企業(yè)合同管理制度（2025年版）一、總則1.1制定目的為解決當(dāng)前合同管理中存在的審批流程不清晰、權(quán)限劃分模糊、履約監(jiān)控缺位、風(fēng)險防控不足等問題，規(guī)范公司各類合同的簽訂、履行、變更和歸檔流程，明確相關(guān)部門職責(zé)，有效防范法律風(fēng)險和經(jīng)營風(fēng)險，特制定本制度。1.2適用范圍本制度適用于公司總部、各分支機構(gòu)及全資子公司的所有業(yè)務(wù)合同、勞務(wù)合同、采購合同及其他具有法律約束力的協(xié)議文件的管理。涉及公司重大投資、并購、擔(dān)保等特殊類型的合同，其管理流程可依據(jù)專項規(guī)定執(zhí)行，但基本原則需參照本制度。1.3制定依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國民法典》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合公司《內(nèi)部控制管理規(guī)范》、《授權(quán)審批管理辦法》等內(nèi)部管理規(guī)定制定。二、職責(zé)分工2.1法務(wù)部法務(wù)部為本制度的主要歸口管理部門，承擔(dān)五項核心職責(zé)。第一項為合同范本管理，負(fù)責(zé)制定和修訂公司常用合同的標(biāo)準(zhǔn)范本，確保范本內(nèi)容合法合規(guī)、條款嚴(yán)謹(jǐn)。第二項為合同審核，對送審合同的合法性、合規(guī)性及潛在法律風(fēng)險進行專業(yè)審查，并出具書面審核意見。第三項為合同糾紛處理，參與合同爭議的協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟活動，提供法律支持。第四項為合同管理制度建設(shè)，負(fù)責(zé)本制度的宣貫、培訓(xùn)及后續(xù)修訂工作。第五項為合同檔案的合規(guī)性檢查，定期抽查已歸檔合同，確保其符合法律法規(guī)及公司制度要求。2.2業(yè)務(wù)部門各業(yè)務(wù)部門作為合同的發(fā)起和執(zhí)行主體，承擔(dān)四項主要職責(zé)。第一項為合同前期準(zhǔn)備，負(fù)責(zé)與合作方進行業(yè)務(wù)洽談，明確合作內(nèi)容、權(quán)利義務(wù)、價款支付等核心商務(wù)條款。第二項為合同文本草擬，根據(jù)法務(wù)部提供的標(biāo)準(zhǔn)范本或結(jié)合業(yè)務(wù)實際需要起草合同初稿。第三項為合同履行跟蹤，負(fù)責(zé)監(jiān)督合同雙方按照約定履行義務(wù)，及時發(fā)現(xiàn)并報告履約異常情況。第四項為合同相關(guān)資料的收集與初步整理，在合同簽訂及履行過程中，負(fù)責(zé)收集與合同相關(guān)的技術(shù)文件、往來函件、驗收報告等證明材料，并在合同履行完畢后移交歸檔。2.3財務(wù)部財務(wù)部在合同管理中履行三項關(guān)鍵職責(zé)。第一項為合同價款審核，重點審核合同涉及的付款條件、結(jié)算方式、稅費條款、發(fā)票要求等是否符合公司財務(wù)規(guī)定及會計準(zhǔn)則。第二項為合同資金安排，根據(jù)已生效的合同及付款計劃，做好資金預(yù)算和支付準(zhǔn)備。第三項為合同執(zhí)行監(jiān)督，在辦理付款時，核對合同條款履行情況，對不符合付款條件的申請有權(quán)拒絕支付。2.4管理層管理層根據(jù)授權(quán)體系行使合同審批權(quán)。具體分工如下：合同金額在10萬元以下的，由部門負(fù)責(zé)人審批。合同金額在10萬元（含）至50萬元的，由分管副總經(jīng)理審批。合同金額在50萬元（含）至200萬元的，由總經(jīng)理審批。合同金額超過200萬元（含）或涉及公司重大戰(zhàn)略、長期合作的，需報請董事會或其授權(quán)的專門委員會審批。三、合同分類與審批權(quán)限3.1合同分類標(biāo)準(zhǔn)公司合同按業(yè)務(wù)性質(zhì)分為四類。第一類為業(yè)務(wù)類合同，包括產(chǎn)品銷售合同、服務(wù)提供合同、技術(shù)開發(fā)合同、租賃合同等。第二類為采購類合同，包括原材料采購合同、設(shè)備采購合同、服務(wù)采購合同等。第三類為勞務(wù)類合同，包括勞動合同、勞務(wù)派遣協(xié)議、非全日制用工協(xié)議、實習(xí)生協(xié)議等。第四類為其他類合同，包括保密協(xié)議、知識產(chǎn)權(quán)許可協(xié)議、戰(zhàn)略合作協(xié)議等。3.2審批權(quán)限矩陣合同審批實行金額與類型雙重管控。常規(guī)業(yè)務(wù)合同及采購合同，審批權(quán)限按本制度三、2.4條款執(zhí)行。