辦公室文檔保管存檔規(guī)定一、總則

辦公室文檔保管存檔是保障公司信息安全、提高工作效率、便于查閱和追溯的重要環(huán)節(jié)。為規(guī)范文檔管理流程，確保文檔的完整性、安全性和可追溯性，特制定本規(guī)定。

二、文檔分類與標識

（一）文檔分類

1.依據(jù)文檔性質(zhì)分類：

(1)業(yè)務(wù)類文檔（如合同、報告、方案等）

(2)行政類文檔（如會議紀要、通知、制度等）

(3)財務(wù)類文檔（如報銷單、憑證、報表等）

(4)人力資源類文檔（如員工檔案、培訓(xùn)記錄、績效評估等）

(5)技術(shù)類文檔（如設(shè)計圖紙、操作手冊、研發(fā)報告等）

2.依據(jù)保管期限分類：

(1)短期文檔（1年以內(nèi)）

(2)中期文檔（1-5年）

(3)長期文檔（5年以上）

（二）文檔標識

1.每份文檔需標注唯一編號，包括：

(1)部門代碼

(2)文檔類型代碼

(3)年份及順序號

2.標識示例：

-銷售部合同類文檔，2023年001號

-行政部通知類文檔，2023年050號

三、文檔保管流程

（一）文檔創(chuàng)建與初稿

1.文檔需由責任部門或指定人員撰寫，確保內(nèi)容準確、完整。

2.初稿完成后，需經(jīng)審核人簽字確認。

（二）文檔審批與正式歸檔

1.按照公司審批流程完成審批，審批人需在文檔上簽字或電子簽章。

2.審批通過后，文檔進入歸檔環(huán)節(jié)。

（三）文檔存儲與保管

1.紙質(zhì)文檔需存放在指定檔案柜中，按編號順序排列。

2.電子文檔需存儲在指定服務(wù)器或云存儲中，并設(shè)置訪問權(quán)限。

3.定期檢查存儲環(huán)境（如溫濕度、防火防潮），確保文檔安全。

四、文檔查閱與借閱

（一）查閱條件

1.僅限公司內(nèi)部員工，需憑工牌或授權(quán)憑證查閱。

2.外部人員查閱需經(jīng)部門主管批準。

（二）借閱流程

1.借閱人需填寫《文檔借閱申請表》，注明借閱原因、文檔編號及預(yù)計歸還時間。

2.部門主管審批后，由檔案管理員辦理借閱手續(xù)。

3.借閱文檔需在規(guī)定時間內(nèi)歸還，如有損壞需承擔相應(yīng)責任。

五、文檔銷毀與歸檔

（一）文檔銷毀

1.達到保管期限的文檔需按以下步驟銷毀：

(1)填寫《文檔銷毀申請表》，注明銷毀文檔編號及數(shù)量。

(2)部門主管及檔案管理員共同核對，確認銷毀內(nèi)容。

(3)采用碎紙機銷毀或焚燒等方式，確保信息不可恢復(fù)。

(4)銷毀后需記錄銷毀時間及經(jīng)辦人，存檔備查。

（二）電子文檔歸檔

1.電子文檔需定期備份，至少保留兩份副本。

2.備份頻率：

(1)日常備份：每日一次

(2)月度備份：每月最后一天

3.備份數(shù)據(jù)需存儲在異地服務(wù)器或云存儲中，防止數(shù)據(jù)丟失。

六、責任與監(jiān)督

（一）責任部門

1.檔案管理員負責文檔的日常管理、存儲及維護。

2.各部門負責人對本部門文檔的真實性、完整性負責。

（二）監(jiān)督機制

1.每季度由公司管理層抽查文檔管理情況，確保規(guī)定執(zhí)行到位。

2.發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為需嚴肅處理，情節(jié)嚴重者將追究相關(guān)責任。

