通用技術(shù)文檔編寫規(guī)范與格式標(biāo)準(zhǔn)一、適用范圍與典型應(yīng)用場景本規(guī)范適用于各類技術(shù)類文檔的編寫與管理工作，涵蓋但不限于以下場景：產(chǎn)品研發(fā)類：硬件產(chǎn)品說明書、軟件用戶手冊、系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)文檔、接口技術(shù)文檔；運(yùn)維支持類：系統(tǒng)部署指南、故障排查手冊、運(yùn)維操作手冊、數(shù)據(jù)遷移方案；項(xiàng)目管理類：需求規(guī)格說明書、測試報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收文檔、技術(shù)實(shí)施方案；標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范類：企業(yè)內(nèi)部技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)規(guī)范解讀、技術(shù)白皮書、最佳實(shí)踐指南。典型使用人員包括：產(chǎn)品經(jīng)理、技術(shù)研發(fā)工程師、測試工程師、運(yùn)維工程師、技術(shù)文檔專員等，旨在統(tǒng)一技術(shù)文檔的編寫邏輯、格式風(fēng)格與內(nèi)容質(zhì)量，保證文檔的易讀性、準(zhǔn)確性與可維護(hù)性。二、標(biāo)準(zhǔn)化編寫流程與操作步驟1.需求分析與目標(biāo)定位操作說明：明確文檔核心目標(biāo)：確定文檔是面向用戶操作、技術(shù)實(shí)施還是問題排查，例如“用戶手冊”需側(cè)重操作步驟的通俗性，“技術(shù)設(shè)計(jì)文檔”需側(cè)重架構(gòu)邏輯的嚴(yán)謹(jǐn)性；鎖定目標(biāo)讀者：區(qū)分讀者背景（如技術(shù)人員、普通用戶、管理層），調(diào)整內(nèi)容深度與表述方式，例如面向非技術(shù)讀者的文檔需避免專業(yè)術(shù)語堆砌，或?qū)πg(shù)語進(jìn)行通俗解釋；梳理核心內(nèi)容模塊：根據(jù)目標(biāo)與讀者，列出文檔必須包含的核心章節(jié)，例如“產(chǎn)品概述-功能說明-操作指南-故障處理-附錄”。輸出物：《文檔需求說明書》（明確目標(biāo)、讀者、核心模塊）。2.資料收集與內(nèi)容梳理操作說明：收集基礎(chǔ)資料：包括產(chǎn)品原型圖、技術(shù)架構(gòu)圖、測試數(shù)據(jù)、用戶反饋記錄、相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（如GB/T1.1-2020《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則》等）；訪談關(guān)鍵人員：與產(chǎn)品經(jīng)理、開發(fā)工程師、測試工程師等溝通，確認(rèn)技術(shù)細(xì)節(jié)、操作邏輯與常見問題，避免內(nèi)容偏差；梳理內(nèi)容邏輯：采用“總-分-總”結(jié)構(gòu)，先概述整體框架，再分模塊展開細(xì)節(jié)，最后總結(jié)關(guān)鍵點(diǎn)或提供延伸參考。注意事項(xiàng)：資料需標(biāo)注來源（如“開發(fā)部*工提供的技術(shù)架構(gòu)圖V2.1”），保證可追溯；對(duì)矛盾信息需組織評(píng)審確認(rèn)，例如開發(fā)與測試對(duì)某個(gè)功能的描述不一致時(shí)，需協(xié)調(diào)產(chǎn)品經(jīng)理最終裁定。3.文檔框架與結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)操作說明：搭建層級(jí)結(jié)構(gòu)：采用“章-節(jié)-條-款”四級(jí)編號(hào)，例如“1系統(tǒng)概述→1.1功能架構(gòu)→1.1.1核心模塊說明”；統(tǒng)一章節(jié)規(guī)范：每章需設(shè)置“引言”（說明本章內(nèi)容與目的），重要章節(jié)可設(shè)置“小結(jié)”（總結(jié)核心結(jié)論）；設(shè)計(jì)輔助元素：根據(jù)內(nèi)容需要插入圖表、流程圖、代碼塊等，例如操作步驟配流程圖，技術(shù)參數(shù)配表格。