企業(yè)物料管理制度（2025年版）一、總則1.1制定目的為解決當前物料管理中存在的領用不規(guī)范、庫存數據不準確、浪費現(xiàn)象突出等問題，規(guī)范物料從采購到報廢的全流程管理，明確各部門職責分工，提高物料使用效率，降低運營成本，特制定本制度。1.2適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構所有涉及物料管理的部門及人員，包括采購部、倉儲部、使用部門、財務部等。涵蓋原材料、輔助材料、辦公用品、低值易耗品等所有公司資產類物料的日常管理。1.3制定依據本制度依據《企業(yè)內部控制基本規(guī)范》、《存貨管理辦法》及相關財務管理規(guī)定制定。二、職責分工2.1采購部職責采購部為物料管理的源頭控制部門，負責三項主要工作。第一項為供應商管理，包括供應商資質審核、價格談判、合同簽訂、績效評估等。第二項為采購計劃執(zhí)行，根據各部門需求制定采購計劃，確保物料及時供應。第三項為采購質量控制，對入庫物料進行初步質量檢驗，不合格物料拒絕接收。2.2倉儲部職責倉儲部為物料存儲管理的責任部門，承擔四個方面的管理職責。第一方面為入庫管理，負責物料驗收、登記、上架工作，確保賬實相符。第二方面為庫存保管，按照物料特性分類存放，定期盤點，保證物料安全。第三方面為出庫管理，憑有效領料單發(fā)放物料，嚴格執(zhí)行先進先出原則。第四方面為庫存控制，設置安全庫存預警線，及時提出補貨建議。2.3使用部門職責各使用部門為物料使用的直接責任單位，履行三項基本職責。第一項為需求計劃申報，每月25日前提交下月物料需求計劃，經部門負責人審批后報采購部。第二項為物料領用管理，指定專人負責本部門物料領用，建立部門二級臺賬。第三項為物料使用監(jiān)督，確保物料用于正常工作需要，杜絕浪費和私用現(xiàn)象。2.4財務部職責財務部負責物料的價值管理，包括兩個層面的工作。第一個層面為賬務處理，及時進行物料入庫、出庫的會計核算，每月與倉儲部核對庫存余額。第二個層面為成本控制，分析物料使用效益，對異常消耗提出預警，參與庫存盤點工作。三、物料分類與編碼規(guī)則3.1物料分類體系公司物料采用四級分類法。第一級按物料性質分為原材料、輔助材料、辦公用品、勞保用品、維修配件五大類。第二級按使用部門細分，如生產用料、行政用品、IT耗材等。第三級按物料規(guī)格劃分，如A4紙、黑色簽字筆、M6螺絲等。第四級按具體型號區(qū)分，如某品牌某型號的墨盒。3.2編碼規(guī)則說明物料編碼采用8位數字字母組合碼。第1位代表大類，A為原材料，B為輔助材料，C為辦公用品，D為勞保用品，E為維修配件。第2-3位代表中類，按部門編號，如01為生產部，02為行政部。第4-5位代表小類，按物料特性編號。第6-8位為順序號。例如C0201001表示行政部使用的A4打印紙。3.3編碼管理要求新物料入庫前必須由倉儲部統(tǒng)一編碼，編碼信息錄入ERP系統(tǒng)。各部門在領用、申請時必須使用統(tǒng)一編碼，不得使用自定義名稱。編碼規(guī)則由IT部門在系統(tǒng)中固化，任何修改需經物料管理小組審批。四、采購管理流程4.1采購申請采購申請分為三種類型。第一種為計劃性采購，使用部門每月25日前提交下月需求計劃，經部門負責人審批后報采購部。第二種為臨時采購，因特殊情況需要緊急采購的，由使用部門填寫臨時采購申請單，注明緊急原因，經分管領導審批。第三種為補充采購，當庫存低于安全庫存時，由倉儲部提出補貨申請。4.2供應商選擇供應商選擇遵循三重原則。第一重為質量優(yōu)先，在同等條件下選擇質量最優(yōu)的供應商。第二重為價格合理，通過比價、議價控制采購成本。第三重為服務保障，考慮供應商的供貨及時性、售后服務等綜合因素。