行政事務(wù)處理手冊(cè)模板前言為規(guī)范公司行政事務(wù)處理流程，明確各環(huán)節(jié)職責(zé)分工，提高行政工作效率與服務(wù)質(zhì)量，保證事務(wù)處理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，特制定本手冊(cè)。本手冊(cè)涵蓋行政日常高頻事務(wù)場(chǎng)景，供各部門及相關(guān)人員參考使用，旨在通過統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)減少溝通成本，保障行政工作有序開展。一、本手冊(cè)適用范圍與核心價(jià)值（一）適用范圍本手冊(cè)適用于公司內(nèi)部各類行政事務(wù)處理，包括但不限于：會(huì)議組織與管理、辦公用品申領(lǐng)與發(fā)放、固定資產(chǎn)采購與維護(hù)、員工差旅安排、訪客接待與登記、辦公環(huán)境維護(hù)、印章使用管理、文件歸檔等場(chǎng)景。（二）核心價(jià)值流程標(biāo)準(zhǔn)化：明確各事務(wù)處理的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)與責(zé)任主體，避免操作隨意性；效率提升：通過標(biāo)準(zhǔn)化步驟縮短事務(wù)處理周期，減少重復(fù)溝通；風(fēng)險(xiǎn)防控：規(guī)范審批權(quán)限與材料要求，降低合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)；服務(wù)優(yōu)化：統(tǒng)一服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，提升員工與外部訪客的體驗(yàn)感。二、核心行政事務(wù)處理流程與操作指引（一）會(huì)議組織全流程操作步驟適用場(chǎng)景：公司內(nèi)部例會(huì)、項(xiàng)目研討會(huì)、外部對(duì)接會(huì)、年度總結(jié)會(huì)等各類會(huì)議的組織與執(zhí)行。1.會(huì)議需求提出與審批發(fā)起人：根據(jù)工作需要，由部門負(fù)責(zé)人或會(huì)議組織人填寫《會(huì)議申請(qǐng)表》（詳見模板一），明確會(huì)議主題、目的、時(shí)間（建議明確到上/下午:）、預(yù)計(jì)時(shí)長、地點(diǎn)（線上需注明會(huì)議平臺(tái)及）、參會(huì)人員范圍（含外部嘉賓需注明單位及職務(wù)）、議程概要、所需物料（如投影儀、白板、麥克風(fēng)等）及特殊需求（如茶歇、同聲傳譯等）。審批流程：內(nèi)部會(huì)議：部門負(fù)責(zé)人→行政部（審核場(chǎng)地/物料可行性）→分管領(lǐng)導(dǎo)*（審批）；外部會(huì)議：部門負(fù)責(zé)人→行政部→分管領(lǐng)導(dǎo)→總經(jīng)理（需涉及外部嘉賓或重要事項(xiàng)時(shí)）。時(shí)效要求：常規(guī)會(huì)議至少提前2個(gè)工作日提交申請(qǐng)；緊急會(huì)議（如臨時(shí)決策會(huì)議）需提前1個(gè)工作日提交，并在申請(qǐng)中標(biāo)注“緊急”并說明原因。2.會(huì)議方案制定與通知行政部職責(zé)：審批通過后1個(gè)工作日內(nèi)，協(xié)調(diào)確認(rèn)會(huì)議場(chǎng)地（保證設(shè)備正常）、物料準(zhǔn)備（提前30分鐘調(diào)試設(shè)備），并通知參會(huì)人員：通知內(nèi)容需包含：會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)/線上、參會(huì)人員、議程（附會(huì)議材料如有）、聯(lián)系人及聯(lián)系方式；通知方式：內(nèi)部郵件+企業(yè)群（關(guān)鍵參會(huì)人），外部嘉賓需同時(shí)發(fā)送正式邀請(qǐng)函（紙質(zhì)/電子版）。