采購(gòu)申請(qǐng)與審批電子化操作模板一、適用范圍與業(yè)務(wù)場(chǎng)景二、電子化操作流程詳解（一）前置準(zhǔn)備：系統(tǒng)登錄與權(quán)限確認(rèn)登錄系統(tǒng)：申請(qǐng)人通過企業(yè)統(tǒng)一身份認(rèn)證登錄采購(gòu)管理系統(tǒng)（如OA系統(tǒng)、采購(gòu)管理平臺(tái)等），進(jìn)入“采購(gòu)申請(qǐng)”模塊。權(quán)限核查：系統(tǒng)自動(dòng)校驗(yàn)申請(qǐng)人權(quán)限（僅限已開通采購(gòu)申請(qǐng)權(quán)限的員工），若權(quán)限異常，聯(lián)系系統(tǒng)管理員（*）開通。（二）第一步：創(chuàng)建采購(gòu)申請(qǐng)并填寫基礎(chǔ)信息新建申請(qǐng)：在“采購(gòu)申請(qǐng)”模塊“新建申請(qǐng)”，系統(tǒng)自動(dòng)唯一申請(qǐng)編號(hào)（格式：CG-YYYYMMDD-X，如CG20231001-001）。填寫基礎(chǔ)信息：申請(qǐng)人信息：系統(tǒng)自動(dòng)帶出申請(qǐng)人姓名（）、所屬部門（），手動(dòng)補(bǔ)充聯(lián)系電話（*）、申請(qǐng)日期（默認(rèn)系統(tǒng)當(dāng)前日期，可修改）。采購(gòu)類型：?jiǎn)芜x“辦公用品/生產(chǎn)設(shè)備/原材料/服務(wù)外包/其他”，根據(jù)實(shí)際需求勾選。緊急程度：?jiǎn)芜x“普通/緊急/特急”，緊急申請(qǐng)需勾選并簡(jiǎn)要說明原因（如“生產(chǎn)急需備件”）。（三）第二步：填寫采購(gòu)明細(xì)與預(yù)算信息采購(gòu)明細(xì)錄入：在“采購(gòu)明細(xì)”表格中逐行填寫物品/服務(wù)信息，支持添加多行明細(xì)（通過“添加行”按鈕操作），字段要求物品/服務(wù)名稱：準(zhǔn)確填寫，如“聯(lián)想ThinkPad筆記本A4900”或“年度IT運(yùn)維服務(wù)”，避免簡(jiǎn)稱（如“筆記本”需補(bǔ)充型號(hào)）。規(guī)格型號(hào)：技術(shù)參數(shù)、服務(wù)內(nèi)容等詳細(xì)說明（如“CPU:i5-1135G7,內(nèi)存:16G,硬盤:512G固態(tài)”或“含服務(wù)器巡檢、故障排除、7×24小時(shí)響應(yīng)”）。單位：填寫“臺(tái)/套/項(xiàng)/月”等法定計(jì)量單位。數(shù)量：阿拉伯?dāng)?shù)字填寫，需為整數(shù)（非整數(shù)需備注說明，如“打印紙5箱（每箱1000頁）”）。預(yù)估單價(jià)（元）：填寫單臺(tái)/單套/單項(xiàng)的預(yù)估價(jià)格（保留兩位小數(shù)），若單價(jià)不確定，需注明“按實(shí)際報(bào)價(jià)為準(zhǔn)”。預(yù)算金額（元）：數(shù)量×預(yù)估單價(jià)（系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算，支持手動(dòng)修改，但需備注調(diào)整原因）。用途說明：簡(jiǎn)述采購(gòu)目的（如“用于新員工入職辦公”或“生產(chǎn)線設(shè)備維修”），需與部門年度預(yù)算匹配。預(yù)算校驗(yàn)：填寫完成后，系統(tǒng)自動(dòng)關(guān)聯(lián)申請(qǐng)人部門年度預(yù)算，若預(yù)算金額不足，提示“預(yù)算超支，請(qǐng)聯(lián)系財(cái)務(wù)部（*）確認(rèn)”；若預(yù)算充足，顯示“預(yù)算正?！薄＃ㄋ模┑谌剑焊郊c提交申請(qǐng)附件：根據(jù)采購(gòu)類型必要附件，保證附件清晰、完整：辦公用品：需至少2家供應(yīng)商的報(bào)價(jià)單（加蓋供應(yīng)商公章掃描件）。