一、適用業(yè)務(wù)場景本工具模板適用于企業(yè)、事業(yè)單位及機關(guān)等組織的行政采購部門，在物資采購過程中需實現(xiàn)成本精細化控制、供應(yīng)商規(guī)范管理及采購流程透明化的場景。具體包括：常規(guī)辦公物資采購：如文具、耗材、辦公設(shè)備等，需通過多渠道比價選擇性價比最優(yōu)供應(yīng)商；預(yù)算內(nèi)批量采購：針對年度計劃內(nèi)的標(biāo)準化物資（如勞保用品、清潔用品等），需系統(tǒng)化詢價以控制整體采購成本；緊急小額采購：在滿足時效要求的前提下，通過快速詢比價保證價格合理，避免臨時采購成本虛高；跨部門協(xié)同采購：涉及多個部門需求的同類物資，通過集中詢價提升議價能力，降低分散采購成本。二、標(biāo)準化操作流程（一）采購需求確認與提報需求發(fā)起：需求部門（如行政部、人力資源部等）填寫《行政采購物資需求申請表》，明確物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、期望交付日期及預(yù)算上限，經(jīng)部門負責(zé)人*審核后提交至行政采購組。需求復(fù)核：采購組對需求的合理性（如數(shù)量是否匹配實際使用、預(yù)算是否符合成本控制目標(biāo)）進行復(fù)核，與需求部門溝通確認細節(jié)，避免過度采購或規(guī)格冗余。（二）供應(yīng)商征集與篩選供應(yīng)商庫建立：采購組維護《合格供應(yīng)商名錄》，包含供應(yīng)商名稱、主營品類、資質(zhì)文件（如營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)經(jīng)營許可）、歷史合作記錄、報價響應(yīng)速度等，定期更新供應(yīng)商評級（如A/B/C類，A類為優(yōu)先合作）。定向詢價/公開詢價：定向詢價：對于標(biāo)準化、常規(guī)性物資，從合格供應(yīng)商庫中選取3家及以上A/B類供應(yīng)商發(fā)送詢價函；公開詢價：對于非標(biāo)或金額較大的物資，通過內(nèi)部采購平臺、行業(yè)合作渠道發(fā)布詢價公告，邀請潛在供應(yīng)商參與。供應(yīng)商資質(zhì)核驗：對首次合作的供應(yīng)商，需核驗其資質(zhì)文件真實性（如經(jīng)營范圍、生產(chǎn)/經(jīng)營許可），保證供應(yīng)商具備合法供貨能力。（三）詢價執(zhí)行與信息收集詢價函發(fā)送：采購組向選定供應(yīng)商發(fā)送《行政采購物資詢價函》，明確物資規(guī)格、數(shù)量、交付要求、報價截止時間（如截止時間后24小時內(nèi)不得修改報價）、付款方式及報價有效期（通常不少于7天）。報價接收與登記：供應(yīng)商在截止時間前提交報價（需加蓋公章或電子簽章），采購組收到后即時登記至《供應(yīng)商詢價記錄表》，記錄供應(yīng)商名稱、報價明細（單價、總價）、交付周期、質(zhì)保條款、附加服務(wù)（如免費配送、售后保修）等信息，保證報價可追溯。（四）比價分析與評估多維度比價：采購組組織成立比價小組（至少含采購專員、需求部門代表、財務(wù)部人員*），從以下維度進行量化評分（總分100分，價格權(quán)重不低于60%）：價格（60%）：取最低報價基準價，其他供應(yīng)商報價與之對比，每高于基準價1%扣2分（扣完為止）；質(zhì)量（20%）：根據(jù)供應(yīng)商歷史供貨合格率、樣品質(zhì)量（如需）、質(zhì)保期長短評分；服務(wù)（15%）：評估交付及時性、售后響應(yīng)速度、免費附加服務(wù)（如安裝、培訓(xùn)）；資質(zhì)（5%）：供應(yīng)商資質(zhì)等級、行業(yè)口碑、合作穩(wěn)定性。比價報告：根據(jù)評分結(jié)果，填寫《物資比價分析評估表》，明確推薦供應(yīng)商、備選供應(yīng)商及不達標(biāo)供應(yīng)商淘汰原因，附原始報價單、評分表等支撐材料。