3.會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行與記錄會(huì)前準(zhǔn)備：行政專員提前30分鐘到場(chǎng)，檢查場(chǎng)地布置（如橫幅、席卡、茶水）、設(shè)備調(diào)試（投影、音響、網(wǎng)絡(luò)），簽到表（紙質(zhì)/電子）放置入口處。會(huì)中支持：引導(dǎo)參會(huì)人員簽到，協(xié)助主持人處理臨時(shí)需求（如增加話筒、調(diào)整室溫），記錄會(huì)議關(guān)鍵信息（決議事項(xiàng)、行動(dòng)項(xiàng)、責(zé)任部門/人、完成時(shí)限）。會(huì)后工作：行政部：會(huì)后2個(gè)工作日內(nèi)整理《會(huì)議紀(jì)要》（模板二），經(jīng)會(huì)議主持人及分管領(lǐng)導(dǎo)*審核后，發(fā)送至參會(huì)人員及相關(guān)部門存檔；場(chǎng)地復(fù)原：清理會(huì)議場(chǎng)地，回收物料，關(guān)閉設(shè)備電源。4.會(huì)議材料歸檔歸檔范圍：會(huì)議申請(qǐng)表、會(huì)議通知、簽到表、會(huì)議紀(jì)要、演示文稿（PPT）、外部嘉賓資料等；歸檔要求：按“年份-月份-會(huì)議類型”分類存儲(chǔ)（電子檔存共享服務(wù)器“行政部-會(huì)議歸檔”文件夾，紙質(zhì)檔交行政部檔案管理員統(tǒng)一保管），保存期限不少于3年。（二）辦公用品申領(lǐng)與管理操作指引適用場(chǎng)景：員工日常辦公所需的文具、耗材、勞保用品等申領(lǐng)與發(fā)放管理。1.申領(lǐng)范圍與標(biāo)準(zhǔn)申領(lǐng)品類：筆、本、文件夾、打印紙、墨盒/硒鼓、訂書機(jī)、計(jì)算器、勞保口罩、消毒濕巾等（具體以《辦公用品目錄》為準(zhǔn)）；申領(lǐng)標(biāo)準(zhǔn)：文具類：每人每月限申領(lǐng)中性筆2支、筆記本1本；耗材類：根據(jù)部門實(shí)際使用量申領(lǐng)（需注明用途及預(yù)估用量）；勞保類：按崗位需求發(fā)放（如前臺(tái)每日申領(lǐng)口罩1個(gè)，保潔人員申領(lǐng)手套/清潔劑等）。2.申領(lǐng)流程與發(fā)放線上申領(lǐng)：員工通過企業(yè)“行政服務(wù)”模塊提交《辦公用品申領(lǐng)單》（模板三），填寫申領(lǐng)人、部門、物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途（注明“部門日常使用”或“項(xiàng)目專項(xiàng)”）。審批與發(fā)放：審批：部門負(fù)責(zé)人→行政部（核對(duì)庫存與申領(lǐng)標(biāo)準(zhǔn)）；發(fā)放：審批通過后，行政專員1個(gè)工作日內(nèi)備貨，通知申領(lǐng)人至行政庫房領(lǐng)?。ê炞执_認(rèn)）；緊急需求（如會(huì)議臨時(shí)需打印紙）可先領(lǐng)取，后補(bǔ)申領(lǐng)單。庫存管理：行政部每月25日盤點(diǎn)庫存，更新《辦公用品庫存臺(tái)賬》（模板四），低于安全庫存時(shí)（如A4紙剩余5包）啟動(dòng)采購流程。（三）固定資產(chǎn)采購與維護(hù)管理適用場(chǎng)景：電腦、打印機(jī)、辦公家具、投影儀等價(jià)值500元以上、使用期限1年以上的資產(chǎn)采購、領(lǐng)用、維護(hù)及報(bào)廢。1.