企業(yè)印章管理內(nèi)部控制手冊一、總則（一）目的為規(guī)范企業(yè)印章管理流程，強化內(nèi)部控制機制，防范因印章使用不當(dāng)引發(fā)的法律風(fēng)險與經(jīng)營風(fēng)險，依據(jù)《中華人民共和國公司法》《印章治安管理辦法》等法律法規(guī)及企業(yè)內(nèi)部管理制度，結(jié)合企業(yè)實際運營需求，制定本印章管理內(nèi)部控制手冊。（二）適用范圍本手冊適用于企業(yè)總部及各下屬分支機構(gòu)（含全資、控股子公司）的公章、合同專用章、財務(wù)專用章、法定代表人章、發(fā)票專用章、部門專用章等各類印章的全生命周期管理（刻制、啟用、使用、保管、交接、廢止、銷毀）。（三）印章定義及分類1.公章：代表企業(yè)法人主體資格，用于對外公文、函件、授權(quán)書、證明文件、工商登記等需以企業(yè)名義出具的文書。2.合同專用章：專用于企業(yè)各類經(jīng)濟合同、協(xié)議的簽署，明確合同主體的法律責(zé)任。3.財務(wù)專用章：用于財務(wù)票據(jù)（如支票、匯票）、銀行結(jié)算憑證、財務(wù)報表、稅務(wù)申報等財務(wù)類文書，與法定代表人章共同構(gòu)成資金支付的印鑒組合。4.法定代表人章：代表企業(yè)法定代表人的簽字效力，常用于財務(wù)支付、合同簽署（需與公章/合同章配合）、法定代表人授權(quán)等場景。5.發(fā)票專用章：專用于增值稅發(fā)票、普通發(fā)票等稅務(wù)票據(jù)的開具，需在稅務(wù)部門備案樣式。6.部門專用章：僅限企業(yè)內(nèi)部部門使用，用于部門內(nèi)部文件、工作聯(lián)系單等，不得對外代表企業(yè)簽署合同或出具法律文書。二、管理職責(zé)（一）行政管理部門（或綜合管理部）作為印章管理的歸口部門，統(tǒng)籌全企業(yè)印章的全生命周期管理：制定、修訂印章管理制度及操作細(xì)則，確保制度貼合業(yè)務(wù)實際；審核印章刻制、啟用、廢止、銷毀的申請，監(jiān)督流程合規(guī)性；選擇合法合規(guī)的印章刻制單位，辦理印章備案、啟用公告等手續(xù)；定期檢查各部門印章保管、使用情況，協(xié)調(diào)解決跨部門用印爭議；建立《印章管理臺賬》，記錄各類印章的刻制、使用、交接、銷毀信息，確?？勺匪荨＃ǘI(yè)務(wù)部門依據(jù)業(yè)務(wù)需求提出印章使用申請，確保用印事項的真實性、合法性、完整性（如合同需完成法務(wù)審核、財務(wù)評審）；配合行政管理部門的監(jiān)督檢查，及時整改用印過程中的違規(guī)行為；部門專用章的使用需嚴(yán)格限定內(nèi)部范圍，不得超越權(quán)限對外用印。（三）財務(wù)部門對財務(wù)專用章、法定代表人章、發(fā)票專用章實行專項管理，制定財務(wù)用印操作細(xì)則（如資金支付印鑒分離、發(fā)票用印復(fù)核機制）；確保財務(wù)用印與業(yè)務(wù)單據(jù)、資金流向的一致性，定期核對用印記錄與銀行對賬單；配合審計部門開展財務(wù)印章的專項檢查，提供用印臺賬、票據(jù)存根等資料。（四）內(nèi)部審計（或風(fēng)控）部門每季度（或半年）開展印章管理專項審計，重點檢查審批流程合規(guī)性、用印登記完整性、保管交接規(guī)范性；識別印章管理中的風(fēng)險隱患（如空白件用印、權(quán)限越界），提出整改建議并跟蹤落實；對違規(guī)用印行為進行責(zé)任認(rèn)定，為問責(zé)決策提供依據(jù)。三、印章的刻制與啟用（一）刻制流程1.需求提出：因企業(yè)設(shè)立、機構(gòu)調(diào)整、印章?lián)p壞/遺失（需先登報聲明作廢）等原因需刻制印章時，由需求部門提交《印章刻制申請表》，說明刻制原因、印章類型、使用范圍，附相關(guān)證明材料（如營業(yè)執(zhí)照副本、機構(gòu)調(diào)整文件、舊印章?lián)p壞證明）。2.