行政文件歸檔及管理制度實(shí)施模板一、適用范圍與工作場(chǎng)景二、實(shí)施流程與操作步驟步驟1：文件收集與初步篩選責(zé)任主體：各部門文件形成人（如部門主管、行政專員）操作內(nèi)容：各部門于每月最后一個(gè)工作日，匯總當(dāng)月形成的行政文件（含紙質(zhì)版及電子版），包括但不限于：會(huì)議紀(jì)要、通知公告、請(qǐng)示報(bào)告、規(guī)章制度、合同協(xié)議、調(diào)研材料、工作總結(jié)等。初步篩選文件，剔除重復(fù)件、草稿（除非有最終審批痕跡）、無(wú)關(guān)信息，保證文件內(nèi)容真實(shí)、有效。對(duì)電子文件進(jìn)行格式統(tǒng)一（如PDF、Word），紙質(zhì)文件需去除訂書針、回形針等金屬物，避免銹蝕損壞。步驟2：文件分類與編號(hào)責(zé)任主體：檔案管理員、行政主管操作內(nèi)容：分類標(biāo)準(zhǔn)：按文件性質(zhì)分為“綜合管理類”（如會(huì)議紀(jì)要、通知）、“人事管理類”（如招聘文件、人事任免）、“財(cái)務(wù)管理類”（如預(yù)算報(bào)告、報(bào)銷憑證）、“資產(chǎn)管理類”（如采購(gòu)合同、資產(chǎn)臺(tái)賬）、“項(xiàng)目管理類”（如項(xiàng)目方案、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告）五大類，每類下設(shè)二級(jí)子類（如“綜合管理類”下分“會(huì)議文件”“制度文件”）。編號(hào)規(guī)則：采用“-”分隔的層級(jí)編碼，格式為“部門代碼-文件大類代碼-年份-流水號(hào)”（示例：“XZ-01-2024-001”，其中“XZ”為行政部代碼，“01”為綜合管理類，“2024”為年份，“001”為流水號(hào)）。編號(hào)需標(biāo)注于文件首頁(yè)右上角，電子文件命名需與編號(hào)一致。步驟3：文件登記與臺(tái)賬建立責(zé)任主體：檔案管理員*操作內(nèi)容：使用《行政文件歸檔登記表》（見(jiàn)表1）逐項(xiàng)登記文件信息，包括文件名稱、文號(hào)、形成日期、分類號(hào)、頁(yè)數(shù)、份數(shù)、密級(jí)、責(zé)任人、歸檔日期等。電子文件同步錄入電子檔案管理系統(tǒng)，關(guān)聯(lián)紙質(zhì)文件編號(hào)，實(shí)現(xiàn)“檔號(hào)-電子檔-紙質(zhì)檔”三者對(duì)應(yīng)。臺(tái)賬需實(shí)時(shí)更新，每月由行政主管*審核簽字，保證登記信息與實(shí)際文件一致。步驟4：文件整理與裝訂責(zé)任主體：檔案管理員*操作內(nèi)容：紙質(zhì)文件按分類號(hào)順序排列，同一文件內(nèi)按“首頁(yè)–附件-審批頁(yè)”順序疊放，使用無(wú)酸紙檔案盒存放，每盒不超過(guò)200頁(yè)，盒脊標(biāo)注“分類號(hào)-年份-起止流水號(hào)”（如“XZ-01-2024-001-050”）。電子文件按分類建立文件夾，文件夾名稱格式為“大類名稱-年份-文件數(shù)量”（如“綜合管理類-2024-120件”），重要文件需刻錄成光盤備份，一式兩份，分別存于檔案室和異地保險(xiǎn)柜。涉密文件單獨(dú)存放，加鎖保管，查閱需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)*審批。步驟5：歸檔與移交責(zé)任主體：檔案管理員、移交部門代表操作內(nèi)容：每月5日前，檔案管理員*完成上月文件整理，向移交部門出具《文件歸檔交接清單》（見(jiàn)表2），雙方核對(duì)文件數(shù)量、編號(hào)無(wú)誤后簽字確認(rèn)。紙質(zhì)檔案移交至檔案室，按“從左到右、從上到下”順序排列，電子檔案至指定服務(wù)器，備份文件存入專用檔案柜。歸檔完成后，檔案管理員*在臺(tái)賬中標(biāo)注“已歸檔”及移交日期，保證每份文件有明確去向。步驟6：檔案保管與維護(hù)責(zé)任主體：檔案管理員、行政主管操作內(nèi)容：檔案室需配備溫濕度計(jì)（溫度控制在14-24℃，濕度控制在45%-60%）、防火防潮設(shè)備，每日記錄環(huán)境數(shù)據(jù)，每月檢查一次設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)。每季度對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行除塵、除蟲處理，破損文件及時(shí)修復(fù)；電子檔案每半年進(jìn)行一次備份檢查，保證數(shù)據(jù)可讀性。建立檔案安全巡查制度，節(jié)假日前后進(jìn)行全面檢查，發(fā)覺(jué)隱患（如漏水、蟲蛀）立即上報(bào)處理。