采購申請(qǐng)與審批需求部門：填寫《固定資產(chǎn)采購申請(qǐng)表》（模板五），注明資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、用途（新員工入職/設(shè)備替換/新增部門）、使用人及部門負(fù)責(zé)人簽字。審批流程：部門負(fù)責(zé)人→行政部（審核配置合理性）→財(cái)務(wù)部（審核預(yù)算）→分管領(lǐng)導(dǎo)→總經(jīng)理（單筆金額超5000元需總經(jīng)理審批）。采購執(zhí)行：審批通過后，行政部根據(jù)采購金額選擇采購方式（5000元以下比價(jià)采購，5000元以上公開招標(biāo)/詢價(jià)），保證“質(zhì)優(yōu)價(jià)?！?，驗(yàn)收合格后錄入《固定資產(chǎn)臺(tái)賬》（模板六）。2.領(lǐng)用與維護(hù)領(lǐng)用登記：使用人憑《領(lǐng)用單》至行政部領(lǐng)用資產(chǎn)，簽字確認(rèn)并粘貼資產(chǎn)標(biāo)簽（編號(hào)、領(lǐng)用日期、使用人）；日常維護(hù)：使用人負(fù)責(zé)資產(chǎn)日常清潔與保管，故障時(shí)及時(shí)報(bào)行政部維修（填寫《維修申請(qǐng)單》，模板七）；調(diào)撥與報(bào)廢：部門間資產(chǎn)調(diào)需填寫《調(diào)撥單》（模板八），經(jīng)雙方部門負(fù)責(zé)人及行政部確認(rèn)；資產(chǎn)無法修復(fù)或達(dá)到使用年限（如電腦5年）時(shí)，提交《報(bào)廢申請(qǐng)表》（模板九），經(jīng)行政部鑒定、財(cái)務(wù)部核值、分管領(lǐng)導(dǎo)*審批后統(tǒng)一處置。（四）員工差旅安排與費(fèi)用報(bào)銷適用場(chǎng)景：員工因公出差（市外/市內(nèi)）的交通、住宿、餐飲等安排及費(fèi)用報(bào)銷。1.出差申請(qǐng)與審批員工申請(qǐng)：提前3個(gè)工作日填寫《出差審批單》（模板十），注明出差事由、時(shí)間、地點(diǎn)、交通工具（高鐵/飛機(jī)/汽車，需注明等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，如高鐵二等座、經(jīng)濟(jì)艙）、住宿標(biāo)準(zhǔn)（一線城市不超過400元/晚，二線不超過300元/晚）、陪同人員及部門負(fù)責(zé)人簽字。審批流程：部門負(fù)責(zé)人→分管領(lǐng)導(dǎo)→總經(jīng)理（出差超3天或跨省需總經(jīng)理審批）。2.行程安排與票據(jù)管理行政部支持：審批通過后，行政部協(xié)助預(yù)訂機(jī)票/車票（優(yōu)先選擇公司協(xié)議供應(yīng)商）、住宿（需提前1天確認(rèn)預(yù)訂信息），出差前將行程單發(fā)送至員工郵箱；費(fèi)用報(bào)銷：出差返回后5個(gè)工作日內(nèi)，員工粘貼差旅發(fā)票（交通、住宿、餐飲，需與審批單一致），填寫《差旅費(fèi)報(bào)銷單》（模板十一），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部審核后，通過企業(yè)報(bào)銷流程打款。（五）訪客接待與登記管理適用場(chǎng)景：外部客戶、合作伙伴、單位等來訪人員的接待與登記。1.接待申請(qǐng)與準(zhǔn)備需求部門：提前1個(gè)工作日填寫《訪客接待申請(qǐng)表》（模板十二），注明訪客單位、姓名、職務(wù)、人數(shù)、到訪時(shí)間、事由、接待部門、陪同人員及特殊需求（如翻譯、餐廳預(yù)訂）。審批與準(zhǔn)備：部門負(fù)責(zé)人→行政部（協(xié)調(diào)會(huì)議室、茶歇、門禁權(quán)限）；接待當(dāng)天，行政部在入口處放置“歡迎公司”指引牌，會(huì)議室提前15分鐘布置好茶水（礦泉水、咖啡/茶）、紙巾、席卡。