公司采購(gòu)合規(guī)審查通用工作指南一、適用情境與審查觸發(fā)條件本指南適用于公司各類采購(gòu)活動(dòng)中的合規(guī)性審查工作，具體包括但不限于以下情境：常規(guī)采購(gòu)項(xiàng)目審查：年度預(yù)算內(nèi)日常采購(gòu)（如辦公用品、服務(wù)采購(gòu)等）需確認(rèn)采購(gòu)流程、供應(yīng)商選擇、合同條款等是否符合公司制度及監(jiān)管要求。新供應(yīng)商引入審查：首次合作的供應(yīng)商需對(duì)其資質(zhì)、信用、經(jīng)營(yíng)合規(guī)性進(jìn)行全面評(píng)估，避免合作風(fēng)險(xiǎn)。大額/高風(fēng)險(xiǎn)采購(gòu)專項(xiàng)審查：?jiǎn)喂P采購(gòu)金額超過[具體金額閾值，如50萬元]或涉及進(jìn)口、特種設(shè)備、數(shù)據(jù)安全等特殊品類時(shí)，需強(qiáng)化合規(guī)審查深度。緊急采購(gòu)項(xiàng)目復(fù)核：因突發(fā)情況啟動(dòng)的緊急采購(gòu)，需在采購(gòu)后3個(gè)工作日內(nèi)完成合規(guī)復(fù)核，保證程序豁免的合理性。供應(yīng)商動(dòng)態(tài)合規(guī)監(jiān)控：對(duì)現(xiàn)有供應(yīng)商的年度/季度合規(guī)性復(fù)檢，重點(diǎn)關(guān)注其資質(zhì)有效性、履約記錄及法律糾紛情況。二、采購(gòu)合規(guī)審查標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）審查申請(qǐng)與資料準(zhǔn)備操作目標(biāo)：明確審查需求，保證基礎(chǔ)資料完整，為后續(xù)審查提供依據(jù)。具體操作：發(fā)起申請(qǐng)：采購(gòu)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人登錄公司采購(gòu)管理系統(tǒng)，填寫《采購(gòu)合規(guī)審查申請(qǐng)表》（詳見模板一），選擇審查類型（常規(guī)/新供應(yīng)商/大額等），并項(xiàng)目背景說明、采購(gòu)需求清單、預(yù)算批復(fù)文件等基礎(chǔ)資料。資料補(bǔ)充：合規(guī)專員收到申請(qǐng)后1個(gè)工作日內(nèi)審核資料完整性，若資料缺失（如供應(yīng)商未提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本），通過系統(tǒng)退回并注明補(bǔ)充要求；采購(gòu)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人需在2個(gè)工作日內(nèi)完成補(bǔ)正。責(zé)任主體：采購(gòu)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人發(fā)起，合規(guī)專員*審核資料。輸出成果：完整的《采購(gòu)合規(guī)審查申請(qǐng)表》及附件資料。（二）合規(guī)性初步篩查操作目標(biāo)：快速識(shí)別采購(gòu)項(xiàng)目的合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，判斷是否需啟動(dòng)專項(xiàng)審查。具體操作：基礎(chǔ)要素核驗(yàn)：合規(guī)專員*對(duì)照《采購(gòu)合規(guī)審查清單》（詳見模板二），重點(diǎn)審查以下內(nèi)容：采購(gòu)預(yù)算是否在年度預(yù)算范圍內(nèi)，是否有超預(yù)算說明及審批文件；采購(gòu)方式（公開招標(biāo)/邀請(qǐng)招標(biāo)/詢比價(jià)等）是否符合《公司采購(gòu)管理辦法》規(guī)定；供應(yīng)商是否在合格供應(yīng)商名錄內(nèi)（新供應(yīng)商需先完成準(zhǔn)入初審）。風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)判定：根據(jù)核驗(yàn)結(jié)果，將項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)劃分為“低風(fēng)險(xiǎn)”（資料齊全、流程標(biāo)準(zhǔn)）、“中風(fēng)險(xiǎn)”（存在輕微瑕疵，如合同條款待完善）、“高風(fēng)險(xiǎn)”（存在重大合規(guī)隱患，如供應(yīng)商資質(zhì)異常）。責(zé)任主體：合規(guī)專員*。輸出成果：《合規(guī)性初步篩查報(bào)告》，明確風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)及初步處理意見。（三）專項(xiàng)合規(guī)審查操作目標(biāo)：針對(duì)中高風(fēng)險(xiǎn)項(xiàng)目或特定審查維度，組織相關(guān)部門開展深度合規(guī)評(píng)估。具體操作：審查任務(wù)分配：合規(guī)主管根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)及項(xiàng)目類型，組織專項(xiàng)審查小組，成員包括法務(wù)專員（審查法律條款）、財(cái)務(wù)專員（審查資金支付及稅務(wù)合規(guī)）、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人（審查技術(shù)需求匹配度）。