銷售合同管理標(biāo)準(zhǔn)化模板及審批流程規(guī)范一、引言銷售合同是企業(yè)與客戶之間明確權(quán)利義務(wù)、保障交易安全的重要法律文件，規(guī)范化的合同管理能有效降低法律風(fēng)險(xiǎn)、提升審批效率、保證業(yè)務(wù)合規(guī)。本模板及審批流程旨在為企業(yè)銷售部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員提供標(biāo)準(zhǔn)化操作指引，實(shí)現(xiàn)合同從起草到歸檔的全流程管理閉環(huán)，保證合同內(nèi)容合法、條款清晰、審批嚴(yán)謹(jǐn)。二、適用范圍本模板及流程適用于企業(yè)各類銷售業(yè)務(wù)場景，包括但不限于：產(chǎn)品銷售合同：如原材料、產(chǎn)成品、設(shè)備等有形產(chǎn)品的買賣；服務(wù)銷售合同：如技術(shù)服務(wù)、咨詢服務(wù)、安裝服務(wù)等無形服務(wù)的提供；定制化合同：根據(jù)客戶特殊需求簽訂的非標(biāo)銷售協(xié)議；補(bǔ)充協(xié)議：對已簽訂合同的條款變更、補(bǔ)充或終止。涉及部門包括銷售部（發(fā)起合同）、法務(wù)部（合法性審核）、財(cái)務(wù)部（財(cái)務(wù)條款審核）、業(yè)務(wù)分管負(fù)責(zé)人（業(yè)務(wù)審批）、總經(jīng)理/董事長（最終審批）及檔案管理部門（歸檔）。三、標(biāo)準(zhǔn)化管理流程（一）合同起草責(zé)任人：銷售部業(yè)務(wù)專員/主管操作內(nèi)容：收集客戶需求：明確產(chǎn)品/服務(wù)名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交付時(shí)間、付款方式、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等核心要素；填寫模板內(nèi)容：根據(jù)本模板“四、銷售合同模板表格”要求，逐項(xiàng)填寫合同信息，保證信息完整、準(zhǔn)確；附件準(zhǔn)備：如產(chǎn)品技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量檢測標(biāo)準(zhǔn)、交付驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等需作為合同附件一并提交；內(nèi)部初審：銷售部負(fù)責(zé)人對合同的業(yè)務(wù)邏輯、條款一致性進(jìn)行初步審核，保證無遺漏或矛盾。輸出文件：《銷售合同（草案）》、合同附件清單。（二）法務(wù)審核責(zé)任人：法務(wù)部專員/主管操作內(nèi)容：合法性審查：審核合同主體是否具備簽約資格（如企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書等）、條款是否符合《民法典》《合同法》等法律法規(guī)；風(fēng)險(xiǎn)評估：識別合同中的法律風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)（如違約責(zé)任、爭議解決、知識產(chǎn)權(quán)歸屬等），提出修改建議；條款優(yōu)化：對模糊或易產(chǎn)生歧義的條款（如“合理期限”“驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)”等）進(jìn)行明確化表述，避免后續(xù)糾紛；反饋意見：法務(wù)部出具《合同審核意見表》，明確“通過”“修改后通過”或“不通過”的結(jié)論，并說明具體修改理由。輸出文件：《合同審核意見表》（含修改意見）。（三）財(cái)務(wù)審核責(zé)任人：財(cái)務(wù)部專員/主管操作內(nèi)容：金額與付款方式審核：核對合同總金額、單價(jià)、數(shù)量是否準(zhǔn)確，付款方式（如預(yù)付款、進(jìn)度款、尾款比例）是否符合公司財(cái)務(wù)制度；稅務(wù)條款審核：明確增值稅稅率、發(fā)票類型（如增值稅專用發(fā)票）及開具時(shí)間，保證稅務(wù)處理合規(guī)；信用與風(fēng)險(xiǎn)評估：針對客戶信用情況，審核是否需要增加保證金、抵押擔(dān)保等風(fēng)險(xiǎn)控制措施；資金流匹配：確認(rèn)合同付款計(jì)劃與企業(yè)資金流狀況匹配，避免流動性風(fēng)險(xiǎn)。輸出文件：《財(cái)務(wù)審核意見表》（含審核結(jié)論）。（四）業(yè)務(wù)審批責(zé)任人：銷售部分管負(fù)責(zé)人/業(yè)務(wù)總經(jīng)理操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)可行性審核：結(jié)合公司銷售戰(zhàn)略、客戶資源、產(chǎn)能情況，評估合同是否符合業(yè)務(wù)發(fā)展方向；利潤與風(fēng)險(xiǎn)平衡：審核合同毛利率、回款周期等關(guān)鍵指標(biāo)，保證業(yè)務(wù)盈利性與風(fēng)險(xiǎn)可控；跨部門意見整合：綜合法務(wù)、財(cái)務(wù)部門的審核意見，對爭議條款進(jìn)行協(xié)調(diào)，達(dá)成一致；審批決策：在《業(yè)務(wù)審批表》中簽署“同意”“補(bǔ)充協(xié)商”或“不同意”的明確意見，并說明理由。輸出文件：《業(yè)務(wù)審批表》。