企業(yè)行政管理文檔存檔及管理辦法一、辦法目的與適用范圍為規(guī)范企業(yè)行政管理文檔的收集、整理、保管及使用流程，保證文檔的完整性、安全性和可追溯性，提高行政工作效率，特制定本辦法。本辦法適用于企業(yè)各部門在行政管理活動中形成或接收的各類紙質(zhì)及電子文檔，包括但不請制度文件、會議紀(jì)要、合同協(xié)議、人事檔案、資產(chǎn)臺賬、后勤管理資料等。二、職責(zé)分工行政部：作為文檔存檔及管理的牽頭部門，負(fù)責(zé)制定文檔分類標(biāo)準(zhǔn)、組織培訓(xùn)、監(jiān)督執(zhí)行，以及重要文檔的集中保管與借閱審批。各部門負(fù)責(zé)人：督促本部門按時(shí)完成文檔的收集、初步整理與提交，保證文檔內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確。檔案管理員：負(fù)責(zé)文檔的接收、分類、登記、歸檔、保管、借閱登記及銷毀執(zhí)行，定期檢查文檔存儲環(huán)境。全體員工：按本辦法要求規(guī)范個(gè)人職責(zé)范圍內(nèi)文檔的形成與提交，配合文檔管理工作。三、文檔存檔管理全流程操作說明（一）文檔分類分類原則：按“部門-職能-時(shí)間”三級邏輯分類，保證分類清晰、層級分明。分類標(biāo)準(zhǔn)：一級分類：按部門劃分（如行政部、人力資源部、財(cái)務(wù)部、市場部等）。二級分類：按職能劃分（如行政部下設(shè)“制度建設(shè)”“會議管理”“固定資產(chǎn)”等；人力資源部下設(shè)“招聘錄用”“培訓(xùn)發(fā)展”“薪酬績效”等）。三級分類：按時(shí)間劃分（如“2024年-第1季度”“2024年-年度總結(jié)”等）。特殊文檔處理：跨部門協(xié)作形成的文檔，由主辦部門負(fù)責(zé)歸檔，協(xié)辦部門可留存復(fù)印件；涉及企業(yè)核心機(jī)密的文檔，需標(biāo)注“絕密”或“機(jī)密”，由行政部單獨(dú)保管。（二）文檔收集與提交收集范圍：部門內(nèi)所有需長期保存的行政管理文檔，包括但不限于：制度類：部門管理辦法、工作流程、崗位職責(zé)說明等；會議類：部門會議紀(jì)要、專題會議記錄、會議決議等；合同類：采購合同、服務(wù)協(xié)議、租賃合同等（需附審批單及履行完畢證明）；人事類：員工入職登記表、勞動合同、培訓(xùn)記錄、績效考核表等；資產(chǎn)類：固定資產(chǎn)臺賬、低值易耗品登記表、資產(chǎn)盤點(diǎn)報(bào)告等；其他：部門年度工作計(jì)劃與總結(jié)、請示報(bào)告、對外函件等。收集時(shí)間：日常文檔：形成后3個(gè)工作日內(nèi)提交至檔案管理員；季度/年度文檔：每季度末次月5日前、每年12月20日前完成本周期文檔匯總提交；專項(xiàng)活動文檔：活動結(jié)束后5個(gè)工作日內(nèi)提交（如年會、培訓(xùn)、項(xiàng)目驗(yàn)收等）。提交要求：紙質(zhì)文檔：需使用企業(yè)統(tǒng)一模板，內(nèi)容清晰無涂改，重要文檔需部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)；電子文檔：需命名規(guī)范（格式：“部門-二級分類-文檔名稱-日期”，如“行政部-會議管理-2024年第一次部門會議紀(jì)要-20240315”），存儲為PDF或Word格式，避免使用特殊字符；雙套制存檔：重要文檔需同時(shí)提交紙質(zhì)版與電子版（電子版刻錄光盤或至企業(yè)指定文檔管理系統(tǒng)）。（三）文檔整理與登記整理規(guī)范：紙質(zhì)文檔：按分類順序排序，去除訂書釘、回形針等金屬夾，使用文件夾或檔案盒分裝，每盒內(nèi)附《文檔目錄清單》；電子文檔：按分類建立文件夾，每季度由檔案管理員統(tǒng)一備份至企業(yè)服務(wù)器，備份文件需標(biāo)注“備份日期-備份人”。登記要求：檔案管理員收到文檔后，1個(gè)工作內(nèi)核對文檔完整性，填寫《歸檔登記表》（詳見模板1），內(nèi)容包括文檔編號、標(biāo)題、形成部門、形成日期、頁數(shù)、保管期限、存放位置、歸檔人、歸檔日期等；電子文檔需在文檔管理系統(tǒng)中錄入關(guān)鍵信息（文檔編號、標(biāo)題、分類、存放路徑、日期），保證可檢索。（四）文檔歸檔與存放歸檔時(shí)間：每月25日至30日，檔案管理員對當(dāng)月已登記文檔進(jìn)行集中歸檔。存放要求：紙質(zhì)文檔：檔案室需配備防潮、防火、防蟲、防盜設(shè)施，溫度控制在14-24℃，濕度控制在45%-60%；檔案盒豎直存放，標(biāo)簽朝外，標(biāo)注“一級分類-二級分類-年度”；電子文檔：服務(wù)器存儲需設(shè)置訪問權(quán)限，僅檔案管理員及授權(quán)人員可修改；定期（每半年）對備份數(shù)據(jù)進(jìn)行有效性檢測，保證可讀取。（五）文檔借閱與查閱借閱范圍：僅限因工作需要查閱本部門或跨部門協(xié)作相關(guān)文檔的員工。