企業(yè)行政文書檔案分類及編號管理規(guī)范一、適用范圍與管理目標本規(guī)范適用于企業(yè)各類行政文書（包括但不限于通知、報告、會議紀要、制度文件、合同協議、證照復印件、外部往來函件等）的分類整理、編號登記、歸檔保管及檢索利用。通過建立統一的分類體系與編號規(guī)則，實現檔案管理的標準化、系統化，提高檔案檢索效率，保證檔案完整性與可追溯性，為企業(yè)運營決策、合規(guī)審計及歷史查閱提供支持。二、檔案分類及編號操作流程（一）第一步：明確檔案分類體系根據企業(yè)行政職能與文書特性，構建“一級分類+二級分類+三級分類”的三級分類保證分類邏輯清晰、覆蓋全面。一級分類（按職能領域劃分）依據部門核心職能設置一級分類，代碼采用2位大寫字母表示（如“綜合管理類”代碼為“ZL”），具體ZL：綜合管理類（含行政、后勤、辦公物資等）RL：人力資源類（含招聘、培訓、考核、薪酬等）CW：財務管理類（含預算、報銷、資金管理等，不含涉稅發(fā)票）XM：項目管理類（含項目立項、實施、驗收等）QG：公關外聯類（含對外合作、媒體關系、往來等）QT：其他臨時類（未納入上述分類的階段性文書）二級分類（按文書類型劃分）在一級分類下，按文書具體形式設置二級分類，代碼采用2位數字或字母（如“通知”代碼為“TZ”），示例：綜合管理類（ZL）下：通知（TZ）、報告（BG）、會議紀要（JY）、制度文件（ZD）、證照檔案（ZZ）等人力資源類（RL）下：招聘（ZP）、培訓（PX）、績效考核（KJ）、勞動合同（HT）等三級分類（按保管期限或專項特征劃分）針對二級分類中數量較多或需重點管理的文書類型，可設置三級分類，代碼采用2位數字（如“永久”代碼為“01”），示例：會議紀要（JY）下：永久（01，如董事會決議）、10年（02，如月度辦公會）、5年（03，如部門例會）制度文件（ZD）下：公司級（01，如《員工手冊》）、部門級（02，如《行政部管理制度》）（二）第二步：制定檔案編號規(guī)則采用“一級分類代碼-二級分類代碼-三級分類代碼-年份-流水號”的層級結構，保證編號唯一、簡潔且可追溯。編號結構說明一級分類代碼：2位大寫字母（如ZL、RL），對應職能領域。二級分類代碼：2位字符（數字或字母），對應文書類型。三級分類代碼：2位數字（可選，無三級分類時可，用“–”代替），如“01”“02”。年份：4位數字，文書形成年度（如2024年）。流水號：3位數字，按年度內文書形成順序從“001”開始連續(xù)編制，不得跳號、重號。編號示例示例1（無三級分類）：ZL-TZ-2024-001（綜合管理類-通知-2024年第1號）示例2（含三級分類）：RL-KJ-01-2024-005（人力資源類-績效考核-永久-2024年第5號）示例3（其他臨時類）：QT-XM-2024-102（其他臨時類-項目類-2024年第102號）（三）第三步：文書整理與編號實施文書收集與初步篩選：各部門指定專人（如行政助理*）負責本部門行政文書的日常收集，剔除重復、無效文書（如草稿、臨時便簽等），保留正式版本。確定分類與編號：根據文書內容，對照分類體系確定一級、二級、三級分類，按編號規(guī)則唯一編號，用鉛筆輕柔標注于文書首頁右上角（避免覆蓋信息）。文書裝訂與標注：多頁文書需采用左側裝訂，加裝檔案封面（含文書名稱、編號、形成部門、形成日期、經辦人等信息），首頁加蓋“歸檔章”（章內含編號、歸檔日期、審核人）。（四）第四步：檔案登記與歸檔保管檔案登記：將編號后的文書錄入《行政檔案登記表》（模板見下文），登記信息需完整準確，包括編號、文書名稱、形成部門、形成日期、頁數、保管期限、存放位置、經辦人*等。檔案盒封裝：按編號順序將文書裝入統一規(guī)格的檔案盒（規(guī)格建議為A4豎裝），盒脊標注“一級分類名稱-起止編號-年度”（如“ZL綜合管理類-ZL-TZ-2024-001至050-2024”）。移交與保管：檔案盒整理完畢后，移交至企業(yè)檔案室，由檔案管理員統一存放于專用檔案柜，按分類順序排列，并建立電子檔案索引，方便檢索。三、檔案分類及編號規(guī)則模板表一級分類（代碼）二級分類（代碼）三級分類（代碼）編號規(guī)則示例說明綜合管理類（ZL）通知（TZ）–ZL-TZ-YYYY-NNN適用于公司及各部門發(fā)布的正式通知、通報等綜合管理類（ZL）會議紀要（JY）永久（01）ZL-JY-01-YYYY-NNN董事會、股東會等重要會議紀要，保管期限永久綜合管理類（ZL）會議紀要（JY）10年（02）ZL-JY-02-YYYY-NNN月度辦公會、專題研討會等會議紀要，保管期限10年人力資源類（RL）勞動合同（HT）–RL-HT-YYYY-NNN與員工簽訂的勞動合同、補充協議等人力資源類（RL）培訓（PX）新員工（01）RL-PX-01-YYYY-NNN新員工入職培訓相關資料（含課件、簽到表、考核記錄等）財務管理類（CW）預算管理（YS）年度預算（01）CW-YS-01-YYYY-NNN公司年度財務預算、部門預算批復文件項目管理類（XM）立項（XM）新項目（01）XM-XM-01-YYYY-NNN新項目立項申請、可行性研究報告、審批文件公關外聯類（QG）往來（ZF）–QG-ZF-YYYY-NNN與部門、行業(yè)協會的往來函件、會議記錄等其他臨時類（QT）專項工作（ZX）–QT-ZX-YYYY-NNN臨時組建專項工作小組形成的階段性文書（如大型活動籌備資料）四、執(zhí)行要點與常見問題規(guī)避保證編號唯一性：同一文書不得重復編號，編號一旦原則上不得變更；確需變更的，需經部門負責人*審批后，在檔案登記表中備注變更原因及新編號，并更新電子索引。保持分類一致性：各部門需嚴格按照本規(guī)范執(zhí)行，不得擅自調整分類代碼或層級；新增未涵蓋的文書類型時，需向行政部門提交申請，經審核備案后納入分類體系。規(guī)范流水號編制：流水號按年度內文書形成順序連續(xù)編制，不得跨年使用或跳號；年底流水號用完后，次年重新從001開始。標注信息完整清晰：歸檔章、檔案封面及登記表中的信息需完整，包括但不限于編號、日期、經辦人*，避免信息缺失導致檢索困難。定期維護與更新：行政部門每年組織一次檔案分類體系復盤，根據企業(yè)職能變化調整分類規(guī)則；檔案管理員每季度檢查檔案編