合同審查及簽約指導(dǎo)手冊(cè)一、適用范圍與典型應(yīng)用場(chǎng)景本手冊(cè)適用于各類主體（企業(yè)、事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體等）在開展業(yè)務(wù)合作、服務(wù)采購(gòu)、項(xiàng)目外包、人事管理等場(chǎng)景中，合同的起草、審查、談判及簽署全流程指導(dǎo)。典型應(yīng)用場(chǎng)景包括但不限于：日常采購(gòu)合同（如原材料、設(shè)備采購(gòu)）服務(wù)外包合同（如設(shè)計(jì)、咨詢、信息技術(shù)服務(wù)）合作協(xié)議（如聯(lián)合開發(fā)、渠道合作）勞動(dòng)/勞務(wù)合同（員工入職、兼職人員聘用）租賃合同（辦公場(chǎng)地、設(shè)備租賃）保密協(xié)議、競(jìng)業(yè)限制協(xié)議等輔助性合同二、合同審查及簽約全流程操作指引（一）合同發(fā)起與準(zhǔn)備明確合作需求業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作內(nèi)容（如標(biāo)的、服務(wù)范圍、周期等），填寫《合同立項(xiàng)申請(qǐng)表》（見模板1），明確合作方基本信息、合作目標(biāo)、核心條款（如價(jià)款、交付標(biāo)準(zhǔn)）。涉及跨部門合作的，需提前法務(wù)部、財(cái)務(wù)部會(huì)簽，確認(rèn)需求合規(guī)性及成本可行性。收集合作方主體材料企業(yè)類合作方：需提供加蓋公章的營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法定代表人證件號(hào)碼明、授權(quán)委托書（若由代理人簽署）、相關(guān)資質(zhì)許可證（如行業(yè)特殊資質(zhì)）。自然人類合作方：需提供證件號(hào)碼復(fù)印件、聯(lián)系方式、銀行賬戶信息（用于款項(xiàng)支付）。主體材料需通過“國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”或第三方征信平臺(tái)核實(shí)，保證合作方合法存續(xù)、無經(jīng)營(yíng)異常或嚴(yán)重違法記錄。（二）合同起草與內(nèi)部審查選擇合同模板優(yōu)先使用公司標(biāo)準(zhǔn)化合同模板（如《采購(gòu)合同模板》《服務(wù)合同模板》），根據(jù)合作類型調(diào)整條款。無標(biāo)準(zhǔn)化模板的，參考行業(yè)示范文本或根據(jù)交易特點(diǎn)起草，保證核心條款完整。核心條款填寫規(guī)范主體信息：準(zhǔn)確填寫合作方全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、地址、法定代表人，與營(yíng)業(yè)執(zhí)照一致，避免簡(jiǎn)稱或錯(cuò)誤表述。標(biāo)的描述：明確標(biāo)的物名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量或服務(wù)內(nèi)容、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（需引用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或具體參數(shù)），避免模糊表述（如“一批貨物”“優(yōu)質(zhì)服務(wù)”）。價(jià)款與支付：明確總價(jià)、單價(jià)、計(jì)價(jià)貨幣；支付方式（如電匯、承兌匯票）、支付節(jié)點(diǎn)（如預(yù)付款比例到貨驗(yàn)收后質(zhì)保金比例）、賬戶信息（需與合同主體一致）。履行期限與地點(diǎn)：明確起止時(shí)間、交付/服務(wù)地點(diǎn)、履行方式（如上門安裝、現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)）。違約責(zé)任：約定違約情形（如逾期交付、質(zhì)量不達(dá)標(biāo)）對(duì)應(yīng)的違約金計(jì)算方式（建議以實(shí)際損失為基礎(chǔ)，不超過實(shí)際損失的30%）或損失賠償范圍；明確爭(zhēng)議解決方式（優(yōu)先約定公司所在地法院訴訟，或明確仲裁機(jī)構(gòu)名稱）。內(nèi)部審查流程業(yè)務(wù)部門初審：審查條款是否符合業(yè)務(wù)需求，標(biāo)的、價(jià)款、履行期限等關(guān)鍵信息是否準(zhǔn)確。