企業(yè)行政流程管理通用標(biāo)準(zhǔn)化手冊前言為規(guī)范企業(yè)行政管理工作，統(tǒng)一流程標(biāo)準(zhǔn)，提高工作效率，保障各項行政事務(wù)有序開展，特制定本手冊。本手冊適用于企業(yè)各部門及全體員工，涵蓋日常辦公、會議管理、物資管理、檔案管理、印章管理、車輛管理等核心行政場景，旨在為行政工作提供標(biāo)準(zhǔn)化操作指引，保證流程清晰、責(zé)任明確、執(zhí)行到位。一、日常辦公用品管理（一）適用范圍本模塊適用于企業(yè)各部門員工日常辦公所需文具、耗材等物資的申領(lǐng)、領(lǐng)用與管理工作，包括筆、紙張、文件夾、墨盒等常規(guī)辦公用品，以及打印機、投影儀等設(shè)備的耗材補充。（二）操作流程需求提報員工根據(jù)工作需要，填寫《辦公用品申領(lǐng)表》（詳見“表單模板”），注明申領(lǐng)物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途及預(yù)計使用時間。部門負(fù)責(zé)人對申領(lǐng)需求的合理性進行審核，確認(rèn)簽字后提交至行政部。庫存核查與審批行政部收到申領(lǐng)表后，核查當(dāng)前庫存情況：若庫存充足，直接審批；若庫存不足，啟動采購流程。一次性申領(lǐng)金額超過500元的，需報請分管行政的*副總審批。領(lǐng)用與登記審批通過后，員工憑簽字完整的申領(lǐng)表至行政部倉庫領(lǐng)取物資。倉管員核對物品信息與申領(lǐng)表一致后，發(fā)放物品并同步更新《辦公用品庫存臺賬》，記錄領(lǐng)用日期、領(lǐng)用人、物品名稱及數(shù)量。定期盤點行政部每月末對辦公用品庫存進行盤點，保證賬實相符；每季度對庫存結(jié)構(gòu)進行分析，優(yōu)化采購計劃，避免積壓或短缺。（三）表單模板辦公用品申領(lǐng)表申領(lǐng)部門申領(lǐng)人申領(lǐng)日期物品名稱規(guī)格型號單位部門負(fù)責(zé)人簽字：行政部審批人：（四）管理要點申領(lǐng)需遵循“按需申領(lǐng)、杜絕浪費”原則，嚴(yán)禁超量或虛假申領(lǐng)。行政部需建立《辦公用品庫存臺賬》，動態(tài)更新庫存數(shù)據(jù)，保證常用物品儲備充足。辦公用品僅限辦公使用，嚴(yán)禁私用或挪作他用，違者將按企業(yè)相關(guān)規(guī)定處理。二、會議組織與管理（一）適用范圍本模塊適用于企業(yè)各類會議的組織、召開及后續(xù)管理工作，包括部門例會、專題研討會、季度/年度工作會、外部對接會等。（二）操作流程會議發(fā)起與審批需召開會議的部門/負(fù)責(zé)人提前2個工作日填寫《會議申請表》（詳見“表單模板”），注明會議主題、時間、地點、參會人員、議程及所需物料（如投影儀、白板、話筒等）。會議需占用跨部門資源或涉及部門以上層級的，需報請分管業(yè)務(wù)的*總監(jiān)審批。會議準(zhǔn)備行政部根據(jù)審批通過的《會議申請表》，提前1個工作日完成會場布置（調(diào)試設(shè)備、擺放座椅、準(zhǔn)備會議資料等），并通知參會人員會議時間、地點及注意事項。若需線上會議，行政部需提前測試視頻會議軟件，保證會議順利進行。會議召開參會人員需提前5分鐘到場，簽到后按指定位置就座；會議開始后，關(guān)閉手機或調(diào)至靜音模式，保持會場安靜。主持人按議程主持會議，控制會議時間；行政部安排專人記錄會議要點，形成《會議紀(jì)要》初稿。會議紀(jì)要與歸檔會議結(jié)束后2個工作日內(nèi)，主持人審核《會議紀(jì)要》（詳見“表單模板”），確認(rèn)會議決議、待辦事項及責(zé)任部門/人后，提交至行政部蓋章分發(fā)。