企業(yè)合同標(biāo)準(zhǔn)化審查及審批工具集使用指南一、工具適用范圍與典型應(yīng)用場(chǎng)景本工具集適用于各類企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)中的合同標(biāo)準(zhǔn)化管理，覆蓋采購(gòu)、銷售、服務(wù)、租賃、合作、勞動(dòng)合同等多類型合同場(chǎng)景。具體應(yīng)用場(chǎng)景包括：新業(yè)務(wù)合同快速審查：當(dāng)企業(yè)拓展新業(yè)務(wù)或簽訂非標(biāo)合同時(shí)通過標(biāo)準(zhǔn)化審查流程保證條款合規(guī)性，降低法律風(fēng)險(xiǎn)；常規(guī)合同批量審批：對(duì)高頻次、標(biāo)準(zhǔn)化的采購(gòu)/銷售合同，通過模板化審查提升審批效率，縮短業(yè)務(wù)周期；合同風(fēng)險(xiǎn)全面管控：針對(duì)重大合作項(xiàng)目或金額較大的合同，通過法務(wù)、業(yè)務(wù)、管理層多級(jí)協(xié)同審查，識(shí)別并規(guī)避履約風(fēng)險(xiǎn)；合規(guī)體系落地：幫助企業(yè)建立統(tǒng)一的合同標(biāo)準(zhǔn)體系，保證合同內(nèi)容符合《民法典》《公司法》等法律法規(guī)及內(nèi)部管理制度要求。二、合同標(biāo)準(zhǔn)化審查及審批全流程操作指南（一）合同發(fā)起與資料準(zhǔn)備責(zé)任人：業(yè)務(wù)經(jīng)辦人*操作說明：業(yè)務(wù)部門根據(jù)合作需求，選擇對(duì)應(yīng)類型的《合同模板》（詳見“三、配套模板清單”），填寫合同基本信息（如合同名稱、簽訂主體、標(biāo)的、金額、履行期限等）；收集合作方主體資格證明材料（如營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法定代表人身份證明、授權(quán)委托書等），保證材料真實(shí)有效；將填寫完成的合同初稿及附件資料（如技術(shù)協(xié)議、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等）通過企業(yè)OA/合同管理系統(tǒng)發(fā)起審批流程，同步相關(guān)證明材料。輸出物：《合同基本信息表》、合同初稿、合作方資質(zhì)材料。（二）初步形式審查責(zé)任人：業(yè)務(wù)部門主管*操作說明：審查合同基本信息完整性：核對(duì)合同名稱、編號(hào)、雙方主體信息、標(biāo)的、金額、履行期限等核心要素是否填寫完整，與業(yè)務(wù)需求是否一致；審查資料齊備性：確認(rèn)合作方營(yíng)業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書等資質(zhì)材料是否齊全，合同附件是否與關(guān)聯(lián)；審查金額與預(yù)算匹配度：核對(duì)合同總金額是否超出部門年度預(yù)算，超預(yù)算需附預(yù)算調(diào)整審批文件。審查通過后，在系統(tǒng)中“通過”并流轉(zhuǎn)至法務(wù)部門；若發(fā)覺問題，退回業(yè)務(wù)部門修改并注明修改意見。輸出物：《初步審查意見表》（系統(tǒng)自動(dòng)，含審查結(jié)果及修改意見）。（三）法務(wù)專項(xiàng)審查責(zé)任人：法務(wù)專員*操作說明：主體資格審查：核查合作方營(yíng)業(yè)執(zhí)照是否在有效期內(nèi)，經(jīng)營(yíng)范圍是否涵蓋合同標(biāo)的，是否存在經(jīng)營(yíng)異?；蚴庞涗?；法律條款合規(guī)性審查：重點(diǎn)檢查合同條款是否符合法律法規(guī)要求，包括但不限于：標(biāo)的物/服務(wù)描述是否清晰，避免“約而不明”導(dǎo)致履約爭(zhēng)議；價(jià)款支付方式、節(jié)點(diǎn)是否明確，與財(cái)務(wù)制度是否匹配；違約責(zé)任條款是否對(duì)等，違約金/賠償金是否合理；爭(zhēng)議解決方式（訴訟/仲裁）及管轄約定是否明確；知識(shí)產(chǎn)權(quán)、保密、不可抗力等特殊條款是否完備。出具《法務(wù)審查意見表》：對(duì)審查通過條款標(biāo)注“同意”，對(duì)存在法律風(fēng)險(xiǎn)的條款提出修改建議，對(duì)重大風(fēng)險(xiǎn)條款（如無效條款、顯失公平條款）標(biāo)注“否決”并說明理由。審查結(jié)果反饋：通過系統(tǒng)將《法務(wù)審查意見表》同步至業(yè)務(wù)部門，若需修改，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在3個(gè)工作日內(nèi)完成修訂并重新提交。