示例框架：1文檔概述1.1編寫目的1.2文檔范圍1.3讀者對(duì)象2系統(tǒng)技術(shù)架構(gòu)2.1總體架構(gòu)設(shè)計(jì)2.1.1架構(gòu)圖與說明2.2核心模塊功能2.2.1模塊A（功能、接口、依賴）3操作指南3.1環(huán)境準(zhǔn)備3.1.1軟硬件配置表3.2標(biāo)準(zhǔn)操作流程3.2.1步驟1：登錄系統(tǒng)（配操作截圖）4故障處理4.1常見故障現(xiàn)象4.1.1故障A（現(xiàn)象、原因、解決方案）5附錄5.1術(shù)語定義5.2參考文檔4.內(nèi)容編寫與格式規(guī)范操作說明：術(shù)語規(guī)范：首次出現(xiàn)術(shù)語需標(biāo)注英文全稱與縮寫（如“輕量級(jí)目錄訪問協(xié)議（LightweightDirectoryAccessProtocol，LDAP）”），建立術(shù)語表（見附錄5.1）；文字表述：采用客觀、簡潔的書面語，避免口語化（如“按鈕”而非“點(diǎn)一下那個(gè)按鈕”），技術(shù)描述需精確（如“響應(yīng)時(shí)間≤2s”而非“響應(yīng)很快”）；圖表規(guī)范：圖：需有圖序（如圖1、圖2-1）、圖題（置于圖下方），例如“圖1系統(tǒng)登錄流程圖”；表：需有表序（如表1、表2-1）、表題（置于表上方），表頭明確字段含義，數(shù)據(jù)對(duì)齊（數(shù)字右對(duì)齊，文字左對(duì)齊）；代碼與命令：代碼塊需標(biāo)注語言（如“Java代碼：”），命令行需區(qū)分用戶輸入與系統(tǒng)提示（如“$systemctlstartnginx”為用戶輸入，“[OK]Startednginx.”為系統(tǒng)提示）。示例表格：表1系統(tǒng)軟硬件配置要求組件配置項(xiàng)最低配置推薦配置備注操作系統(tǒng)類型CentOS7.9CentOS8.4僅支持64位系統(tǒng)內(nèi)核版本≥3.10≥4.18-服務(wù)器CPU4核8線程8核16線程IntelXeon系列內(nèi)存8GB16GB-網(wǎng)絡(luò)環(huán)境帶寬10Mbps100Mbps需公網(wǎng)IP訪問5.審核修訂與版本管理操作說明：審核流程：初稿自評(píng)：編寫人檢查內(nèi)容完整性、格式規(guī)范性、邏輯一致性；技術(shù)審核：由技術(shù)負(fù)責(zé)人（如*工）審核技術(shù)細(xì)節(jié)準(zhǔn)確性（如接口參數(shù)、操作邏輯）；交叉審核：邀請非項(xiàng)目成員（如其他部門文檔專員）檢查易讀性與歧義點(diǎn)；終審確認(rèn)：由產(chǎn)品經(jīng)理或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人確認(rèn)文檔符合需求，簽字批準(zhǔn)。版本管理：采用“主版本號(hào).次版本號(hào).修訂號(hào)”格式（如V1.0.0），修訂內(nèi)容需記錄《版本變更日志》（見表2），重大變更需重新發(fā)布主版本號(hào)。示例表格：表2版本變更日志版本號(hào)修訂日期修訂人修訂內(nèi)容摘要審核人V1.0.02024-03-01*某初稿創(chuàng)建，包含系統(tǒng)概述與操作指南*工V1.0.12024-03-05*某修正故障處理章節(jié)的步驟3描述錯(cuò)誤*工V1.1.02024-03-10*某新增“數(shù)據(jù)備份”模塊，更新配置表*工6.發(fā)布?xì)w檔與維護(hù)更新操作說明：發(fā)布規(guī)范：文檔發(fā)布需采用統(tǒng)一格式（如PDF），保留原始可編輯文件（如.docx、.md），在文件名中標(biāo)注版本號(hào)（如“系統(tǒng)部署指南_V1.1.0.pdf”）；歸檔管理：文檔存儲(chǔ)至企業(yè)指定文檔管理系統(tǒng)（如Confluence、SharePoint），按“項(xiàng)目-文檔類型-版本”分類，設(shè)置訪問權(quán)限（如內(nèi)部公開、restricted）；更新機(jī)制：當(dāng)產(chǎn)品版本變更、技術(shù)方案調(diào)整或用戶反饋新增問題時(shí)，需在1個(gè)工作日內(nèi)啟動(dòng)文檔修訂流程，更新后重新發(fā)布并通知相關(guān)方。