供應(yīng)商信息檔案建立與維護(hù)模板適用場景與價(jià)值在企業(yè)采購管理、供應(yīng)鏈協(xié)作及風(fēng)險(xiǎn)防控過程中，供應(yīng)商信息檔案是核心基礎(chǔ)資料。本模板適用于：新供應(yīng)商準(zhǔn)入：首次合作前對(duì)供應(yīng)商資質(zhì)、能力進(jìn)行全面梳理，保證合作方符合企業(yè)要求；現(xiàn)有供應(yīng)商管理：動(dòng)態(tài)跟蹤供應(yīng)商合作表現(xiàn)、資質(zhì)變化及經(jīng)營狀況，及時(shí)更新檔案信息；供應(yīng)鏈風(fēng)險(xiǎn)排查：通過檔案信息快速識(shí)別供應(yīng)商潛在風(fēng)險(xiǎn)（如資質(zhì)過期、失信記錄等），保障供應(yīng)鏈穩(wěn)定性；采購決策支持：基于歷史合作數(shù)據(jù)與資質(zhì)信息，為供應(yīng)商分級(jí)、合作策略調(diào)整提供依據(jù)。規(guī)范建立與維護(hù)供應(yīng)商檔案，可提升采購效率、降低合作風(fēng)險(xiǎn)、強(qiáng)化供應(yīng)鏈協(xié)同能力。全流程操作指南一、前期準(zhǔn)備：明確職責(zé)與資料清單責(zé)任分工：由采購部牽頭，法務(wù)部、質(zhì)量部、財(cái)務(wù)部協(xié)同配合。采購部負(fù)責(zé)檔案統(tǒng)籌管理，法務(wù)部審核資質(zhì)文件合規(guī)性，質(zhì)量部評(píng)估供應(yīng)商績效，財(cái)務(wù)部確認(rèn)合作結(jié)算信息。資料準(zhǔn)備：供應(yīng)商提交資料：營業(yè)執(zhí)照（副本）、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)證書（如ISO體系認(rèn)證、生產(chǎn)許可證等）、法定代表人證件號(hào)碼明、開戶行信息、產(chǎn)品/服務(wù)清單、企業(yè)簡介等；企業(yè)內(nèi)部資料：供應(yīng)商評(píng)估表、合作意向書、前期溝通記錄等。二、信息采集：分類梳理關(guān)鍵數(shù)據(jù)按“基礎(chǔ)信息-資質(zhì)文件-合作信息-評(píng)價(jià)記錄”四大維度采集數(shù)據(jù)，保證信息全面、準(zhǔn)確：基礎(chǔ)信息：供應(yīng)商名稱（與營業(yè)執(zhí)照一致）、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼、注冊(cè)地址、經(jīng)營地址、成立日期、注冊(cè)資本、經(jīng)營范圍、法定代表人及聯(lián)系方式（用代替，如“聯(lián)系人：張，職位：采購經(jīng)理”）；資質(zhì)文件：資質(zhì)證書名稱、編號(hào)、發(fā)證機(jī)關(guān)、有效期、年檢記錄（掃描件或復(fù)印件需加蓋供應(yīng)商公章）；合作信息：合作產(chǎn)品/服務(wù)名稱、規(guī)格型號(hào)、合作起始時(shí)間、合同編號(hào)、主要合作項(xiàng)目、結(jié)算方式、付款周期、歷史合作金額；評(píng)價(jià)記錄：質(zhì)量合格率、交付準(zhǔn)時(shí)率、服務(wù)響應(yīng)速度、配合度、投訴處理情況等（由質(zhì)量部、采購部定期填寫）。三、檔案建立：標(biāo)準(zhǔn)化歸檔管理電子檔案：在企業(yè)ERP或供應(yīng)商管理系統(tǒng)中建立電子檔案，按“供應(yīng)商名稱+唯一編碼”規(guī)則命名文件夾（如“科技有限公司-SUP2024001”），內(nèi)設(shè)子文件夾分類存儲(chǔ)資料（基礎(chǔ)信息、資質(zhì)文件、合同、評(píng)價(jià)記錄等），保證電子檔案與紙質(zhì)檔案一致；紙質(zhì)檔案：將供應(yīng)商提交的紙質(zhì)資料（需加蓋公章）、內(nèi)部評(píng)估表、合同關(guān)鍵頁等整理成冊(cè)，使用檔案盒存放，盒面標(biāo)注供應(yīng)商名稱、編碼、建檔日期及資料清單，便于查閱。四、日常維護(hù)：動(dòng)態(tài)更新與定期核查動(dòng)態(tài)更新：當(dāng)供應(yīng)商基礎(chǔ)信息（如地址、聯(lián)系方式）、資質(zhì)文件（如證書延期、升級(jí)）、合作信息（如新增合作項(xiàng)目、結(jié)算方式變更）發(fā)生變化時(shí)，由采購部在3個(gè)工作日內(nèi)通知供應(yīng)商提交更新材料，審核通過后同步更新電子與紙質(zhì)檔案；定期核查：季度核查：采購部核對(duì)供應(yīng)商合作信息（如訂單量、交付情況）是否與檔案一致；年度核查：法務(wù)部、質(zhì)量部聯(lián)合核查資質(zhì)文件有效期（如營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證是否在有效期內(nèi)）、績效評(píng)價(jià)數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確，形成《供應(yīng)商年度核查報(bào)告》。