輸出物：《法務(wù)審查意見表》（含法律風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估及修改建議）。（四）業(yè)務(wù)部門交叉審核責(zé)任人：相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人*（如技術(shù)部、財(cái)務(wù)部、市場(chǎng)部等）操作說明：業(yè)務(wù)可行性審核：技術(shù)部門審核合同標(biāo)的的技術(shù)參數(shù)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)是否可執(zhí)行，是否存在無法履約的技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)；財(cái)務(wù)合規(guī)性審核：財(cái)務(wù)部門審核付款方式、發(fā)票開具、稅務(wù)處理是否符合財(cái)務(wù)制度，資金安排是否影響企業(yè)現(xiàn)金流；市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)審核：市場(chǎng)部門審核合作方市場(chǎng)信譽(yù)、行業(yè)口碑，評(píng)估是否存在履約障礙（如惡意拖欠、資質(zhì)造假等）。各業(yè)務(wù)部門在系統(tǒng)中填寫《業(yè)務(wù)審核意見表》，確認(rèn)無異議后“通過”；若有異議，需與法務(wù)部門、業(yè)務(wù)經(jīng)辦人溝通協(xié)調(diào)，達(dá)成一致后繼續(xù)流程。輸出物：《業(yè)務(wù)審核意見表》（各業(yè)務(wù)部門獨(dú)立簽署審核意見）。（五）管理層最終審批責(zé)任人：分管領(lǐng)導(dǎo)/總經(jīng)理*（根據(jù)合同金額及重要性劃分審批權(quán)限）操作說明：審批權(quán)限劃分（示例）：金額≤5萬元：部門主管+法務(wù)專員審批；5萬元＜金額≤50萬元：分管領(lǐng)導(dǎo)+法務(wù)專員審批；金額＞50萬元：總經(jīng)理+法務(wù)專員+財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人集體審批。管理層綜合業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門審查意見，從企業(yè)戰(zhàn)略、風(fēng)險(xiǎn)控制、成本效益等維度進(jìn)行最終決策；審批通過后，在《審批意見表》中簽署“同意”意見；審批未通過，需明確退回原因并終止流程。輸出物：《審批意見表》（含最終審批結(jié)果及簽署意見）。（六）用印與歸檔管理責(zé)任人：行政專員*操作說明：用印申請(qǐng)：審批通過后，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人提交《合同用印申請(qǐng)表》，附已審批的《審批意見表》及合同終稿；用印審核：行政專員核對(duì)合同內(nèi)容與審批意見是否一致，用印份數(shù)是否符合規(guī)定（通常一式兩份以上，雙方各執(zhí)一份）；合同用?。航?jīng)核對(duì)無誤后，加蓋企業(yè)公章或合同專用章，嚴(yán)禁“先簽后批”或“空白合同用印”；歸檔管理：將合同正本、審批文件、資質(zhì)材料等整理成冊(cè)，編號(hào)后移交檔案室，同時(shí)在《合同臺(tái)賬》中登記歸檔信息（歸檔日期、存放位置、借閱記錄等）。輸出物：已蓋章合同正本、檔案編號(hào)、《合同臺(tái)賬》更新記錄。三、合同審查及審批配套模板清單（一）《合同基本信息表》序號(hào)項(xiàng)目名稱填寫內(nèi)容要求1合同名稱統(tǒng)一為“公司+合作方+合同類型+編號(hào)”（如“公司供應(yīng)商采購(gòu)合同2024001”）2合同編號(hào)按企業(yè)編碼規(guī)則填寫（如“CG-年份-部門序號(hào)-合同序號(hào)”）3簽訂日期填寫實(shí)際簽署日期（與用印日期一致）4甲方信息公司全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、地址、法定代表人、聯(lián)系人*、聯(lián)系電話（內(nèi)部座機(jī)）5乙方信息合作方全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、地址、法定代表人、聯(lián)系人*、聯(lián)系電話（合作方座機(jī)）6合同類型采購(gòu)/銷售/服務(wù)/租賃/合作/勞動(dòng)合同等（按企業(yè)分類標(biāo)準(zhǔn)填寫）7合同標(biāo)的簡(jiǎn)述標(biāo)的物/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量8合同總金額大小寫一致，幣種明確（如人民幣/美元）9履行期限起止日期（如“2024年1月1日至2024年12月31日”）10付款方式分期/一次性支付，明確支付節(jié)點(diǎn)、比例及賬戶信息11附件清單列明所有附件名稱及頁數(shù)（如“附件1：技術(shù)協(xié)議；附件2：驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)”）（二）《法務(wù)審查意見表》序號(hào)審查條款審查標(biāo)準(zhǔn)審查結(jié)果（通過/修改/否決）修改建議/說明審查人*日期1主體資格營(yíng)業(yè)執(zhí)照有效、經(jīng)營(yíng)范圍匹配、無失信記錄2標(biāo)的描述清晰、具體、無歧義若描述模糊，需補(bǔ)充“技術(shù)參數(shù)、品牌型號(hào)”等細(xì)節(jié)3違約責(zé)任雙方權(quán)利義務(wù)對(duì)等，違約金合理（不超過實(shí)際損失的30%）甲方違約責(zé)任中“逾期付款違約金”調(diào)整為“按日萬分之五計(jì)算”4爭(zhēng)議解決約定明確（如“提交甲方所在地人民法院訴訟”或“提交仲裁委員會(huì)仲裁”）原條款“協(xié)商解決”補(bǔ)充訴訟/仲裁方式5保密條款明保證密范圍、期限及違約責(zé)任增加“保密期限至合同終止后3年”（三）《審批意見表》合同名稱合同編號(hào)審批層級(jí)部門主管□法務(wù)□分管領(lǐng)導(dǎo)□總經(jīng)理□審批意見□同意□修改后同意□不同意（說明：）審批人*簽署日期（四）《合同臺(tái)賬》序號(hào)合同編號(hào)合同名稱簽訂日期乙方主體合同金額（元）履行狀態(tài)歸檔日期存放位置備注1CG2024001設(shè)備采購(gòu)合同2024-03-01科技公司120,000履行中2024-03-05檔案室-A3-01首付款已付四、工具使用關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）主體資格審查“三查三看”查營(yíng)業(yè)執(zhí)照：看是否在有效期內(nèi)，經(jīng)營(yíng)范圍是否包含合同標(biāo)的；查授權(quán)文件：看簽約人是否為法定代表人，若為授權(quán)代表，需核對(duì)授權(quán)委托書是否載明授權(quán)范圍、權(quán)限及期限；查信用記錄：通過“國(guó)家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”等公開渠道核查合作方是否為失信企業(yè)或經(jīng)營(yíng)異常主體。（二）條款審查“避坑要點(diǎn)”避免模糊表述：如“合理期限”“市場(chǎng)價(jià)”等，需明確具體標(biāo)準(zhǔn)（如“合理期限為15個(gè)工作日”“市場(chǎng)價(jià)指同期平臺(tái)公開報(bào)價(jià)”）；警惕“霸王條款”：不得約定“乙方放棄對(duì)甲方違約行為的抗辯權(quán)”等排除對(duì)方主要權(quán)利、加重對(duì)方責(zé)任的條款；保留修改痕跡：合同修訂需通過系統(tǒng)留痕，避免紙質(zhì)合同手寫涂改導(dǎo)致條款效力爭(zhēng)議。（三）審批流程“時(shí)效管控”初步審查：1個(gè)工作日內(nèi)完成；法務(wù)審查：2個(gè)工作日內(nèi)完成（復(fù)雜合同可延長(zhǎng)至3個(gè)工作日，需提前告知業(yè)務(wù)部門）；業(yè)務(wù)審核：各業(yè)務(wù)部門1個(gè)工作日內(nèi)完成；管理層審批：1個(gè)工作日內(nèi)完成（緊急合同啟動(dòng)“綠色通道”，需在24小時(shí)內(nèi)完成）。（四）歸檔管理“雙軌制”紙質(zhì)歸檔：合同正本、審批文件、資質(zhì)材料等需按“一合同一檔”原則整理，使用檔案袋封裝，標(biāo)注合同編號(hào)及名稱；電子歸檔：通過合同管理系統(tǒng)掃描合同及附件，保證電子版與紙質(zhì)版內(nèi)容一致，電子檔案保存期限不少于10年。（五）異常情況處理機(jī)制審查不通過：退回業(yè)務(wù)部門時(shí)需明確修改意見，法務(wù)部門提供修改指導(dǎo)；審批爭(zhēng)議：業(yè)務(wù)部門與法務(wù)部門意見不一致時(shí)，可提交分管領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)，仍無法達(dá)成