2.接待執(zhí)行與登記接待流程：陪同人員至前臺(tái)引導(dǎo)訪客，核驗(yàn)身份證（必要時(shí)），填寫《訪客登記表》（模板十三，含姓名、單位、事由、訪問部門、離店時(shí)間），發(fā)放《訪客證》（需佩戴胸前）；注意事項(xiàng)：涉及機(jī)密信息的會(huì)議，需提前告知訪客保密要求，禁止攜帶手機(jī)/錄音設(shè)備；訪客離開時(shí)，陪同人員送至公司門口，回收《訪客證》。三、行政事務(wù)處理通用模板模板一：會(huì)議申請(qǐng)表申請(qǐng)部門申請(qǐng)人申請(qǐng)日期會(huì)議主題會(huì)議目的時(shí)間年月日上/下午:至:時(shí)長：分鐘地點(diǎn)□線上（平臺(tái)：______：______）□線下（會(huì)議室：______）參會(huì)人員內(nèi)部：______（部門/職務(wù)）外部：______（單位/職務(wù)）議程1.______（負(fù)責(zé)人：______時(shí)長：______分鐘）2.______（負(fù)責(zé)人：______時(shí)長：______分鐘）…所需物料□投影儀□白板□麥克風(fēng)□茶歇□其他：______特殊需求（如：同聲傳譯、鮮花布置等）部門負(fù)責(zé)人簽字行政部審核模板二：會(huì)議紀(jì)要會(huì)議名稱日期年月日主持人記錄人參會(huì)人員內(nèi)部：______外部：______缺席人員（原因：______）會(huì)議議程及內(nèi)容1.______（議題討論要點(diǎn)、各方意見）2.______決議事項(xiàng)1.______（決議內(nèi)容、達(dá)成一致意見）2.______行動(dòng)項(xiàng)序號(hào)行動(dòng)內(nèi)容責(zé)任部門/人12附件（如：PPT、方案文檔等）主持人簽字分管領(lǐng)導(dǎo)審閱模板三：辦公用品申領(lǐng)單申領(lǐng)部門申領(lǐng)日期申領(lǐng)人聯(lián)系方式物品名稱規(guī)格型號(hào)單位申領(lǐng)數(shù)量部門負(fù)責(zé)人審批行政部審核模板四：辦公用品庫存臺(tái)賬日期物品名稱規(guī)格型號(hào)期初庫存入庫數(shù)量出庫數(shù)量期末庫存管理員備注年月日年月日模板五：固定資產(chǎn)采購申請(qǐng)表申請(qǐng)部門申請(qǐng)人資產(chǎn)名稱規(guī)格型號(hào)數(shù)量預(yù)估單價(jià)元預(yù)估總價(jià)元用途□新員工入職□設(shè)備替換□新增部門□其他：______使用人使用部門需求說明（如：現(xiàn)有設(shè)備老化、項(xiàng)目新增需求等）部門負(fù)責(zé)人簽字行政部審核財(cái)務(wù)部審核模板六：固定資產(chǎn)臺(tái)賬資產(chǎn)編號(hào)資產(chǎn)名稱規(guī)格型號(hào)購買日期購買金額使用部門使用人存放地點(diǎn)狀態(tài)（在用/維修/報(bào)廢）模板七：維修申請(qǐng)單申請(qǐng)部門申請(qǐng)人資產(chǎn)名稱資產(chǎn)編號(hào)故障描述（如：無法開機(jī)、打印模糊、屏幕破損等，需詳細(xì)說明）故障發(fā)生時(shí)間年月日時(shí)期望修復(fù)時(shí)間年月日前部門負(fù)責(zé)人簽字行政部受理維修結(jié)果模板八：固定資產(chǎn)調(diào)撥單調(diào)出部門調(diào)入部門資產(chǎn)名稱資產(chǎn)編號(hào)規(guī)格型號(hào)購買日期調(diào)撥原因□部門調(diào)整□人員調(diào)動(dòng)□資源共享□其他：______