采購申請(qǐng)審批流程模板：供應(yīng)商選擇與采購成本控制工具指南一、適用范圍與典型應(yīng)用場(chǎng)景本工具適用于各類企業(yè)（含制造業(yè)、服務(wù)業(yè)、事業(yè)單位等）在日常運(yùn)營(yíng)中發(fā)生的采購需求審批，尤其適用于需要規(guī)范供應(yīng)商選擇流程、強(qiáng)化采購成本管控的場(chǎng)景。典型應(yīng)用包括：生產(chǎn)型企業(yè)原材料、零部件采購；企業(yè)辦公用品、設(shè)備采購；服務(wù)類項(xiàng)目（如IT運(yùn)維、咨詢服務(wù)）供應(yīng)商篩選；及公共事業(yè)部門采購流程規(guī)范化管理。通過標(biāo)準(zhǔn)化流程，保證采購需求合規(guī)、供應(yīng)商選擇透明、成本支出可控，同時(shí)提升采購效率，降低廉政風(fēng)險(xiǎn)。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解（一）需求提出與初審需求部門發(fā)起：需求部門（如生產(chǎn)部、行政部）填寫《采購需求說明書》，明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、用途、期望交付時(shí)間及預(yù)算依據(jù)（如歷史采購數(shù)據(jù)、市場(chǎng)詢價(jià)結(jié)果等），部門負(fù)責(zé)人*簽字確認(rèn)。采購部初審：采購部收到需求后，重點(diǎn)審核：需求是否與部門職能匹配，是否存在重復(fù)采購；預(yù)算是否符合公司財(cái)務(wù)制度（如是否超年度預(yù)算，需說明理由并附審批文件）；規(guī)格描述是否清晰，避免模糊表述（如“高功能電腦”需明確CPU、內(nèi)存、硬盤等參數(shù)）。初審?fù)ㄟ^后進(jìn)入下一環(huán)節(jié)，不通過則退回需求部門補(bǔ)充完善。（二）采購申請(qǐng)正式提交需求部門根據(jù)初審意見，填寫《采購申請(qǐng)表》（見模板1），附《采購需求說明書》及相關(guān)支撐材料（如技術(shù)圖紙、previous采購合同等），提交至采購部。采購部核對(duì)材料完整性后，錄入采購管理系統(tǒng)，唯一采購申請(qǐng)編號(hào)，同步啟動(dòng)審批流程。（三）多級(jí)審批流程根據(jù)采購金額及風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，設(shè)置分級(jí)審批權(quán)限（示例）：低風(fēng)險(xiǎn)采購（金額≤5萬元）：部門負(fù)責(zé)人*→采購經(jīng)理*→財(cái)務(wù)專員*；中風(fēng)險(xiǎn)采購（5萬元＜金額≤20萬元）：部門負(fù)責(zé)人*→采購經(jīng)理*→財(cái)務(wù)總監(jiān)*→分管副總*；高風(fēng)險(xiǎn)采購（金額＞20萬元）：部門負(fù)責(zé)人*→采購經(jīng)理*→財(cái)務(wù)總監(jiān)*→分管副總*→總經(jīng)理*。審批人需在2個(gè)工作日內(nèi)完成審核，重點(diǎn)確認(rèn)：需求必要性、預(yù)算合理性、采購方式合規(guī)性（如是否需公開招標(biāo)）。審批通過后，采購部進(jìn)入供應(yīng)商尋源環(huán)節(jié)。（四）供應(yīng)商尋源與初步篩選尋源渠道：采購部通過以下渠道收集潛在供應(yīng)商信息（至少3家）：公司合格供應(yīng)商庫（優(yōu)先選擇歷史合作良好、無違約記錄的供應(yīng)商）；公開招標(biāo)平臺(tái)、行業(yè)展會(huì)、專業(yè)供應(yīng)商目錄；需求部門推薦（需提供供應(yīng)商資質(zhì)證明及合作理由）。資質(zhì)初審：剔除不符合基本條件的供應(yīng)商，剔除標(biāo)準(zhǔn)包括：無獨(dú)立法人資格或營(yíng)業(yè)執(zhí)照過期；未取得行業(yè)必備資質(zhì)（如食品行業(yè)需《食品生產(chǎn)許可證》，服務(wù)類需相關(guān)資質(zhì)等級(jí)證書）；近3年內(nèi)有重大違約記錄或被列入經(jīng)營(yíng)異常名錄。（五）供應(yīng)商評(píng)估與選擇采購部組織評(píng)估小組（成員含采購部、需求部、財(cái)務(wù)部代表*），采用“綜合評(píng)分法”對(duì)剩余供應(yīng)商進(jìn)行量化評(píng)估，評(píng)分維度及權(quán)重（示例）：評(píng)估維度權(quán)重評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)（示例）資質(zhì)合規(guī)性20%資證齊全且在有效期內(nèi)（20分）；缺少非核心資質(zhì)（10分）；關(guān)鍵資質(zhì)缺失（0分）報(bào)價(jià)合理性30%最低報(bào)價(jià)且不超過預(yù)算（30分）；報(bào)價(jià)超預(yù)算≤5%（20分）；超預(yù)算＞5%（0分）服務(wù)能力25%交付周期≤要求時(shí)間（10分），售后響應(yīng)≤24小時(shí)（10分），有完善質(zhì)量保障體系（5分）歷史合作15%過往合作無違約（15分）；1次輕微違約（8分）；2次及以上違約（0分）行業(yè)口碑10%行業(yè)排名前20%（10分）；客戶評(píng)價(jià)良好（6分）；存在負(fù)面投訴（0分）評(píng)分最高者為首選供應(yīng)商，若評(píng)分差距≤5分，需組織現(xiàn)場(chǎng)考察或二次談判后再定。