法務(wù)部審查：重點(diǎn)審查法律合規(guī)性（如條款是否違反法律法規(guī)、是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)）、權(quán)利義務(wù)對(duì)等性（如是否加重公司責(zé)任）、格式規(guī)范性（如無歧義、無涂改）。財(cái)務(wù)部審查：審查價(jià)款支付方式是否符合財(cái)務(wù)制度、發(fā)票要求（如是否約定“提供合規(guī)增值稅專用發(fā)票”）、資金安排是否合理。分管領(lǐng)導(dǎo)審批：對(duì)重大合同（如金額超過50萬元、涉外合同）或涉及核心業(yè)務(wù)的合同，需提交分管領(lǐng)導(dǎo)最終審批。（三）合同談判與修訂談判準(zhǔn)備業(yè)務(wù)部門與法務(wù)部共同梳理談判重點(diǎn)（如價(jià)款調(diào)整、違約責(zé)任優(yōu)化、履行節(jié)點(diǎn)細(xì)化），形成《談判要點(diǎn)清單》。明確我方談判底線（如最低可接受價(jià)格、最晚交付時(shí)間），避免無原則讓步。談判過程記錄談判需形成書面記錄，填寫《合同談判記錄表》（見模板2），內(nèi)容包括：談判時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員（雙方需簽字確認(rèn)）、談判議題、各方意見、共識(shí)內(nèi)容、待解決問題。對(duì)談判中達(dá)成的修改意見（如合作方要求延長(zhǎng)質(zhì)保期），需同步更新合同條款，并經(jīng)雙方確認(rèn)。合同修訂與確認(rèn)根據(jù)談判結(jié)果修訂合同，形成《合同修訂版》，由雙方授權(quán)代表簽字（需核對(duì)授權(quán)委托書權(quán)限）并加蓋公章（或合同專用章）。修訂內(nèi)容需在原合同中明確標(biāo)注（如“修訂條款：第3條質(zhì)保期延長(zhǎng)至12個(gè)月”），避免歧義。（四）合同簽署與用印用印申請(qǐng)審批通過的合同，由業(yè)務(wù)部門填寫《合同用印申請(qǐng)表》（見模板3），附合同最終版、談判記錄、主體材料等，按公司權(quán)限流程報(bào)批（如部門負(fù)責(zé)人-法務(wù)部-行政部-總經(jīng)理）。簽署規(guī)范簽署主體：法定代表人或其授權(quán)代理人簽署，需提供授權(quán)委托書（明確授權(quán)范圍、期限）。簽署方式：紙質(zhì)合同需雙方簽字蓋章（騎縫章）、每頁小簽或蓋章；電子合同需使用符合《電子簽名法》的第三方電子簽名平臺(tái)（如e簽寶、法大大），保證簽署人身份真實(shí)、意愿表示真實(shí)。份數(shù)要求：至少一式兩份（雙方各執(zhí)一份），重大合同可增加一式三份（如需報(bào)備監(jiān)管部門）。用印后管理行政部用印后，將合同原件交業(yè)務(wù)部門分發(fā)（一份留存業(yè)務(wù)部門，一份交財(cái)務(wù)部，一份交法務(wù)部歸檔）。電子合同簽署完成后，由法務(wù)部并加密存檔，同步發(fā)送至業(yè)務(wù)部門及財(cái)務(wù)部。（五）合同履行與歸檔履行跟蹤業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同履行跟蹤，按約定節(jié)點(diǎn)驗(yàn)收標(biāo)的物或服務(wù)（如填寫《驗(yàn)收確認(rèn)單》），留存驗(yàn)收憑證（如簽收單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告）。履行過程中若出現(xiàn)爭(zhēng)議（如對(duì)方違約），需及時(shí)收集證據(jù)（如溝通記錄、違約證明），并書面通知對(duì)方，同時(shí)報(bào)法務(wù)部處理。合同歸檔合同簽署后10個(gè)工作日內(nèi)，業(yè)務(wù)部門將合同原件、附件（如談判記錄、驗(yàn)收單、發(fā)票）、用印申請(qǐng)表等整理成冊(cè)，移交至檔案室歸檔。歸檔需填寫《合同歸檔登記表》（見模板4），注明合同編號(hào)、名稱、簽署日期、歸檔部門、歸檔人、保管期限（一般合同保管期限不少于5年，重大合同不少于10年）。