有相關資料，按“一合同一檔”原則整理。歸檔與保管紙質(zhì)合同交行政部存入檔案柜，電子版合同至企業(yè)合同管理系統(tǒng)（如OA系統(tǒng)、法務管理系統(tǒng)），標注關鍵詞（如項目名稱、合作方、合同編號），保存期限不少于合同履行結束后5年（涉及長期權益的需延長保存期限）。臺賬管理行政部建立《合同管理臺賬》（見模板4），記錄合同編號、名稱、雙方主體、簽訂日期、金額、履行狀態(tài)、歸檔位置等信息，動態(tài)更新，保證可追溯。四、常用合同管理模板表格模板1：合同評審意見表評審環(huán)節(jié)評審部門/人員評審意見修改建議評審結果（通過/不通過）簽字確認法律條款審核法務部*專員第5條違約責任約定過輕，建議明確賠償上限增加“違約金總額不超過合同總額的20%”通過*法務專員財務條款審核財務部*主管預付款比例30%偏高，建議調(diào)整為20%將“簽約后支付30%預付款”修改為“簽約后支付20%預付款”通過*財務主管業(yè)務條款審核項目部*經(jīng)理驗收標準未明確“系統(tǒng)穩(wěn)定性”具體指標補充“系統(tǒng)連續(xù)運行時間不低于99.9%”通過*項目經(jīng)理模板2：項目合同基本信息表合同編號合同名稱簽訂日期生效日期履行期限CG-2024-001軟件開發(fā)服務合同2024-06-302024-07-012024-07-01至2025-06-30甲方（委托方）科技有限公司統(tǒng)一社會信用代碼：9111法定代表人：*總地址：市區(qū)路號乙方（服務方）信息技術有限公司統(tǒng)一社會信用代碼：9111法定代表人：*總地址：市區(qū)路號合同金額人民幣伍拾萬元整（￥500,000）支付方式預付款30%，驗收款65%，質(zhì)保金5%項目負責人主要條款摘要服務范圍：定制開發(fā)管理系統(tǒng)；驗收標準：符合GB/T25001-2010；爭議解決：訴訟模板3：合同履行跟蹤表合同編號履行階段計劃時間實際時間完成情況描述存在問題處理措施責任人CG-2024-001需求調(diào)研2024-07-152024-07-15完成需求調(diào)研報告，甲方已簽字確認無無*分析師CG-2024-001系統(tǒng)開發(fā)2024-10-302024-11-05開發(fā)完成，進入測試階段測試中發(fā)覺3個bug開發(fā)團隊3日內(nèi)修復*開發(fā)組長CG-2024-001階段驗收2024-11-15待驗收待組織甲方驗收需甲方確認測試時間聯(lián)系甲方協(xié)調(diào)時間*項目經(jīng)理模板4：合同管理臺賬合同編號合同名稱合作方簽訂日期金額（元）履行狀態(tài)（履行中/已完成/終止）歸檔編號歸檔日期管理人CG-2024-001軟件開發(fā)服務合同信息技術有限公司2024-06-30500000履行中DA20240012024-07-01*行政專員CG-2024-002設備采購合同貿(mào)易公司2024-05-20800000已完成（2024-06-30驗收通過）DA20240022024-07-05*行政專員五、風險防控要點（一）法律合規(guī)性審查合同條款不得違反法律強制性規(guī)定（如“不得約定‘造成人身傷害不承擔責任’”），格式條款需提示對方注意免除或限制責任的內(nèi)容；涉及行政審批、特許經(jīng)營的項目，需確認合作方是否具備相應資質(zhì)（如建筑施工需具備安全生產(chǎn)許可證）。（二）主體資質(zhì)核實合作方為企業(yè)的，需核實營業(yè)執(zhí)照（是否在有效期內(nèi)、經(jīng)營范圍是否涵蓋項目內(nèi)容）、法定代表人身份證明；合作方為自然人的，需核實身份證件、履約能力（如提供擔保）。（三）條款明確無歧義避免使用“大概”“盡快”“良好”等模糊詞匯，需量化指標（如“響應時間≤2小時”“合格率≥99%”）；涉及時間、金額、數(shù)量等關鍵信息，務必填寫準確（大小寫一致、日期明確）。（四）履行過程動態(tài)監(jiān)控定期檢查合同履行進度，對可能出現(xiàn)的違約風險（如對方資金困難、進度滯后）及時預警，采取協(xié)商、催告等措施；重大變更（如金額增減超10%、期限延期超30日）需重新履行審批流程。（五）檔案管理完整規(guī)范合同及附件（如補充協(xié)議、驗收單）需原件保存，電子版需加密存儲，防止泄露或丟失；涉及商業(yè)秘密、技術秘密的合同，需標注“保密”字樣，嚴格控制查閱權限。（六）溝通協(xié)調(diào)機制暢通建立跨部