（五）客戶確認(rèn)責(zé)任人：銷售部業(yè)務(wù)專員/主管操作內(nèi)容：合同版本同步：將法務(wù)、財(cái)務(wù)審核通過后的最終版合同發(fā)送客戶，并附《合同確認(rèn)函》；溝通反饋：與客戶確認(rèn)合同條款，針對客戶提出的疑問或修改需求，及時(shí)與法務(wù)、財(cái)務(wù)部門溝通，達(dá)成共識；簽署準(zhǔn)備：客戶確認(rèn)無誤后，協(xié)調(diào)雙方授權(quán)代表簽署事宜，確認(rèn)簽署時(shí)間、地點(diǎn)及方式（紙質(zhì)/電子簽）。輸出文件：《客戶確認(rèn)函》（客戶簽字/蓋章版）。（六）合同簽署責(zé)任人：雙方授權(quán)代表操作內(nèi)容：授權(quán)驗(yàn)證：簽署前核驗(yàn)雙方授權(quán)代表的授權(quán)委托書（如需），保證簽署人具備合法簽約資格；正式簽署：按合同文本順序逐頁簽署姓名、日期，并加蓋合同專用章（或公章）；文件留存：簽署完成后，銷售部收回合同原件（至少2份，雙方各執(zhí)1份），并復(fù)印1份存檔。輸出文件：簽署生效的《銷售合同》（正本）。（七）合同歸檔責(zé)任人：檔案管理部門操作內(nèi)容：資料整理：將合同正本、審批流程文件（審核意見表、審批表等）、附件、客戶確認(rèn)函等資料分類整理；編號登記：按“合同編號規(guī)則”（如“年份+部門+序號”，如2024XS001）進(jìn)行歸檔編號，錄入檔案管理系統(tǒng)；存儲管理：紙質(zhì)合同存入檔案柜，電子版?zhèn)浞葜凉痉?wù)器，保證防潮、防火、防丟失；借閱管理：建立合同借閱登記制度，明確借閱權(quán)限、期限及歸還流程，保證檔案安全。輸出文件：歸檔合同清單、檔案管理系統(tǒng)記錄。四、銷售合同模板表格銷售合同（模板）合同編號簽訂日期合同名稱甲方（采購方）單位名稱統(tǒng)一社會信用代碼地址法定代表人聯(lián)系人聯(lián)系電話乙方（銷售方）單位名稱統(tǒng)一社會信用代碼地址法定代表人聯(lián)系人聯(lián)系電話合同標(biāo)的及條款條款類別內(nèi)容說明1.產(chǎn)品/服務(wù)描述（如：產(chǎn)品名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、技術(shù)參數(shù)；服務(wù)內(nèi)容、范圍、標(biāo)準(zhǔn)等）2.合同金額1.合同總價(jià)（大寫）：_________________________；2.單價(jià)：_________________________。3.付款方式1.預(yù)付款：合同簽訂后_日內(nèi)，支付總金額的_%；2.進(jìn)度款：_________________________；3.尾款：_________________________。4.交付/服務(wù)時(shí)間1.交付時(shí)間：____年_月_日前；2.交付地點(diǎn)：_________________________；3.服務(wù)期限：_________________________。5.質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（如：符合國家/行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、雙方約定的技術(shù)參數(shù)、驗(yàn)收方法等）6.違約責(zé)任1.甲方違約：未按時(shí)付款，每逾期1日按應(yīng)付金額_%支付違約金；2.乙方違約：未按時(shí)交付/提供服務(wù)，每逾期1日按合同金額_%支付違約金。7.爭議解決雙方協(xié)商解決，協(xié)商不成，提交乙方所在地人民法院訴訟解決。8.其他約定（如：保密條款、知識產(chǎn)權(quán)歸屬、不可抗力等）審批意見欄審核環(huán)節(jié)審核人審核意見審核日期銷售部初審*法務(wù)部審核*財(cái)務(wù)部審核*業(yè)務(wù)審批*最終審批（如需）*客戶確認(rèn)甲方簽字/蓋章五、關(guān)鍵注意事項(xiàng)（一）信息準(zhǔn)確性管理合同主體信息必須與營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書一致，避免因主體不適格導(dǎo)致合同無效；產(chǎn)品/服務(wù)名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額等核心數(shù)據(jù)需經(jīng)銷售、財(cái)務(wù)雙方核對，保證無計(jì)算錯誤或表述歧義；客戶提供的聯(lián)系方式、地址等信息需定期更新，保證后續(xù)溝通順暢。（二）法律風(fēng)險(xiǎn)防控法務(wù)審核為必經(jīng)環(huán)節(jié)，未經(jīng)法務(wù)審核的合同不得提交審批或簽署；違約責(zé)任、爭議解決等條款需明確具體，避免使用“盡量”“爭取”等模糊表述；涉及特許經(jīng)營、進(jìn)出口等特殊業(yè)務(wù)的合同，需提前取得相關(guān)部門的許可文件。（三）審批權(quán)限管控嚴(yán)格按照審批流程流轉(zhuǎn)，不得越級審批或簡化環(huán)節(jié)；合同金額超過[具體金額，如50萬元]的，需總經(jīng)理審批；超過[具體金額，如200萬元]的，需董事長審批；審批人需對審批意見負(fù)責(zé)，嚴(yán)禁盲目簽字或代簽。（四）歸檔與保密管理合同簽署后15個工作日內(nèi)完成歸檔，逾期未歸檔的需向部門負(fù)責(zé)人說明原因；合同檔案保存期限不少于合同終止后5年，涉及訴訟的需