行政工作日常流程規(guī)范手冊一、辦公環(huán)境維護規(guī)范適用場景適用于公司各辦公區(qū)域（包括工位區(qū)、會議室、接待區(qū)、茶水間、檔案室等）的日常環(huán)境維護與管理，保證辦公環(huán)境整潔、有序、安全，為員工提供舒適的工作場所。標準化操作步驟日常巡檢與記錄每日上午9:00前，行政專員*需對辦公區(qū)域進行全面巡檢，重點檢查：地面清潔度（無紙屑、污漬）、工位整潔度（物品擺放整齊、無雜物）、公共設施（綠植狀態(tài)、照明設備、空調運行）、辦公設備（打印機、飲水機等外表面無灰塵）。使用《辦公環(huán)境日常巡檢表》（見表1）記錄檢查結果，對異常情況（如設備故障、清潔不到位）標注“待處理”，并明確責任人及整改時限。問題協(xié)調與跟進對巡檢中發(fā)覺的問題，行政專員*需在1小時內聯(lián)系相關部門或人員協(xié)調解決：清潔問題：聯(lián)系保潔團隊，要求30分鐘內響應；設備故障：聯(lián)系IT支持，同步登記《設備維修申請表》；環(huán)境隱患（如電線裸露、消防通道堵塞）：立即上報行政主管，2小時內制定整改方案。整改完成后，行政專員*需現(xiàn)場復核，并在《巡檢表》中標注“已處理”，記錄處理結果及時間。定期專項維護每周五下午17:00-18:00，組織辦公區(qū)域大掃除，各部門員工負責本區(qū)域工位清潔，行政專員*負責檢查公共區(qū)域（如會議室、茶水間），保證無衛(wèi)生死角。每月最后一個工作日，對辦公區(qū)域綠植進行養(yǎng)護（澆水、修剪、更換枯萎植物），并記錄《綠植養(yǎng)護臺賬》。標準化表單示例表1辦公環(huán)境日常巡檢表檢查區(qū)域檢查項目檢查結果（正常/異常）異常描述責任人整改時限處理結果工位區(qū)A地面清潔度正常-*--會議室1白板清潔度異常有筆跡未擦除保潔*10:00前已處理茶水間飲水機濾芯異常水流較小IT*當日12:00前已處理檔案室消防通道暢通正常-*--執(zhí)行要點巡檢記錄需每日歸檔，保存期限不少于3個月；設備故障需在《設備維修申請表》中詳細說明故障現(xiàn)象及影響，便于IT團隊快速定位；大掃除時需提醒員工妥善保管個人物品，重要文件需收納至文件柜，避免丟失。二、會議組織與管理規(guī)范適用場景適用于公司內部各類會議（包括部門例會、項目推進會、跨部門協(xié)調會、高層決策會等）及外部會議（如客戶洽談會、行業(yè)交流會）的組織、籌備與實施全流程管理。標準化操作步驟會議發(fā)起與審批會議發(fā)起人需提前2個工作日填寫《會議申請表》（見表2），明確會議主題、時間、地點、參會人員、議程及預期成果，提交至行政專員*審核。行政專員*核對會議資源（會議室、設備、茶歇等）可用性，確認無誤后提交至會議審批人（部門經(jīng)理/分管領導）簽字批準；緊急會議（需24小時內召開）可簡化審批流程，但需事后補簽。會議通知與準備會議審批通過后，行政專員*需提前1個工作日通過OA系統(tǒng)發(fā)送會議通知，內容包括：會議主題、時間、地點、議程、參會人員、需攜帶材料（如項目報告、PPT）及聯(lián)系人信息。會前30分鐘，行政專員*完成會場布置：會議室：調試投影儀、麥克風、音響等設備，保證正常使用；擺放桌簽（按參會職級排序）、會議資料、筆記本、筆；茶歇：根據(jù)會議時長準備茶水（礦泉水、咖啡、茶）、點心（小蛋糕、水果），置于會議室角落。會議服務與記錄會議開始前10分鐘，引導參會人員簽到，核對參會名單，如有缺席需及時告知會議發(fā)起人。會議期間，行政專員*負責設備保障（如麥克風無聲時及時更換電池）、茶歇補充（如會議超過1.5小時），并使用《會議紀要模板》記錄關鍵信息（討論要點、決議事項、責任人、完成時限）。會議結束后，整理會場（桌椅歸位、資料回收、設備關閉），1個工作日內將《會議紀要》提交至會議發(fā)起人審核，經(jīng)確認后分發(fā)至所有參會人員及相關部門。會后跟進與歸檔行政專員*需跟蹤會議決議事項落實情況，每周更新《會議決議跟蹤表》（見表3），對逾期未完成的項及時提醒責任人。