技術(shù)部門技術(shù)檔案管理規(guī)范詳細型工具表單一、適用場景與價值說明本工具表單適用于技術(shù)部門在日常項目開發(fā)、系統(tǒng)運維、技術(shù)研究、人員交接及合規(guī)審計等場景中，對技術(shù)檔案進行規(guī)范化管理。通過明確檔案的收集、分類、存儲、借閱、更新及銷毀等全流程要求，可有效解決檔案散亂、查找困難、版本混亂、信息泄露等問題，保障技術(shù)資料的完整性、可追溯性和安全性，同時為項目復(fù)盤、技術(shù)沉淀、合規(guī)檢查提供可靠依據(jù)，提升團隊協(xié)作效率與知識管理水平。二、全流程操作指引（一）檔案創(chuàng)建與收集明確收集范圍技術(shù)檔案需覆蓋項目全生命周期及日常工作中的關(guān)鍵資料，包括但不限于：項目啟動類：項目立項申請、可行性分析報告、項目計劃書、會議紀要；設(shè)計開發(fā)類：需求規(guī)格說明書、架構(gòu)設(shè)計文檔、數(shù)據(jù)庫設(shè)計文檔、接口文檔、（含注釋說明）、測試用例、測試報告；運維支持類：系統(tǒng)部署手冊、運維手冊、故障處理記錄、功能優(yōu)化報告；研究沉淀類：技術(shù)調(diào)研報告、原型設(shè)計、技術(shù)方案評審記錄、專利/軟著申報材料；其他：人員交接清單、培訓(xùn)資料、合規(guī)性文檔（如安全評估報告）。落實收集責(zé)任項目負責(zé)人為檔案收集第一責(zé)任人，需指定專人（如項目助理或技術(shù)文檔專員）在項目關(guān)鍵節(jié)點完成后3個工作日內(nèi)，完成對應(yīng)資料的收集與初步整理；日常運維類檔案由運維團隊每月匯總一次。資料審核與確認收集的資料需經(jīng)項目負責(zé)人（或部門技術(shù)負責(zé)人）審核，保證內(nèi)容完整、格式規(guī)范（如文檔命名統(tǒng)一、圖表清晰、代碼注釋完整），審核通過后方可進入下一環(huán)節(jié)。（二）分類與編號分類維度采用“項目類型+資料性質(zhì)”雙重分類法，保證檔案邏輯清晰：按項目類型：研發(fā)類項目（如電商平臺開發(fā)）、運維類項目（如系統(tǒng)升級改造）、測試類項目（如自動化測試框架搭建）、技術(shù)研究類（如新技術(shù)預(yù)研）；按資料性質(zhì)：過程文檔（如會議紀要、評審記錄）、成果文檔（如最終版設(shè)計文檔、驗收報告）、支持文檔（如培訓(xùn)資料、工具手冊）。編號規(guī)則檔案編號需唯一且可追溯，格式為：公司簡稱-年份-項目序號-資料類型代碼-流水號，各部分含義公司簡稱：統(tǒng)一使用公司內(nèi)部簡稱（如“JS”代表“技術(shù)公司”）；年份：檔案創(chuàng)建年份（如“2024”）；項目序號：當年項目立項時的唯一序號（如“001”代表2024年首個項目）；資料類型代碼：用兩位字母表示（如“YX”代表“需求文檔”，“SJ”代表“設(shè)計圖紙”，“CS”代表“測試報告”）；流水號：同一項目同一類資料的唯一序號（三位數(shù)，從“001”開始）。示例：JS-2024-001-YX-001（表示2024年首個項目、需求文檔、第1份資料）。（三）存儲與保管電子檔存儲存儲路徑：公司指定服務(wù)器（如\服務(wù)器名），禁止存儲在本地電腦或個人云盤；版本控制：重要文檔需保留歷史版本，命名規(guī)則為“文件名_版本號_日期”（如“需求說明書_V2.0_20240315.docx”），最新版本文件名后標注“最新版”；加密與備份：密級檔案（如核心算法代碼、未公開技術(shù)方案）需加密存儲，密碼由檔案管理員與項目負責(zé)人分別保管；電子檔每周增量備份、每月全量備份，備份數(shù)據(jù)異地存儲。紙質(zhì)檔存儲僅存儲需長期保存或具有法律效力的原件（如項目合同、驗收報告、專利證書）；使用統(tǒng)一規(guī)格檔案盒（A4豎裝），盒面標注“檔案編號+項目名稱+資料類型+保管期限”，按編號順序存放于專用檔案柜；檔案柜需上鎖，鑰匙由檔案管理員與部門負責(zé)人分別保管，定期檢查防潮、防火、防蟲情況。（四）借閱與歸還借閱申請借閱人需填寫《技術(shù)檔案借閱申請表》（見模板），注明借閱檔案編號、借閱事由、借閱期限（一般不超過7天，特殊情況需部門總監(jiān)審批）；密級檔案（秘密級及以上）需額外說明借閱必要性，經(jīng)部門總監(jiān)及分管副總裁審批。