步驟7：檔案查閱與利用責(zé)任主體：查閱申請(qǐng)人、檔案管理員、審批領(lǐng)導(dǎo)*操作內(nèi)容：內(nèi)部員工查閱檔案需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》（見(jiàn)表3），說(shuō)明查閱事由、文件名稱、用途，經(jīng)部門主管簽字后，涉密文件需額外經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。檔案管理員*根據(jù)審批表調(diào)取檔案，查閱時(shí)需在場(chǎng)監(jiān)督，嚴(yán)禁涂改、抽取、撤換文件；電子檔案查閱僅限在指定電腦上進(jìn)行，禁止或拷貝（經(jīng)審批的特殊情況除外）。查閱后，申請(qǐng)人在《檔案查閱登記表》（見(jiàn)表4）簽字確認(rèn)，檔案管理員恢復(fù)原狀并記錄查閱時(shí)間、用途。步驟8：檔案鑒定與銷毀責(zé)任主體：檔案鑒定小組（由行政主管、法務(wù)專員、檔案管理員組成）操作內(nèi)容：每年12月，檔案鑒定小組*對(duì)到期檔案（保管期限參考《文件保管期限表》）進(jìn)行鑒定，區(qū)分“繼續(xù)保存”“降密保存”“銷毀”三類。對(duì)擬銷毀文件，編制《檔案銷毀清冊(cè)》（見(jiàn)表5），經(jīng)總經(jīng)理*審批后，由兩人以上監(jiān)銷，采用粉碎或焚燒方式處理，監(jiān)銷人需在清冊(cè)上簽字，保證文件信息無(wú)法復(fù)原。繼續(xù)保存的檔案重新編號(hào)登記，降密檔案調(diào)整密級(jí)后歸檔。三、配套工具表格清單表1：行政文件歸檔登記表文件編號(hào)文件名稱文號(hào)形成日期分類號(hào)頁(yè)數(shù)份數(shù)密級(jí)責(zé)任人歸檔日期備注XZ-01-2024-0012024年度行政工作會(huì)議紀(jì)要XZ辦字〔2024〕5號(hào)2024-03-15XZ-0182普通張*2024-03-30含領(lǐng)導(dǎo)批示……………表2：文件歸檔交接清單移交部門移交人接收人歸檔日期文件總數(shù)（份）涉及分類備注行政部李*王*2024-03-3025綜合管理類、人事管理類無(wú)異議…表3：檔案查閱申請(qǐng)表申請(qǐng)人所在部門聯(lián)系方式查閱日期查閱事由趙*市場(chǎng)部2024-04-10項(xiàng)目審計(jì)需調(diào)取2023年合同文件名稱文件編號(hào)密級(jí)預(yù)計(jì)歸還時(shí)間部門主管簽字2023年度采購(gòu)合同CG-03-2023-015普通2024-04-12劉*審批領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)簽字：日期：備注僅限現(xiàn)場(chǎng)查閱，禁止復(fù)印表4：檔案查閱登記表查閱日期申請(qǐng)人文件編號(hào)文件名稱查閱用途歸還時(shí)間檔案管理員簽字2024-04-10趙*CG-03-2023-0152023年度采購(gòu)合同項(xiàng)目審計(jì)2024-04-10王*…表5：檔案銷毀清冊(cè)文件編號(hào)文件名稱形成日期保管期限銷毀原因銷毀日期監(jiān)銷人備注XZ-02-2019-0082019年度臨時(shí)人員招聘表2019-06-205年保管期滿2024-03-25李、張無(wú)涉密信息……四、執(zhí)行要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）核心執(zhí)行要點(diǎn)責(zé)任到人：明確文件形成人、檔案管理員、部門主管的職責(zé)，避免“歸檔無(wú)人管、查閱無(wú)記錄”的情況。標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一：文件分類、編號(hào)、登記格式需嚴(yán)格執(zhí)行模板規(guī)定，保證跨部門文件管理的一致性。動(dòng)態(tài)管理：檔案臺(tái)賬需實(shí)時(shí)更新，電子檔案與紙質(zhì)檔案同步維護(hù)，避免信息脫節(jié)。安全第一：涉密文件單獨(dú)保管，查閱權(quán)限分級(jí)控制，銷毀過(guò)程全程監(jiān)銷，嚴(yán)防信息泄露。（二）常見(jiàn)風(fēng)險(xiǎn)與規(guī)避措施文件遺漏：風(fēng)險(xiǎn)——部門未按時(shí)提交文件導(dǎo)致歸檔不全；規(guī)避——建立月度催辦機(jī)制，逾期未交部門在行政例會(huì)上通報(bào)。編號(hào)混亂：風(fēng)險(xiǎn)——重復(fù)編號(hào)或編號(hào)錯(cuò)誤導(dǎo)致查找困難；規(guī)避——檔案管理員