單次采購金額超過10萬元的，必須進行招標或競爭性談判。4.3采購審批權限采購審批實行分級授權。金額在5000元以下的采購，由采購經理審批。5000元至5萬元的采購，需經采購總監(jiān)審批。5萬元至20萬元的采購，需分管副總經理審批。超過20萬元的采購，必須報總經理審批。所有采購合同均需經法務部審核。4.4到貨驗收物料到貨后，倉儲部需在2個工作日內完成驗收。驗收內容包括數量清點、質量檢驗、規(guī)格核對等。驗收合格后辦理入庫手續(xù)，不合格物料及時通知采購部處理。需要質檢的物料，應通知質量部門參與驗收。五、入庫管理規(guī)范5.1入庫流程入庫流程包含四個環(huán)節(jié)。第一個環(huán)節(jié)為單據核對，倉儲管理員核對采購訂單、送貨單、發(fā)票等單據是否齊全、一致。第二個環(huán)節(jié)為實物驗收，按照采購合同要求對物料數量、質量、包裝等進行檢驗。第三個環(huán)節(jié)為系統(tǒng)錄入，將驗收合格的物料信息錄入ERP系統(tǒng)，生成入庫單。第四個環(huán)節(jié)為物料上架，按照物料分類和存儲要求放置到指定貨位。5.2驗收標準不同物料采用不同的驗收標準。原材料必須提供出廠合格證、質檢報告等證明文件。辦公用品要檢查包裝完好、數量準確。精密儀器需要專業(yè)技術人員參與驗收。所有物料驗收都要有書面記錄，驗收人員簽字確認。5.3異常處理入庫異常分為三種情況處理。第一種情況是數量不符，實際數量與單據數量差異在3%以內的，按實際數量入庫，差異部分由采購部與供應商協(xié)商解決。差異超過3%的，拒絕接收整批貨物。第二種情況是質量不合格，立即通知采購部聯(lián)系供應商退換貨。第三種情況是單據不全，暫不入庫，待補齊單據后再辦理入庫手續(xù)。六、庫存管理要求6.1存儲管理倉儲部按照物料特性分區(qū)存放。危險品單獨設立危險品庫，實行雙人雙鎖管理。易霉變物料存放在通風干燥區(qū)域。貴重物品存入專用保險柜。所有貨架、區(qū)域都要有明顯的標識牌，標明物料名稱、編碼、規(guī)格等信息。6.2盤點制度庫存盤點分為三種形式。第一種為每日動態(tài)盤點，倉儲管理員每天對當日有出入庫記錄的物料進行核對。第二種為月度循環(huán)盤點，每月選擇30%的庫存物料進行重點盤點。第三種為年終全面盤點，每年12月25日至31日停止所有出入庫業(yè)務，進行全面盤點。盤點差異率要求控制在0.5%以內。6.3庫存控制倉儲部要建立庫存預警機制。當庫存量低于安全庫存時，系統(tǒng)自動提醒補貨。當庫存量高于最高庫存時，暫停相關物料采購。倉儲部每月要編制庫存周轉分析報告，對滯銷3個月以上的物料提出處理建議。七、領用出庫流程7.1領用申請物料領用必須通過OA系統(tǒng)提交申請。申請內容要包括物料編碼、名稱、規(guī)格、數量、用途等。普通物料需提前1個工作日申請，緊急物料可申請加急處理。部門負責人要對領用申請的合理性和必要性進行審核。7.2出庫審批出庫審批實行分級授權。單次領用金額在1000元以下的，由部門主管審批。1000元至5000元的，需部門經理審批。5000元以上的，需分管領導審批。特殊物料如危險品、貴重物品的領用，不論金額大小，都必須經安全管理部門和分管領導雙重審批。7.3發(fā)料操作倉儲管理員憑審批通過的領料單發(fā)料。發(fā)料時要認真核對領料單信息與實物是否一致，堅持先進先出原則。發(fā)料完成后，領用人要在領料單上簽字確認。倉儲管理員要及時在系統(tǒng)中進行出庫操作，更新庫存數據。7.4退料處理領用的物料因質量問題或計劃變更需要退回的，要辦理退料手續(xù)。退料時需填寫退料單，說明退料原因，經部門負責人審批后交倉儲部。倉儲部驗收合格后辦理入庫手續(xù)，不合格的按報廢流程處理。