行政部將《會議申請表》《會議紀(jì)要》及相關(guān)會議資料整理歸檔，保存期限不少于2年。（三）表單模板會議申請表會議主題會議時間會議地點召部門召人參會人員議程安排：所需物料：□投影儀□白板□話筒□其他：部門負(fù)責(zé)人簽字：審批人簽字：會議紀(jì)要會議名稱會議時間會議地點主持人參會人員：記錄人：會議議題：議程及討論內(nèi)容：會議決議：待辦事項：（四）管理要點會議需聚焦主題，避免無關(guān)內(nèi)容占用時間；原則上非必要不召開會議，提倡線上溝通或簡短碰頭會。《會議紀(jì)要》需明確“做什么、誰負(fù)責(zé)、何時完成”，并抄送相關(guān)部門/人員跟蹤落實。會場需保持整潔，會議結(jié)束后，使用部門/行政部負(fù)責(zé)清理場地及設(shè)備復(fù)位。三、固定資產(chǎn)管理（一）適用范圍本模塊適用于企業(yè)各部門辦公設(shè)備、電子設(shè)備、家具等固定資產(chǎn)的全生命周期管理，包括電腦、打印機、辦公桌、文件柜等單價1000元以上（含）或使用期限1年以上的資產(chǎn)。（二）操作流程資產(chǎn)申購與審批因工作需要新增固定資產(chǎn)的部門，填寫《固定資產(chǎn)申購表》（詳見“表單模板”），注明資產(chǎn)名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)估單價及用途。申購金額在5000元以下的，由部門負(fù)責(zé)人及行政部審批；5000元以上的，需報請總經(jīng)理審批。采購與驗收行政部根據(jù)審批結(jié)果，通過企業(yè)采購流程采購資產(chǎn)；到貨后，組織申購部門、財務(wù)部共同驗收，核對資產(chǎn)型號、數(shù)量、功能是否與申購一致，確認(rèn)無誤后填寫《固定資產(chǎn)驗收單》。登記與領(lǐng)用行政部將驗收合格的資產(chǎn)信息錄入《固定資產(chǎn)臺賬》（包括資產(chǎn)編號、名稱、規(guī)格、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人、購置日期、使用年限等），并粘貼資產(chǎn)標(biāo)簽。領(lǐng)用人簽字確認(rèn)《固定資產(chǎn)領(lǐng)用單》，承擔(dān)資產(chǎn)保管責(zé)任，調(diào)離崗位時需辦理交接手續(xù)。維護、盤點與報廢資產(chǎn)使用部門負(fù)責(zé)日常維護，發(fā)覺故障及時報行政部協(xié)調(diào)維修；行政部每半年組織一次全面盤點，保證賬、卡、物一致。資產(chǎn)達(dá)到使用年限或無法修復(fù)需報廢的，由使用部門提交《固定資產(chǎn)報廢申請表》，經(jīng)行政部、財務(wù)部鑒定后，報總經(jīng)理審批審批后統(tǒng)一處理。（三）表單模板固定資產(chǎn)申購表申購部門申購人申購日期資產(chǎn)名稱規(guī)格型號單位部門負(fù)責(zé)人簽字：行政部審批：固定資產(chǎn)臺賬（節(jié)選）資產(chǎn)編號資產(chǎn)名稱規(guī)格型號領(lǐng)用部門領(lǐng)用人購置日期使用年限存放地點狀態(tài)在用維修中（四）管理要點固定資產(chǎn)需“專人保管、責(zé)任到人”，嚴(yán)禁私自調(diào)換、外借或拆卸；跨部門使用需經(jīng)行政部備案。行政部需定期更新《固定資產(chǎn)臺賬》，保證信息準(zhǔn)確；盤點中發(fā)覺差異需查明原因，及時處理。