采購合同流程計劃一、采購合同流程概述

采購合同流程計劃是指企業(yè)在采購活動中，從需求識別到合同履行完畢的全過程管理。通過規(guī)范化的流程設(shè)計，確保采購活動高效、透明、合規(guī)，降低采購風(fēng)險，提升采購效益。本流程計劃涵蓋需求確認(rèn)、供應(yīng)商選擇、合同擬定、執(zhí)行監(jiān)控及驗收結(jié)算等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，旨在為企業(yè)提供系統(tǒng)化的采購管理指導(dǎo)。

---

二、采購合同流程詳細(xì)步驟

（一）需求確認(rèn)與審批

1.需求提出

(1)各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求填寫《采購需求申請表》，明確采購物品/服務(wù)的具體規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算及用途。

(2)需求部門提交申請表至采購管理部門審核。

2.需求審批

(1)采購管理部門復(fù)核需求合理性，確認(rèn)預(yù)算及采購必要性。

(2)按權(quán)限層級提交審批，如部門主管、財務(wù)部門及管理層審批（根據(jù)企業(yè)規(guī)定）。

(3)審批通過后，生成《正式采購訂單通知單》。

（二）供應(yīng)商選擇與評估

1.供應(yīng)商篩選

(1)根據(jù)采購需求，通過企業(yè)供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫或市場調(diào)研，初步篩選符合條件的供應(yīng)商。

(2)對供應(yīng)商資質(zhì)進(jìn)行初步審核，包括營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)認(rèn)證、財務(wù)穩(wěn)定性等。

2.供應(yīng)商評估

(1)組織跨部門評估小組，從價格、質(zhì)量、交期、服務(wù)、技術(shù)能力等方面進(jìn)行綜合評分。

(2)采用評分表或矩陣法，例如總分100分，價格占30%、質(zhì)量占40%、交期占20%等權(quán)重分配。

(3)選定Top3供應(yīng)商進(jìn)行最終比選，必要時進(jìn)行樣品測試或商務(wù)談判。

（三）合同擬定與談判

1.合同條款設(shè)計

(1)采購管理部門根據(jù)評估結(jié)果，擬定《采購合同草案》，包含以下核心條款：

-采購標(biāo)的（品名、規(guī)格、數(shù)量、單價）

-付款方式（如預(yù)付款30%、驗收后付款70%）

-交貨時間與地點

-質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)與驗收流程

-違約責(zé)任與爭議解決方式

2.合同談判

(1)與選定的供應(yīng)商就合同條款進(jìn)行商務(wù)談判，重點協(xié)商價格、交期、質(zhì)保期等關(guān)鍵要素。

(2)談判記錄形成《談判紀(jì)要》，經(jīng)雙方確認(rèn)后進(jìn)入合同定稿階段。

（四）合同審批與簽署

1.合同內(nèi)部審批

(1)合同草案提交法務(wù)部門審核合規(guī)性，財務(wù)部門審核資金安排。

(2)按企業(yè)授權(quán)規(guī)定，由采購部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)總監(jiān)及總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。

2.合同簽署

(1)審批通過后，由采購部門與供應(yīng)商正式簽署紙質(zhì)合同，雙方各執(zhí)一份原件。

(2)電子合同需通過合規(guī)的電子簽章系統(tǒng)完成簽署，并保存簽署憑證。

（五）合同執(zhí)行與監(jiān)控

1.訂單下達(dá)

(1)合同簽署后3個工作日內(nèi)，采購部門向供應(yīng)商下達(dá)《采購訂單》，明確交貨時間與細(xì)節(jié)。

(2)供應(yīng)商確認(rèn)訂單后，安排生產(chǎn)或備貨。

2.進(jìn)度跟蹤

(1)采購管理部門每周與供應(yīng)商核對交貨進(jìn)度，確保符合合同約定。

(2)如遇延期，需提前與供應(yīng)商協(xié)商解決方案，并記錄在《合同執(zhí)行監(jiān)控表》中。

（六）驗收與結(jié)算

1.到貨驗收

(1)物品到貨后，由倉儲部門或需求部門按合同標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗收，填寫《驗收報告》。

(2)驗收合格后，通知采購部門辦理入庫及付款申請。

2.賬務(wù)結(jié)算

(1)采購部門提交付款申請至財務(wù)部門，附驗收報告及發(fā)票。

(2)財務(wù)部門審核無誤后，按合同約定支付款項，并更新合同履約狀態(tài)。

（七）合同歸檔與評估

1.合同歸檔

(1)合同履行完畢后，采購管理部門將合同原件及附件整理歸檔，保存期限按企業(yè)檔案管理規(guī)定（如5年或以上）。

(2)建立電子合同管理系統(tǒng)，實現(xiàn)快速檢索與查閱。

2.績效評估

(1)定期（如每季度）對供應(yīng)商履約情況進(jìn)行評估，更新供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。