會議資料（申請表、通知、紀要、簽到表）需在會后3個工作日內整理歸檔，按“年份-月份-會議類型”分類存放，保存期限不少于2年。標準化表單示例表2會議申請表會議主題部門例會-2024年3月第1周時間2024年3月4日14:00-15:30地點會議室3參會人員部門全體成員（8人）議程1.上周工作總結；2.本周計劃；3.重點項目進度討論預期成果明確本周工作重點及項目分工所需資源投影儀、桌簽、會議資料申請人*審批人（簽字）*表3會議決議跟蹤表決議事項責任人完成時限當前狀態(tài)備注完成Q1市場報告*3月8日進行中已完成初稿聯(lián)系供應商詢價*3月6日已完成提交3家報價執(zhí)行要點會議通知需明確“需回復是否參加”，便于統(tǒng)計人數(shù)及安排場地；會議紀要需客觀記錄討論內容，避免主觀表述，決議事項需具體、可執(zhí)行；會議室使用遵循“先申請、后使用”原則，避免重復預訂或資源浪費。三、文件資料處理規(guī)范適用場景適用于公司各類文件資料（包括外來文件、內部文件、檔案資料、電子文檔）的接收、登記、傳閱、審批、歸檔及銷毀全流程管理，保證文件流轉有序、信息安全。標準化操作步驟文件接收與登記外來文件（如客戶函件、通知、合作方文件）由前臺統(tǒng)一簽收，核對文件名稱、份數(shù)、發(fā)送單位，確認無誤后于1小時內移交行政專員。行政專員*對文件進行初步分類（如“重要文件”“一般文件”“存檔文件”），填寫《文件收發(fā)登記表》（見表4），內容包括：文件標題、收發(fā)日期、來源/去向、文件編號、密級（如“內部公開”“秘密”）、經(jīng)手人。文件傳閱與審批根據(jù)文件內容及審批權限，確定傳閱順序：一般文件：直接傳至相關部門負責人，傳閱后收回；重要文件：需經(jīng)部門經(jīng)理→分管領導→總經(jīng)理審批，審批通過后方可執(zhí)行；秘密文件：由行政專員*專人送達，傳閱人需簽字確認，禁止帶出辦公區(qū)域。傳閱過程中，文件需保持整潔，不得涂改、折角；傳閱人需在《文件傳閱單》（見表5）上簽署姓名及日期，如有意見需書面反饋至行政專員*。文件歸檔與保管審批完成的文件，行政專員*需在3個工作日內完成歸檔：紙質文件：按“年份-部門-文件類型”分類，裝入檔案盒，標注檔案名稱、編號、保管期限（如“永久”“10年”“5年”），存放至檔案室；電子文件：至公司OA系統(tǒng)“檔案管理”模塊，命名規(guī)則為“日期-部門-文件標題”，設置訪問權限（如僅部門負責人可查看）。檔案室需配備防火、防潮、防盜設備，定期檢查（每月1次），保證文件安全。文件借閱與銷毀員工因工作需要借閱檔案，需填寫《文件借閱申請表》，經(jīng)部門負責人簽字后，由行政專員*辦理借閱手續(xù)，借閱期限不超過3個工作日，秘密文件需經(jīng)總經(jīng)理批準。超過保管期限的文件，由行政專員*提出銷毀申請，填寫《文件銷毀清單》，經(jīng)行政主管及總經(jīng)理審批后，由2人以上共同監(jiān)督銷毀（紙質文件需粉碎，電子文件需徹底刪除），并記錄銷毀時間、銷毀人。標準化表單示例表4文件收發(fā)登記表日期文件標題來源/去向文件編號密級經(jīng)手人2024-03-04關于舉辦行業(yè)交流會的通知行業(yè)協(xié)會XH-2024-001內部公開*2024-03-05部門2024年Q1工作計劃市場部SC-2024-005秘密*表5文件傳閱單文件標題關于2024年預算調整的請示傳閱順序部門經(jīng)理→財務總監(jiān)→總經(jīng)理傳閱人簽字（3月5日）→（3月6日）→*（3月7日）傳閱意見同意調整市場部預算10%歸檔日期2024年3月8日執(zhí)行要點文件密級劃分需根據(jù)內容重要性確定，涉密文件需單獨登記、專人管理；電子文件需定期備份（每周1次），防止數(shù)據(jù)丟失；文件銷毀需保證信息無法恢復，銷毀清單需保存3年以上。四、辦公物資管理規(guī)范適用場景適用于公司辦公物資（包括辦公用品、設備耗材、勞保用品、宣傳物料等）的采購、入庫、領用、盤點及報廢全流程管理，保證物資供應充足、使用高效、賬實相符。