企業(yè)資料檔案管理制度通用文件模板第一章總則一、制度目的為規(guī)范企業(yè)資料檔案的收集、整理、保管、借閱及銷毀等工作，保證檔案的完整性、安全性和可追溯性，為企業(yè)運營、決策及合規(guī)管理提供有效支撐，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于企業(yè)各部門（含子公司、分支機構，若有）在業(yè)務活動中形成的具有保存價值的各類資料檔案，包括但不限于紙質檔案、電子檔案、聲像檔案等。三、術語定義檔案：指企業(yè)在生產經營、管理活動中直接形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子數(shù)據等不同形式的歷史記錄。歸檔：指各部門將辦理完畢的具有保存價值的文件材料，按照規(guī)定整理后移交檔案管理部門的過程。保管期限：指檔案從歸檔之日起至銷毀之日所保持的有效時間，分為永久、長期（30年）、短期（10年）三類。第二章檔案分類與編號一、檔案分類原則檔案分類遵循“職能優(yōu)先、兼顧業(yè)務、層級清晰”原則，保證分類邏輯合理、便于檢索。二、檔案類別及示例大類子類示例綜合管理類公司章程、股東會決議、規(guī)章制度、會議紀要、工作計劃等經營管理類合作合同、招投標文件、項目方案、市場調研報告、客戶資料等財務審計類會計憑證、賬簿、財務報表、審計報告、稅務資料等人力資源類招聘錄用、勞動合同、員工檔案、績效考核、培訓記錄等產品研發(fā)類研發(fā)計劃、技術圖紙、專利文件、測試報告、產品說明書等基建工程類項目立項、施工圖紙、工程驗收、監(jiān)理報告、竣工結算等聲像電子類活動照片、視頻錄音、電子文檔、數(shù)據庫備份、系統(tǒng)日志等三、檔案編號規(guī)則檔案編號采用“部門代碼-年份-分類代碼-流水號”格式，示例：綜合管理部2023年形成的第1份會議紀可編號為：ZG-2023-ZHJY-001財務部2023年形成的第5份財務報表編號為：CW-2023-CWBB-005第三章檔案收集與整理一、檔案收集流程明確責任主體：各部門負責人為本部門檔案收集第一責任人，指定專人（如*）擔任兼職檔案管理員，負責本部門檔案的日常收集。確定收集范圍：凡反映本部門職能活動、具有查考利用價值的文件材料均需收集，包括正本、副本、電子文件及審批過程中的重要修改稿。設定收集時限：各類業(yè)務檔案在事項辦理完畢后5個工作日內完成收集；年度工作計劃、總結、財務決算等跨年度檔案，次年1月31日前完成收集；項目檔案在項目驗收（或結項）后10個工作日內完成收集。二、檔案整理規(guī)范分類組卷：按照檔案分類規(guī)則，將收集的材料按“一事一卷”或“一類一卷”原則組卷，避免跨類混卷。排序編頁：卷內材料按時間順序或邏輯關系排序，用鉛筆在右上角編寫頁碼（單頁文件編正面，雙頁文件編正面+背面）。編制目錄：每卷檔案需附《卷內文件目錄》（模板見第四章），注明文件標題、文號、日期、頁次、責任者等信息。裝訂要求：紙質檔案使用不銹鋼夾或線裝裝訂，去除金屬釘、夾，保證平整；聲像檔案需放入相冊或專用檔案盒，標注拍攝時間、地點、內容說明。第四章檔案歸檔與移交一、歸檔時間節(jié)點定期歸檔：每年6月30日前，各部門完成上一年度檔案的整理歸檔；隨時歸檔：重大事件、緊急業(yè)務形成的檔案，在事件結束后15個工作日內完成歸檔。二、移交流程部門自查：兼職檔案管理員對照《檔案歸檔移交清單》（模板見第四章）自查檔案完整性、規(guī)范性后，提交部門負責人審核簽字。移交接收：雙方共同清點檔案數(shù)量、核對編號及目錄；檔案管理部門接收后，在《移交清單》上簽字確認，一式兩份，部門與檔案管理部門各存一份。電子檔案移交：通過企業(yè)內部OA系統(tǒng)或加密U盤移交，需進行病毒查殺，并提交《電子檔案移交登記表》，注明存儲路徑、文件格式、密碼等信息（如需）。三、模板表格表1：卷內文件目錄序號文件標題文號/日期頁次責任者（部門/人）備注12023年度工作計劃*字〔2023〕5號1-3綜合管理部*22023年第一次會議紀要2023.01.154-5綜合管理部*表2：檔案歸檔移交清單部門：綜合管理部移交日期：2023年6月20日移交人：*接收人：*序號檔案編號檔案名稱份數(shù)1ZG-2023-ZHJY-0012023年度工作計劃12ZG-2023-ZHJY-0022023年第一次會議紀要1第五章檔案保管與保護一、保管場所要求檔案庫房：設置專用檔案庫房，配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防光、防磁等設施，溫度控制在14-24℃，濕度控制在45%-60%。