(2)評估結(jié)果用于優(yōu)化采購策略及供應(yīng)商管理體系。

---

三、注意事項

1.全流程需確保采購行為符合企業(yè)內(nèi)部采購制度及合規(guī)要求。

2.關(guān)鍵節(jié)點（如審批、驗收）需留痕記錄，以備審計或糾紛處理。

3.供應(yīng)商管理需動態(tài)更新，對長期合作的供應(yīng)商可實施年度績效面談。

4.對于高風(fēng)險采購項目（如金額超過100萬元），應(yīng)增加風(fēng)險評估環(huán)節(jié)，并報管理層特別審批。

---

**（三）合同擬定與談判**

1.**合同條款設(shè)計**

*采購管理部門根據(jù)評估結(jié)果，擬定《采購合同草案》，確保條款的清晰性、完整性與可執(zhí)行性。合同草案應(yīng)包含但不限于以下核心內(nèi)容，以明確雙方權(quán)利義務(wù)：

***采購標(biāo)的：**詳細(xì)列明所需物品或服務(wù)的具體名稱、型號、規(guī)格、技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（可引用公認(rèn)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或雙方確認(rèn)的技術(shù)文件編號）、數(shù)量、計量單位。例如，采購“電子測試儀”，需明確型號“XYZ-2000”，精度等級“±0.1%”，數(shù)量“10臺”。

***技術(shù)要求與驗收標(biāo)準(zhǔn)：**明確產(chǎn)品或服務(wù)的具體技術(shù)性能要求、交付物的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗方法、抽樣方案、合格判定標(biāo)準(zhǔn)。約定由哪一方（或第三方機構(gòu)）進(jìn)行驗收，以及驗收的具體流程和時間節(jié)點。

***包裝與標(biāo)識：**規(guī)定物品的包裝方式（如防潮、防震）、運輸方式、標(biāo)志要求（如嘜頭、警示標(biāo)識）等，確保運輸安全和收貨識別。

***交貨時間與地點：**精確約定交貨的起始日期、最終完成日期、具體的交貨地址、交貨方式（如上門交付、指定倉庫提貨）及運輸費用承擔(dān)方。

***付款條件與方式：**明確付款節(jié)點（如預(yù)付款、進(jìn)度款、尾款）的比例、支付條件（如收到發(fā)票后、驗收合格后）、支付方式（如銀行轉(zhuǎn)賬、支票）、賬戶信息。例如，約定“合同簽訂后支付總金額的30%作為預(yù)付款，貨物驗收合格后支付至總金額的70%，余款10%作為質(zhì)量保證金，期滿無質(zhì)量問題后支付”。

***知識產(chǎn)權(quán)：**如涉及，需明確所采購產(chǎn)品或服務(wù)相關(guān)的知識產(chǎn)權(quán)歸屬及使用限制，確保采購方擁有合法使用權(quán)。

***保密條款：**約定雙方在合作過程中獲悉的對方商業(yè)秘密、技術(shù)信息等的保密義務(wù)及違約責(zé)任。

***違約責(zé)任：**詳細(xì)列明雙方可能出現(xiàn)的違約情形（如延遲交貨、延遲付款、質(zhì)量不合格、泄露保密信息等）及其對應(yīng)的處理方式，包括但不限于賠償計算方法、合同解除條件等。

***不可抗力：**定義不可抗力事件的范圍，約定發(fā)生不可抗力時的處理原則，如延期履行、部分或全部免責(zé)等。

***爭議解決：**明確發(fā)生爭議時的解決途徑，如友好協(xié)商、向指定仲裁委員會申請仲裁（需明確仲裁機構(gòu)）或向有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟（需明確法院地域）。

***合同生效與終止：**約定合同生效條件（如雙方簽字蓋章后生效）及合同正常終止和提前終止的條件、程序。

***附件：**合同可附有技術(shù)規(guī)格書、圖紙、樣品確認(rèn)單、價格明細(xì)表等，作為合同不可分割的一部分。

*合同文本應(yīng)使用規(guī)范、無歧義的術(shù)語，并由法務(wù)或合同管理人員進(jìn)行合規(guī)性校驗。

2.**合同談判**

*與選定的供應(yīng)商就合同條款進(jìn)行商務(wù)和技術(shù)層面的談判。談判目標(biāo)是達(dá)成雙方均可接受的合作條件。重點協(xié)商的內(nèi)容通常包括：

***價格：**基于市場行情、供應(yīng)商報價、成本分析及采購方的預(yù)算進(jìn)行協(xié)商。可探討價格結(jié)構(gòu)（固定總價、單價合同）、付款周期等。

***交期：**根據(jù)采購方的生產(chǎn)或使用計劃，與供應(yīng)商協(xié)商合理的生產(chǎn)周期和交貨時間，確保按時滿足需求。

***質(zhì)量保證：**談判質(zhì)保期長度、保修條款、不合格品的處理方式（如退貨、換貨、維修）、供應(yīng)商提供的質(zhì)量服務(wù)體系。

***服務(wù)水平：**如適用，協(xié)商供應(yīng)商需提供的配套服務(wù)內(nèi)容，如技術(shù)支持、培訓(xùn)、備件供應(yīng)、售后服務(wù)響應(yīng)時間等。

***風(fēng)險分擔(dān)：**明確合同履行中可能出現(xiàn)的風(fēng)險（如市場波動、技術(shù)變更）由哪一方承擔(dān)或如何分擔(dān)。

*談判過程中，應(yīng)詳細(xì)記錄各項討論內(nèi)容、提出的解決方案及最終達(dá)成的共識。形成《合同談判紀(jì)要》，并由雙方授權(quán)代表簽字確認(rèn)。該紀(jì)要作為后續(xù)合同定稿的重要依據(jù)，有助于明確雙方意圖，減少后續(xù)爭議。