標準化操作步驟需求提報與審批每月25日前，各部門員工根據(jù)工作需要填寫《辦公物資領用申請表》（見表6），注明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途，提交至部門負責人審核。部門負責人匯總本部門需求，填寫《月度辦公物資需求匯總表》，提交至行政專員。行政專員核對庫存情況，制定《月度采購計劃》，經(jīng)行政主管及總經(jīng)理審批后執(zhí)行。采購與入庫采購遵循“比價、質優(yōu)、價廉”原則，優(yōu)先選擇長期合作供應商；緊急采購（需24小時內完成）可由行政專員*直接聯(lián)系供應商，但需保留采購憑證（如報價單、收據(jù)）。物資送達后，行政專員*與采購員共同驗收：核對物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、質量，確認無誤后在《物資入庫單》（見表7）上簽字，錄入庫存管理系統(tǒng)（更新庫存數(shù)量及狀態(tài)）。領用與發(fā)放員工領用物資需填寫《辦公物資領用申請表》，經(jīng)部門負責人簽字后，至行政專員*處領??；常規(guī)物資（如筆、本子）可實行“定額領用”（每人每月1支筆、2個本子），超額領用需說明理由。行政專員*發(fā)放物資時，需在《領用申請表》及《入庫單》上標注“領用日期”“領用人”，保證賬實一致。盤點與報廢每月最后一個工作日，行政專員*組織庫存盤點，采用“實地盤點法”核對物資實際數(shù)量與系統(tǒng)數(shù)據(jù)，填寫《庫存盤點表》，對盤盈（實際>系統(tǒng)）或盤虧（實際<系統(tǒng)）情況分析原因，編制《盤點報告》提交至行政主管。無法使用的物資（如損壞的打印機硒鼓、過期的勞保用品），由行政專員*填寫《物資報廢申請表》，經(jīng)行政主管審批后，統(tǒng)一回收處理（如硒鼓交由供應商回收，過期物品銷毀），并更新庫存記錄。標準化表單示例表6辦公物資領用申請表物資名稱簽字筆（黑色）規(guī)格0.5mm數(shù)量5支用途部門日常辦公申請人*部門負責人簽字*表7物資入庫單日期物資名稱規(guī)格數(shù)量單價總價供應商驗收人2024-03-05A4復印紙80g10包25元250元辦公用品公司*執(zhí)行要點采購計劃需結合歷史使用量及部門需求制定，避免過度采購造成浪費；庫存盤點需保證“賬、卡、物”三相符，盤虧超過5%需查明原因并追究責任人；勞保用品（如口罩、手套）需按崗位需求發(fā)放，保證員工使用安全。五、訪客接待與溝通規(guī)范適用場景適用于外部訪客（包括客戶、合作伙伴、人員、應聘者等）的預約、接待、引導、溝通及送別全流程管理，展現(xiàn)公司專業(yè)形象，保證接待工作有序、高效。標準化操作步驟訪客預約與信息登記訪客需提前1個工作日通過電話（公司前臺*）或OA系統(tǒng)預約，提供姓名、單位、事由、到訪時間、預計停留時長、聯(lián)系方式及陪同人員信息。前臺*填寫《訪客預約登記表》（見表8），同步告知訪客接待流程（如需攜帶證件、停車指引），并通知陪同人員確認接待安排。訪客接待與引導訪客到訪時，前臺需主動起身迎接，微笑問候：“您好，請問是A公司的先生/女士嗎？我是公司前臺，已通知陪同人員?！焙藢υL客信息（證件號碼/單位介紹信），引導訪客至會議室，途中簡要介紹公司環(huán)境（如“這邊是產(chǎn)品展示區(qū)，那邊是辦公區(qū)”）。引導至會議室后，主動詢問是否需要提供茶水（如“請問需要礦泉水、茶還是咖啡？”），待訪客落座后，通知陪同人員。會議服務與溝通會議期間，前臺*需保持會議室安靜，避免打擾；如需延長接待時間，及時與陪同人員確認，并調整后續(xù)安排（如午餐預訂）。訪客離開前，協(xié)助陪同人員整理會議資料，提醒訪客帶好隨身物品，禮貌送別：“感謝您的到訪，歡迎下次再來！”訪客反饋與記錄歸檔訪客離開后，前臺*填寫《訪客接待記錄表》（見表9），記錄接待時間、訪客單位、接待滿意度（如“滿意”“一般”“有待改進”）及反饋意見。每周整理《訪客預約登記表》及《接待記錄表》，按“月份-訪客類型”歸檔，保存期限不少于1年。標準化