七、附則

本規(guī)定自發(fā)布之日起施行，由公司行政部負責解釋。如有未盡事宜，將根據(jù)實際情況進行調(diào)整。

一、總則

辦公室文檔保管存檔是保障公司信息安全、提高工作效率、便于查閱和追溯的重要環(huán)節(jié)。為規(guī)范文檔管理流程，確保文檔的完整性、安全性和可追溯性，特制定本規(guī)定。本規(guī)定旨在明確文檔的分類、標識、保管、查閱、銷毀等環(huán)節(jié)的操作細則，適用于公司所有部門和員工。

二、文檔分類與標識

（一）文檔分類

1.依據(jù)文檔性質(zhì)分類：

(1)業(yè)務(wù)類文檔（如合同、報告、方案等）

-合同類文檔：包括但不限于銷售合同、采購合同、服務(wù)協(xié)議等，需注明簽訂日期、有效期、雙方主體信息等關(guān)鍵要素。

-報告類文檔：包括月度/季度/年度工作報告、市場分析報告、項目總結(jié)報告等，需包含數(shù)據(jù)圖表、分析結(jié)論及建議。

-方案類文檔：包括項目實施方案、營銷方案、流程優(yōu)化方案等，需明確目標、步驟、資源配置及預(yù)期成果。

(2)行政類文檔（如會議紀要、通知、制度等）

-會議紀要：需記錄會議時間、地點、參會人員、討論事項、決議及后續(xù)跟進措施。

-通知類文檔：包括部門內(nèi)部通知、公司-wide通知等，需注明發(fā)布日期、發(fā)布人、有效期限及執(zhí)行要求。

-制度類文檔：包括公司規(guī)章制度、操作規(guī)范、行為準則等，需定期更新并組織員工學(xué)習(xí)。

(3)財務(wù)類文檔（如報銷單、憑證、報表等）

-報銷單：需包含費用明細、審批流程、支付方式等信息，并附相關(guān)票據(jù)。

-憑證：包括銀行回單、發(fā)票、收據(jù)等，需按財務(wù)規(guī)定分類歸檔。

-報表：包括財務(wù)報表、預(yù)算表、成本分析表等，需經(jīng)財務(wù)部門審核確認。

(4)人力資源類文檔（如員工檔案、培訓(xùn)記錄、績效評估等）

-員工檔案：包括入職登記表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷證明、獎懲記錄等，需嚴格保密。

