行政文件歸檔與管理制度表格模板引言行政文件是企業(yè)運營的重要載體，記錄了各項管理活動的軌跡與成果。規(guī)范行政文件歸檔管理，既能保證文件的安全性與完整性，又能提升信息檢索效率，為決策提供有效支持。本模板基于行政文件管理全流程設(shè)計，涵蓋文件收集、分類、歸檔、保管、借閱及銷毀等環(huán)節(jié)，適用于各類企事業(yè)單位的行政文件管理工作，助力實現(xiàn)文件管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。一、適用范圍與應(yīng)用場景日常辦公文件：如通知、會議紀(jì)要、工作報告、內(nèi)部管理制度等；合同協(xié)議文件：如業(yè)務(wù)合同、合作協(xié)議、保密協(xié)議等；人事管理文件：如員工入職檔案、勞動合同、績效考核記錄等；財務(wù)相關(guān)文件：如費用報銷單、預(yù)算表、審計報告等（需結(jié)合財務(wù)專項管理要求）；項目專項文件：如項目立項書、實施方案、驗收報告等；證照資質(zhì)文件：如營業(yè)執(zhí)照、許可證、資質(zhì)證書等。二、行政文件歸檔管理操作流程（一）文件收集與整理明確收集范圍：根據(jù)文件類型（如行政類、人事類、合同類），制定《行政文件歸檔范圍清單》，明確需歸檔的文件類型及具體要求（如合同需包含雙方簽字蓋章頁、會議紀(jì)要需記錄參會人員及決議事項）。定期收集：各部門指定專人（如部門文員）于每月末收集本部門形成的應(yīng)歸檔文件，保證文件齊全（避免缺頁、漏項）。初步篩選：對收集的文件進(jìn)行初步審核，剔除重復(fù)文件、無效文件（如草稿、臨時通知已過期失效），保留最終版本（加蓋“正式文件”章或標(biāo)注“最終稿”）。（二）文件分類與編號分類標(biāo)準(zhǔn)：采用“年度+類別+部門”三級分類法，例如：“2024-行政-綜合管理部”“2023-人事-人力資源部”。年度：以文件形成年份為準(zhǔn)（如2024年1月形成的文件歸入2024年度）；類別：按文件性質(zhì)分為“行政、人事、合同、財務(wù)、項目、證照”六大類；部門：按文件形成部門劃分（如綜合管理部、財務(wù)部）。編號規(guī)則：采用“分類代碼-年度-流水號”格式，例如：“XZ-2024-001”（行政-2024-第1號）。分類代碼：行政（XZ）、人事（RS）、合同（HT）、財務(wù)（CW）、項目（XM）、證照（ZZ）；流水號：每年從001開始按順序編號，不得重復(fù)或跳號。（三）文件登記與錄入填寫歸檔登記表：使用《行政文件歸檔登記表》（見模板一），逐項填寫文件信息，包括：歸檔號、文件名稱、文號/編號、形成部門、形成日期、密級（秘密/機(jī)密/普通）、頁數(shù)、存放位置（如檔案柜-第1層-第3格）、收集人、歸檔日期。系統(tǒng)錄入（可選）：如有檔案管理系統(tǒng)，將登記表信息同步錄入系統(tǒng)，支持按文件名稱、歸檔號、形成日期等關(guān)鍵詞檢索。（四）文件裝訂與歸檔裝訂要求：紙質(zhì)文件采用左側(cè)裝訂，保證頁碼完整（無頁碼需手動添加）；合同、證照等重要文件需加裝封面（標(biāo)注文件名稱、歸檔號、形成日期），并加蓋部門公章及“歸檔章”；超過A4紙大小的文件（如海報、圖表）需折疊為A4尺寸，避免折疊關(guān)鍵信息。入柜存放：按分類編號順序?qū)⑽募嫒霗n案柜，檔案柜標(biāo)簽標(biāo)注“年度+類別+部門”（如“2024-行政-綜合管理部”），保證擺放整齊，便于查找。（五）文件保管與維護(hù)環(huán)境管理：檔案室需保持干燥、通風(fēng)（溫度14-24℃，濕度45-60%），避免陽光直射、蟲鼠侵害；配備滅火器、溫濕度計等設(shè)備，定期檢查（每月1次）。定期檢查：每季度由檔案管理員對檔案柜進(jìn)行清點，檢查文件是否霉變、損壞，發(fā)覺問題及時處理（如更換防潮盒、修復(fù)破損文件）。