**（四）合同審批與簽署**

1.**合同內(nèi)部審批**

*合同草案在正式簽署前，需經(jīng)過企業(yè)內(nèi)部的合規(guī)性審查和授權(quán)審批流程，以確保合同的合法性、合理性，并符合企業(yè)內(nèi)部風(fēng)險控制要求。

***業(yè)務(wù)部門審核：**采購部門首先確認(rèn)合同內(nèi)容是否滿足業(yè)務(wù)需求，交貨期、技術(shù)參數(shù)等是否準(zhǔn)確無誤。

***法務(wù)部門審核：**法務(wù)或合同管理人員重點審查合同條款的合法性、完整性、風(fēng)險點及權(quán)利義務(wù)的公平性，提出修改或完善建議。確保合同語言嚴(yán)謹(jǐn)，責(zé)任界定清晰，避免潛在的法律風(fēng)險。

***財務(wù)部門審核：**財務(wù)部門從資金支付角度審核合同，確認(rèn)金額、付款條件、發(fā)票要求等是否符合財務(wù)制度，預(yù)算是否已獲批。

***授權(quán)審批：**審核通過后，合同草案按照企業(yè)內(nèi)部規(guī)定的權(quán)限矩陣進(jìn)行逐級審批。審批層級通?；诤贤痤~的大小、采購項目的風(fēng)險等級以及企業(yè)內(nèi)部管理制度。例如，小額合同可能只需部門負(fù)責(zé)人審批，而大額或高風(fēng)險合同則需經(jīng)采購總監(jiān)、財務(wù)總監(jiān)乃至公司管理層（如總經(jīng)理）審批同意。

***審批記錄：**每一級的審批意見和審批人簽名/簽章均需清晰記錄在案，形成完整的審批鏈條。

2.**合同簽署**

*審批流程完成后，采購部門持已批準(zhǔn)的合同正本及相關(guān)文件，與供應(yīng)商進(jìn)行最終的合同簽署。

***紙質(zhì)合同簽署：**雙方授權(quán)代表在合同正本上簽字并加蓋公司公章或合同專用章。確保簽字人具有相應(yīng)的授權(quán)，公章清晰、合規(guī)。簽署時應(yīng)核對合同各頁是否齊全，條款無涂改（或涂改處有雙方簽字確認(rèn)）。

***電子合同簽署：**如企業(yè)采用電子簽章系統(tǒng)，應(yīng)通過合規(guī)的電子簽名平臺進(jìn)行簽署。確保電子簽名符合法律規(guī)定的要求（如基于可靠身份認(rèn)證），并能生成有效的電子簽章憑證。雙方應(yīng)確認(rèn)電子合同的效力等同于紙質(zhì)合同。

*簽署完成后，采購部門應(yīng)妥善保管合同原件（紙質(zhì)或電子形式），并將合同副本分發(fā)給相關(guān)業(yè)務(wù)部門、倉庫、財務(wù)部門等后續(xù)使用方，確保信息同步。同時，應(yīng)建立合同臺賬，對已簽署合同進(jìn)行編號和管理。

**（五）合同執(zhí)行與監(jiān)控**

1.**訂單下達(dá)**

*合同簽署生效后，采購管理部門應(yīng)在約定的時間內(nèi)或根據(jù)合同規(guī)定，向供應(yīng)商正式下達(dá)《采購訂單》（PurchaseOrder,PO）?！恫少徲唵巍肥枪?yīng)商履行合同的主要依據(jù)，應(yīng)包含合同中確認(rèn)的關(guān)鍵信息，如：

*供應(yīng)商信息（名稱、地址、聯(lián)系人）。

*訂單編號、合同編號。

*物品/服務(wù)描述（品名、規(guī)格、數(shù)量、單價）。

*交貨日期和地點。

*質(zhì)量要求及驗收標(biāo)準(zhǔn)引用。

*包裝要求。

*付款條件。

*特殊指示或備注。

*采購部門應(yīng)向供應(yīng)商發(fā)送《采購訂單》，并可要求供應(yīng)商在確認(rèn)后回復(fù)確認(rèn)函或郵件，以確認(rèn)其已收到并理解訂單內(nèi)容。此確認(rèn)過程有助于及早發(fā)現(xiàn)潛在問題。

2.**進(jìn)度跟蹤**

*合同執(zhí)行期間，采購管理部門需對供應(yīng)商的履約情況進(jìn)行持續(xù)跟蹤和管理，確保合同按時、按質(zhì)、按量履行。

***建立跟蹤機制：**可通過定期（如每周或每兩周）與供應(yīng)商溝通、查閱供應(yīng)商提供的生產(chǎn)進(jìn)度報告或發(fā)貨通知、核對物流信息（如運輸單號）等方式進(jìn)行跟蹤。

***關(guān)鍵節(jié)點監(jiān)控：**重點監(jiān)控交貨前的生產(chǎn)準(zhǔn)備情況、發(fā)貨過程、運輸狀態(tài)及預(yù)計到貨時間。

***異常情況處理：**如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商可能無法按時交貨（延期風(fēng)險）或其他履約問題（如質(zhì)量初步反饋不佳），采購部門應(yīng)立即與供應(yīng)商溝通，了解原因，評估影響。根據(jù)合同約定，探討解決方案，如協(xié)商調(diào)整交貨期、要求提供補救措施（如加急運輸、補充質(zhì)檢）等。所有溝通和處理過程應(yīng)做好記錄，更新到《合同執(zhí)行監(jiān)控表》或相關(guān)管理系統(tǒng)中。