-培訓(xùn)記錄：需記錄培訓(xùn)課程內(nèi)容、參訓(xùn)人員、考核結(jié)果等。

-績效評估：包括季度/年度績效評估表、目標達成情況、改進建議等。

(5)技術(shù)類文檔（如設(shè)計圖紙、操作手冊、研發(fā)報告等）

-設(shè)計圖紙：包括產(chǎn)品設(shè)計圖、施工圖紙、平面布局圖等，需標注版本號、修改記錄。

-操作手冊：需詳細說明設(shè)備使用方法、注意事項、常見問題解答等。

-研發(fā)報告：包括實驗數(shù)據(jù)、技術(shù)方案、測試結(jié)果等，需保密等級較高。

2.依據(jù)保管期限分類：

(1)短期文檔（1年以內(nèi)）

-定義：主要為當前業(yè)務(wù)所需，查閱頻率較高，但短期內(nèi)不再使用的文檔。

-示例：月度報告、臨時項目文件、短期合同等。

(2)中期文檔（1-5年）

-定義：為業(yè)務(wù)回顧、審計等需求保留的文檔。

-示例：年度報告、重要項目總結(jié)、中期合同等。

(3)長期文檔（5年以上）

-定義：為合規(guī)要求、歷史追溯等需求保留的文檔。

-示例：長期合同、重大項目檔案、歷史財務(wù)報表等。

（二）文檔標識

1.每份文檔需標注唯一編號，包括：

(1)部門代碼：使用兩位字母表示部門，如“SA”代表銷售部，“AD”代表行政部。

(2)文檔類型代碼：使用一位字母表示文檔類型，如“C”代表合同，“R”代表報告，“N”代表通知。

(3)年份及順序號：年份使用四位數(shù)字，順序號使用三位數(shù)字，如“2023001”。

2.標識示例：

-銷售部合同類文檔，2023年001號：SA-C-2023001

-行政部通知類文檔，2023年050號：AD-N-20230050

3.標識位置：

-紙質(zhì)文檔：標注在文檔首頁右上角或頁眉處。

-電子文檔：在文件名中包含編號，如“SA-C-2023001-銷售合同.pdf”。

三、文檔保管流程

（一）文檔創(chuàng)建與初稿

1.文檔需由責任部門或指定人員撰寫，確保內(nèi)容準確、完整。

-具體要求：

(1)數(shù)據(jù)真實性：所有數(shù)據(jù)需經(jīng)核實，避免錯誤或遺漏。

(2)格式統(tǒng)一性：文檔格式需符合公司規(guī)范，如字體、字號、行距等。

(3)內(nèi)容邏輯性：文檔結(jié)構(gòu)需清晰，論點明確，論據(jù)充分。

2.初稿完成后，需經(jīng)審核人簽字確認。

-審核流程：

(1)撰寫人提交初稿至部門主管。

(2)部門主管審核內(nèi)容、格式及合規(guī)性，簽字確認。

(3)如有修改意見，退回撰寫人修改后重新提交。

（二）文檔審批與正式歸檔

1.按照公司審批流程完成審批，審批人需在文檔上簽字或電子簽章。

-審批流程：

(1)部門主管初步審批。

(2)相關(guān)部門會審（如財務(wù)部、技術(shù)部等）。

(3)公司管理層最終審批。

-審批要求：

(1)審批人需核對文檔內(nèi)容是否完整、合規(guī)。

(2)審批意見需明確記錄，如“同意”“修改后同意”等。

2.審批通過后，文檔進入歸檔環(huán)節(jié)。

-歸檔流程：

(1)檔案管理員接收審批通過的文檔。

(2)根據(jù)文檔分類和編號規(guī)則，錄入電子檔案系統(tǒng)。

(3)將紙質(zhì)文檔按編號順序存放在指定檔案柜中。

（三）文檔存儲與保管

