企業(yè)研發(fā)樣品管理制度（2025年版）一、總則1.1制定目的為規(guī)范企業(yè)研發(fā)樣品管理流程，明確樣品從申請、制作、使用到處置的全過程管理要求，解決當(dāng)前存在的樣品領(lǐng)用混亂、使用記錄不全、處置隨意等問題，提高研發(fā)資源利用效率，降低研發(fā)成本，特制定本制度。1.2適用范圍本制度適用于企業(yè)總部及各分支機構(gòu)所有研發(fā)項目的樣品管理活動，包括研發(fā)部門、技術(shù)中心、實驗室等涉及樣品制作和使用的全體員工。供應(yīng)商提供的測試樣品、客戶送樣的參照本制度相關(guān)條款執(zhí)行。1.3制定依據(jù)本制度依據(jù)企業(yè)研發(fā)管理相關(guān)規(guī)定、實驗室管理規(guī)范以及行業(yè)最佳實踐制定。二、職責(zé)分工2.1研發(fā)部門研發(fā)部門為樣品管理的責(zé)任主體，負(fù)責(zé)樣品需求的提出、使用過程的記錄、樣品狀態(tài)的維護以及最終處置建議的提出。具體包括四項職責(zé)：第一，根據(jù)研發(fā)項目進度提出樣品制作申請，明確樣品規(guī)格、數(shù)量、用途等要求。第二，負(fù)責(zé)樣品使用過程的全程記錄，包括使用時間、使用人員、使用環(huán)境、測試數(shù)據(jù)等。第三，定期檢查樣品狀態(tài)，確保樣品保存條件符合要求。第四，提出樣品最終處置建議，包括繼續(xù)留存、報廢或轉(zhuǎn)作他用。2.2采購部門采購部門負(fù)責(zé)樣品制作所需原材料、零部件的采購工作。具體包括三項職責(zé)：第一，根據(jù)研發(fā)部門提供的樣品需求清單，在3個工作日內(nèi)完成采購詢價和比價。第二，對特殊原材料或進口零部件，需在采購前確認(rèn)技術(shù)參數(shù)和交貨周期。第三，建立樣品專用采購?fù)ǖ溃_保樣品材料優(yōu)先供應(yīng)。2.3生產(chǎn)部門生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)樣品的制作和初步檢測。具體包括四項職責(zé)：第一，在收到樣品制作任務(wù)單后2個工作日內(nèi)安排生產(chǎn)計劃。第二，嚴(yán)格按照樣品技術(shù)規(guī)范進行制作，對關(guān)鍵工序進行雙重檢驗。第三，完成樣品制作后進行基本性能檢測，出具檢測報告。第四，將合格樣品連同檢測報告移交研發(fā)部門。2.4質(zhì)量部門質(zhì)量部門負(fù)責(zé)樣品質(zhì)量的監(jiān)督抽查和最終確認(rèn)。具體包括三項職責(zé)：第一，對生產(chǎn)部門制作的樣品按不低于30%的比例進行抽檢。第二，對重要項目或新產(chǎn)品的首批樣品進行全檢。第三，建立樣品質(zhì)量檔案，記錄每次抽查結(jié)果和質(zhì)量問題整改情況。2.5倉儲部門倉儲部門負(fù)責(zé)樣品及樣品原材料的倉儲管理。具體包括四項職責(zé)：第一，設(shè)立樣品專用倉儲區(qū)域，實行分類分區(qū)存放。第二，建立樣品入庫、出庫臺賬，實時更新庫存狀態(tài)。第三，定期盤點樣品庫存，每季度向研發(fā)部門提供庫存報表。第四，對特殊樣品（如易燃、易爆、有毒等）實行雙人雙鎖管理。三、樣品分類與編碼規(guī)則3.1樣品分類標(biāo)準(zhǔn)研發(fā)樣品按照用途分為三類。第一類為驗證性樣品，主要用于技術(shù)可行性驗證，數(shù)量控制在1-3個。第二類為測試性樣品，用于性能測試和可靠性試驗，數(shù)量根據(jù)測試方案確定，一般不超過10個。第三類為展示性樣品，用于客戶演示或參展，要求外觀精美、功能完善，數(shù)量嚴(yán)格控制在必要范圍內(nèi)。3.2樣品編碼規(guī)則樣品編碼采用十位字符組合規(guī)則。第一位為項目大類代碼，用字母表示，如A代表新產(chǎn)品開發(fā)，B代表技術(shù)改進。第二至四位為項目編號，用數(shù)字表示。第五位為樣品類型代碼，1代表驗證性樣品，2代表測試性樣品，3代表展示性樣品。第六至八位為序列號。第九位為版本號。第十位為狀態(tài)標(biāo)識，A代表在用，B代表封存，C代表待處置。