行政文件歸檔管理制度文件保存與信息查閱標準化工具指南一、適用范圍與工作背景本工具適用于各類企事業(yè)單位、社會團體等組織的行政文件歸檔管理，涵蓋文件從形成到歸檔、保存、查閱的全流程標準化操作。組織規(guī)模擴大和行政事務(wù)復雜化，傳統(tǒng)文件管理存在分類混亂、查找困難、信息孤島等問題，亟需通過標準化流程實現(xiàn)文件“分類清晰、存放有序、查閱便捷、安全可控”，為日常辦公、決策支持、合規(guī)審計等提供可靠保障。二、標準化操作流程（一）文件分類與編碼操作要點：分類標準：按文件屬性分為綜合類（如會議紀要、年度計劃）、人事類（如勞動合同、任免文件）、財務(wù)類（如預算報告、費用審批單）、業(yè)務(wù)類（如合同協(xié)議、項目方案）、后勤類（如資產(chǎn)臺賬、采購記錄）五大類，每類下設(shè)二級子類（如綜合類下分“會議管理”“公文收發(fā)”）。編碼規(guī)則：采用“部門代碼-年份-文件大類-流水號”格式，例如“行政部2024年綜合類文件第001號”編碼為“XZ2024-ZH-001”（部門代碼：XZ=行政；年份：2024；大類：ZH=綜合；流水號：001）。標簽標注：紙質(zhì)文件封面粘貼分類標簽，電子文件在文件名和屬性中標注編碼，保證分類與編碼一致。（二）文件整理與歸檔操作要點：日常整理：文件形成后3個工作日內(nèi)，經(jīng)辦人*需完成文件排序（按時間或邏輯順序）、去除金屬夾、檢查頁碼完整性，形成待歸檔文件包。歸檔審核：每月末，部門負責人*對部門待歸檔文件進行審核，重點檢查文件內(nèi)容完整性、編碼準確性及分類合理性，審核后在《文件歸檔審核表》簽字確認。移交歸檔：審核通過后，經(jīng)辦人*于次月5日前將紙質(zhì)文件移交至檔案室，同步將電子文件至指定檔案管理系統(tǒng)（如OA系統(tǒng)檔案模塊），填寫《文件歸檔登記表》（見表1），注明紙質(zhì)文件存放位置（如檔案柜-第2排-第3層）和電子文件存儲路徑（如服務(wù)器-行政部-2024年-ZH）。（三）文件存儲與保管操作要點：存儲環(huán)境：紙質(zhì)文件存放于專用檔案柜，庫房保持通風、干燥（溫度14-24℃，濕度45-60%），配備防火、防蟲、防潮設(shè)備；電子文件存儲于加密服務(wù)器，定期進行本地備份（每周）和異地備份（每月），備份數(shù)據(jù)保留不少于3年。存儲規(guī)范：紙質(zhì)文件按編碼順序排列，檔案柜張貼分類索引；電子文件按“部門-年份-大類”分層級存儲，禁止隨意修改或刪除已歸檔文件，確需修改需提交《文件修改申請表》經(jīng)負責人審批后，由檔案管理員操作并記錄修改痕跡。（四）文件查閱與借閱操作要點：查閱申請：因工作需要查閱文件時，申請人填寫《文件查閱申請表》（見表2），注明查閱文件名稱、編碼、用途及查閱方式（現(xiàn)場查閱/復?。?，經(jīng)部門負責人簽字同意后提交檔案室。查閱權(quán)限：內(nèi)部員工：僅可查閱本部門及權(quán)限范圍內(nèi)文件，跨部門查閱需額外征得文件形成部門負責人*同意；外部人員（如審計人員、合作單位）：需持單位介紹信及有效證件號碼件，經(jīng)分管領(lǐng)導*審批后方可查閱。查閱流程：檔案管理員核對申請表無誤后，調(diào)取紙質(zhì)文件或提供電子文件查閱權(quán)限；查閱人需在檔案室指定區(qū)域現(xiàn)場查閱，嚴禁帶出；確需復印的，經(jīng)審批后由檔案管理員加蓋“檔案專用章”，復印份數(shù)不超過3份。借閱管理：因特殊原因需借閱文件出檔案室的，借閱期限不超過3個工作日，填寫《文件借閱登記表》（見表3），借閱人對文件安全負責，歸還時檔案管理員需檢查文件完整性，確認無誤后簽字收回。（五）文件鑒定與銷毀操作要點：定期鑒定：每年12月，由檔案管理員會同各部門負責人組成鑒定小組，對到期文件（保管期限參考《行政文件保管期限表》）進行鑒定，區(qū)分繼續(xù)保存、銷毀兩類。銷毀審批：擬銷毀文件需填寫《文件銷毀審批表》，經(jīng)部門負責人、分管領(lǐng)導審批后，報總經(jīng)理*（或單位最高負責人）核準。銷毀執(zhí)行：銷毀時需有檔案管理員和監(jiān)銷人（可由紀檢部門人員或指定員工擔任）共同在場，采用粉碎或焚燒等方式保證信息無法恢復，銷毀后在審批表簽字確認，并記錄銷毀文件名稱、數(shù)量、日期等信息。三、配套管理表單表1：文件歸檔登記表文件編碼文件名稱形成部門形成日期頁數(shù)存放位置（紙質(zhì)）存儲路徑（電子）歸檔人歸檔日期審核人XZ2024-ZH-0012024年度行政工作計劃行政部2024-01-058檔案柜-2排-3層-01服務(wù)器-行政部-2024-ZH張*2024-01-30李*…………表2：文件查閱申請表申請人部門查閱日期查閱事由王*財務(wù)部2024-03-15核對2023年行政費用預算文件名稱及編碼查閱方式（現(xiàn)場/復印）部門負責人審批檔案管理員備注2023年度行政費用預算報告（CW2023-ZH-005）復印2份同意（簽字：劉*）已加蓋檔案專用章…………表3：文件借閱登記表借閱人部門聯(lián)系方式借閱日期應(yīng)還日期趙*業(yè)務(wù)部2024-03-102024-03-13文件名稱及編碼借閱事由歸還狀態(tài)經(jīng)辦人監(jiān)銷人2023年項目合同（YW2023-YW-008）項目審計已歸還（2024-03-12）陳*周*……………四、關(guān)鍵管理要點（一）責任明確文件形成部門為歸檔責任主體，經(jīng)辦人對文件整理質(zhì)量負責，部門負責人對歸檔審核負責；檔案管理員*負責文件接收、存儲、保管、查閱等環(huán)節(jié)的日常管理，保證流程規(guī)范；分管領(lǐng)導*對文件銷毀、跨部門查閱等重大事項審批負責。（二）安全與保密涉密文件（如未公開的決策文件、合同協(xié)議）需單獨存放，查閱需經(jīng)單位最高負責人*審批；電子文件設(shè)置訪問權(quán)限，定期修改密碼，嚴禁非授權(quán)人員訪問、或傳播；檔案庫房配備監(jiān)控設(shè)備，無關(guān)人員禁止入內(nèi)，每