五、更新歸檔：保證檔案時(shí)效性歸檔觸發(fā)條件：新供應(yīng)商建檔、供應(yīng)商信息變更、年度核查完成、合作終止（需補(bǔ)充終止原因、結(jié)算完成證明）時(shí)，均需更新檔案；歸檔流程：資料收集→部門審核（采購部初審，法務(wù)部、質(zhì)量部復(fù)審）→系統(tǒng)錄入/紙質(zhì)整理→檔案管理員確認(rèn)歸檔→記錄《檔案更新臺(tái)賬》（更新日期、內(nèi)容、審核人、歸檔人）。供應(yīng)商信息檔案表（模板）一、基礎(chǔ)信息字段名稱填寫內(nèi)容示例備注供應(yīng)商名稱科技有限公司與營業(yè)執(zhí)照一致統(tǒng)一社會(huì)信用代碼91110108注冊(cè)地址北京市海淀區(qū)路號(hào)大廈層經(jīng)營地址同注冊(cè)地址如不同需單獨(dú)填寫成立日期2010年5月12日注冊(cè)資本1000萬元人民幣經(jīng)營范圍技術(shù)開發(fā)、技術(shù)咨詢、銷售電子產(chǎn)品法定代表人李*聯(lián)系人張*職位：采購經(jīng)理聯(lián)系方式（用*代替中間4位）企業(yè)郵箱zhangxxtech（示例郵箱）二、資質(zhì)文件資質(zhì)名稱證書編號(hào)發(fā)證機(jī)關(guān)有效期年檢情況附件（掃描件/復(fù)印件）營業(yè)執(zhí)照91110108北京市市場監(jiān)督管理局2030年5月11日已年檢是（加蓋公章）ISO9001質(zhì)量管理體系認(rèn)證00120Q10001R0M中國質(zhì)量認(rèn)證中心2025年3月15日2024年3月已年檢是高新技術(shù)企業(yè)證書GR20231100北京市科學(xué)技術(shù)局2026年12月31日無需年檢是三、合作信息合作項(xiàng)目合同編號(hào)合作起始時(shí)間合作結(jié)束時(shí)間結(jié)算方式付款周期歷史合作金額（萬元）主要合作內(nèi)容電子元器件采購CG20240012024年1月1日2024年12月31日月結(jié)30天30天150芯片、電阻、電容等技術(shù)服務(wù)FW20240022024年3月15日長期合作季結(jié)季末結(jié)算80軟件開發(fā)、技術(shù)支持四、評(píng)價(jià)記錄評(píng)價(jià)日期評(píng)價(jià)部門評(píng)價(jià)維度評(píng)分（100分制）評(píng)價(jià)內(nèi)容摘要改進(jìn)建議2024年6月30日質(zhì)量部質(zhì)量合格率98本季度交付產(chǎn)品合格率98%，高于目標(biāo)值2%無2024年6月30日采購部交付準(zhǔn)時(shí)率952筆訂單延遲交付1-2天，已溝通改進(jìn)優(yōu)化生產(chǎn)排期，提前預(yù)警2024年12月31日質(zhì)量部綜合績效92全年質(zhì)量穩(wěn)定，服務(wù)響應(yīng)及時(shí)持續(xù)提升交付準(zhǔn)時(shí)率關(guān)鍵注意事項(xiàng)一、信息真實(shí)性審核供應(yīng)商提交的所有資料需加蓋公章，采購部可通過“國家企業(yè)信用信息公示系統(tǒng)”等官方渠道核實(shí)企業(yè)基本信息（如注冊(cè)地址、經(jīng)營范圍、經(jīng)營狀態(tài)），避免虛假資質(zhì)或“皮包公司”風(fēng)險(xiǎn)。二、動(dòng)態(tài)更新機(jī)制資質(zhì)文件到期前3個(gè)月，采購部需主動(dòng)提醒供應(yīng)商提交續(xù)期材料；若供應(yīng)商資質(zhì)過期未續(xù)，立即暫停合作直至資質(zhì)恢復(fù)，并在檔案中標(biāo)注“資質(zhì)失效”狀態(tài)及處理進(jìn)展。三、保密與權(quán)限管理供應(yīng)商檔案涉及商業(yè)敏感信息，僅采購部、法務(wù)部、質(zhì)量部等相關(guān)部門人員可查閱，查閱需登記《檔案查閱臺(tái)賬》（查閱人、日期、目的、內(nèi)容），嚴(yán)禁外泄或用于非工作用途。四、分類與標(biāo)識(shí)管理按供應(yīng)商合作類型（如原材料供應(yīng)商、服務(wù)商、戰(zhàn)略供應(yīng)商）或風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)（A/B/C類）對(duì)檔案分類標(biāo)識(shí)，便于快速定位；對(duì)