1.紙質(zhì)文檔需存放在指定檔案柜中，按編號順序排列。

-存放要求：

(1)檔案柜需防潮、防火、防蟲蛀，環(huán)境溫度控制在15-25℃，濕度控制在45%-60%。

(2)文檔存放需分層分類，方便查閱。

(3)重要文檔需加鎖保管，并記錄存放位置。

2.電子文檔需存儲在指定服務(wù)器或云存儲中，并設(shè)置訪問權(quán)限。

-存儲要求：

(1)服務(wù)器需定期維護，確保運行穩(wěn)定。

(2)云存儲需選擇可靠服務(wù)商，并簽訂保密協(xié)議。

(3)訪問權(quán)限需按部門分級，如：

-普通員工：可查看本部門文檔。

-部門主管：可查看并修改本部門文檔。

-檔案管理員：可查看所有文檔。

3.定期檢查存儲環(huán)境（如溫濕度、防火防潮），確保文檔安全。

-檢查頻率：

(1)紙質(zhì)文檔：每月檢查一次。

(2)電子文檔：每季度檢查一次服務(wù)器或云存儲備份情況。

-檢查內(nèi)容：

(1)紙質(zhì)文檔：有無霉變、破損、丟失等情況。

(2)電子文檔：備份是否完整、可恢復(fù)，權(quán)限設(shè)置是否正確。

四、文檔查閱與借閱

（一）查閱條件

1.僅限公司內(nèi)部員工，需憑工牌或授權(quán)憑證查閱。

-查閱范圍：

(1)員工只能查閱與其工作相關(guān)的文檔。

(2)不得查閱涉及公司機密或保密等級較高的文檔。

2.外部人員查閱需經(jīng)部門主管批準。

-批準流程：

(1)外部人員提交查閱申請，注明查閱目的、文檔編號及時間。

(2)部門主管審核申請，如同意需簽字批準。

(3)檔案管理員根據(jù)批準文件提供查閱服務(wù)。

-查閱限制：

(1)外部人員只能查閱公開文檔，不得復(fù)制或帶走。

(2)查閱過程需全程監(jiān)督，并記錄查閱內(nèi)容。

（二）借閱流程

1.借閱人需填寫《文檔借閱申請表》，注明借閱原因、文檔編號及預(yù)計歸還時間。

-申請表內(nèi)容：

(1)借閱人姓名、部門、工號。

(2)借閱文檔編號、名稱、類型。

(3)借閱原因、預(yù)計歸還時間。

(4)部門主管審批意見。

2.部門主管審批后，由檔案管理員辦理借閱手續(xù)。

-審批要求：

(1)部門主管需確認借閱人是否有權(quán)查閱該文檔。

(2)部門主管需明確借閱時間，一般不超過一周。

3.借閱文檔需在規(guī)定時間內(nèi)歸還，如有損壞需承擔相應(yīng)責任。

-歸還流程：

(1)借閱人按時歸還文檔，檔案管理員核對無誤后簽字確認。

(2)如文檔有損壞或丟失，借閱人需賠償同等價值的文檔或支付修復(fù)費用。

-賠償標準：

(1)紙質(zhì)文檔：按原價賠償或購買新文檔替換。

(2)電子文檔：需支付數(shù)據(jù)恢復(fù)費用或重新制作成本。

五、文檔銷毀與歸檔

（一）文檔銷毀

1.達到保管期限的文檔需按以下步驟銷毀：

(1)填寫《文檔銷毀申請表》，注明銷毀文檔編號及數(shù)量。

-申請表內(nèi)容：

-銷毀人姓名、部門、工號。

-銷毀文檔編號、名稱、類型、數(shù)量。

-銷毀原因、審批意見。

-銷毀時間、地點、經(jīng)辦人。

(2)部門主管及檔案管理員共同核對，確認銷毀內(nèi)容。

-核對要求：

-確認銷毀文檔與申請表一致。

-確認銷毀數(shù)量準確無誤。

(3)采用碎紙機銷毀或焚燒等方式，確保信息不可恢復(fù)。

-銷毀方式：