勞務(wù)類合同，無論金額大小，均需由人力資源部會簽，部門負(fù)責(zé)人審批后，報法務(wù)部進行合法性審查。其他類合同中的保密協(xié)議、知識產(chǎn)權(quán)協(xié)議，需由法務(wù)部最終審定。戰(zhàn)略合作協(xié)議無論是否涉及金額，均需由總經(jīng)理審批。3.3特殊授權(quán)規(guī)定對于長期框架協(xié)議，其審批權(quán)限依據(jù)框架協(xié)議下預(yù)計年度交易總額確定。例如，某框架協(xié)議預(yù)計年采購額在100萬元，雖單次訂單可能低于10萬元，但該框架協(xié)議本身需按100萬元額度由總經(jīng)理審批。對于緊急采購或突發(fā)事件處理所需的合同，在無法按正常流程審批時，可經(jīng)分管副總經(jīng)理電話或郵件同意后先行處理，但需在3個工作日內(nèi)補辦全部書面審批手續(xù)。四、合同簽訂流程4.1合同草擬合同草擬是流程的起點，由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)。草擬合同時，應(yīng)優(yōu)先使用法務(wù)部發(fā)布的最新標(biāo)準(zhǔn)范本。如無標(biāo)準(zhǔn)范本或需對范本進行實質(zhì)性修改，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人應(yīng)在合同送審時附上《合同條款修改說明》，詳細(xì)闡述修改原因及商業(yè)考量。4.2內(nèi)部審批流程內(nèi)部審批分為五個步驟。第一步為部門初審，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對合同的商務(wù)條款、技術(shù)規(guī)格、價格合理性等進行審核并簽字確認(rèn)。第二步為財務(wù)審核，由財務(wù)部專員對合同中的付款條款、稅費處理、預(yù)算符合性等進行審核。第三步為法務(wù)審核，由法務(wù)專員對合同的合法性、合規(guī)性、完整性及潛在風(fēng)險進行審查，并出具審核意見。第四步為授權(quán)審批人審批，根據(jù)審批權(quán)限矩陣，由相應(yīng)的管理層人員對合同進行最終審批。第五步為用印申請，審批通過后，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人通過OA系統(tǒng)提交合同用印申請，由行政部門核對審批流程完整后予以用印。4.3合同簽署合同簽署環(huán)節(jié)需遵循三項要求。第一，合同必須由公司法定代表人或其書面授權(quán)的代理人簽署。授權(quán)代理人簽署時，其權(quán)限不得超越授權(quán)委托書載明的范圍。第二，合同簽署應(yīng)遵循“先內(nèi)部審批，后外部簽署”的原則，嚴(yán)禁未經(jīng)內(nèi)部審批流程先行與對方簽署。第三，合同文本需加蓋公司合同專用章或公章，合同騎縫處亦需加蓋印章。五、合同履行與變更管理5.1合同履行監(jiān)控合同生效后，業(yè)務(wù)部門作為責(zé)任主體，需建立合同履行臺賬，對合同關(guān)鍵節(jié)點進行動態(tài)跟蹤。例如，對于采購合同，需跟蹤到貨時間、驗收情況、發(fā)票開具、付款進度等。對于銷售合同，需跟蹤發(fā)貨、驗收、收款等環(huán)節(jié)。業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人需每月向分管領(lǐng)導(dǎo)報送一次本部門重大合同履行情況簡報。5.2合同變更合同變更必須遵循“書面原則”和“審批原則”。任何對合同標(biāo)的、數(shù)量、價款、履行期限等核心條款的修改、補充或終止，都必須簽訂書面的補充協(xié)議或變更協(xié)議。補充協(xié)議或變更協(xié)議的審批流程，與原合同審批流程保持一致。嚴(yán)禁以口頭約定、郵件、即時通訊記錄等非正式方式變更合同實質(zhì)性內(nèi)容。5.3合同糾紛處理發(fā)生合同糾紛時，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人應(yīng)在知悉糾紛后24小時內(nèi)向部門負(fù)責(zé)人和法務(wù)部報告。處理流程分為三步。第一步為內(nèi)部協(xié)商，由業(yè)務(wù)部門牽頭，與法務(wù)部共同研究糾紛事實與合同依據(jù)，嘗試與對方協(xié)商解決。第二步為升級處理，若協(xié)商不成，由法務(wù)部評估風(fēng)險后，提出調(diào)解、仲裁或訴訟建議，報公司管理層決策。第三步為執(zhí)行與總結(jié)，根據(jù)最終解決方案執(zhí)行，并由法務(wù)部牽頭對糾紛產(chǎn)生原因進行復(fù)盤，完善相關(guān)合同條款或管理流程。