存儲設備：電子檔案存儲服務器需定期維護，重要數(shù)據實行“本地備份+異地備份”機制，備份周期為每月1次。二、檔案保管措施定期檢查：檔案管理部門每季度對庫房環(huán)境、檔案存放狀況進行檢查，發(fā)覺問題及時處理并記錄《檔案檢查記錄表》。出入庫管理：檔案出入庫需登記《檔案出入庫登記表》（模板見第六章），非工作時間禁止提取檔案。特殊檔案保護：涉密檔案需單獨存放，配備密碼鎖及監(jiān)控系統(tǒng)，查閱需經分管領導批準；聲像檔案定期（每2年）檢查播放設備兼容性，必要時進行數(shù)字化轉換。第六章檔案借閱與使用一、借閱權限普通檔案：企業(yè)員工因工作需要借閱，需經所在部門負責人簽字同意；重要檔案：如合同、財務報表、涉密文件等，需經檔案管理部門負責人及分管領導簽字批準；外部單位借閱：需持單位介紹信及有效證件號碼件，經分管領導批準，原則上不借出原件，可提供復印件并加蓋檔案證明章。二、借閱流程申請審批：借閱人填寫《檔案借閱申請審批表》（模板見第六章），注明借閱檔案名稱、編號、用途、歸還時間，逐級審批。檔案發(fā)放：檔案管理員核對審批手續(xù)后，登記《檔案借閱登記表》，將檔案交借閱人，提醒借閱人愛護檔案、不得涂改、抽取、撤換。歸還檢查：借閱到期后，借閱人需及時歸還，檔案管理員檢查檔案完整性無誤后，注銷借閱記錄；如需續(xù)借，需提前3天重新辦理審批手續(xù)。三、模板表格表3：檔案借閱申請審批表借閱人*所在部門市場部借閱日期2023.07.10檔案名稱2023年第二季度銷售合同檔案編號SC-2023-HT-005借閱用途項目審計歸還時間2023.07.17部門負責人意見同意簽字：*檔案管理部門意見同意簽字：*分管領導意見同意簽字：*表4：檔案借閱登記表借閱日期檔案編號檔案名稱借閱人部門歸還日期經辦人備注2023.07.10SC-2023-HT-0052023年第二季度銷售合同*市場部2023.07.17*第七章檔案鑒定與銷毀一、鑒定組織檔案鑒定工作由檔案管理部門牽頭，組織業(yè)務部門、法務部門（若有）成立鑒定小組，每2年開展一次檔案鑒定工作。二、鑒定標準永久保存：公司章程、股東會決議、重大投資決策、核心知識產權等具有長遠查考價值的檔案；長期保存（30年）：年度財務報告、重要合同、審計報告、組織架構調整等檔案；短期保存（10年）：一般通知、會議紀要、臨時工作計劃等檔案；銷毀范圍：超過保管期限、無保存價值或已失去查考價值的檔案。三、銷毀流程編制清單：鑒定小組對擬銷毀檔案編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、編號、保管期限、數(shù)量、銷毀理由等信息。審批報備：《檔案銷毀清冊》經分管領導審核，報總經理批準后，報上級主管部門（若有）備案。監(jiān)銷銷毀：由檔案管理部門、法務部門（若有）共同派員監(jiān)銷，銷毀時需核對檔案信息，保證無漏銷、誤銷，監(jiān)銷人簽字確認《檔案銷毀記錄表》（模板見第七章），銷毀過程全程記錄并存檔。四、模板表格表5：檔案銷毀清冊部門：行政部編制日期：2023年8月15日審批人：*序號檔案編號檔案名稱1XZ-2018-TZ-0012018年春節(jié)放假通知2XZ-2018-TZ-0022018年中秋節(jié)放假通知表6：檔案銷毀記錄表銷毀日期2023年8月20日銷毀地點企業(yè)檔案庫房監(jiān)銷人（檔案管理部門）、（法務部）銷毀方式紙質碎紙機粉碎銷毀檔案清單見《檔案銷毀清冊》（編號XZ-2018-TZ-001至XZ-2018-TZ-010）監(jiān)銷人簽字、第八章責任與監(jiān)督一、責任劃分各部門負責人：對本部門檔案收集、整理的及時性、完整性負責；兼職檔案管理員：負責本部門檔案的日常管理，保證檔案整理規(guī)范、移交及時；檔案管理部門：負責檔案的接收、保管、借閱、鑒定及銷毀工作，保障檔案安全與有效利用；借閱人：對所借檔案的完整性、安全性負責，不得遺失、損壞、泄露檔案內容。二、監(jiān)督與考核定期檢查：檔案管理部門每半年組織一次檔案管理專項檢查，檢查結果納入部門績效考核；問題整改：對檢查中發(fā)覺的檔案收集不全、整理不規(guī)范、保管不當?shù)葐栴}，下達《檔案整改通知書》，限期整改并跟蹤落實；責任追究：對違反本制度規(guī)定，造成檔案遺失、損壞、泄露等不良后果的，視