生產(chǎn)設(shè)備/原材料：需技術(shù)參數(shù)表、供應(yīng)商資質(zhì)文件（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書掃描件）。服務(wù)外包：需提供服務(wù)方案、合作框架草案（若有）。金額≥5萬元采購(gòu)：額外《采購(gòu)需求審批單》（部門負(fù)責(zé)人簽字掃描件）。提交申請(qǐng)：檢查所有信息無誤后，“提交申請(qǐng)”，系統(tǒng)自動(dòng)將申請(qǐng)推送至下一審批節(jié)點(diǎn)（根據(jù)采購(gòu)金額或類型匹配審批流程，見下文“審批流程說明”）。（五）第四步：審批流程執(zhí)行與跟蹤審批人處理：審批人收到系統(tǒng)待辦通知后，需在1-3個(gè)工作日內(nèi)登錄系統(tǒng)完成審批（緊急申請(qǐng)需4小時(shí)內(nèi)響應(yīng)）：查看申請(qǐng)：待辦事項(xiàng)，查看采購(gòu)明細(xì)、附件、預(yù)算情況及申請(qǐng)人備注。審批操作：選擇“同意”“駁回”或“補(bǔ)充資料”：同意：填寫審批意見（如“符合預(yù)算，同意采購(gòu)”），“提交”，流程自動(dòng)推至下一審批人。駁回：填寫駁回原因（如“規(guī)格型號(hào)不明確，需補(bǔ)充技術(shù)參數(shù)”），“提交”，申請(qǐng)退回至申請(qǐng)人，申請(qǐng)人修改后需重新提交。補(bǔ)充資料：注明需補(bǔ)充的附件（如“需增加第三方檢測(cè)報(bào)告”），申請(qǐng)人補(bǔ)充后再次推送審批。申請(qǐng)人跟蹤進(jìn)度：申請(qǐng)人可在“我的申請(qǐng)-審批中”查看實(shí)時(shí)進(jìn)度（如“已提交至部門負(fù)責(zé)人審批”“財(cái)務(wù)審核中”），審批完成后系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送結(jié)果通知（短信/系統(tǒng)消息）。（六）第五步：審批完成與后續(xù)執(zhí)行結(jié)果歸檔：審批通過后，系統(tǒng)自動(dòng)將申請(qǐng)單、審批意見、附件等資料歸檔至“采購(gòu)檔案庫”，支持按申請(qǐng)編號(hào)、日期、申請(qǐng)人等條件查詢。采購(gòu)執(zhí)行：申請(qǐng)人憑審批通過的電子申請(qǐng)單聯(lián)系采購(gòu)部（*）執(zhí)行采購(gòu)，采購(gòu)?fù)瓿珊笮鑼⒉少?gòu)合同、發(fā)票等掃描件至對(duì)應(yīng)申請(qǐng)單，形成閉環(huán)管理。三、采購(gòu)申請(qǐng)表模板（電子化版）采購(gòu)申請(qǐng)單（電子化）申請(qǐng)信息內(nèi)容申請(qǐng)編號(hào)（系統(tǒng)自動(dòng)，如CG20231001-001）申請(qǐng)日期（系統(tǒng)默認(rèn)，可修改）申請(qǐng)人*所屬部門*聯(lián)系電話*采購(gòu)類型□辦公用品□生產(chǎn)設(shè)備□原材料□服務(wù)外包□其他緊急程度□普通□緊急□特急（緊急原因：*）采購(gòu)明細(xì)表序號(hào)物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)單位數(shù)量預(yù)估單價(jià)（元）預(yù)算金額（元）用途說明12…（支持添加多行）附件信息序號(hào)附件名稱時(shí)間文件大小1（如：供應(yīng)商報(bào)價(jià)單）（系統(tǒng)自動(dòng)記錄）2審批流程審批環(huán)節(jié)審批人審批意見審批時(shí)間部門負(fù)責(zé)人審批*□同意□駁回□補(bǔ)充資料：*財(cái)務(wù)審核*□同意□駁回□補(bǔ)充資料：*分管領(lǐng)導(dǎo)審批*□同意□駁回□補(bǔ)充資料：*總經(jīng)理審批（≥10萬元）*□同意□駁回□補(bǔ)充資料：*備注說明（其他需特別說明的事項(xiàng)，如“需與項(xiàng)目預(yù)算聯(lián)動(dòng)”“供應(yīng)商指定為公司”等）申請(qǐng)人確認(rèn)簽字（電子簽名）：*日期：*四、操作要點(diǎn)與注意事項(xiàng)（一）信息填寫規(guī)范采購(gòu)明細(xì)中的“物品/服務(wù)名稱”“規(guī)格型號(hào)”需完整準(zhǔn)確，避免使用“一批”“若干”等模糊表述，保證采購(gòu)部門能準(zhǔn)確執(zhí)行。預(yù)算金額需與財(cái)務(wù)部確認(rèn)的年度預(yù)算一致，若存在預(yù)算調(diào)整，需提前提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)單》（審批通過后方可發(fā)起采購(gòu)申請(qǐng)）。用途說明需與部門業(yè)務(wù)強(qiáng)相關(guān)，避免填寫“辦公使用”等籠統(tǒng)內(nèi)容，需具體到“項(xiàng)目組日常辦公物料”或“生產(chǎn)線維修備件”。（二）附件要求報(bào)價(jià)單、資質(zhì)文件等附件需為PDF或JPG格式，單個(gè)文件不超過10MB，若文件過大需壓縮并保證內(nèi)容清晰。附件命名需規(guī)范，格式為“附件類型-日期-名稱”，如“報(bào)價(jià)單-20231001-公司”“資質(zhì)文件-20231001-營(yíng)業(yè)執(zhí)照”。涉及合同草案、技術(shù)協(xié)議等法律文件，需經(jīng)法務(wù)部（*）審核通過后再。（三）審批流程管理審批人需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成審批，若因出差等原因無法及時(shí)處理，需委托同崗位同事代為審批（通過系統(tǒng)“委托審批”功能設(shè)置），并提前告知申請(qǐng)人。審批過程中若發(fā)覺信息不完整或不符合規(guī)定，可直接駁回，駁回原因需具體明確（如“數(shù)量與實(shí)際需求不符，需重新確認(rèn)”），避免簡(jiǎn)單填寫“不通過”。采購(gòu)金額≥10萬元的申請(qǐng)，必須經(jīng)總經(jīng)理審批；金額≥5萬元且≤10萬元的，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；5萬元以下由部門負(fù)責(zé)人及財(cái)務(wù)審核即可（具體金額分級(jí)以公司最新采購(gòu)管理制度為準(zhǔn)）。（四）特殊情況處理緊急采購(gòu)：特急申請(qǐng)需在提交時(shí)勾選“特急”，并聯(lián)系當(dāng)前審批環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人加急處理，審批完成后優(yōu)先推送至采購(gòu)部執(zhí)行。預(yù)算外采購(gòu)：若屬突發(fā)需求（如設(shè)備故障緊急維修）無法納入年度預(yù)算，需在申請(qǐng)單中注明“預(yù)算外采購(gòu)”，并額外《預(yù)算外采購(gòu)說明》（部門負(fù)責(zé)人簽字），經(jīng)總經(jīng)理審批后方可推進(jìn)。流程變更：申請(qǐng)已提交后，若需修改或撤回，需聯(lián)系當(dāng)前審批環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人駁回，撤回后修改內(nèi)容重新提交（已進(jìn)入下一審批環(huán)節(jié)的申請(qǐng)不可撤回，需聯(lián)系采購(gòu)部（*）協(xié)調(diào)處理）。（五）系統(tǒng)與檔案管理申請(qǐng)人需妥善保管申請(qǐng)編號(hào)，作為后續(xù)采購(gòu)執(zhí)行、財(cái)務(wù)報(bào)銷的依據(jù)，編號(hào)丟失可通過