(1)碎紙機銷毀：適用于一般文檔，需使用交叉碎紙機。

(2)焚燒：適用于涉密文檔，需在指定地點進行。

(4)銷毀后需記錄銷毀時間及經(jīng)辦人，存檔備查。

-記錄內(nèi)容：

-銷毀日期、時間、地點。

-銷毀人、監(jiān)督人簽字。

-銷毀文檔編號及數(shù)量。

2.銷毀過程需全程監(jiān)督，確保無人私自回收或保留。

-監(jiān)督要求：

(1)至少兩人監(jiān)督銷毀過程。

(2)銷毀后需清點殘渣，確保無完整紙張。

（二）電子文檔歸檔

1.電子文檔需定期備份，至少保留兩份副本。

-備份頻率：

(1)日常備份：每日一次，存儲在本地服務(wù)器。

(2)月度備份：每月最后一天，存儲在異地服務(wù)器。

-備份內(nèi)容：

(1)所有重要文檔，包括業(yè)務(wù)、財務(wù)、行政類文檔。

(2)備份文件需標注備份日期、版本號。

2.備份數(shù)據(jù)需存儲在異地服務(wù)器或云存儲中，防止數(shù)據(jù)丟失。

-異地存儲要求：

(1)異地服務(wù)器需在500公里以上，確保自然災(zāi)害不影響。

(2)云存儲需選擇AWS、Azure等可靠服務(wù)商，并簽訂服務(wù)協(xié)議。

3.定期測試備份恢復(fù)流程，確保數(shù)據(jù)可恢復(fù)。

-測試頻率：

(1)每季度測試一次恢復(fù)流程。

(2)每半年測試一次數(shù)據(jù)完整性。

-測試內(nèi)容：

(1)恢復(fù)指定文檔，檢查是否完整可用。

(2)恢復(fù)大量數(shù)據(jù)，檢查恢復(fù)速度及成功率。

六、責任與監(jiān)督

（一）責任部門

1.檔案管理員負責文檔的日常管理、存儲及維護。

-具體職責：

(1)負責文檔的收集、整理、分類、編號。

(2)負責文檔的存儲、保管、保密工作。

(3)負責文檔的查閱、借閱、銷毀等流程執(zhí)行。

(4)負責電子文檔的備份、恢復(fù)、權(quán)限管理。

2.各部門負責人對本部門文檔的真實性、完整性負責。

-責任內(nèi)容：

(1)確保部門文檔內(nèi)容準確、完整、合規(guī)。

(2)確保部門文檔及時歸檔，不積壓、不遺漏。

(3)確保部門員工遵守文檔管理規(guī)定。

（二）監(jiān)督機制

1.每季度由公司管理層抽查文檔管理情況，確保規(guī)定執(zhí)行到位。

-抽查內(nèi)容：

(1)紙質(zhì)文檔的存放情況，包括數(shù)量、分類、存放環(huán)境。

(2)電子文檔的備份情況，包括備份頻率、存儲位置、恢復(fù)測試記錄。

(3)文檔查閱、借閱、銷毀的記錄，檢查流程是否規(guī)范。

2.發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為需嚴肅處理，情節(jié)嚴重者將追究相關(guān)責任。

-處理措施：

(1)輕微違規(guī)：警告、通報批評。

(2)嚴重違規(guī)：扣除績效獎金、降級、解除勞動合同。

(3)涉及機密泄露：移交司法機關(guān)處理。

七、附則

本規(guī)定自發(fā)布之日起施行，由公司行政部負責解釋。如有未盡事宜，將根據(jù)實際情況進行調(diào)整。

一、總則

辦公室文檔保管存檔是保障公司信息安全、提高工作效率、便于查閱和追溯的重要環(huán)節(jié)。為規(guī)范文檔管理流程，確保文檔的完整性、安全性和可追溯性，特制定本規(guī)定。