3.3樣品標(biāo)識要求每個樣品必須粘貼專用標(biāo)識標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)容包含樣品編碼、制作日期、負(fù)責(zé)人、注意事項等四項基本信息。標(biāo)簽尺寸為5厘米乘3厘米，采用防水防油材質(zhì)，粘貼位置要求統(tǒng)一、醒目。四、樣品申請與審批流程4.1樣品需求提出樣品申請流程分為五個步驟。第一步為需求提出，由研發(fā)項目經(jīng)理填寫《樣品制作申請單》，詳細(xì)說明樣品用途、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量要求、完成時限等。申請單需在樣品需求產(chǎn)生后2個工作日內(nèi)提交。4.2技術(shù)評審第二步為技術(shù)評審，由技術(shù)總監(jiān)組織相關(guān)專家對申請單進行評審，重點評估技術(shù)可行性、資源匹配度和項目優(yōu)先級。技術(shù)評審需在收到申請后3個工作日內(nèi)完成，出具評審意見。4.3預(yù)算審核第三步為預(yù)算審核，由財務(wù)部門核對項目預(yù)算余額，確認(rèn)樣品制作費用在預(yù)算范圍內(nèi)。對于超預(yù)算或預(yù)算外的樣品申請，需報分管領(lǐng)導(dǎo)特批。預(yù)算審核時限為2個工作日。4.4審批流程第四步為審批流程，根據(jù)樣品制作金額分級審批。制作費用在5000元以下的，由研發(fā)部門負(fù)責(zé)人審批。5000元至20000元的，需研發(fā)部門負(fù)責(zé)人和分管領(lǐng)導(dǎo)雙重審批。超過20000元的，須報總經(jīng)理審批。4.5任務(wù)下達第五步為任務(wù)下達，審批通過后由研發(fā)管理部門正式下達樣品制作任務(wù)單，抄送采購、生產(chǎn)、質(zhì)量等部門。任務(wù)單需明確各環(huán)節(jié)時間節(jié)點和責(zé)任人。五、樣品制作與驗收標(biāo)準(zhǔn)5.1制作過程控制樣品制作過程實行三級質(zhì)量控制。第一級為操作者自檢，每個工序完成后由操作者進行初步檢查。第二級為互檢，下道工序?qū)ι系拦ば蜻M行復(fù)核。第三級為專檢，由質(zhì)量部門指派專人進行最終檢驗。5.2驗收標(biāo)準(zhǔn)樣品驗收分為三個等級。合格樣品需滿足所有技術(shù)參數(shù)要求，功能完整，外觀無損?；竞细駱悠吩试S存在不影響主要功能的輕微瑕疵，但需在驗收報告中注明。不合格樣品存在功能缺陷或重大質(zhì)量問題，需退回重做。5.3驗收流程樣品驗收流程包含四個環(huán)節(jié)。第一環(huán)節(jié)為初驗，由生產(chǎn)部門完成基本檢測。第二環(huán)節(jié)為復(fù)驗，由研發(fā)部門進行功能測試。第三環(huán)節(jié)為終驗，由質(zhì)量部門出具正式驗收報告。第四環(huán)節(jié)為入庫，驗收合格的樣品辦理入庫手續(xù)。六、樣品使用與保管規(guī)范6.1樣品領(lǐng)用規(guī)定樣品領(lǐng)用實行登記制度，領(lǐng)用人需填寫《樣品領(lǐng)用登記表》，注明領(lǐng)用用途、預(yù)計使用時間、歸還日期等信息。驗證性樣品和測試性樣品領(lǐng)用期限一般不超過30天，展示性樣品領(lǐng)用期限根據(jù)實際需要確定。6.2使用記錄要求樣品使用過程必須詳細(xì)記錄，包括使用時間、使用環(huán)境、測試條件、測試數(shù)據(jù)、異常情況等五項內(nèi)容。使用記錄要求當(dāng)日完成，最遲不超過次工作日。重要樣品的測試過程需保留視頻或照片證據(jù)。6.3保管責(zé)任樣品保管實行"誰使用、誰負(fù)責(zé)"的原則。使用期間樣品發(fā)生損壞、丟失的，由使用人承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。特殊樣品需要特殊保管條件的，使用人需提前確認(rèn)保管條件是否滿足要求。6.4樣品歸還樣品使用完畢后，使用人需在3個工作日內(nèi)辦理歸還手續(xù)。歸還時需提供使用總結(jié)報告，說明樣品使用情況、測試結(jié)果、存在問題等。質(zhì)量部門對歸還樣品進行狀態(tài)確認(rèn)，評估是否可以繼續(xù)使用。