三、常用工具模板模板1：合同立項(xiàng)申請(qǐng)表合同編號(hào)項(xiàng)目名稱合作方名稱合作方統(tǒng)一社會(huì)信用代碼業(yè)務(wù)類型□采購(gòu)□服務(wù)□合作□其他合同金額（元）履行期限合作目標(biāo)（簡(jiǎn)述本次合作需達(dá)成的目標(biāo)，如“采購(gòu)設(shè)備10臺(tái)，用于生產(chǎn)”）核心條款需求標(biāo)的物/服務(wù)描述：____________________；價(jià)款：____________________；支付方式：____________________；交付/履行標(biāo)準(zhǔn)：____________________附件清單□合作方主體材料□資質(zhì)證明□技術(shù)參數(shù)□其他部門意見業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字：__________日期：__________法務(wù)部意見簽字：__________日期：__________財(cái)務(wù)部意見簽字：__________日期：__________分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字：__________日期：__________模板2：合同談判記錄表合同名稱合同編號(hào)談判時(shí)間______年_月_日談判地點(diǎn)參與人員我方：業(yè)務(wù)經(jīng)理、法務(wù)專員；對(duì)方：合作方法定代表人、授權(quán)代理人談判議題1.價(jià)款調(diào)整；2.履行期限變更；3.違約責(zé)任優(yōu)化各方意見我方意見：____________________；對(duì)方意見：____________________共識(shí)內(nèi)容1.總價(jià)款由______元調(diào)整為______元；2.履行期限延長(zhǎng)至______年_月_日；3.違約金調(diào)整為逾期付款金額的______%待解決問題質(zhì)保金支付方式需進(jìn)一步確認(rèn)雙方簽字我方：__________（簽字）；對(duì)方：__________（簽字）模板3：合同用印申請(qǐng)表合同名稱合同編號(hào)用印份數(shù)______份用印類型□合同專用章□公章□其他用印部門業(yè)務(wù)部用印事由與公司簽署《采購(gòu)合同》，用于設(shè)備采購(gòu)合同摘要標(biāo)的：設(shè)備10臺(tái)；價(jià)款：50萬元；履行期限：2024年1月-6月附件清單□合同最終版□談判記錄□合作方主體材料□審批文件部門負(fù)責(zé)人意見簽字：__________日期：__________法務(wù)部意見簽字：__________日期：__________行政部意見簽字：__________日期：__________總經(jīng)理審批簽字：__________日期：__________模板4：合同歸檔登記表合同編號(hào)合同名稱簽署日期歸檔日期甲方______________乙方______________合同金額保管期限歸檔部門歸檔人________________________________________________________歸檔材料清單□合同原件□附件（談判記錄、驗(yàn)收單等）□用印申請(qǐng)表□其他檔案編號(hào)查閱登記（查閱人、日期、事由由檔案室填寫）四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)提示與合規(guī)要點(diǎn)（一）主體資格風(fēng)險(xiǎn)合作方需具備相應(yīng)的民事行為能力和履約能力（如經(jīng)營(yíng)范圍需包含合作內(nèi)容，特殊行業(yè)需具備資質(zhì)），避免與“三無”主體或吊銷營(yíng)業(yè)執(zhí)照的主體合作。授權(quán)代理人簽署合同的，需核實(shí)授權(quán)委托書（載明授權(quán)范圍、期限），超越權(quán)限的簽署可能導(dǎo)致合同無效。（二）條款嚴(yán)謹(jǐn)性風(fēng)險(xiǎn)避免使用“大概”“盡量”“盡快”等模糊詞匯，關(guān)鍵條款（如價(jià)款、履行期限、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)）需量化或引用具體標(biāo)準(zhǔn)。違約責(zé)任條款需對(duì)等，避免僅約定我方違約責(zé)任而免除對(duì)方責(zé)任，否則可能被認(rèn)定為格式條款而無效。（三）法律效力風(fēng)險(xiǎn)合同需雙方簽字蓋章（騎縫章）后生效，電子簽名需符合《電子簽名法》要求（如使用第三方認(rèn)證機(jī)構(gòu)的服務(wù)）。涉及不動(dòng)產(chǎn)、車輛抵押的，需辦理抵押登記；涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)許可的，需明確許可類型（獨(dú)占、排他、普通）及地域范圍。（四）證據(jù)留存風(fēng)險(xiǎn)履行過程中需全程留存書面證據(jù)（如合同、郵件、函件、驗(yàn)收單、溝通記錄），