采購申請(qǐng)審批與采購計(jì)劃協(xié)調(diào)表工具指南一、適用場(chǎng)景與價(jià)值本工具適用于企業(yè)內(nèi)部規(guī)范采購申請(qǐng)流程、協(xié)調(diào)采購計(jì)劃與實(shí)際需求的場(chǎng)景，尤其適用于多部門協(xié)作、采購流程標(biāo)準(zhǔn)化管理的企業(yè)。通過統(tǒng)一模板實(shí)現(xiàn)采購需求的提報(bào)、審批、計(jì)劃編制與執(zhí)行跟蹤，解決采購申請(qǐng)與計(jì)劃脫節(jié)、審批效率低下、資源調(diào)配不透明等問題，保證采購活動(dòng)合規(guī)、高效，同時(shí)為企業(yè)采購成本控制與預(yù)算管理提供數(shù)據(jù)支撐。二、全流程操作指南（一）采購申請(qǐng)發(fā)起與初審需求部門填寫申請(qǐng)申請(qǐng)人（需求部門經(jīng)辦人*）根據(jù)實(shí)際需求，填寫“采購申請(qǐng)審批與采購計(jì)劃協(xié)調(diào)表”中“采購明細(xì)”部分，明確物料名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)估單價(jià)、用途、到貨日期等核心信息，保證描述準(zhǔn)確、無歧義。申請(qǐng)人需同步相關(guān)需求說明（如項(xiàng)目立項(xiàng)文件、成本測(cè)算表等），作為申請(qǐng)附件。部門負(fù)責(zé)人審核需求部門負(fù)責(zé)人*對(duì)申請(qǐng)的必要性、合理性進(jìn)行初審，重點(diǎn)核查：采購需求是否符合部門工作計(jì)劃或項(xiàng)目進(jìn)度要求；數(shù)量與規(guī)格是否與實(shí)際需求匹配，是否存在過度采購；預(yù)估單價(jià)是否符合市場(chǎng)行情（可參考?xì)v史采購數(shù)據(jù)或詢價(jià)記錄）。審核通過后，在“部門負(fù)責(zé)人審批”欄簽字確認(rèn)；若不通過，需注明理由并退回申請(qǐng)人修改。（二）采購計(jì)劃編制與匯總采購部接收與匯總采購專員*收到經(jīng)初審?fù)ㄟ^的采購申請(qǐng)后，在2個(gè)工作日內(nèi)完成所有需求部門的申請(qǐng)匯總，形成“采購申請(qǐng)匯總清單”。采購計(jì)劃編制采購專員根據(jù)匯總清單，結(jié)合企業(yè)當(dāng)前庫存情況、預(yù)算額度、供應(yīng)商周期等因素，編制“采購計(jì)劃”，明確：采購方式（如公開招標(biāo)、詢價(jià)、單一來源采購等）；建議供應(yīng)商（若有）；預(yù)算總額與實(shí)際需求的匹配度；采購時(shí)間節(jié)點(diǎn)（如下單時(shí)間、到貨時(shí)間、驗(yàn)收時(shí)間）。若申請(qǐng)存在預(yù)算超支或與計(jì)劃沖突，需及時(shí)與需求部門溝通調(diào)整。（三）跨部門協(xié)調(diào)與確認(rèn)協(xié)調(diào)會(huì)議（可選）對(duì)于涉及多部門、金額較大或緊急的采購需求，由采購部組織召開采購協(xié)調(diào)會(huì)，參會(huì)人員包括需求部門負(fù)責(zé)人、采購經(jīng)理、財(cái)務(wù)部專員、分管領(lǐng)導(dǎo)等。會(huì)議內(nèi)容：明確采購優(yōu)先級(jí)、確認(rèn)規(guī)格參數(shù)、協(xié)調(diào)到貨時(shí)間、討論供應(yīng)商選擇方案等，形成會(huì)議紀(jì)要作為附件。計(jì)劃確認(rèn)與反饋采購部將編制的采購計(jì)劃反饋至需求部門，確認(rèn)需求部門對(duì)采購方式、到貨時(shí)間等無異議后，在“計(jì)劃協(xié)調(diào)確認(rèn)”欄由需求部門經(jīng)辦人及負(fù)責(zé)人簽字。（四）最終審批與執(zhí)行分級(jí)審批流程根據(jù)采購金額或物料重要性，按以下權(quán)限審批（企業(yè)可自定義調(diào)整）：小額采購（如金額≤X元）：采購經(jīng)理*審批即可；中額采購（如X元＜金額≤Y元）：需財(cái)務(wù)部審核預(yù)算后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；大額采購（如金額＞Y元）：需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核、總經(jīng)理*最終審批。審批人需在3個(gè)工作日內(nèi)完成審批，逾期未反饋視為默認(rèn)通過。采購執(zhí)行與跟蹤審批通過后，采購專員根據(jù)采購計(jì)劃下達(dá)采購訂單，同步跟蹤供應(yīng)商生產(chǎn)、發(fā)貨進(jìn)度，保證按時(shí)到貨。