調(diào)出部門確認(rèn)經(jīng)辦人：負(fù)責(zé)人：調(diào)入部門確認(rèn)經(jīng)辦人：負(fù)責(zé)人：行政部備案日期：模板九：固定資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)表申請(qǐng)部門申請(qǐng)人資產(chǎn)名稱資產(chǎn)編號(hào)規(guī)格型號(hào)使用年限年報(bào)廢原因□達(dá)到使用年限□嚴(yán)重?fù)p壞無法修復(fù)□技術(shù)淘汰□其他：______原值元賬面凈值元鑒定意見行政部：□同意報(bào)廢□可維修后使用□其他：______財(cái)務(wù)部：確認(rèn)凈值無異議分管領(lǐng)導(dǎo)審批總經(jīng)理審批模板十：出差審批單出差人部門職務(wù)出差事由出差地點(diǎn)時(shí)間年月日至年月日，共天往返交通□高鐵（二等座）□飛機(jī)（經(jīng)濟(jì)艙）□汽車（______）□自駕（里程：______公里）住宿標(biāo)準(zhǔn)元/晚（一線城市≤400元，二線≤300元）陪同人員部門負(fù)責(zé)人簽字分管領(lǐng)導(dǎo)審批總經(jīng)理審批模板十一：差旅費(fèi)報(bào)銷單報(bào)銷人部門出差日期年月日至年月日交通費(fèi)用發(fā)票日期起點(diǎn)-終點(diǎn)交通方式住宿費(fèi)用發(fā)票日期天數(shù)單價(jià)（元/天）餐飲補(bǔ)助天數(shù)補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)（元/天）金額（元）其他費(fèi)用（如：市內(nèi)交通、雜費(fèi)等）金額（元）總金額元發(fā)票張數(shù)張部門負(fù)責(zé)人簽字財(cái)務(wù)部審核模板十二：訪客接待申請(qǐng)表接待部門申請(qǐng)人訪客單位訪客人數(shù)人訪客姓名及職務(wù)（如：，公司總經(jīng)理）到訪時(shí)間年月日上/下午:預(yù)計(jì)離開時(shí)間:接待事由陪同人員特殊需求□會(huì)議室預(yù)訂（規(guī)格：______）□茶歇（標(biāo)準(zhǔn)：______）□餐廳預(yù)訂□其他：______部門負(fù)責(zé)人簽字行政部確認(rèn)接待人模板十三：訪客登記表到訪日期訪客姓名性別單位名稱聯(lián)系方式訪問部門訪問事由陪同人員入店時(shí)間離店時(shí)間年月日::年月日::四、關(guān)鍵執(zhí)行要點(diǎn)與常見問題規(guī)避（一）審批時(shí)效管理所有審批需在1個(gè)工作日內(nèi)完成（緊急事務(wù)標(biāo)注“急”可加急處理），超時(shí)未審批的流程，行政部可發(fā)起催辦；涉及多部門聯(lián)審的，由牽頭部門負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)進(jìn)度。（二）材料完整性要求申領(lǐng)/申請(qǐng)類事務(wù)需保證信息填寫完整（如物品名稱、規(guī)格、數(shù)量），關(guān)鍵信息缺失（如差旅審批單未注明交通工具等級(jí)）將退回重新提交；涉及外部費(fèi)用的（如會(huì)議場(chǎng)地租賃），需提前提供報(bào)價(jià)單及合同草案。（三）信息安全與保密機(jī)密文件（如財(cái)務(wù)報(bào)表、戰(zhàn)略規(guī)劃）的歸檔需加密存儲(chǔ)（電子檔密碼強(qiáng)度不低于12位，紙質(zhì)檔存放帶鎖文件柜）；訪客接待中，如涉及敏感信息，需提前與訪客簽署《保密協(xié)議》（模板十四，可選）。（四）特殊情況處理緊急會(huì)議：無法提前提交申請(qǐng)的，需通過電話向行政部及分管領(lǐng)導(dǎo)*