三、核心模塊模板示例1.文檔基本信息表（封面）文檔名稱[例如：系統(tǒng)用戶操作手冊]文檔版本V[X.X.X]編寫部門[例如：產(chǎn)品研發(fā)部]編寫人*[某]審核人*[工]批準(zhǔn)人*[經(jīng)理]發(fā)布日期YYYY-MM-DD密級(jí)□內(nèi)部公開□秘密□機(jī)密2.術(shù)語定義表（附錄示例）術(shù)語英文全稱定義說明適用場景RESTfulAPIRepresentationalStateTransfer基于HTTP協(xié)議，用資源操作表示的接口風(fēng)格系統(tǒng)接口開發(fā)與調(diào)用SLAServiceLevelAgreement服務(wù)級(jí)別協(xié)議，定義服務(wù)可用性與響應(yīng)時(shí)間承諾運(yùn)維服務(wù)與客戶承諾3.操作步驟表（章節(jié)示例）表3用戶密碼重置流程步驟操作說明界面元素位置預(yù)期結(jié)果異常處理1進(jìn)入登錄頁面系統(tǒng)首頁“登錄”按鈕跳轉(zhuǎn)至登錄界面（URL：/login）-2“忘記密碼”登錄界面下方“忘記密碼？”跳轉(zhuǎn)至密碼重置驗(yàn)證頁面若無效，檢查頁面配置3輸入注冊手機(jī)號(hào)，“獲取驗(yàn)證碼”手機(jī)號(hào)輸入框+“獲取驗(yàn)證碼”按鈕驗(yàn)證碼發(fā)送至用戶手機(jī)（60秒內(nèi)不可重復(fù)發(fā)送）手機(jī)號(hào)未注冊提示“該號(hào)碼未綁定賬戶”4輸入驗(yàn)證碼與新密碼，“提交”驗(yàn)證碼輸入框+新密碼輸入框+“提交”按鈕提示“密碼重置成功”，自動(dòng)跳轉(zhuǎn)登錄頁面驗(yàn)證碼錯(cuò)誤提示“驗(yàn)證碼無效或已過期”四、關(guān)鍵控制點(diǎn)與常見問題規(guī)避1.術(shù)語不統(tǒng)一問題表現(xiàn)：同一文檔中同一術(shù)語出現(xiàn)不同表述（如“用戶端”與“客戶端”混用）。規(guī)避措施：建立《企業(yè)技術(shù)術(shù)語庫》（由產(chǎn)品部與技術(shù)部共同維護(hù)），編寫前最新術(shù)語表，首次出現(xiàn)術(shù)語時(shí)標(biāo)注英文全稱，附錄匯總所有術(shù)語定義。2.圖表不規(guī)范問題表現(xiàn)：圖序/表序混亂、圖表無標(biāo)題、數(shù)據(jù)單位缺失。規(guī)避措施：使用文檔自動(dòng)編號(hào)功能（如Word的“題注”功能），圖表標(biāo)題需包含“序號(hào)+內(nèi)容+圖/表”，表格列名明確單位（如“響應(yīng)時(shí)間（ms）”），復(fù)雜圖表需添加圖例說明。3.邏輯結(jié)構(gòu)混亂問題表現(xiàn)：章節(jié)順序顛倒、內(nèi)容重復(fù)、前后矛盾。規(guī)避措施：編寫前繪制文檔結(jié)構(gòu)圖，按“概述-細(xì)節(jié)-總結(jié)”邏輯排序；采用“引用”而非“重復(fù)”描述（如“具體參數(shù)見表1”）；關(guān)鍵內(nèi)容需多人交叉核對(duì)，避免矛盾。4.更新不及時(shí)問題表現(xiàn)：文檔版本與產(chǎn)品版本不一致，操作步驟已失效。規(guī)避措施：將文檔更新納入產(chǎn)品發(fā)布流程，產(chǎn)品版本迭代時(shí)同步觸發(fā)文檔修訂；設(shè)置文檔“有效期”（如每季度review），過期文檔自動(dòng)標(biāo)記“待更新”。5.易讀性不足問題表現(xiàn)：技術(shù)堆砌、缺乏案例、篇幅冗長。規(guī)避措施：面向非技術(shù)讀者時(shí)，增加“案例說明”（如“例如：當(dāng)系統(tǒng)提示‘連接超時(shí)’時(shí)，可檢查防火墻是否開放8080端口