***風(fēng)險預(yù)警：**對于可能影響合同履行的風(fēng)險，應(yīng)及時上報管理層，并采取預(yù)防措施。

**（六）驗收與結(jié)算**

1.**到貨驗收**

*物品（或服務(wù)完成節(jié)點）到達(dá)指定地點后，需按照合同約定的驗收標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行檢驗。驗收是控制采購質(zhì)量、確認(rèn)履約完成的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

***指定驗收部門/人員：**通常由采購部門組織，可聯(lián)合需求部門（使用方）、質(zhì)量部門（如適用）、倉庫管理人員共同參與驗收。

***驗收依據(jù)：**主要依據(jù)合同條款、技術(shù)規(guī)格書、圖紙、樣品確認(rèn)單、相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等。

***驗收內(nèi)容：**

***數(shù)量核對：**確認(rèn)到貨數(shù)量與訂單/發(fā)票一致。

***外觀檢查：**檢查包裝是否完好、有無破損、受潮等情況；檢查外包裝嘜頭是否清晰、正確。

***標(biāo)識核對：**確認(rèn)產(chǎn)品標(biāo)識（如型號、序列號等）與合同要求一致。

***質(zhì)量抽檢/全檢：**根據(jù)合同約定，進(jìn)行抽樣檢測或全部檢測，驗證產(chǎn)品是否滿足質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。

***驗收記錄：**驗收過程和結(jié)果應(yīng)詳細(xì)記錄在《驗收報告》（AcceptanceReport）中，包括驗收日期、參與人員、檢驗項目、檢驗結(jié)果（合格/不合格）、不合格項描述及處理意見（如退貨、換貨、返工）、最終驗收結(jié)論等?！厄炇請蟾妗沸栌蓞⑴c驗收各方簽字確認(rèn)。

***特殊情況處理：**如發(fā)現(xiàn)數(shù)量短缺、包裝破損、質(zhì)量不合格等問題，應(yīng)立即停止驗收，隔離問題貨物，拍照取證，并書面通知采購部門和相關(guān)方，啟動合同約定的爭議處理或索賠流程。

2.**賬務(wù)結(jié)算**

*驗收合格后，采購流程進(jìn)入財務(wù)結(jié)算階段，確保供應(yīng)商獲得應(yīng)有的貨款，企業(yè)資金安全。

***提交付款申請：**驗收合格的，驗收部門（或采購部門）根據(jù)《驗收報告》等有效單據(jù)，在ERP系統(tǒng)或付款申請表中提交付款申請，注明合同編號、訂單號、發(fā)票號碼、應(yīng)付金額、預(yù)計付款日期等。

***單據(jù)審核：**財務(wù)部門對付款申請進(jìn)行審核，重點核對以下單據(jù)的一致性：

*采購合同。

*采購訂單。

*發(fā)票（需核對發(fā)票信息與合同、訂單是否一致，金額是否正確，是否合規(guī)）。

*驗收報告（證明貨物已合格接收）。

*采購申請/預(yù)算憑證。

***資金安排：**財務(wù)部門確認(rèn)無誤后，根據(jù)企業(yè)資金計劃和審批權(quán)限，安排支付。對于約定了付款條件的（如預(yù)付款、進(jìn)度款、尾款），需確保在滿足合同約定的付款條件時才執(zhí)行支付。

***支付執(zhí)行與憑證：**通過銀行轉(zhuǎn)賬等方式支付款項，并獲取銀行回單。將支付憑證與相關(guān)單據(jù)一起歸檔。

***更新記錄：**財務(wù)系統(tǒng)記錄付款信息，更新合同款項支付狀態(tài)。采購部門也應(yīng)在合同管理臺賬中更新付款記錄。

**（七）合同歸檔與評估**

1.**合同歸檔**

*合同及相關(guān)文件的處理完成后，需按照企業(yè)的檔案管理規(guī)定進(jìn)行系統(tǒng)性歸檔，以便于后續(xù)查閱、審計和追溯。

***歸檔范圍：**通常包括但不限于：

*正式合同文本（紙質(zhì)或電子版）。

*所有相關(guān)的附件（如技術(shù)規(guī)格、圖紙、樣品確認(rèn)記錄等）。

*審批過程中的所有文件（如審批單、審核意見）。

*談判過程中的重要記錄（如談判紀(jì)要）。

*執(zhí)行過程中的關(guān)鍵文件（如采購訂單、驗收報告、物流單據(jù)、付款憑證）。

*合同履行期間的重要溝通記錄（如郵件、會議紀(jì)要）。

***歸檔方式：**可采用物理歸檔（將紙質(zhì)文件放入檔案盒，存放在指定檔案室）或電子歸檔（將電子文件上傳至企業(yè)文檔管理系統(tǒng)或電子檔案系統(tǒng)）的方式，或兩者結(jié)合。無論何種方式，均需確保存儲安全、環(huán)境適宜、便于查找。