層級審批：申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核（確認(rèn)需求合理性）、行政管理部門復(fù)核（核對企業(yè)資質(zhì)、刻制必要性）后，報企業(yè)法定代表人或授權(quán)高管審批。3.合規(guī)刻制：審批通過后，行政管理部門選擇具備公安備案資質(zhì)的刻制單位，提供企業(yè)證照、審批文件等資料，明確印章樣式（字體、尺寸、防偽標(biāo)識），完成刻制。4.備案登記：刻制完成后，行政管理部門需在公安部門指定的印章備案機構(gòu)完成備案，留存?zhèn)浒富貓?zhí)，并將印章印模同步至財務(wù)、法務(wù)等部門備案。（二）啟用流程1.啟用公告：行政管理部門發(fā)布《印章啟用通知》，明確新印章的啟用時間、樣式、使用范圍，同步廢止舊印章（如涉及），并在企業(yè)OA系統(tǒng)、公告欄公示。2.印模留存：啟用當(dāng)日，行政管理部門將新印章印模加蓋于《印章印模備案表》，分發(fā)至各業(yè)務(wù)部門、合作銀行、重要客戶等，確保外部單位知曉印鑒變更。3.系統(tǒng)更新：財務(wù)部門同步更新銀行預(yù)留印鑒，業(yè)務(wù)部門更新合同用印模板、公文用印格式，確保全流程銜接。四、印章的使用與審批（一）用印原則1.真實合規(guī)：用印事項必須真實存在，內(nèi)容符合法律法規(guī)及企業(yè)制度，嚴(yán)禁虛構(gòu)事項、偽造文件用印。2.審批閉環(huán)：所有用印需經(jīng)過“申請-審核-審批-用印-登記”的閉環(huán)流程，無審批文件不得用印。3.禁止空白用?。簢?yán)禁在空白合同、公文、介紹信等文書上加蓋印章；確因業(yè)務(wù)特殊需要（如框架協(xié)議后續(xù)補充條款）的，需經(jīng)總經(jīng)理特批，并在空白文書上注明“僅限[具體事項]使用，有效期至[日期]，超出范圍無效”，由承辦人及部門負(fù)責(zé)人雙簽字確認(rèn)。（二）分類用印流程1.公文用印（含對外函件、證明、授權(quán)書等）申請：經(jīng)辦人填寫《用印申請表》，注明公文標(biāo)題、發(fā)文字號、主送單位、用印份數(shù)，附公文原件（或定稿）。審核：部門負(fù)責(zé)人審核公文內(nèi)容（是否合規(guī)、格式是否規(guī)范），行政管理部門復(fù)核印模樣式、用印份數(shù)與公文的一致性。審批：一般公文由分管領(lǐng)導(dǎo)審批，涉及重大事項（如對外擔(dān)保、重大授權(quán)）的公文需總經(jīng)理審批。用?。河≌卤９苋撕藢徟募?，在公文指定位置加蓋印章，登記《用印登記簿》（記錄日期、事項、申請人、審批人、用印次數(shù)），并留存公文副本歸檔。2.合同用印（含各類經(jīng)濟合同、協(xié)議）前置審核：合同需完成內(nèi)部會簽（法務(wù)部門審核合法性、財務(wù)部門審核經(jīng)濟性、業(yè)務(wù)部門審核真實性），并取得最終審批意見（如合同金額超標(biāo)的需總經(jīng)理或董事會審批）。申請：承辦人填寫《用印申請表》，附合同文本（正副本）、會簽單、審批意見。復(fù)核：行政管理部門復(fù)核合同主體、金額、簽署日期等關(guān)鍵信息，確認(rèn)與審批意見一致。用?。河≌卤９苋思由w合同章，登記《合同用印登記簿》（記錄合同編號、對方主體、金額、用印日期），并留存合同副本（或掃描件）歸檔。3.財務(wù)用?。ê攧?wù)票據(jù)、銀行結(jié)算、稅務(wù)申報等）財務(wù)專用章/法定代表人章：銀行結(jié)算憑證：會計制單→出納復(fù)核→財務(wù)負(fù)責(zé)人審批→出納加蓋財務(wù)章及法定代表人章（兩人分離保管，交叉復(fù)核）。財務(wù)報表/稅務(wù)申報：會計編制→財務(wù)負(fù)責(zé)人審核→加蓋財務(wù)章，登記《財務(wù)用印登記簿》（記錄票據(jù)類型、金額、經(jīng)辦人）。發(fā)票專用章：開票人員核對發(fā)票內(nèi)容與業(yè)務(wù)單據(jù)（如銷售訂單、出庫單）一致后，加蓋發(fā)票專用章，登記《發(fā)票用印登記簿》，并將發(fā)票聯(lián)交付客戶，存根聯(lián)歸檔。