分維度審查：法律合規(guī)性：法務(wù)專員*重點(diǎn)審查合同主體資格、知識(shí)產(chǎn)權(quán)條款、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等是否符合《民法典》《招標(biāo)投標(biāo)法》等法律法規(guī)；財(cái)務(wù)合規(guī)性：財(cái)務(wù)專員*審查供應(yīng)商報(bào)價(jià)是否合理、成本構(gòu)成是否清晰、發(fā)票類型是否符合稅法規(guī)定、預(yù)付款/尾款支付比例是否符合公司財(cái)務(wù)制度；業(yè)務(wù)合規(guī)性：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人*審查供應(yīng)商技術(shù)方案、履約能力、售后服務(wù)是否滿足項(xiàng)目需求，是否存在利益輸送（如與供應(yīng)商存在關(guān)聯(lián)關(guān)系未披露）?，F(xiàn)場(chǎng)核查（如需）：對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)或履約能力存疑的，由合規(guī)專員*牽頭，聯(lián)合業(yè)務(wù)、法務(wù)部門進(jìn)行實(shí)地考察，形成《現(xiàn)場(chǎng)核查記錄》。責(zé)任主體：合規(guī)主管*統(tǒng)籌，法務(wù)、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)部門協(xié)同。輸出成果：《專項(xiàng)合規(guī)審查報(bào)告》，明確各維度審查結(jié)論及問題清單。（四）審查結(jié)果匯總與反饋操作目標(biāo)：整合審查意見，形成最終審查結(jié)論，指導(dǎo)采購(gòu)決策。具體操作：結(jié)論判定：合規(guī)主管*匯總初步篩查報(bào)告、專項(xiàng)審查報(bào)告，判定項(xiàng)目合規(guī)性結(jié)論，分為“通過”（無合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)）、“有條件通過”（存在輕微風(fēng)險(xiǎn)，需整改后實(shí)施）、“不通過”（存在重大風(fēng)險(xiǎn)，禁止采購(gòu)）。結(jié)果反饋：合規(guī)專員*通過采購(gòu)管理系統(tǒng)將《采購(gòu)合規(guī)審查意見書》（詳見模板三）反饋至采購(gòu)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，明確“通過”的項(xiàng)目可進(jìn)入下一流程；“有條件通過”的項(xiàng)目需列明整改要求及完成時(shí)限；“不通過”的項(xiàng)目需說明具體原因及法律依據(jù)。責(zé)任主體：合規(guī)主管審定，合規(guī)專員反饋。輸出成果：《采購(gòu)合規(guī)審查意見書》，含最終結(jié)論及整改要求（如需）。（五）整改落實(shí)與復(fù)核操作目標(biāo)：保證審查中發(fā)覺的問題整改到位，形成合規(guī)閉環(huán)。具體操作：整改執(zhí)行：采購(gòu)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人根據(jù)《采購(gòu)合規(guī)審查意見書》要求，組織相關(guān)部門完成整改（如補(bǔ)充合同條款、更換不合格供應(yīng)商），并在系統(tǒng)中整改佐證材料（如補(bǔ)充合同、新供應(yīng)商資質(zhì)文件）。整改復(fù)核：合規(guī)專員*收到整改材料后2個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行復(fù)核，確認(rèn)整改符合要求后，在《整改跟蹤表》（詳見模板四）中標(biāo)注“復(fù)核通過”；若整改不到位，退回并要求重新整改。責(zé)任主體：采購(gòu)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人整改，合規(guī)專員*復(fù)核。輸出成果：整改完成的《整改跟蹤表》。（六）審查資料歸檔操作目標(biāo)：規(guī)范審查資料管理，保證可追溯性。具體操作：資料整理：采購(gòu)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人將《采購(gòu)合規(guī)審查申請(qǐng)表》《合規(guī)性初步篩查報(bào)告》《專項(xiàng)合規(guī)審查報(bào)告》《采購(gòu)合規(guī)審查意見書》《整改跟蹤表》等資料整理成冊(cè)，掃描成電子版（PDF格式）及紙質(zhì)版各1份。歸檔移交：采購(gòu)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人將電子版資料至公司檔案管理系統(tǒng)，紙質(zhì)版資料交至行政部，由行政部統(tǒng)一編號(hào)、存檔，保存期限不少于[具體年限，如5年]。責(zé)任主體：采購(gòu)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人整理，行政部*歸檔。輸出成果：完整的合規(guī)審查檔案。三、采購(gòu)合規(guī)審查工具模板模板一：采購(gòu)合規(guī)審查申請(qǐng)表項(xiàng)目基本信息項(xiàng)目名稱項(xiàng)目編號(hào)采購(gòu)類型□常規(guī)采購(gòu)□新供應(yīng)商引入□大額采購(gòu)□緊急采購(gòu)□其他：_________預(yù)算金額（元）采購(gòu)方式□公開招標(biāo)□邀請(qǐng)招標(biāo)□詢比價(jià)□單一來源□競(jìng)爭(zhēng)性談判□其他：_____申請(qǐng)人聯(lián)系電話申請(qǐng)日期項(xiàng)目背景與需求說明（簡(jiǎn)要說明采購(gòu)目的、主要內(nèi)容及預(yù)期目標(biāo)，不少于100字）附件清單□預(yù)算批復(fù)文件□采購(gòu)需求清單□供應(yīng)商初選名單□其他：_________審查重點(diǎn)需求□供應(yīng)商資質(zhì)□合同條款□采購(gòu)方式合規(guī)性□資金支付□其他：_______