二、文檔分類與標識

（一）文檔分類

1.依據(jù)文檔性質(zhì)分類：

(1)業(yè)務(wù)類文檔（如合同、報告、方案等）

(2)行政類文檔（如會議紀要、通知、制度等）

(3)財務(wù)類文檔（如報銷單、憑證、報表等）

(4)人力資源類文檔（如員工檔案、培訓(xùn)記錄、績效評估等）

(5)技術(shù)類文檔（如設(shè)計圖紙、操作手冊、研發(fā)報告等）

2.依據(jù)保管期限分類：

(1)短期文檔（1年以內(nèi)）

(2)中期文檔（1-5年）

(3)長期文檔（5年以上）

（二）文檔標識

1.每份文檔需標注唯一編號，包括：

(1)部門代碼

(2)文檔類型代碼

(3)年份及順序號

2.標識示例：

-銷售部合同類文檔，2023年001號

-行政部通知類文檔，2023年050號

三、文檔保管流程

（一）文檔創(chuàng)建與初稿

1.文檔需由責任部門或指定人員撰寫，確保內(nèi)容準確、完整。

2.初稿完成后，需經(jīng)審核人簽字確認。

（二）文檔審批與正式歸檔

1.按照公司審批流程完成審批，審批人需在文檔上簽字或電子簽章。

2.審批通過后，文檔進入歸檔環(huán)節(jié)。

（三）文檔存儲與保管

1.紙質(zhì)文檔需存放在指定檔案柜中，按編號順序排列。

2.電子文檔需存儲在指定服務(wù)器或云存儲中，并設(shè)置訪問權(quán)限。

3.定期檢查存儲環(huán)境（如溫濕度、防火防潮），確保文檔安全。

四、文檔查閱與借閱

（一）查閱條件

1.僅限公司內(nèi)部員工，需憑工牌或授權(quán)憑證查閱。

2.外部人員查閱需經(jīng)部門主管批準。

（二）借閱流程

1.借閱人需填寫《文檔借閱申請表》，注明借閱原因、文檔編號及預(yù)計歸還時間。

2.部門主管審批后，由檔案管理員辦理借閱手續(xù)。

3.借閱文檔需在規(guī)定時間內(nèi)歸還，如有損壞需承擔相應(yīng)責任。

五、文檔銷毀與歸檔

（一）文檔銷毀

1.達到保管期限的文檔需按以下步驟銷毀：

(1)填寫《文檔銷毀申請表》，注明銷毀文檔編號及數(shù)量。

(2)部門主管及檔案管理員共同核對，確認銷毀內(nèi)容。

(3)采用碎紙機銷毀或焚燒等方式，確保信息不可恢復(fù)。

(4)銷毀后需記錄銷毀時間及經(jīng)辦人，存檔備查。

（二）電子文檔歸檔

1.電子文檔需定期備份，至少保留兩份副本。

2.備份頻率：

(1)日常備份：每日一次

(2)月度備份：每月最后一天

3.備份數(shù)據(jù)需存儲在異地服務(wù)器或云存儲中，防止數(shù)據(jù)丟失。

六、責任與監(jiān)督

（一）責任部門

1.檔案管理員負責文檔的日常管理、存儲及維護。

2.各部門負責人對本部門文檔的真實性、完整性負責。

（二）監(jiān)督機制

1.每季度由公司管理層抽查文檔管理情況，確保規(guī)定執(zhí)行到位。

2.發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為需嚴肅處理，情節(jié)嚴重者將追究相關(guān)責任。

七、附則

本規(guī)定自發(fā)布之日起施行，由公司行政部負責解釋。如有未盡事宜，將根據(jù)實際情況進行調(diào)整。

一、總則

辦公室文檔保管存檔是保障公司信息安全、提高工作效率、便于查閱和追溯的重要環(huán)節(jié)。為規(guī)范文檔管理流程，確保文檔的完整性、安全性和可追溯性，特制定本規(guī)定。本規(guī)定旨在明確文檔的分類、標識、保管、查閱、銷毀等環(huán)節(jié)的操作細則，適用于公司所有部門和員工。

二、文檔分類與標識

（一）文檔分類

1.依據(jù)文檔性質(zhì)分類：

(1)業(yè)務(wù)類文檔（如合同、報告、方案等）

-合同類文檔：包括但不限于銷售合同、采購合同、服務(wù)協(xié)議等，需注明簽訂日期、有效期、雙方主體信息等關(guān)鍵要素。

-報告類文檔：包括月度/季度/年度工作報告、市場分析報告、項目總結(jié)報告等，需包含數(shù)據(jù)圖表、分析結(jié)論及建議。

-方案類文檔：包括項目實施方案、營銷方案、流程優(yōu)化方案等，需明確目標、步驟、資源配置及預(yù)期成果。

(2)行政類文檔（如會議紀要、通知、制度等）

-會議紀要：需記錄會議時間、地點、參會人員、討論事項、決議及后續(xù)跟進措施。

-通知類文檔：包括部門內(nèi)部通知、公司-wide通知等，需注明發(fā)布日期、發(fā)布人、有效期限及執(zhí)行要求。

-制度類文檔：包括公司規(guī)章制度、操作規(guī)范、行為準則等，需定期更新并組織員工學(xué)習(xí)。

(3)財務(wù)類文檔（如報銷單、憑證、報表等）

-報銷單：需包含費用明細、審批流程、支付方式等信息，并附相關(guān)票據(jù)。

-憑證：包括銀行回單、發(fā)票、收據(jù)等，需按財務(wù)規(guī)定分類歸檔。

-報表：包括財務(wù)報表、預(yù)算表、成本分析表等，需經(jīng)財務(wù)部門審核確認。

(4)人力資源類文檔（如員工檔案、培訓(xùn)記錄、績效評估等）

-員工檔案：包括入職登記表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷證明、獎懲記錄等，需嚴格保密。