密級管理：秘密、機(jī)密文件需單獨存放于帶鎖保密柜，鑰匙由部門負(fù)責(zé)人保管，借閱需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（六）文件借閱與利用借閱流程：借閱人填寫《行政文件借閱登記表》（見模板二），注明借閱文件名稱、歸檔號、借閱用途、借閱期限（一般不超過3個工作日）；部門內(nèi)文件借閱需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批，跨部門借閱需經(jīng)檔案管理員及文件形成部門負(fù)責(zé)人審批；密級文件借閱需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。借閱規(guī)范：借閱人不得涂改、勾畫、抽取文件，不得擅自復(fù)制（復(fù)制需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)），借閱后按時歸還，歸還時由檔案管理員檢查文件完整性。（七）文件鑒定與銷毀鑒定標(biāo)準(zhǔn)：根據(jù)文件保管期限（如永久、30年、10年），定期對到期文件進(jìn)行鑒定（每年1次）。永久保存：公司章程、年度工作報告、重大合同等；30年保存：財務(wù)憑證、人事檔案、會議紀(jì)要等；10年保存：日常通知、內(nèi)部管理制度等。銷毀流程：對到期無保存價值的文件，由檔案管理員編制《行政文件銷毀清單》（見模板三），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)審批；銷毀時需有2人以上監(jiān)銷（如檔案管理員、部門代表），并在銷毀清單上簽字確認(rèn)；涉及密級的文件需使用碎紙機(jī)銷毀，保證信息無法復(fù)原。三、行政文件歸檔管理常用模板表格模板一：行政文件歸檔登記表歸檔號文件名稱文號/編號形成部門形成日期密級頁數(shù)存放位置收集人歸檔日期XZ-2024-001年度工作總結(jié)報告綜字2024001綜合管理部2024-01-15普通25檔案柜-1層-3格*2024-01-20HT-2023-012辦公室租賃合同租字2023025行政部2023-11-03普通8檔案柜-2層-1格*2023-11-10模板二：行政文件借閱登記表借閱號文件名稱歸檔號借閱部門/人借閱日期歸還日期審批人備注JY-2024-005年度工作總結(jié)報告XZ-2024-001市場部/*2024-03-012024-03-03*趙六（部門負(fù)責(zé)人）復(fù)印用JY-2023-018辦公室租賃合同HT-2023-012財務(wù)部/*周七2023-12-152023-12-20*吳八（分管領(lǐng)導(dǎo)）審核付款模板三：行政文件銷毀登記表銷毀號文件名稱文號/編號形成日期保管期限銷毀原因銷毀日期監(jiān)銷人經(jīng)辦人XH-2024-0012022年內(nèi)部通知通字20220152022-06-1010年保管期限已到2024-02-20*鄭九*錢十XH-2023-008項目草稿文件項草20230032023-09-1810年無保存價值2024-02-20*孫十一*李十二四、使用過程中的關(guān)鍵注意事項文件完整性管理：歸檔前需檢查文件是否齊全（如合同需附簽字頁、會議紀(jì)要需附簽到表），避免關(guān)鍵信息缺失；如遇文件不全，需及時聯(lián)系形成部門補(bǔ)充，并在登記表備注說明。保密與安全：密級文件需單獨存放，借閱嚴(yán)格執(zhí)行審批流程，嚴(yán)禁非授權(quán)人員查閱；檔案室需配備監(jiān)控設(shè)備，無關(guān)人員禁止入內(nèi)，保證文件實體安全。編號與登記規(guī)范：編號需唯一且符合規(guī)則，不得隨意更改；登記表信息需真實準(zhǔn)確，與文件內(nèi)容一致，避免漏填、錯填（如歸檔號、存放位置）。借閱責(zé)任追溯：借閱人需對借閱文件負(fù)責(zé)，如有損壞、丟失，需按公司規(guī)定賠償；借閱登記表需保存至文件銷毀后1年，便于追溯。定期盤點與更新：每半年對檔案柜進(jìn)行一次全面盤點，核對文件數(shù)量與登記表是否一致；如遇部門調(diào)整、文件類型增減，需及時更新《歸檔范圍清單》及分類規(guī)則。人員培訓(xùn)：定期組織相關(guān)部門人員（如部門文員、部門負(fù)責(zé)人）進(jìn)行