***歸檔期限：**合同的歸檔期限通常根據(jù)其重要性、金額大小及企業(yè)內(nèi)部檔案管理制度確定，一般建議至少保存5年或更長，特別是對于金額較大、周期較長或涉及重要技術(shù)的合同。

***索引與檢索：**建立清晰的合同檔案索引，或利用電子系統(tǒng)的檢索功能，確保需要時能夠快速、準(zhǔn)確地找到相關(guān)檔案。

2.**績效評估**

*定期對已完成合同的供應(yīng)商履約表現(xiàn)進(jìn)行評估，是持續(xù)改進(jìn)采購管理、優(yōu)化供應(yīng)商組合的重要手段。

***評估周期：**可按季度、半年度或年度進(jìn)行評估。對于長期合作的供應(yīng)商，可建立年度績效面談機制。

***評估內(nèi)容：**評估維度通常包括：

***質(zhì)量表現(xiàn)：**交貨批次合格率、期內(nèi)出現(xiàn)的不合格次數(shù)及嚴(yán)重程度、質(zhì)量投訴情況。

***交付表現(xiàn)：**按時交貨率、平均交貨周期、延期次數(shù)及原因。

***價格表現(xiàn)：**實際采購價格與市場價格的對比、價格競爭力、價格談判能力。

***服務(wù)表現(xiàn)：**響應(yīng)速度、配合度、技術(shù)支持效果（如適用）、配合度。

***配合度與溝通：**在合作過程中的整體合作態(tài)度、溝通效率、問題解決能力。

***合規(guī)性：**是否遵守合同約定條款、是否有過違規(guī)行為記錄。

***評估方法：**可結(jié)合定量數(shù)據(jù)（如合格率、準(zhǔn)時率）和定性評價（如溝通感受）。使用評分表或平衡計分卡（BSC）等工具進(jìn)行量化評估。

***結(jié)果應(yīng)用：**

***更新供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫：**根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行評級（如優(yōu)秀、良好、合格、不合格），更新供應(yīng)商績效檔案。

***優(yōu)化采購策略：**對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，可考慮增加采購份額、建立戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系；對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，可要求其改進(jìn)，或考慮減少合作、尋找替代供應(yīng)商。

***改進(jìn)內(nèi)部流程：**分析供應(yīng)商績效背后的原因，反思自身采購流程是否存在可改進(jìn)之處，推動內(nèi)部管理優(yōu)化。

---

一、采購合同流程概述

采購合同流程計劃是指企業(yè)在采購活動中，從需求識別到合同履行完畢的全過程管理。通過規(guī)范化的流程設(shè)計，確保采購活動高效、透明、合規(guī)，降低采購風(fēng)險，提升采購效益。本流程計劃涵蓋需求確認(rèn)、供應(yīng)商選擇、合同擬定、執(zhí)行監(jiān)控及驗收結(jié)算等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，旨在為企業(yè)提供系統(tǒng)化的采購管理指導(dǎo)。

---

二、采購合同流程詳細(xì)步驟

（一）需求確認(rèn)與審批

1.需求提出

(1)各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求填寫《采購需求申請表》，明確采購物品/服務(wù)的具體規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算及用途。

(2)需求部門提交申請表至采購管理部門審核。

2.需求審批

(1)采購管理部門復(fù)核需求合理性，確認(rèn)預(yù)算及采購必要性。

(2)按權(quán)限層級提交審批，如部門主管、財務(wù)部門及管理層審批（根據(jù)企業(yè)規(guī)定）。

(3)審批通過后，生成《正式采購訂單通知單》。

（二）供應(yīng)商選擇與評估

1.供應(yīng)商篩選

(1)根據(jù)采購需求，通過企業(yè)供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫或市場調(diào)研，初步篩選符合條件的供應(yīng)商。

(2)對供應(yīng)商資質(zhì)進(jìn)行初步審核，包括營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)認(rèn)證、財務(wù)穩(wěn)定性等。

2.供應(yīng)商評估

(1)組織跨部門評估小組，從價格、質(zhì)量、交期、服務(wù)、技術(shù)能力等方面進(jìn)行綜合評分。

(2)采用評分表或矩陣法，例如總分100分，價格占30%、質(zhì)量占40%、交期占20%等權(quán)重分配。

(3)選定Top3供應(yīng)商進(jìn)行最終比選，必要時進(jìn)行樣品測試或商務(wù)談判。

（三）合同擬定與談判

1.合同條款設(shè)計

(1)采購管理部門根據(jù)評估結(jié)果，擬定《采購合同草案》，包含以下核心條款：

-采購標(biāo)的（品名、規(guī)格、數(shù)量、單價）

-付款方式（如預(yù)付款30%、驗收后付款70%）

-交貨時間與地點

-質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)與驗收流程

-違約責(zé)任與爭議解決方式

2.合同談判

(1)與選定的供應(yīng)商就合同條款進(jìn)行商務(wù)談判，重點協(xié)商價格、交期、質(zhì)保期等關(guān)鍵要素。

(2)談判記錄形成《談判紀(jì)要》，經(jīng)雙方確認(rèn)后進(jìn)入合同定稿階段。

（四）合同審批與簽署

1.合同內(nèi)部審批

(1)合同草案提交法務(wù)部門審核合規(guī)性，財務(wù)部門審核資金安排。

(2)按企業(yè)授權(quán)規(guī)定，由采購部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)總監(jiān)及總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。