-培訓(xùn)記錄：需記錄培訓(xùn)課程內(nèi)容、參訓(xùn)人員、考核結(jié)果等。

-績效評估：包括季度/年度績效評估表、目標達成情況、改進建議等。

(5)技術(shù)類文檔（如設(shè)計圖紙、操作手冊、研發(fā)報告等）

-設(shè)計圖紙：包括產(chǎn)品設(shè)計圖、施工圖紙、平面布局圖等，需標注版本號、修改記錄。

-操作手冊：需詳細說明設(shè)備使用方法、注意事項、常見問題解答等。

-研發(fā)報告：包括實驗數(shù)據(jù)、技術(shù)方案、測試結(jié)果等，需保密等級較高。

2.依據(jù)保管期限分類：

(1)短期文檔（1年以內(nèi)）

-定義：主要為當前業(yè)務(wù)所需，查閱頻率較高，但短期內(nèi)不再使用的文檔。

-示例：月度報告、臨時項目文件、短期合同等。

(2)中期文檔（1-5年）

-定義：為業(yè)務(wù)回顧、審計等需求保留的文檔。

-示例：年度報告、重要項目總結(jié)、中期合同等。

(3)長期文檔（5年以上）

-定義：為合規(guī)要求、歷史追溯等需求保留的文檔。

-示例：長期合同、重大項目檔案、歷史財務(wù)報表等。

（二）文檔標識

1.每份文檔需標注唯一編號，包括：

(1)部門代碼：使用兩位字母表示部門，如“SA”代表銷售部，“AD”代表行政部。

(2)文檔類型代碼：使用一位字母表示文檔類型，如“C”代表合同，“R”代表報告，“N”代表通知。

(3)年份及順序號：年份使用四位數(shù)字，順序號使用三位數(shù)字，如“2023001”。

2.標識示例：

-銷售部合同類文檔，2023年001號：SA-C-2023001

-行政部通知類文檔，2023年050號：AD-N-20230050

3.標識位置：

-紙質(zhì)文檔：標注在文檔首頁右上角或頁眉處。

-電子文檔：在文件名中包含編號，如“SA-C-2023001-銷售合同.pdf”。

三、文檔保管流程

（一）文檔創(chuàng)建與初稿

1.文檔需由責任部門或指定人員撰寫，確保內(nèi)容準確、完整。

-具體要求：

(1)數(shù)據(jù)真實性：所有數(shù)據(jù)需經(jīng)核實，避免錯誤或遺漏。

(2)格式統(tǒng)一性：文檔格式需符合公司規(guī)范，如字體、字號、行距等。

(3)內(nèi)容邏輯性：文檔結(jié)構(gòu)需清晰，論點明確，論據(jù)充分。

2.初稿完成后，需經(jīng)審核人簽字確認。

-審核流程：

(1)撰寫人提交初稿至部門主管。

(2)部門主管審核內(nèi)容、格式及合規(guī)性，簽字確認。

(3)如有修改意見，退回撰寫人修改后重新提交。

（二）文檔審批與正式歸檔

1.按照公司審批流程完成審批，審批人需在文檔上簽字或電子簽章。

-審批流程：

(1)部門主管初步審批。

(2)相關(guān)部門會審（如財務(wù)部、技術(shù)部等）。

(3)公司管理層最終審批。

-審批要求：

(1)審批人需核對文檔內(nèi)容是否完整、合規(guī)。

(2)審批意見需明確記錄，如“同意”“修改后同意”等。

2.審批通過后，文檔進入歸檔環(huán)節(jié)。

-歸檔流程：

(1)檔案管理員接收審批通過的文檔。

(2)根據(jù)文檔分類和編號規(guī)則，錄入電子檔案系統(tǒng)。

(3)將紙質(zhì)文檔按編號順序存放在指定檔案柜中。