八、使用與保管規(guī)范8.1使用管理各部門要建立物料使用臺賬，記錄物料領用、消耗、結存情況。貴重物料要指定專人保管，明確保管責任。生產物料要嚴格按照工藝要求使用，減少浪費。辦公用品要節(jié)約使用，杜絕公私混用。8.2保管要求各部門要設置專門的物料存放區(qū)域，保持整潔有序。危險化學品要單獨存放，配備必要的安全設施。精密儀器要定期維護保養(yǎng)。發(fā)現(xiàn)物料丟失、損壞的要及時報告，查明原因。8.3轉移管理部門間物料轉移要辦理調撥手續(xù)。調出部門填寫調撥單，經雙方部門負責人審批后執(zhí)行。調入部門要及時更新臺賬，確保賬實相符。跨分支機構的物料調撥，還需財務部參與處理資產轉移的賬務手續(xù)。九、報廢處置管理9.1報廢標準物料報廢分為四種情形。第一種情形是正常報廢，物料達到使用年限或使用次數，無法繼續(xù)使用的。第二種情形是損壞報廢，因操作不當或意外事故導致物料損壞無法修復的。第三種情形是技術淘汰，因技術更新?lián)Q代，物料已不適應現(xiàn)有技術要求的。第四種情形是過期報廢，有保質期的物料超過保質期的。9.2報廢審批物料報廢實行分級審批。單次報廢金額在1000元以下的，由使用部門負責人審批。1000元至1萬元的，需經倉儲部、財務部會簽。1萬元以上的，需報分管領導審批。危險品、涉密物品的報廢還需安全管理部門審批。9.3處置方式報廢物料根據性質采用不同的處置方式。有殘值的物料要通過競價、拍賣等方式變現(xiàn)，收入上交財務。無殘值的物料可聯(lián)系專業(yè)回收公司處理。危險廢棄物必須由有資質的環(huán)保公司處理。所有處置過程都要有完整的記錄。十、監(jiān)督檢查與違規(guī)處理10.1檢查機制物料管理檢查分為三個層次。第一個層次為部門自查，各使用部門每月對物料使用情況進行自查。第二個層次為專項檢查，由倉儲部牽頭，每季度組織一次物料管理專項檢查。第三個層次為審計檢查，內審部門每年對物料管理進行專項審計。10.2違規(guī)情形分級違規(guī)行為分為三個等級。一般違規(guī)包括領用手續(xù)不全、臺賬記錄不及時、保管不當等。較重違規(guī)包括虛報冒領、私自處置、浪費嚴重等。嚴重違規(guī)包括侵占挪用、倒賣物料、造成重大損失等。10.3處理措施一般違規(guī)的，第一次口頭警告，第二次通報批評，第三次扣發(fā)當月績效獎金的5%。較重違規(guī)的，視情節(jié)扣發(fā)當月績效獎金的10%-30%，并給予警告處分。嚴重違規(guī)的，根據造成的損失程度，給予記過以上處分，直至解除勞動合同，涉嫌違法犯罪的移送司法機關處理。10.4申訴程序員工對處理決定有異議的，可在收到處理通知后5個工作日內向人力資源部提出書面申訴。人力資源部應在收到申訴后3個工作日內組織復核，必要時可召開聽證會。復核結果應在5個工作日內告知申訴人。十一、附則11.1制度解釋本制度由倉儲部負責解釋。執(zhí)行過程中如遇未盡事宜，由倉儲部會同相關部門研究提出處理意見，報總經理批準后執(zhí)行。11.2修訂程序本制度原則上每年評審一次，根據實際需要可適時修訂。修訂建議由相關部門提出，經物料管理小組討論，報總經理辦公會審議通過后發(fā)布實施。11.3生效時間本制度自2025年1月1日起施行。原《物料管理辦法》（2020年版）同時廢止。說明一：關于緊急采購的特殊處理。遇自然災害、設備突發(fā)故障等不可抗力情況，確實無法按正常流程采購的，經分管領導電話同意后可先采購后補手續(xù)，但需在3個工作日內補齊所有審批單據。說明二：關于個人保管的貴重物料管理。筆記本電腦、攝像機等由個人保管使用的貴重物料，要簽訂保管責任書，明確保管責任。離職或崗位變動時，必須辦理交接手續(xù)，否則不予辦理相關手續(xù)。說明三：關于庫存盤點的差異處理。盤