合同信息資料登記及跟進工作臺帳工具一、適用場景：哪些情況需要這份合同工作臺帳？在企業(yè)日常運營中，合同管理是法務(wù)、銷售、采購、財務(wù)等部門的協(xié)同工作核心。當出現(xiàn)以下情況時，一份結(jié)構(gòu)化的合同工作臺帳能有效避免信息遺漏、提升跟進效率：多部門協(xié)同：銷售團隊簽訂銷售合同、采購團隊簽訂采購合同、法務(wù)團隊審核條款，需統(tǒng)一登記合同基礎(chǔ)信息，避免各部門數(shù)據(jù)不一致；長期履約跟蹤：如工程服務(wù)合同、分期供貨合同等，需定期跟蹤履約進度（如付款節(jié)點、交付節(jié)點、驗收節(jié)點），防止違約風險；歷史合同追溯：需快速查詢某類合同（如年度框架協(xié)議、特定客戶合同）的簽署時間、金額、履約狀態(tài)，用于審計、復盤或續(xù)簽談判；風險預警：對即將到期的合同（如質(zhì)保期屆滿、付款截止日）、存在履約爭議的合同，需提前標記并跟進處理，降低企業(yè)損失。該工具適用于中小企業(yè)、大型集團分支機構(gòu)等需要集中管理合同信息的場景，尤其適合合同數(shù)量較多、履約周期較長、涉及部門較多的企業(yè)。二、操作指南：從登記到歸檔的全流程步驟步驟一：合同信息收集——明確“登記什么”在登記前，需提前收集合同核心資料，保證信息完整。需收集的資料包括：合同文本：最終簽署版PDF掃描件（含簽字頁、蓋章頁）；基礎(chǔ)信息：合同編號（企業(yè)內(nèi)部統(tǒng)一編號，如“HT-2024-X”）、合同名稱（需明確標的，如“項目設(shè)備采購合同”）、簽約日期、合同類型（如采購、銷售、服務(wù)、租賃等）；簽約主體信息：甲方（采購方/服務(wù)接受方）、乙方（銷售方/服務(wù)提供方）的完整名稱、統(tǒng)一社會信用代碼、簽約地址、法定代表人（可簡寫為“*總”，避免真實姓名）；合同金額條款：合同總金額、幣種（如人民幣/美元）、付款方式（如“預付款30%到貨付60%質(zhì)保金10%”）、開票信息（稅率、發(fā)票類型）；履約關(guān)鍵節(jié)點：合同開始/結(jié)束日期、交付期限、驗收標準、付款截止日、質(zhì)保期時長、違約責任條款（如逾期付款違約金比例）；內(nèi)部關(guān)聯(lián)信息：業(yè)務(wù)負責人（如銷售經(jīng)理經(jīng)理）、法務(wù)對接人（如法務(wù)專員專員）、財務(wù)對接人（如會計*會計）、合同存儲路徑（如企業(yè)網(wǎng)盤“合同庫/2024年/銷售合同”文件夾）。步驟二：填寫臺賬登記表——標準化錄入信息將收集的信息填入《合同信息登記及跟進臺賬》（模板見第三部分），填寫時需注意：合同編號唯一性：按“年份-部門-序號”規(guī)則編號（如“2024-銷售-001”），避免重復；金額與日期規(guī)范：金額保留兩位小數(shù)（如“100,000.00”），日期統(tǒng)一為“YYYY-MM-DD”格式（如“2024-03-15”）；合同類型分類：按企業(yè)實際管理需求設(shè)置類型（如“銷售合同”“采購合同”“服務(wù)合同”“保密合同”等），便于后續(xù)篩選；履約節(jié)點拆解：將復雜履約流程拆解為具體時間節(jié)點（如“2024-04-15預付款到賬”“2024-05-30貨物交付”“2024-06-15甲方驗收”），每個節(jié)點標注“責任人”（如“財務(wù)會計”“物流主管”）。步驟三：設(shè)置跟進提醒——避免遺漏關(guān)鍵節(jié)點根據(jù)臺賬中的“履約關(guān)鍵節(jié)點”，設(shè)置跟進提醒機制：短期提醒（1周內(nèi)）：如“2024-06-15甲方驗收”，需提前3天（6月12日）提醒業(yè)務(wù)負責人*經(jīng)理準備驗收資料；中期提醒（1個月內(nèi)）：如“2024-07-01質(zhì)保期開始”，需提前1周（6月24日）提醒法務(wù)專員*專員核對質(zhì)保條款履行情況；長期提醒（3個月以上）：如“2024-12-31合同到期”，需提前2個月（10月31日）提醒業(yè)務(wù)部門評估是否續(xù)簽，并啟動續(xù)簽談判流程。提醒方式可結(jié)合企業(yè)工具使用，如OA系統(tǒng)設(shè)置自動提醒、釘釘/企業(yè)日歷標注、或每周臺賬更新時人工篩查。步驟四：定期更新臺賬狀態(tài)——動態(tài)跟蹤履約進度臺賬需“動態(tài)更新”，而非“一次性登記”。