六、合同歸檔與保管6.1歸檔范圍與時限所有正式簽署的合同原件及其附件、審批單、補充協(xié)議、履行過程中的重要往來函件、驗收報告、結(jié)算單據(jù)等，均屬于歸檔范圍。合同主責(zé)部門應(yīng)在合同履行完畢（如貨款兩清）或合同終止后30個工作日內(nèi)，將全套合同資料整理成冊，移交至公司檔案室。6.2檔案管理要求檔案室對接收的合同檔案進行編號、登記、電子化掃描，并建立檢索目錄。合同檔案的保管期限根據(jù)合同重要程度確定。一般業(yè)務(wù)合同保管期限為10年。重大投資、資產(chǎn)購置、知識產(chǎn)權(quán)類合同保管期限為永久。勞務(wù)合同保管期限為員工離職后5年。6.3檔案查閱與借用公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案，需通過OA系統(tǒng)提交查閱申請，經(jīng)所屬部門負(fù)責(zé)人審批后，方可至檔案室查閱。原則上合同原件不得借出檔案室。確因仲裁、訴訟等特殊情況需借出原件的，須經(jīng)法務(wù)部負(fù)責(zé)人和分管副總經(jīng)理共同批準(zhǔn)，并辦理嚴(yán)格的借閱登記手續(xù)，約定歸還日期。七、風(fēng)險管理與內(nèi)部控制7.1關(guān)鍵風(fēng)險點識別合同管理的關(guān)鍵風(fēng)險點集中于四個方面。第一是主體資格風(fēng)險，即合作方是否具備簽訂和履行合同的合法資格與能力。第二是條款疏漏風(fēng)險，即合同條款是否完整、明確，能否有效保護公司利益。第三是履行偏差風(fēng)險，即實際履行過程是否與合同約定一致。第四是時效風(fēng)險，即是否在法定期限內(nèi)行使權(quán)利（如索賠、抗辯）。7.2控制措施針對上述風(fēng)險，公司設(shè)立四道控制防線。第一道防線為業(yè)務(wù)部門，在洽談和草擬階段需盡到初步審查義務(wù)，特別是對合作方資信的核實。第二道防線為財務(wù)和法務(wù)審核，從專業(yè)角度控制財務(wù)風(fēng)險和法律風(fēng)險。第三道防線為內(nèi)部審計部門，每年對合同管理制度的執(zhí)行情況進行專項審計，檢查審批流程的合規(guī)性、合同檔案的完整性等。第四道防線為管理層，通過審批和定期聽取匯報，進行總體把控。7.3責(zé)任追究對于違反本制度規(guī)定的行為，將根據(jù)情節(jié)輕重追究相關(guān)人員責(zé)任。一般違規(guī)，如合同歸檔不及時、審批材料不全，對責(zé)任人予以通報批評，責(zé)令限期整改。較重違規(guī)，如未經(jīng)審批簽署合同、丟失合同原件，對責(zé)任人處以500元以上2000元以下的經(jīng)濟處罰，并視情況調(diào)整崗位。嚴(yán)重違規(guī)，如與對方串通損害公司利益、偽造合同審批記錄，一經(jīng)查實，公司將依法依規(guī)給予紀(jì)律處分，直至解除勞動合同，并保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。八、附則8.1制度解釋本制度由法務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。執(zhí)行過程中如遇本制度未明確規(guī)定的情形，由相關(guān)部門提出處理建議，經(jīng)法務(wù)部審核后，報公司管理層裁定。8.2修訂與廢止本制度的修訂由法務(wù)部根據(jù)法律法規(guī)變化、公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要或內(nèi)部審計建議發(fā)起，修訂草案經(jīng)總經(jīng)理辦公會審議通過后發(fā)布實施。原《企業(yè)合同管理制度》（2020年版）自本制度生效之日起廢止。8.3生效日期本制度自2025年7月1日起正式施行。說明一：關(guān)于合同范本的使用。法務(wù)部將定期（通常為每年一季度）更新并發(fā)布標(biāo)準(zhǔn)合同范本庫。業(yè)務(wù)部門在使用范本時，務(wù)必確認(rèn)使用的是最新版本。對于范本中標(biāo)注為“可協(xié)商”的條款，業(yè)務(wù)部門可根據(jù)實際情況與對方談判修改。對于標(biāo)注為“核心條款，嚴(yán)禁修改”的部分，任何修改都必須經(jīng)過法務(wù)部的特別審核。說明二：關(guān)于電子合同的效力。在公司OA系統(tǒng)上完成全部審批流程并加蓋有效電子簽章的合同，與紙質(zhì)合同具有同等法律效力。但涉及不動產(chǎn)買賣、租賃等法律法規(guī)明確規(guī)定需采用書面形式的合同，仍需簽署紙質(zhì)版本并歸檔。