評(píng)估結(jié)果形成《供應(yīng)商評(píng)估報(bào)告》（見模板2），附供應(yīng)商報(bào)價(jià)單、資質(zhì)文件等，提交審批小組最終確認(rèn)。（六）采購成本控制措施預(yù)算剛性控制：采購金額不得超預(yù)算，特殊情況需提交《預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)說明》，經(jīng)原審批流程升級(jí)審批后方可執(zhí)行。比價(jià)議價(jià)機(jī)制：對(duì)同品類采購，要求供應(yīng)商提供分項(xiàng)報(bào)價(jià)（如原材料費(fèi)、加工費(fèi)、運(yùn)輸費(fèi)），通過談判降低非必要成本（如縮短賬期可換取價(jià)格折扣）。批量采購優(yōu)化：對(duì)月度/季度需求穩(wěn)定的物品，匯總各部門需求后集中采購，利用“量?jī)r(jià)掛鉤”原則降低單價(jià)。動(dòng)態(tài)成本監(jiān)控：采購過程中若市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)超±5%，需啟動(dòng)《成本異常處理流程》，重新評(píng)估供應(yīng)商報(bào)價(jià)或調(diào)整采購方案。（七）合同簽訂與執(zhí)行合同擬定：采購部根據(jù)評(píng)估結(jié)果擬定采購合同，明確標(biāo)的物規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交付時(shí)間、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任及成本控制條款（如“價(jià)格調(diào)整需提供第三方市場(chǎng)行情證明”）。合同審批：法務(wù)部審核合同合規(guī)性，財(cái)務(wù)部審核付款條款，最終由總經(jīng)理或授權(quán)人簽字生效。執(zhí)行跟蹤：采購部跟蹤供應(yīng)商履約情況，保證交付質(zhì)量、時(shí)間符合要求，需求部門在收到貨物后3個(gè)工作日內(nèi)完成驗(yàn)收，填寫《采購驗(yàn)收單》（需雙方簽字確認(rèn)）。（八）采購結(jié)果復(fù)盤每批次采購?fù)瓿珊?，采購部組織復(fù)盤會(huì)議，分析：實(shí)際成本與預(yù)算差異原因；供應(yīng)商履約表現(xiàn)評(píng)分（更新供應(yīng)商庫）；流程中可優(yōu)化環(huán)節(jié)（如審批時(shí)效、評(píng)估維度調(diào)整）。復(fù)盤結(jié)果形成《采購總結(jié)報(bào)告》，為后續(xù)采購提供改進(jìn)依據(jù)。三、核心工具表格模板模板1：采購申請(qǐng)表采購申請(qǐng)單號(hào)：申請(qǐng)部門：申請(qǐng)日期：采購物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)單位—————-————————–需求描述（用途、質(zhì)量要求、交付時(shí)間）：預(yù)算科目：資金來源：是否超年度預(yù)算：□是□否（如是，說明原因：供應(yīng)商信息（如有）：名稱：；聯(lián)系人：；電話：附件清單：《采購需求說明書》□、技術(shù)圖紙□、其他：審批意見：部門負(fù)責(zé)人*：日期：采購經(jīng)理*：財(cái)務(wù)總監(jiān)*：日期：分管副總*：模板2：供應(yīng)商評(píng)估表采購項(xiàng)目名稱：供應(yīng)商名稱：評(píng)估日期：供應(yīng)商聯(lián)系人：聯(lián)系方式：營(yíng)業(yè)執(zhí)照編號(hào)：資質(zhì)文件清單（附復(fù)印件）：□營(yíng)業(yè)執(zhí)照□行業(yè)資質(zhì)證書□質(zhì)量體系認(rèn)證□其他：報(bào)價(jià)信息：物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號(hào)報(bào)價(jià)（元）—————-————–————–評(píng)分結(jié)果：評(píng)估維度權(quán)重得分資質(zhì)合規(guī)性20%報(bào)價(jià)合理性30%服務(wù)能力25%歷史合作15%行業(yè)口碑10%綜合得分：評(píng)估結(jié)論：□推薦□不推薦（說明理由：評(píng)估小組簽字：采購部、需求部、財(cái)務(wù)部*審批意見：分管副總：；總經(jīng)理：模板3：采購成本控制表采購項(xiàng)目名稱：預(yù)算金額（元）實(shí)際采購金額（元）差異金額（元）成本差異原因分析：成本控制措施執(zhí)行情況：□比價(jià)議價(jià)：降低元□批量采購：降低元□更換供應(yīng)商：降低元□其他：執(zhí)行結(jié)果：實(shí)際成本較預(yù)算降低/超支%，是否達(dá)標(biāo)目標(biāo)：□是□否備注：責(zé)任人：采購部、財(cái)務(wù)部日期：四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)與執(zhí)行要點(diǎn)需求真實(shí)性把控：需求部門不得虛報(bào)需求或拆分采購金額規(guī)避審批，采購部需定期抽查采購物品使用情況，防止“為采購而采購”。審批權(quán)限不可越級(jí)：嚴(yán)禁未經(jīng)審批擅自采購或繞過審批環(huán)節(jié)，特殊情況需書面說明原因并經(jīng)上一級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。供應(yīng)商選擇公平性：評(píng)估過程需留存書面記錄，避免主觀判斷，禁止與供應(yīng)商私下