（三）文檔存儲與保管

1.紙質(zhì)文檔需存放在指定檔案柜中，按編號順序排列。

-存放要求：

(1)檔案柜需防潮、防火、防蟲蛀，環(huán)境溫度控制在15-25℃，濕度控制在45%-60%。

(2)文檔存放需分層分類，方便查閱。

(3)重要文檔需加鎖保管，并記錄存放位置。

2.電子文檔需存儲在指定服務(wù)器或云存儲中，并設(shè)置訪問權(quán)限。

-存儲要求：

(1)服務(wù)器需定期維護，確保運行穩(wěn)定。

(2)云存儲需選擇可靠服務(wù)商，并簽訂保密協(xié)議。

(3)訪問權(quán)限需按部門分級，如：

-普通員工：可查看本部門文檔。

-部門主管：可查看并修改本部門文檔。

-檔案管理員：可查看所有文檔。

3.定期檢查存儲環(huán)境（如溫濕度、防火防潮），確保文檔安全。

-檢查頻率：

(1)紙質(zhì)文檔：每月檢查一次。

(2)電子文檔：每季度檢查一次服務(wù)器或云存儲備份情況。

-檢查內(nèi)容：

(1)紙質(zhì)文檔：有無霉變、破損、丟失等情況。

(2)電子文檔：備份是否完整、可恢復(fù)，權(quán)限設(shè)置是否正確。

四、文檔查閱與借閱

（一）查閱條件

1.僅限公司內(nèi)部員工，需憑工牌或授權(quán)憑證查閱。

-查閱范圍：

(1)員工只能查閱與其工作相關(guān)的文檔。

(2)不得查閱涉及公司機密或保密等級較高的文檔。

2.外部人員查閱需經(jīng)部門主管批準。

-批準流程：

(1)外部人員提交查閱申請，注明查閱目的、文檔編號及時間。

(2)部門主管審核申請，如同意需簽字批準。

(3)檔案管理員根據(jù)批準文件提供查閱服務(wù)。

-查閱限制：

(1)外部人員只能查閱公開文檔，不得復(fù)制或帶走。

(2)查閱過程需全程監(jiān)督，并記錄查閱內(nèi)容。

（二）借閱流程

1.借閱人需填寫《文檔借閱申請表》，注明借閱原因、文檔編號及預(yù)計歸還時間。

-申請表內(nèi)容：

(1)借閱人姓名、部門、工號。

(2)借閱文檔編號、名稱、類型。

(3)借閱原因、預(yù)計歸還時間。

(4)部門主管審批意見。

2.部門主管審批后，由檔案管理員辦理借閱手續(xù)。

-審批要求：

(1)部門主管需確認借閱人是否有權(quán)查閱該文檔。

(2)部門主管需明確借閱時間，一般不超過一周。

3.借閱文檔需在規(guī)定時間內(nèi)歸還，如有損壞需承擔相應(yīng)責任。

-歸還流程：

(1)借閱人按時歸還文檔，檔案管理員核對無誤后簽字確認。

(2)如文檔有損壞或丟失，借閱人需賠償同等價值的文檔或支付修復(fù)費用。

-賠償標準：

(1)紙質(zhì)文檔：按原價賠償或購買新文檔替換。

(2)電子文檔：需支付數(shù)據(jù)恢復(fù)費用或重新制作成本。

五、文檔銷毀與歸檔

（一）文檔銷毀

1.達到保管期限的文檔需按以下步驟銷毀：

(1)填寫《文檔銷毀申請表》，注明銷毀文檔編號及數(shù)量。

-申請表內(nèi)容：

-銷毀人姓名、部門、工號。

-銷毀文檔編號、名稱、類型、數(shù)量。

-銷毀原因、審批意見。

-銷毀時間、地點、經(jīng)辦人。

(2)部門主管及檔案管理員共同核對，確認銷毀內(nèi)容。

-核對要求：

-確認銷毀文檔與申請表一致。

-確認銷毀數(shù)量準確無誤。

(3)采用碎紙機銷毀或焚燒等