企業(yè)行政辦公物資采購審批流程模板一、適用范圍與對象二、采購審批全流程操作說明（一）需求申請與部門初審發(fā)起申請：需求部門根據(jù)實際工作需要，填寫《物資采購申請表》（詳見第三部分），明確物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)估單價、用途、預(yù)算金額及到貨時間，并附必要說明（如新增物資需注明使用場景、替代物資需注明庫存情況）。部門審核：需求部門負(fù)責(zé)人*對申請的必要性、合理性及預(yù)算匹配度進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后簽字。若申請超出部門年度預(yù)算，需同步提交《預(yù)算調(diào)整申請表》，說明調(diào)整原因。提交材料：審核通過后，需求部門將《物資采購申請表》及相關(guān)附件（如比價記錄、需求說明）提交至行政部。（二）行政部復(fù)核與統(tǒng)籌庫存核查：行政部對申請物資進(jìn)行庫存核對，確認(rèn)是否存在可用庫存或可替代物資，避免重復(fù)采購。預(yù)算與合規(guī)性審核：行政部核查申請金額是否在部門預(yù)算范圍內(nèi)，是否符合企業(yè)采購制度（如是否需要招標(biāo)、是否為定點供應(yīng)商物資），并審核物資規(guī)格、數(shù)量是否與實際需求匹配。比價與供應(yīng)商確認(rèn)（非緊急/小額采購）：對于單次采購金額超過企業(yè)設(shè)定小額標(biāo)準(zhǔn)（如1000元）的，行政部需至少獲取2家供應(yīng)商的報價，對比價格、質(zhì)量、售后后，選擇最優(yōu)方案并填寫《比價審核表》。反饋意見：行政部完成復(fù)核后，在《物資采購申請表》中簽署意見，若審核不通過，需注明原因并退回需求部門調(diào)整。（三）采購執(zhí)行與合同簽訂下達(dá)采購指令：行政部根據(jù)審批通過的《物資采購申請表》，向采購員*下達(dá)采購任務(wù)，明確供應(yīng)商信息、物資規(guī)格、數(shù)量、交付時間及付款方式。訂單/合同簽訂：采購員與供應(yīng)商確認(rèn)采購細(xì)節(jié)后，簽訂采購訂單或合同（大額采購需簽訂正式合同，明確違約責(zé)任、質(zhì)保條款等），合同文本需行政部負(fù)責(zé)人*審核后蓋章生效。訂單跟蹤：采購員實時跟蹤訂單進(jìn)度，保證供應(yīng)商按時按質(zhì)交付，若遇延遲需提前與需求部門溝通并協(xié)調(diào)解決方案。（四）驗收入庫與登記物資驗收：物資到貨后，需求部門與行政部共同進(jìn)行驗收，核對物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量是否與訂單一致，檢查包裝是否完好、有無破損。問題處理：若發(fā)覺物資不符或質(zhì)量問題，需當(dāng)場拍照記錄，及時聯(lián)系供應(yīng)商退換貨，并在《驗收單》中注明異常情況。入庫登記：驗收合格后，行政部填寫《物資入庫單》，登記入庫物資信息（入庫日期、物資編碼、數(shù)量、存放位置等），更新庫存臺賬，并將《驗收單》《入庫單》反饋至財務(wù)部。（五）財務(wù)審核與付款票據(jù)審核：財務(wù)部收到供應(yīng)商發(fā)票、《驗收單》《入庫單》《采購申請表》及合同后，核對票據(jù)信息是否一致、金額是否準(zhǔn)確、審批流程是否完整。付款審批：審核通過后，財務(wù)部根據(jù)合同約定付款方式（如預(yù)付款、貨到付款），填寫《付款申請單》，按審批權(quán)限提交分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理簽字。資金支付：審批完成后，財務(wù)部通過銀行轉(zhuǎn)賬或支票方式向供應(yīng)商付款，并保留付款憑證，同時更新應(yīng)付賬款臺賬。三、配套表格模板表3-1物資采購申請表申請部門申請人申請日期聯(lián)系電話物資用途預(yù)算金額序號物資名稱規(guī)格型號—————-———-123附件清單（可附比價記錄、需求說明、合同復(fù)印件等）：1.__________2.__________3.__________審批意見簽字日期需求部門負(fù)責(zé)人*：行政部經(jīng)辦人*：行政部負(fù)責(zé)人*：財務(wù)部審核人*：分管領(lǐng)導(dǎo)*：總經(jīng)理*：表3-2物資驗收入庫單驗收日期驗收地點供應(yīng)商名稱采購申請單號到貨批次運單號序號物資名稱規(guī)格型號—————-———-12異常情況說明（如有）：__________________________________________________________行政部簽字：__________需求部門簽字：__________日期：__________四、執(zhí)行關(guān)鍵要點（一）預(yù)算與成本控制各部門需在年度預(yù)算內(nèi)提交采購申請，超預(yù)算采購需提前1周提交《預(yù)算調(diào)整申請表》，說明調(diào)整原因及資金來源，經(jīng)財務(wù)部及分管領(lǐng)導(dǎo)審核后方可推進(jìn)。行政部定期對采購物資進(jìn)行價格分析，建立供應(yīng)商價格檔案，保證采購價格不高于市場平均水平，對高價采購需書面說明原因并備案。（二）審批時限管理常規(guī)采購流程審批時限：需求部門初審1個工作日，行政部復(fù)核2個工作日，采購執(zhí)行3個工作日，驗收入庫1個工作日，財務(wù)審核付款2個工作日，總計不超過9個工作日。緊急采購（如突發(fā)辦公故障需立即修復(fù)）：需求部門可電話請示分管領(lǐng)導(dǎo)*后先行采購，但需在24小時內(nèi)補填《緊急采購申請表》，注明緊急原因及審批人，后續(xù)流程按常規(guī)流程補充。（三）采購規(guī)范與供應(yīng)商管理優(yōu)先選擇企業(yè)定點供應(yīng)商，非定點供應(yīng)商需通過資質(zhì)審核（營業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營許可證、質(zhì)量認(rèn)證等），并簽訂《供應(yīng)商合作協(xié)議》，明確供貨周期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及違約條款。行政部每半年對供應(yīng)商進(jìn)行評估，根據(jù)價格、質(zhì)量、交付及時性等指標(biāo)進(jìn)行評級，淘汰不合格供應(yīng)商，更新合格供應(yīng)商名錄。（四）驗收與責(zé)任追溯驗收時需需求部門、行政部雙方在場，驗收單一式三份，需求部門、行政部、財務(wù)部各留存一份，保證賬實一致。因驗收疏忽導(dǎo)致不合格物資入庫的，追究驗收人責(zé)任；因供應(yīng)商問題導(dǎo)致物資不符的，行政部需及時追責(zé)