更新頻率建議：日常更新：發(fā)生付款、交付、驗收等關(guān)鍵動作后，24小時內(nèi)更新臺賬中對應節(jié)點的“狀態(tài)”（如“待付款→已付款”“待交付→已交付”“待驗收→已驗收”），并記錄更新人（如“財務(wù)*會計”）；周度復盤：每周五下班前，臺賬管理員（如行政*專員）匯總本周合同狀態(tài)變化，標記“異常合同”（如“逾期未付款”“逾期未交付”），形成《合同異常跟進表》，推送至業(yè)務(wù)、法務(wù)、財務(wù)部門負責人；月度歸檔：每月末，對已履行完畢（如“驗收合格且質(zhì)保期滿”）、已終止（如“雙方協(xié)商解除”）的合同，在臺賬中標注“歸檔狀態(tài)”，并同步更新合同存儲路徑（如“歸檔庫/2024年/03月/已歸檔”）。步驟五：臺賬查詢與歸檔——高效利用歷史數(shù)據(jù)查詢功能：通過臺賬的篩選、排序功能快速定位合同，例如：按合同類型篩選“銷售合同”，查看2024年所有銷售合同金額；按狀態(tài)篩選“異常合同”，查看所有逾期未付款合同及逾期天數(shù)；按簽約方篩選“客戶”，查看與該客戶歷史合作的所有合同及履約記錄。歸檔管理：歸檔后的合同需保留臺賬記錄（至少保留至合同終止后3年），紙質(zhì)合同可掃描歸檔至指定文件夾，電子合同存儲于加密企業(yè)網(wǎng)盤，保證“臺賬可查、資料可追溯”。三、模板工具：合同信息登記及跟進臺賬表格（含填寫示例）《合同信息登記及跟進臺賬》基礎(chǔ)信息內(nèi)容履約信息內(nèi)容跟進記錄內(nèi)容合同編號HT-2024-銷售-001合同類型銷售合同登記日期2024-03-10合同名稱項目設(shè)備采購合同簽約日期2024-03-15最近更新日期2024-06-16甲方（采購方）科技有限公司合同總金額（元）500,000.00更新人業(yè)務(wù)*經(jīng)理統(tǒng)一社會信用代碼91110000幣種人民幣下一步行動跟進7月1日質(zhì)保金支付乙方（銷售方）YY商貿(mào)有限公司付款方式預付款30%到貨付60%質(zhì)保金10%責任人財務(wù)*會計統(tǒng)一社會信用代碼91110000YYYYYYYYYY開票信息13%增值稅專用發(fā)票預計完成時間2024-07-01業(yè)務(wù)負責人*經(jīng)理（銷售部）履約節(jié)點節(jié)點狀態(tài)跟進記錄詳情法務(wù)對接人*專員（法務(wù)部）2024-04-15預付款到賬已完成（2024-04-16到賬）2024-04-14：財務(wù)*會計確認預付款已匯出財務(wù)對接人*會計（財務(wù)部）2024-05-30貨物交付已完成（2024-05-30簽收）2024-05-29：物流*主管確認貨物已送達甲方合同存儲路徑網(wǎng)盤/合同庫/2024年/銷售合同/001號2024-06-15甲方驗收已完成（2024-06-15驗收合格）2024-06-14：業(yè)務(wù)*經(jīng)理提交驗收資料，甲方當日確認合同狀態(tài)履行中（質(zhì)保期）2024-07-01質(zhì)保金支付待付款2024-06-16：臺賬更新，提醒財務(wù)*會計提前3天準備付款備注質(zhì)保期至2025-07-01，逾期付款違約金0.05%/天表格字段說明基礎(chǔ)信息：記錄合同核心身份標識，保證唯一性和可追溯性；履約信息：聚焦合同金額、付款、履約節(jié)點等關(guān)鍵條款，是跟進的核心依據(jù)；跟進記錄：動態(tài)記錄履約進展、責任人及下一步計劃，形成“閉環(huán)管理”。四、使用提醒：保證臺賬高效運轉(zhuǎn)的關(guān)鍵要點1.信息準確性是核心合同編號、簽約主體、金額等關(guān)鍵信息需與合同文本嚴格一致，避免因錄入錯誤導致后續(xù)跟進混亂（如合同金額錄錯1位小數(shù)，可能引發(fā)付款爭議）；統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人等信息需通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”等官方渠道核對，保證簽約主體合法有效。2.跟進及時性避免風險合同履行過程中，一旦發(fā)生“節(jié)點延遲”（如原定6月15日驗收，延遲至6月20日），需24小時內(nèi)更新臺賬并標注“延遲原因”（如“甲方場地未準備好”），同時啟動風險應對（如協(xié)商新的驗收時間）；對“異常合同”（如逾期超過15天、存在履約爭議），需升級處理：臺賬管理員每日跟蹤進展，每周向部門負責人匯報，必要時啟動法律程序。3.權(quán)限管理保障安全臺賬需設(shè)置“分級權(quán)限”：業(yè)務(wù)部門可查看和編輯本部門合同，法務(wù)部門可查看所有合同并審核條款，財務(wù)部門可查看金額及付款節(jié)點，避免信息泄露或誤操作；電子合同存儲需加密，紙質(zhì)合同需鎖柜保管，臺賬導出文件（如Excel）需設(shè)置打開密碼，僅授權(quán)人員可查閱。4.定期備份與復盤每周對臺賬數(shù)據(jù)進行備份（如保存至企業(yè)云盤），防