報廢資產(chǎn)需按企業(yè)規(guī)定流程處置，嚴(yán)禁私自丟棄或變賣，保證企業(yè)資產(chǎn)安全。四、檔案管理（一）適用范圍本模塊適用于企業(yè)在行政、管理、經(jīng)營等活動中形成的具有保存價值的各種文件、資料、合同、圖紙等檔案的管理，包括紙質(zhì)檔案和電子檔案。（二）操作流程檔案收集與整理各部門在文件形成后3個工作日內(nèi)，將需歸檔的文件資料（原件或復(fù)印件）整理分類，填寫《檔案移交清單》（詳見“表單模板”），注明檔案名稱、份數(shù)、形成日期、密級等信息。行政部定期（每月末）收集各部門移交的檔案，核對無誤后簽收。檔案分類與編號行政部按檔案類型（如行政類、人事類、財務(wù)類、合同類）進行分類，并按照企業(yè)檔案編號規(guī)則編制檔案編號，保證編號唯一、規(guī)范。檔案保管與保護紙質(zhì)檔案存放于專用檔案柜，做到防火、防潮、防蟲、防鼠；電子檔案存儲于企業(yè)服務(wù)器或指定加密設(shè)備，定期備份（每月一次），防止數(shù)據(jù)丟失。涉密檔案需單獨存放，由專人保管，查閱需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)審批。檔案查閱與借閱員工因工作需要查閱檔案時，填寫《檔案查閱申請表》（詳見“表單模板”），說明查閱目的、檔案名稱及用途。非涉密檔案經(jīng)行政部審批后，可在檔案室查閱；涉密檔案需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，查閱時由行政部人員陪同。檔案原則上不得借出確需借出的，借閱期限不超過3個工作日，到期歸還時需檢查檔案完整性。檔案鑒定與銷毀行政部每3年對檔案進行一次鑒定，對失去保存價值的檔案，填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)及法務(wù)部（如有）審核后，統(tǒng)一銷毀。銷毀檔案時需由兩人以上監(jiān)銷，保證信息無法恢復(fù)，并填寫《檔案銷毀清單》存檔。（三）表單模板檔案查閱申請表查閱人所在部門查閱日期查閱檔案名稱及編號：查閱目的：部門負(fù)責(zé)人簽字：行政部審批：檔案銷毀清單檔案名稱檔案編號形成日期份數(shù)銷毀原因監(jiān)銷人銷毀日期（四）管理要點檔案收集需“及時、完整”，保證重要文件資料不遺漏；整理時需去除金屬夾、訂書釘?shù)纫卒P蝕物品。電子檔案需定期檢查存儲狀態(tài)，保證數(shù)據(jù)可讀；涉密檔案嚴(yán)禁通過互聯(lián)網(wǎng)傳輸，需使用加密介質(zhì)存儲。查閱檔案時需愛護檔案，不得涂改、勾畫、抽取、撤換；借閱檔案逾期未還或損壞丟失的，按企業(yè)相關(guān)規(guī)定處理。五、印章管理（一）適用范圍本模塊適用于企業(yè)公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法定代表人印章等印章的刻制、保管、使用及回收管理，保證印章使用規(guī)范、安全。（二）操作流程印章刻制與啟用因工作需要新增或刻制印章的部門，填寫《印章刻制申請表》（詳見“表單模板”），注明印章名稱、規(guī)格、用途及使用范圍。申請經(jīng)總經(jīng)理審批后，由行政部到公安機關(guān)指定的刻制單位刻制，刻制完成后留存印章備案卡，并在《印章保管登記表》中登記啟用。印章保管公章、合同專用章由行政部專人保管（如*專員），財務(wù)專用章由財務(wù)部專人保管，法定代表人印章由總經(jīng)理或其指定人員保管。保管人需妥善存放印章，專柜加鎖，不得隨意放置或委托他人代管；離崗時需鎖好印章柜，鑰匙隨身攜帶。印章使用與登記使用印章需填寫《印章使用申請表》（詳見“表單模板”），注明用印單位、用印事由、文件名稱、份數(shù)及用印日期，并附需用印的文件資料。