到貨后，需求部門組織驗(yàn)收，在“驗(yàn)收結(jié)果”欄填寫驗(yàn)收情況（合格/不合格），并簽字確認(rèn)。（五）歸檔與復(fù)盤采購專員每月將已完成的采購申請(qǐng)表（含附件、審批記錄、驗(yàn)收結(jié)果）整理歸檔，保存期限不少于3年。每季度對(duì)采購數(shù)據(jù)進(jìn)行復(fù)盤，分析采購執(zhí)行效率、成本偏差等，持續(xù)優(yōu)化采購流程。三、模板表格結(jié)構(gòu)與填寫說明模塊字段名稱填寫說明基本信息申請(qǐng)編號(hào)由采購部按“年份-月份-部門序號(hào)”規(guī)則自動(dòng)（如2024-08-CG001）申請(qǐng)部門填寫需求部門全稱（如“市場(chǎng)部”“生產(chǎn)車間”）申請(qǐng)人需求部門經(jīng)辦人姓名（用代替，如“張”）聯(lián)系方式申請(qǐng)人辦公電話或分機(jī)號(hào)申請(qǐng)日期提交申請(qǐng)的日期（格式：YYYY-MM-DD）采購明細(xì)物料名稱填寫物料全稱（如“A4打印紙”“精密軸承”）規(guī)格型號(hào)詳細(xì)說明物料的技術(shù)參數(shù)（如“80gA4白紙”“內(nèi)徑20mm，外徑40mm”）采購數(shù)量需求部門申請(qǐng)的具體數(shù)量（單位需明確，如“箱”“個(gè)”“套”）預(yù)估單價(jià)（元）參考市場(chǎng)價(jià)或歷史價(jià)填寫，保留兩位小數(shù)預(yù)估總價(jià)（元）數(shù)量×預(yù)估單價(jià)（系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算或手動(dòng)填寫）用途說明簡述采購物料的使用場(chǎng)景（如“用于市場(chǎng)部9月客戶會(huì)議物料”“生產(chǎn)車間設(shè)備維修”）要求到貨日期需求部門期望的到貨日期（格式：YYYY-MM-DD）審批流程部門負(fù)責(zé)人審批需求部門負(fù)責(zé)人簽字，并注明日期（如“同意，2024-08-05”）采購部審核意見采購經(jīng)理填寫審核意見（如“符合采購計(jì)劃，建議詢價(jià)采購”）并簽字財(cái)務(wù)部審核意見財(cái)務(wù)專員審核預(yù)算并簽字分管領(lǐng)導(dǎo)審批按權(quán)限審批并簽字總經(jīng)理審批按權(quán)限審批并簽字（僅大額采購需填寫）計(jì)劃協(xié)調(diào)信息采購計(jì)劃編號(hào)采購部編制計(jì)劃時(shí)賦予的編號(hào)（如“JH202408001”）計(jì)劃狀態(tài)待執(zhí)行/執(zhí)行中/已完成/已取消（根據(jù)采購進(jìn)度更新）采購方式公開招標(biāo)/詢價(jià)/單一來源/競(jìng)爭(zhēng)性談判等建議供應(yīng)商若有初步合作意向，填寫供應(yīng)商名稱備注其他需說明的事項(xiàng)（如“緊急采購，需3天內(nèi)到貨”“需提供3C認(rèn)證證書”）執(zhí)行結(jié)果訂單編號(hào)采購下達(dá)的訂單號(hào)實(shí)際到貨日期供應(yīng)商實(shí)際交貨日期實(shí)際采購總價(jià)（元）最終結(jié)算金額驗(yàn)收結(jié)果需求部門驗(yàn)收簽字（合格：簽字+日期；不合格：注明問題并退回采購部）四、使用關(guān)鍵提示信息準(zhǔn)確性與完整性申請(qǐng)人需保證物料名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等關(guān)鍵信息與實(shí)際需求一致，避免因信息錯(cuò)誤導(dǎo)致采購物料無法使用。用途說明需具體，便于審批人判斷采購必要性；緊急采購需在“備注”欄標(biāo)注“緊急”，并說明原因。審批時(shí)效管理各審批人需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成審批，如遇特殊情況無法及時(shí)審批，需提前通知采購部并說明理由，避免影響采購進(jìn)度。對(duì)于超期未審批的申請(qǐng)，采購部可升級(jí)至分管領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)處理。計(jì)劃與申請(qǐng)一致性采購計(jì)劃需與經(jīng)審批的采購申請(qǐng)保持一致，若因市場(chǎng)變化需調(diào)整數(shù)量、規(guī)格或供應(yīng)商，需重新提交申請(qǐng)并履行審批流程。需求部門不得擅自變更已確認(rèn)的采購計(jì)劃，確需變更的，需書面說明原因并經(jīng)原審批人批準(zhǔn)。變更與異常處理若到貨后驗(yàn)收不合格，需求部門需在24小時(shí)內(nèi)書面反饋至采購部，由采購部協(xié)調(diào)供應(yīng)商退換貨或重新采購。采購過程中若發(fā)覺預(yù)算