七、樣品處置管理7.1處置條件樣品具備下列條件之一時可啟動處置程序：研發(fā)項目已結(jié)題，樣品無繼續(xù)使用價值；樣品已達到使用壽命或性能嚴(yán)重退化；樣品技術(shù)已落后，無保留意義；樣品數(shù)量超出合理庫存范圍。7.2處置方式樣品處置分為三種方式。第一種為繼續(xù)留存，對具有長期參考價值或可能復(fù)用的樣品，經(jīng)技術(shù)評估后封存保管。第二種為報廢處理，對無使用價值的樣品，按報廢流程處理。第三種為轉(zhuǎn)作他用，樣品可轉(zhuǎn)為培訓(xùn)教具或捐贈給教育機構(gòu)。7.3處置審批樣品處置需經(jīng)過三級審批。首先由研發(fā)項目經(jīng)理提出處置建議，說明處置理由和方式。然后由技術(shù)部門評估處置方案的合理性。最后根據(jù)樣品價值分級審批，價值5000元以下的由部門負(fù)責(zé)人審批，5000元以上的報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。7.4處置執(zhí)行報廢樣品處置需兩人以上在場，對涉密或特殊樣品要進行脫密或無害化處理。處置過程需拍照留存，填寫《樣品處置記錄表》，相關(guān)人員簽字確認(rèn)。處置記錄保存期限不少于5年。八、監(jiān)督與考核8.1日常監(jiān)督樣品管理實行月度檢查制度，由質(zhì)量部門牽頭，每月對樣品管理各環(huán)節(jié)進行抽查，抽查比例不低于20%。檢查內(nèi)容包括樣品臺賬完整性、使用記錄規(guī)范性、保管條件符合性等。8.2績效考核將樣品管理納入相關(guān)部門績效考核體系，設(shè)置三個考核指標(biāo)。樣品制作及時率權(quán)重30%，目標(biāo)值95%。樣品使用記錄完整率權(quán)重40%，目標(biāo)值98%。樣品處置規(guī)范率權(quán)重30%，目標(biāo)值90%。8.3違規(guī)處理違規(guī)行為分為三個等級。一般違規(guī)包括記錄不及時、標(biāo)識不規(guī)范等，給予口頭警告并要求限期整改。較重違規(guī)包括超期不歸還、保管不當(dāng)導(dǎo)致?lián)p壞等，扣除當(dāng)月績效獎金的10%-20%。嚴(yán)重違規(guī)包括私自處置樣品、故意損壞樣品等，給予警告以上紀(jì)律處分，并承擔(dān)相應(yīng)經(jīng)濟責(zé)任。8.4申訴機制員工對處理決定有異議的，可在收到通知后5個工作日內(nèi)向人力資源部提交書面申訴。人力資源部需在3個工作日內(nèi)組織復(fù)核，復(fù)核期間原處理決定不停止執(zhí)行。九、附則9.1制度解釋本制度由研發(fā)管理部門負(fù)責(zé)解釋。執(zhí)行過程中如遇未盡事宜，由研發(fā)管理部門會同相關(guān)部門研究提出處理意見，報分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后執(zhí)行。9.2修訂程序本制度原則上每年評審一次，根據(jù)實際執(zhí)行情況和業(yè)務(wù)發(fā)展需要進行修訂。修訂建議由任何部門提出，經(jīng)研發(fā)管理部門匯總后，報總經(jīng)理辦公會審議通過。9.3生效時間本制度自2025年1月1日起施行。原《研發(fā)樣品管理規(guī)定》（2022年版）同時廢止。說明一：關(guān)于樣品編碼的生成。樣品編碼由研發(fā)管理部門統(tǒng)一生成和管理，各部門不得自行編碼。新項目啟動時，項目經(jīng)理需向研發(fā)管理部門申請項目編號，樣品制作時根據(jù)項目編號生成樣品編碼。說明二：關(guān)于緊急樣品的特殊處理。對于研發(fā)緊急需要的樣品，可啟動綠色通道，簡化審批流程，但需事后補辦手續(xù)。緊急樣品的認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)為：涉及重大項目節(jié)點、影響產(chǎn)品上市時間、客戶緊急需求等三種情況。說明三：關(guān)于樣品跨部門使用的管理。樣品需要在不同部門間流轉(zhuǎn)使用時，需辦理正式的交接手續(xù)，明確保管責(zé)任。交接時需共同檢查樣品狀態(tài)，