五、印章的保管與交接（一）保管要求1.專人保管：印章需由指定專人保管（如公章由行政管理部門專員保管，財務(wù)章由會計保管，法人章由出納保管），保管人需簽署《印章保管責(zé)任書》，明確保管責(zé)任。2.安全存放：印章需存放于帶密碼的保險柜中，保險柜鑰匙與密碼分離保管（鑰匙由保管人持有，密碼由部門負(fù)責(zé)人掌握）；工作日結(jié)束后，必須將印章鎖入保險柜，嚴(yán)禁隨意放置。3.離崗管理：保管人因出差、休假等原因離崗時，需提前填寫《印章移交申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，移交指定臨時保管人，并辦理書面交接手續(xù)（列明印章名稱、數(shù)量、移交時間、移交人、接交人、監(jiān)交人），臨時保管人需繼續(xù)履行保管職責(zé)，不得擅自用印。（二）交接流程1.崗位變動/離職交接：保管人崗位變動或離職時，需在離職前3個工作日內(nèi)啟動交接程序：移交人整理《用印登記簿》《印章移交清單》（含印章數(shù)量、使用狀態(tài)、未了結(jié)事項）；行政管理部門（或財務(wù)部門）組織監(jiān)交（監(jiān)交人需為部門負(fù)責(zé)人或?qū)徲嬋藛T）；移交人、接交人共同核對印章實物與登記信息，確認(rèn)無誤后簽字，監(jiān)交人簽字見證；接交人在3個工作日內(nèi)更新《印章保管人備案表》，報行政管理部門備案。六、印章的廢止與銷毀（一）廢止情形當(dāng)企業(yè)發(fā)生以下情況時，需廢止原有印章：企業(yè)名稱變更、機構(gòu)撤銷，原有印章不再適用；印章?lián)p壞（如文字模糊、印模變形）無法正常使用；政策要求更換印章樣式（如公安部門更新備案標(biāo)準(zhǔn)）；印章遺失（需先登報聲明作廢，再廢止）。（二）廢止流程1.申請與審批：原使用部門提交《印章廢止申請表》，說明廢止原因、印章去向，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、行政管理部門復(fù)核后，報企業(yè)法定代表人審批。2.收回與公告：審批通過后，行政管理部門收回廢止印章，登記《廢止印章登記表》（記錄印章名稱、廢止時間、收回人、存放地點），并在企業(yè)內(nèi)部公告廢止信息，同步通知合作單位（如銀行、客戶）更新印鑒。（三）銷毀流程1.鑒定與清單：行政管理部門牽頭成立銷毀小組（成員含行政管理、財務(wù)、審計部門代表），對廢止印章進行鑒定（確認(rèn)無使用必要、無法律糾紛關(guān)聯(lián)），編制《印章銷毀清單》，報總經(jīng)理審批。2.安全銷毀：審批通過后，選擇專業(yè)機構(gòu)碎毀或熔爐銷毀等安全方式，銷毀過程需有監(jiān)銷人（審計部門人員）全程監(jiān)督，拍攝銷毀照片、記錄銷毀時間。3.歸檔記錄：銷毀后，監(jiān)銷人、銷毀小組成員簽字確認(rèn)，《印章銷毀清單》及相關(guān)記錄（照片、銷毀時間）歸檔保存，確?？勺匪?。七、監(jiān)督與問責(zé)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.專項審計：內(nèi)部審計部門每季度（或半年）開展印章管理專項審計，檢查內(nèi)容包括：印章管理制度執(zhí)行情況（審批流程是否合規(guī)、登記記錄是否完整）；印章保管情況（保險柜使用、交接手續(xù)是否規(guī)范）；用印事項的真實性（合同與用印記錄是否對應(yīng)、公文內(nèi)容是否與審批一致）。2.整改跟蹤：審計結(jié)束后，出具《印章管理審計報告》，提出整改建議，由行政管理部門牽頭落實整改，整改情況需在1個月內(nèi)反饋審計部門。（二）違規(guī)問責(zé)對違反印章管理制度的行為，視情節(jié)輕重予以問責(zé)：1.情節(jié)輕微（如登記遺漏、保管不當(dāng)?shù)丛斐蓳p失）：批評教育、書面警告，扣減績效獎金；