借閱流程：員工填寫《借閱申請表》（詳見模板2），注明借閱部門、借閱人、聯(lián)系方式、文檔編號、標(biāo)題、借閱用途、借閱日期、預(yù)計(jì)歸還日期，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交至檔案管理員；涉密文檔需經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)審批；檔案管理員核對審批表后，辦理借閱手續(xù)（紙質(zhì)文檔登記借閱時(shí)間、借閱人簽字；電子文檔開通臨時(shí)訪問權(quán)限，借閱期限不超過3個(gè)工作日）。借閱要求：借閱文檔不得涂改、勾畫、撕毀、轉(zhuǎn)借或復(fù)制（復(fù)制需經(jīng)行政部批準(zhǔn)）；借閱期限：一般文檔不超過5個(gè)工作日，專項(xiàng)文檔不超過10個(gè)工作期，到期需辦理續(xù)借或歸還手續(xù)；歸還時(shí)，檔案管理員需檢查文檔完整性，確認(rèn)無誤后注銷借閱記錄。（六）文檔保管與維護(hù)定期檢查：檔案管理員每季度對檔案室環(huán)境及紙質(zhì)文檔進(jìn)行檢查，查看是否有受潮、蟲蛀、損壞等情況，發(fā)覺問題及時(shí)處理；每年對電子文檔備份進(jìn)行完整性校驗(yàn)。損壞處理：紙質(zhì)文檔輕微損壞（如折皺、字跡模糊），由檔案管理員負(fù)責(zé)修復(fù)；嚴(yán)重?fù)p壞或丟失的，需提交《文檔損壞/丟失報(bào)告》，說明原因及補(bǔ)救措施，經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人審批后存檔。電子文檔管理：員工離職時(shí)，需將工作相關(guān)的電子文檔移交至檔案管理員，保證個(gè)人電腦中無企業(yè)重要文檔留存；文檔管理系統(tǒng)需定期升級，保障數(shù)據(jù)安全。（七）文檔鑒定與銷毀鑒定周期：每年12月，由行政部牽頭，組織各部門負(fù)責(zé)人及檔案管理員對到期文檔進(jìn)行鑒定。鑒定標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)《企業(yè)檔案保管期限表》（附件1），區(qū)分“永久保存”“長期保存（10-30年）”“短期保存（3-10年）”三類，對無保存價(jià)值的文檔提出銷毀建議。銷毀流程：對擬銷毀文檔，由檔案管理員編制《銷毀清冊》，注明文檔編號、標(biāo)題、形成日期、保管期限、頁數(shù)、銷毀原因；《銷毀清冊》經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理員及監(jiān)銷人（行政部指定人員）共同監(jiān)督銷毀；銷毀過程需記錄《銷毀審批表》（詳見模板3），注明銷毀日期、執(zhí)行人、監(jiān)銷人，并由雙方簽字確認(rèn)；紙質(zhì)文檔采用碎紙機(jī)銷毀，電子文檔進(jìn)行徹底刪除（低級格式化）。四、模板表格模板1：歸檔登記表文檔編號文檔標(biāo)題形成部門形成日期頁數(shù)保管期限存放位置歸檔人歸檔日期XZ-2024-001行政部2024年第一季度工作計(jì)劃行政部2024-01-05810年A1-01*小王2024-01-10RL-2024-015入職登記表人力資源部2024-02-204永久B2-03*2024-02-22模板2：借閱申請表借閱部門借閱人聯(lián)系方式文檔編號文檔標(biāo)題借閱用途借閱日期預(yù)計(jì)歸還日期市場部*趙五XZ-2024-001行政部2024年第一季度工作計(jì)劃制定部門季度計(jì)劃2024-03-152024-03-20財(cái)務(wù)部*錢六1395678HT-2024-008辦公室設(shè)備采購合同財(cái)務(wù)審計(jì)2024-03-162024-03-18部門負(fù)責(zé)人審批行政部審批備注同意同意同意同意復(fù)制1份模板3：銷毀審批表文檔編號文檔標(biāo)題形成日期保管期限頁數(shù)銷毀原因鑒定人部門負(fù)責(zé)人行政部負(fù)責(zé)人分管領(lǐng)導(dǎo)XZ-2023-050行政部2023年第二季度會議記錄（已掃描存電子版）2023-07-103年12保管期限已滿*小王*張經(jīng)理*李主任*總RL-2022-120離職交接單（已歸檔電子版）2022-05-153年6保管期限已滿**王經(jīng)理*李主任*總銷毀日期執(zhí)行人監(jiān)銷人備注2024-03-25*小王*趙主任紙質(zhì)碎毀2024-03-25*小王*趙主任電子刪除五、管理要點(diǎn)責(zé)任落實(shí)：各部門負(fù)責(zé)人為本部門文檔管理的第一責(zé)任人，需定期檢查本部門文檔提交與歸檔情況；檔案管理員需嚴(yán)格執(zhí)行登記、保管、借閱流程，保證文檔不丟失、不泄露。保密管理：涉密文檔需單獨(dú)存放，借閱需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，嚴(yán)禁無關(guān)人員查閱；電子文檔傳輸需加密，禁止通過個(gè)人郵箱、社交軟件發(fā)送。定期培訓(xùn)：行政部每年組織1-2次文檔管理培訓(xùn)，內(nèi)容包括本辦法解讀、文檔分類標(biāo)準(zhǔn)、電子文檔操作規(guī)范等，提升全員文檔管理意識。應(yīng)急處理：如發(fā)生檔案室火災(zāi)、水浸等突發(fā)情況，檔案管理員需立即啟動應(yīng)急預(yù)案，優(yōu)先轉(zhuǎn)移永久保存及重要長期保存文檔，并上報(bào)行政部負(fù)責(zé)人。監(jiān)督考核：文檔管理納入部門年度績效考核，對未按