審批與登記普通檔案：由部門經(jīng)理審批；密級檔案：由部門總監(jiān)審批；審批通過后，檔案管理員在《技術(shù)檔案借閱登記表》中記錄借閱時間、借閱人、歸還期限，并借出檔案（電子檔需授權(quán)訪問權(quán)限，紙質(zhì)檔需簽字確認）。歸還與檢查借閱人需在到期前歸還檔案，如需續(xù)借需提前2天提交續(xù)借申請；歸還時，檔案管理員需檢查檔案完整性（紙質(zhì)檔無缺頁、污損，電子檔無篡改、病毒），確認無誤后登記歸還狀態(tài)；逾期未歸還或檔案損壞，需提交書面說明，并根據(jù)情節(jié)輕重追究借閱人責(zé)任。（五）更新與維護檔案變更檔案內(nèi)容需變更時，由申請人提交《技術(shù)檔案變更申請表》，說明變更原因、變更內(nèi)容及影響范圍，經(jīng)原審批人審核通過后，由檔案管理員更新檔案并新版本；原版本檔案需保留（標記“已作廢”），保證變更可追溯。定期盤點檔案管理員每月核對電子檔與紙質(zhì)檔的一致性（如編號、數(shù)量、版本），每季度《技術(shù)檔案盤點報告》，提交部門負責(zé)人審閱；對缺失或損壞的檔案，及時查找原因并補充完善。（六）銷毀與歸檔銷毀條件檔案保存期限已滿（如過程文檔保存2年、成果文檔保存5年，具體按《公司檔案管理辦法》執(zhí)行）；失去留存價值（如臨時草稿、過期測試數(shù)據(jù)）；無法律效力和參考意義。銷毀流程檔案管理員提交《技術(shù)檔案銷毀申請表》，列出銷毀檔案清單及保存期限，經(jīng)部門總監(jiān)、法務(wù)部聯(lián)合審批；銷毀時需由2人以上監(jiān)銷，保證檔案無法恢復(fù)，監(jiān)銷人簽字確認《技術(shù)檔案銷毀記錄表》；電子檔銷毀需徹底刪除（包括回收站及備份文件），紙質(zhì)檔需采用碎紙機處理。永久歸檔具有重大歷史價值或法律效力的檔案（如核心專利、重大項目驗收報告），經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，移交至公司檔案室永久保存，原部門僅保留復(fù)印件或電子檔備份。三、核心工具表單模板（一）技術(shù)檔案登記表檔案編號項目名稱資料類型創(chuàng)建日期創(chuàng)建人JS-2024-001-YX-001電商平臺升級項目需求文檔2024-03-15*小明檔案描述（簡要說明內(nèi)容）存儲位置（電子路徑/紙質(zhì)柜號）密級關(guān)聯(lián)項目編號負責(zé)人電商平臺V2.0需求規(guī)格說明書，包含用戶角色、功能模塊、非功能需求等\服務(wù)器\2024\001內(nèi)部JS-2024-001*張經(jīng)理備注（如版本號、是否最新等）（二）技術(shù)檔案借閱申請表申請日期申請人所在部門申請人借閱檔案編號檔案名稱2024-03-20研發(fā)部*小紅JS-2024-001-SJ-002數(shù)據(jù)庫設(shè)計文檔V1.2借閱事由借閱期限（自X年X月X日至X年X月X日，共X天）審批人（部門經(jīng)理）檔案管理員簽字新項目數(shù)據(jù)庫架構(gòu)參考，需查看原設(shè)計文檔2024-03-20至2024-03-27（7天）*張經(jīng)理*小剛歸還狀態(tài)（是/否）歸還日期（如已歸還）是2024-03-26四、關(guān)鍵風(fēng)險控制點（一）合規(guī)性風(fēng)險所有檔案管理活動需嚴格遵循《公司信息安全管理規(guī)定》《檔案管理辦法》及行業(yè)法規(guī)（如《網(wǎng)絡(luò)安全法》對技術(shù)資料保存的要求），密級檔案的借閱、復(fù)制需經(jīng)多級審批，嚴禁未經(jīng)授權(quán)外泄敏感信息。（二）信息完整性風(fēng)險檔案收集時需對照《技術(shù)資料收集清單》逐項核對，保證關(guān)鍵文檔齊全（如項目文檔需包含需求、設(shè)計、測試、驗收四類核心資料），避免因缺失導(dǎo)致項目追溯困難或合規(guī)風(fēng)險。（三）存儲安全風(fēng)險電子檔存儲需落實“權(quán)限最小化”原則，僅相關(guān)人員可訪問；定期檢查備份有效性，保證備份數(shù)據(jù)可正常恢復(fù)；紙質(zhì)檔存放區(qū)域需配備監(jiān)控設(shè)備，出入登記，防止丟失或損壞。（四）借閱流程風(fēng)險借閱期限到期前1天，檔案管理員需通過郵件或系統(tǒng)提醒借閱人；借閱期間檔案如發(fā)生損壞或丟失，借閱人需立即報告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，情節(jié)嚴重者按公司制度處