2.合同簽署

(1)審批通過后，由采購部門與供應(yīng)商正式簽署紙質(zhì)合同，雙方各執(zhí)一份原件。

(2)電子合同需通過合規(guī)的電子簽章系統(tǒng)完成簽署，并保存簽署憑證。

（五）合同執(zhí)行與監(jiān)控

1.訂單下達(dá)

(1)合同簽署后3個工作日內(nèi)，采購部門向供應(yīng)商下達(dá)《采購訂單》，明確交貨時間與細(xì)節(jié)。

(2)供應(yīng)商確認(rèn)訂單后，安排生產(chǎn)或備貨。

2.進(jìn)度跟蹤

(1)采購管理部門每周與供應(yīng)商核對交貨進(jìn)度，確保符合合同約定。

(2)如遇延期，需提前與供應(yīng)商協(xié)商解決方案，并記錄在《合同執(zhí)行監(jiān)控表》中。

（六）驗收與結(jié)算

1.到貨驗收

(1)物品到貨后，由倉儲部門或需求部門按合同標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗收，填寫《驗收報告》。

(2)驗收合格后，通知采購部門辦理入庫及付款申請。

2.賬務(wù)結(jié)算

(1)采購部門提交付款申請至財務(wù)部門，附驗收報告及發(fā)票。

(2)財務(wù)部門審核無誤后，按合同約定支付款項，并更新合同履約狀態(tài)。

（七）合同歸檔與評估

1.合同歸檔

(1)合同履行完畢后，采購管理部門將合同原件及附件整理歸檔，保存期限按企業(yè)檔案管理規(guī)定（如5年或以上）。

(2)建立電子合同管理系統(tǒng)，實現(xiàn)快速檢索與查閱。

2.績效評估

(1)定期（如每季度）對供應(yīng)商履約情況進(jìn)行評估，更新供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。

(2)評估結(jié)果用于優(yōu)化采購策略及供應(yīng)商管理體系。

---

三、注意事項

1.全流程需確保采購行為符合企業(yè)內(nèi)部采購制度及合規(guī)要求。

2.關(guān)鍵節(jié)點（如審批、驗收）需留痕記錄，以備審計或糾紛處理。

3.供應(yīng)商管理需動態(tài)更新，對長期合作的供應(yīng)商可實施年度績效面談。

4.對于高風(fēng)險采購項目（如金額超過100萬元），應(yīng)增加風(fēng)險評估環(huán)節(jié)，并報管理層特別審批。

---

**（三）合同擬定與談判**

1.**合同條款設(shè)計**

*采購管理部門根據(jù)評估結(jié)果，擬定《采購合同草案》，確保條款的清晰性、完整性與可執(zhí)行性。合同草案應(yīng)包含但不限于以下核心內(nèi)容，以明確雙方權(quán)利義務(wù)：

***采購標(biāo)的：**詳細(xì)列明所需物品或服務(wù)的具體名稱、型號、規(guī)格、技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（可引用公認(rèn)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或雙方確認(rèn)的技術(shù)文件編號）、數(shù)量、計量單位。例如，采購“電子測試儀”，需明確型號“XYZ-2000”，精度等級“±0.1%”，數(shù)量“10臺”。

***技術(shù)要求與驗收標(biāo)準(zhǔn)：**明確產(chǎn)品或服務(wù)的具體技術(shù)性能要求、交付物的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗方法、抽樣方案、合格判定標(biāo)準(zhǔn)。約定由哪一方（或第三方機構(gòu)）進(jìn)行驗收，以及驗收的具體流程和時間節(jié)點。

***包裝與標(biāo)識：**規(guī)定物品的包裝方式（如防潮、防震）、運輸方式、標(biāo)志要求（如嘜頭、警示標(biāo)識）等，確保運輸安全和收貨識別。

***交貨時間與地點：**精確約定交貨的起始日期、最終完成日期、具體的交貨地址、交貨方式（如上門交付、指定倉庫提貨）及運輸費用承擔(dān)方。

***付款條件與方式：**明確付款節(jié)點（如預(yù)付款、進(jìn)度款、尾款）的比例、支付條件（如收到發(fā)票后、驗收合格后）、支付方式（如銀行轉(zhuǎn)賬、支票）、賬戶信息。例如，約定“合同簽訂后支付總金額的30%作為預(yù)付款，貨物驗收合格后支付至總金額的70%，余款10%作為質(zhì)量保證金，期滿無質(zhì)量問題后支付”。

***知識產(chǎn)權(quán)：**如涉及，需明確所采購產(chǎn)品或服務(wù)相關(guān)的知識產(chǎn)權(quán)歸屬及使用限制，確保采購方擁有合法使用權(quán)。

***保密條款：**約定雙方在合作過程中獲悉的對方商業(yè)秘密、技術(shù)信息等的保密義務(wù)及違約責(zé)任。

***違約責(zé)任：**詳細(xì)列明雙方可能出現(xiàn)的違約情形（如延遲交貨、延遲付款、質(zhì)量不合格、泄露保密信息等）及其對應(yīng)的處理方式，包括但不限于賠償計算方法、合同解除條件等。

***不可抗力：**定義不可抗力事件的范圍，約定發(fā)生不可抗力時的處理原則，如延期履行、部分或全部免責(zé)等。

***爭議解決：**明確發(fā)生爭議時的解決途徑，如友好協(xié)商、向指定仲裁委員會申請仲裁（需明確仲裁機構(gòu)）或向有管轄權(quán)的人民法院提起訴訟（需明確法院地域）。

***合同生效與終止：**約定合同生效條件（如雙方簽字蓋章后生效）及合同正常終止和提前終止的條件、程序。

***附件：**合同可附有技術(shù)規(guī)格書、圖紙、樣品確認(rèn)單、價格明細(xì)表等，作為合同不可分割的一部分。

*合同文本應(yīng)使用規(guī)范、無歧義的術(shù)語，并由法務(wù)或合同管理人員進(jìn)行合規(guī)性校驗。

2.**合同談判**

*與選定的供應(yīng)商就合同條款進(jìn)行商務(wù)和技術(shù)層面的談判。談判目標(biāo)是達(dá)成雙方均可接受的合作條件。重點協(xié)商的內(nèi)容通常包括：