（五）審批與訂單執(zhí)行審批流程：比價報告按金額分級報批（如金額≤5000元由采購經(jīng)理審批，5000元＜金額≤20000元由行政總監(jiān)審批，金額＞20000元需提交分管領(lǐng)導(dǎo)*審批），審批通過后形成最終采購決策。訂單下達：采購組向推薦供應(yīng)商發(fā)送《采購訂單》，明確物資規(guī)格、數(shù)量、單價、交付時間、付款節(jié)點及違約責(zé)任，同時抄送財務(wù)部備案。合同簽訂：對于金額較大或長期合作采購，需簽訂正式采購合同，約定雙方權(quán)利義務(wù)，保證條款合規(guī)。（六）交付驗收與結(jié)算到貨驗收：需求部門與采購組共同到場驗收，核對物資名稱、規(guī)格、數(shù)量是否與訂單一致，檢查質(zhì)量（如外包裝完好、功能正常），填寫《物資驗收單》，雙方簽字確認。異常處理：若出現(xiàn)數(shù)量短缺、質(zhì)量不符等問題，采購組需在24小時內(nèi)聯(lián)系供應(yīng)商協(xié)商退換貨或補發(fā)，必要時啟動違約條款。成本核算：財務(wù)部根據(jù)驗收單、發(fā)票（合規(guī)票據(jù)）及合同條款辦理付款，將實際采購成本錄入成本分析系統(tǒng)，對比預(yù)算金額，分析節(jié)超原因并反饋至采購組，持續(xù)優(yōu)化成本控制策略。三、核心模板表格表1：《行政采購物資需求申請表》序號物資名稱規(guī)格型號單位需求數(shù)量預(yù)算單價（元）預(yù)算總價（元）用途說明需求部門申請人期望交付日期審核人1A4打印紙80g箱50251250日常辦公打印行政部張*2024–李*2辦公椅人體工學(xué)把104504500新員工入職使用人力資源部王*2024–趙*表2：《供應(yīng)商詢價記錄表》詢價單號物資名稱供應(yīng)商名稱報價日期報價有效期規(guī)格型號單價（元）總價（元）交付周期（天）質(zhì)保期附加服務(wù)聯(lián)系人聯(lián)系方式XJ202405001A4打印紙辦公用品公司2024-05-012024-05-0880g24.5122536個月免費配送陳*XJ202405001A4打印紙YY文教用品公司2024-05-012024-05-0880g24.81240212個月免費送貨上門劉*1395678表3：《物資比價分析評估表》采購項目名稱A4打印紙（50箱）詢價日期2024-05-01供應(yīng)商名稱辦公用品公司YY文教用品公司ZZ商貿(mào)公司報價總價（元）122512401280價格得分（60%）60（基準價1225元）57.6（高1.2%）52.8（高4.5%）質(zhì)量得分（20%）15（質(zhì)保6個月）18（質(zhì)保12個月）16（質(zhì)保8個月）服務(wù)得分（15%）12（免費配送，3天到貨）14（免費送貨，2天到貨）10（需自提）資質(zhì)得分（5%）4（合作2年，B類供應(yīng)商）5（合作3年，A類供應(yīng)商）3（新合作）總分9194.681.8推薦意見備選推薦淘汰備注價格最低，質(zhì)保期適中綜合性價比最優(yōu)價格高且服務(wù)差表4：《采購訂單執(zhí)行跟蹤表》訂單號供應(yīng)商名稱物資名稱訂單數(shù)量訂單金額（元）下單日期期望交付日期實際交付日期驗收狀態(tài)驗收人付款狀態(tài)付款日期CG202405001YY文教用品公司辦公椅10把45002024-05-022024-05-102024-05-09合格張、李已付2024-05-15四、關(guān)鍵控制要點合規(guī)性優(yōu)先：嚴格執(zhí)行采購制度，禁止化整為零規(guī)避審批，保證詢價過程公開透明，避免“人情采購”“指定供應(yīng)商”等違規(guī)行為。數(shù)據(jù)準確性：需求申請、報價信息、驗收記錄等需真實完整，禁止虛報數(shù)量、規(guī)格或篡改比價數(shù)據(jù)，保證成本核算有據(jù)可依。供應(yīng)商動態(tài)管理：每半年對合格供應(yīng)商進行復(fù)評，根據(jù)供貨質(zhì)量、價格穩(wěn)定性、服務(wù)響應(yīng)等調(diào)整供應(yīng)商