模板二：供應(yīng)商合規(guī)審查清單審查維度審查內(nèi)容審查結(jié)果（符合/不符合/需補(bǔ)充）備注主體資格營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證（或三證合一）是否在有效期內(nèi)經(jīng)營(yíng)資質(zhì)是否具備與采購(gòu)品類相關(guān)的行業(yè)許可證（如食品經(jīng)營(yíng)許可證、醫(yī)療器械經(jīng)營(yíng)許可證等）信用記錄是否被列入“信用中國(guó)”失信被執(zhí)行人名單、重大稅收違法案件當(dāng)事人名單關(guān)聯(lián)關(guān)系與公司員工是否存在關(guān)聯(lián)關(guān)系（如親屬、持股等），是否已如實(shí)披露履約能力近3年類似項(xiàng)目業(yè)績(jī)（附合同關(guān)鍵頁）、售后服務(wù)承諾、質(zhì)量認(rèn)證體系（如ISO9001）合規(guī)聲明供應(yīng)商出具《合規(guī)承諾函》（無重大違法違規(guī)記錄、不參與商業(yè)賄賂等）模板三：采購(gòu)合規(guī)審查意見書項(xiàng)目名稱項(xiàng)目編號(hào)審查類型審查小組成員合規(guī)專員、法務(wù)專員、財(cái)務(wù)專員、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審查結(jié)論□通過□有條件通過□不通過審查意見詳情1.有條件通過/不通過的具體原因：_________________________2.整改要求（如需）：_________________________3.其他說明：_________________________附件清單《合規(guī)性初步篩查報(bào)告》《專項(xiàng)合規(guī)審查報(bào)告》《現(xiàn)場(chǎng)核查記錄》（如有）簽發(fā)部門合規(guī)管理部簽發(fā)日期備注本意見書僅作為采購(gòu)決策合規(guī)依據(jù)，最終采購(gòu)責(zé)任由采購(gòu)部門承擔(dān)模板四：整改跟蹤表問題描述（根據(jù)《采購(gòu)合規(guī)審查意見書》列明的具體問題描述，如“合同未約定違約責(zé)任”）整改要求（明確整改標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)限，如“3個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)充違約責(zé)任條款”）整改責(zé)任人整改措施（詳細(xì)說明整改執(zhí)行情況，如“已與供應(yīng)商協(xié)商，在原合同附件中補(bǔ)充違約責(zé)任條款”）整改完成時(shí)限整改佐證材料（補(bǔ)充合同、郵件往來記錄等材料名稱）復(fù)核人合規(guī)專員*復(fù)核結(jié)果□通過□不通過（注明原因：_________________________）復(fù)核日期四、審查過程中的關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)提示（一）資料完整性風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)：采購(gòu)申請(qǐng)人未提供關(guān)鍵資料（如供應(yīng)商資質(zhì)過期、預(yù)算未批復(fù)），導(dǎo)致審查結(jié)論偏差。規(guī)避措施：合規(guī)專員需嚴(yán)格核對(duì)《采購(gòu)合規(guī)審查申請(qǐng)表》附件清單，資料不齊一律退回；采購(gòu)申請(qǐng)人需對(duì)資料真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)。（二）審查標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)：不同審查人員對(duì)“合規(guī)”標(biāo)準(zhǔn)理解不一致（如對(duì)“合理低價(jià)”的界定模糊），導(dǎo)致同類項(xiàng)目審查結(jié)論差異。規(guī)避措施：制定《采購(gòu)合規(guī)審查操作指引》，明確各維度審查標(biāo)準(zhǔn)及量化指標(biāo)（如供應(yīng)商資質(zhì)評(píng)分表）；定期組織審查人員培訓(xùn)，統(tǒng)一執(zhí)行尺度。（三）供應(yīng)商動(dòng)態(tài)監(jiān)控缺失風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)：供應(yīng)商在合作期間出現(xiàn)資質(zhì)失效、法律糾紛等新風(fēng)險(xiǎn)，未及時(shí)更新合規(guī)狀態(tài)。規(guī)避措施：建立供應(yīng)商合規(guī)檔案，每半年開展一次合規(guī)復(fù)檢；通過“信用中國(guó)”“中國(guó)裁判文書網(wǎng)”等公開渠道動(dòng)態(tài)監(jiān)控供應(yīng)商信用狀況，發(fā)覺異常立即啟動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。（四）利益沖突防范不足風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)：采購(gòu)人員與供應(yīng)商存在未披露的利益關(guān)聯(lián)（如持有供應(yīng)商股份），影響審查公正性。規(guī)避措施：采購(gòu)人員需每年簽署《利益沖突聲明書》；審查過程中重點(diǎn)關(guān)注供應(yīng)商與公司員工的關(guān)聯(lián)關(guān)系，必要時(shí)核查工商登記信息。（五）整改閉環(huán)管理風(fēng)險(xiǎn)風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)：審查發(fā)覺問題后，