***價格：**基于市場行情、供應(yīng)商報價、成本分析及采購方的預(yù)算進(jìn)行協(xié)商?？商接憙r格結(jié)構(gòu)（固定總價、單價合同）、付款周期等。

***交期：**根據(jù)采購方的生產(chǎn)或使用計劃，與供應(yīng)商協(xié)商合理的生產(chǎn)周期和交貨時間，確保按時滿足需求。

***質(zhì)量保證：**談判質(zhì)保期長度、保修條款、不合格品的處理方式（如退貨、換貨、維修）、供應(yīng)商提供的質(zhì)量服務(wù)體系。

***服務(wù)水平：**如適用，協(xié)商供應(yīng)商需提供的配套服務(wù)內(nèi)容，如技術(shù)支持、培訓(xùn)、備件供應(yīng)、售后服務(wù)響應(yīng)時間等。

***風(fēng)險分擔(dān)：**明確合同履行中可能出現(xiàn)的風(fēng)險（如市場波動、技術(shù)變更）由哪一方承擔(dān)或如何分擔(dān)。

*談判過程中，應(yīng)詳細(xì)記錄各項討論內(nèi)容、提出的解決方案及最終達(dá)成的共識。形成《合同談判紀(jì)要》，并由雙方授權(quán)代表簽字確認(rèn)。該紀(jì)要作為后續(xù)合同定稿的重要依據(jù)，有助于明確雙方意圖，減少后續(xù)爭議。

**（四）合同審批與簽署**

1.**合同內(nèi)部審批**

*合同草案在正式簽署前，需經(jīng)過企業(yè)內(nèi)部的合規(guī)性審查和授權(quán)審批流程，以確保合同的合法性、合理性，并符合企業(yè)內(nèi)部風(fēng)險控制要求。

***業(yè)務(wù)部門審核：**采購部門首先確認(rèn)合同內(nèi)容是否滿足業(yè)務(wù)需求，交貨期、技術(shù)參數(shù)等是否準(zhǔn)確無誤。

***法務(wù)部門審核：**法務(wù)或合同管理人員重點審查合同條款的合法性、完整性、風(fēng)險點及權(quán)利義務(wù)的公平性，提出修改或完善建議。確保合同語言嚴(yán)謹(jǐn)，責(zé)任界定清晰，避免潛在的法律風(fēng)險。

***財務(wù)部門審核：**財務(wù)部門從資金支付角度審核合同，確認(rèn)金額、付款條件、發(fā)票要求等是否符合財務(wù)制度，預(yù)算是否已獲批。

***授權(quán)審批：**審核通過后，合同草案按照企業(yè)內(nèi)部規(guī)定的權(quán)限矩陣進(jìn)行逐級審批。審批層級通?；诤贤痤~的大小、采購項目的風(fēng)險等級以及企業(yè)內(nèi)部管理制度。例如，小額合同可能只需部門負(fù)責(zé)人審批，而大額或高風(fēng)險合同則需經(jīng)采購總監(jiān)、財務(wù)總監(jiān)乃至公司管理層（如總經(jīng)理）審批同意。

***審批記錄：**每一級的審批意見和審批人簽名/簽章均需清晰記錄在案，形成完整的審批鏈條。

2.**合同簽署**

*審批流程完成后，采購部門持已批準(zhǔn)的合同正本及相關(guān)文件，與供應(yīng)商進(jìn)行最終的合同簽署。

***紙質(zhì)合同簽署：**雙方授權(quán)代表在合同正本上簽字并加蓋公司公章或合同專用章。確保簽字人具有相應(yīng)的授權(quán)，公章清晰、合規(guī)。簽署時應(yīng)核對合同各頁是否齊全，條款無涂改（或涂改處有雙方簽字確認(rèn)）。

***電子合同簽署：**如企業(yè)采用電子簽章系統(tǒng)，應(yīng)通過合規(guī)的電子簽名平臺進(jìn)行簽署。確保電子簽名符合法律規(guī)定的要求（如基于可靠身份認(rèn)證），并能生成有效的電子簽章憑證。雙方應(yīng)確認(rèn)電子合同的效力等同于紙質(zhì)合同。

*簽署完成后，采購部門應(yīng)妥善保管合同原件（紙質(zhì)或電子形式），并將合同副本分發(fā)給相關(guān)業(yè)務(wù)部門、倉庫、財務(wù)部門等后續(xù)使用方，確保信息同步。同時，應(yīng)建立合同臺賬，對已簽署合同進(jìn)行編號和管理。