用印金額在5000元以下或一般性文件，由行政部負(fù)責(zé)人審批；5000元以上或重要合同、協(xié)議，需經(jīng)總經(jīng)理審批。審批通過后，保管人核對用印文件與申請表內(nèi)容一致，確認(rèn)無誤后加蓋印章，并在《印章使用登記表》中記錄用印日期、用印人、審批人、文件名稱等信息。印章停用與回收因機構(gòu)調(diào)整、名稱變更等原因需停用印章的，由使用部門提交《印章停用申請表》，經(jīng)總經(jīng)理審批后，交行政部封存或銷毀。保管人需在《印章保管登記表》中記錄停用或銷毀日期，并報備財務(wù)部、法務(wù)部（如有）備案。（三）表單模板印章使用申請表用印部門用印人用印日期用印事由：需用印文件名稱及份數(shù)：審批人簽字：保管人簽字：印章使用登記表用印日期用印部門用印人審批人文件名稱份數(shù)備注（四）管理要點印章使用需“先申請、后審批”，嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同或未審批文件上蓋章。保管人需嚴(yán)格審核用印文件內(nèi)容，對不符合規(guī)定的用印申請有權(quán)拒絕，并及時向行政部負(fù)責(zé)人報告。印章遺失或被盜時，保管人需立即報告行政部及總經(jīng)理，并按規(guī)定登報聲明作廢，重新刻制印章。六、公務(wù)車輛管理（一）適用范圍本模塊適用于企業(yè)公務(wù)車輛（含轎車、商務(wù)車等）的調(diào)度、使用、維護及費用管理，保障公務(wù)出行需求，保證行車安全。（二）操作流程用車申請與審批員工因公務(wù)需用車的，提前1個工作日填寫《公務(wù)用車申請表》（詳見“表單模板”），注明用車事由、時間、地點、乘車人數(shù)、所需車型及預(yù)計行駛里程。市內(nèi)短途用車（單程50公里以下）由行政部負(fù)責(zé)人審批；長途用車（單程50公里以上）或跨市用車，需報請分管行政的*副總審批。車輛調(diào)度與派車行政部根據(jù)審批通過的用車申請，結(jié)合車輛availability（可用性），統(tǒng)籌安排車輛及駕駛員（或允許自駕的指定人員）。調(diào)度完成后，提前通知用車人領(lǐng)取車輛，并發(fā)放《車輛交接單》（記錄車輛油量、里程、車況等信息）。用車與費用管理用車人需遵守交通規(guī)則，安全駕駛，愛護車輛；用車結(jié)束后，及時將車輛?；刂付ǖ攸c，并填寫《車輛交接單》確認(rèn)車況。駕駛員憑《公務(wù)用車申請表》《車輛交接單》及加油票、過路費等憑證，按企業(yè)財務(wù)制度報銷費用（自駕車輛需同步提交行駛里程記錄）。車輛維護與保養(yǎng)行政部建立《車輛臺賬》，記錄車輛購置日期、保養(yǎng)記錄、維修記錄等信息；車輛行駛每5000公里或3個月，需進行定期保養(yǎng)。車輛發(fā)生故障或需維修時，駕駛員及時報告行政部，由行政部聯(lián)系維修單位，維修費用需經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人審批后結(jié)算。（三）表單模板公務(wù)用車申請表用車部門用車人用車日期用車事由：乘車人數(shù)：出發(fā)時間：返回時間：行駛地點：所需車型：□轎車□商務(wù)車□其他：預(yù)計里程：部門負(fù)責(zé)人簽字：行政部審批：車輛交接單車牌號車輛型號交接日期交接人交接時油量：□滿□______升里程表讀數(shù)：______公里車況：□正?！醍惓＃ㄕf明：______）用車人簽字：保管人簽字：（四）管理要點公務(wù)車輛優(yōu)先保障重要