**（五）合同執(zhí)行與監(jiān)控**

1.**訂單下達(dá)**

*合同簽署生效后，采購管理部門應(yīng)在約定的時間內(nèi)或根據(jù)合同規(guī)定，向供應(yīng)商正式下達(dá)《采購訂單》（PurchaseOrder,PO）。《采購訂單》是供應(yīng)商履行合同的主要依據(jù)，應(yīng)包含合同中確認(rèn)的關(guān)鍵信息，如：

*供應(yīng)商信息（名稱、地址、聯(lián)系人）。

*訂單編號、合同編號。

*物品/服務(wù)描述（品名、規(guī)格、數(shù)量、單價）。

*交貨日期和地點。

*質(zhì)量要求及驗收標(biāo)準(zhǔn)引用。

*包裝要求。

*付款條件。

*特殊指示或備注。

*采購部門應(yīng)向供應(yīng)商發(fā)送《采購訂單》，并可要求供應(yīng)商在確認(rèn)后回復(fù)確認(rèn)函或郵件，以確認(rèn)其已收到并理解訂單內(nèi)容。此確認(rèn)過程有助于及早發(fā)現(xiàn)潛在問題。

2.**進(jìn)度跟蹤**

*合同執(zhí)行期間，采購管理部門需對供應(yīng)商的履約情況進(jìn)行持續(xù)跟蹤和管理，確保合同按時、按質(zhì)、按量履行。

***建立跟蹤機制：**可通過定期（如每周或每兩周）與供應(yīng)商溝通、查閱供應(yīng)商提供的生產(chǎn)進(jìn)度報告或發(fā)貨通知、核對物流信息（如運輸單號）等方式進(jìn)行跟蹤。

***關(guān)鍵節(jié)點監(jiān)控：**重點監(jiān)控交貨前的生產(chǎn)準(zhǔn)備情況、發(fā)貨過程、運輸狀態(tài)及預(yù)計到貨時間。

***異常情況處理：**如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商可能無法按時交貨（延期風(fēng)險）或其他履約問題（如質(zhì)量初步反饋不佳），采購部門應(yīng)立即與供應(yīng)商溝通，了解原因，評估影響。根據(jù)合同約定，探討解決方案，如協(xié)商調(diào)整交貨期、要求提供補救措施（如加急運輸、補充質(zhì)檢）等。所有溝通和處理過程應(yīng)做好記錄，更新到《合同執(zhí)行監(jiān)控表》或相關(guān)管理系統(tǒng)中。

***風(fēng)險預(yù)警：**對于可能影響合同履行的風(fēng)險，應(yīng)及時上報管理層，并采取預(yù)防措施。

**（六）驗收與結(jié)算**

1.**到貨驗收**

*物品（或服務(wù)完成節(jié)點）到達(dá)指定地點后，需按照合同約定的驗收標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行檢驗。驗收是控制采購質(zhì)量、確認(rèn)履約完成的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

***指定驗收部門/人員：**通常由采購部門組織，可聯(lián)合需求部門（使用方）、質(zhì)量部門（如適用）、倉庫管理人員共同參與驗收。

***驗收依據(jù)：**主要依據(jù)合同條款、技術(shù)規(guī)格書、圖紙、樣品確認(rèn)單、相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等。

***驗收內(nèi)容：**

***數(shù)量核對：**確認(rèn)到貨數(shù)量與訂單/發(fā)票一致。

***外觀檢查：**檢查包裝是否完好、有無破損、受潮等情況；檢查外包裝嘜頭是否清晰、正確。

***標(biāo)識核對：**確認(rèn)產(chǎn)品標(biāo)識（如型號、序列號等）與合同要求一致。

***質(zhì)量抽檢/全檢：**根據(jù)合同約定，進(jìn)行抽樣檢測或全部檢測，驗證產(chǎn)品是否滿足質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。

***驗收記錄：**驗收過程和結(jié)果應(yīng)詳細(xì)記錄在《驗收報告》（AcceptanceReport）中，包括驗收日期、參與人員、檢驗項目、檢驗結(jié)果（合格/不合格）、不合格項描述及處理意見（如退貨、換貨、返工）、最終驗收結(jié)論等。《驗收報告》需由參與驗收各方簽字確認(rèn)。

***特殊情況處理：**如發(fā)現(xiàn)數(shù)量短缺、包裝破損、質(zhì)量不合格等問題，應(yīng)立即停止驗收，隔離問題貨物，拍照取證，并書面通知采購部門和相關(guān)方，啟動合同約定的爭議處理或索賠流程。

2.**賬務(wù)結(jié)算**

*驗收合格后，采購流程進(jìn)入財務(wù)結(jié)算階段，確保供應(yīng)商獲得應(yīng)有的貨款，企業(yè)資金安全。

***提交付款申請：**驗收合格的，驗收部門（或采購部門）根據(jù)《驗收報告》等有效單據(jù)，在ERP系統(tǒng)或付款申請表中提交付款申請，注明合同編號、訂單號、發(fā)票號碼、應(yīng)付金額、預(yù)計付款日期等。

***單據(jù)審核：**財務(wù)部門對付款申請進(jìn)行審核，重點核對以下單據(jù)的一致性：

*采購合同。

*采購訂單。

*發(fā)票（需核對發(fā)票信息與合同、訂單是否一致，金額是否正確，是否合規(guī)）。

*驗收報告（證明貨物已合格接收）。